Wie man ein Cash-Budget erstellt

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Auf seiner grundlegendsten Ebene ist ein Budget ein Plan für Eigentümer und Manager zur Erreichung ihrer Ziele für das Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums. Lernen Sie die grundlegenden Konzepte von Kassenbudgets kennen und bewerten Sie Ihr Budget von Monat zu Monat.

WAS ZU ERWARTEN IST

Dieser Business Builder führt Sie in die grundlegenden Konzepte von Kassenbudgets ein und erläutert die Schritte, die zur Erstellung eines Kassenbudgets für Ihr Unternehmen erforderlich sind. Er zeigt Ihnen auch, wie Sie Ihr Budget von Monat zu Monat auswerten können. Dieser Business Builder geht davon aus, dass für Ihr Unternehmen eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz erstellt worden sind. Die Informationen aus diesen Abschlüssen sind ein wesentlicher Bestandteil der Budgeterstellung. Ohne diese Informationen ist dieser Business Builder möglicherweise nicht so hilfreich, wie er sein könnte.

WAS SIE VOR DEM ANFANG WISSEN MÜSSEN

Ein Budget ist im Grunde genommen ein Plan. Es ist ein Plan für Eigentümer und Manager, um ihre Ziele für das Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums zu erreichen.

Die Erstellung eines Finanzplans ist eine wichtige Managementaufgabe. Während einige kleine Unternehmen eine Zeit lang ohne Budgetierung überleben können, erkennen kluge Geschäftsinhaber ihre Bedeutung. Ein Cash-Budget kann ein Unternehmen davor schützen, auf saisonale Schwankungen im Cashflow unvorbereitet zu sein, oder ein Unternehmen darauf vorbereiten, unerwartete Mengenrabatte von Lieferanten zu nutzen.

Es gibt zwar auch andere Arten von Budgets, die erstellt werden können, wie z.B. Plan- oder Pro-forma-Abschlüsse, aber ein Cash-Budget ist ein Managementplan für den wichtigsten Faktor der Lebensfähigkeit eines Unternehmens – seine Liquiditätslage. Die Liquiditätslage eines Unternehmens bestimmt, wie Lieferanten bezahlt werden, wie eine Bank auf eine Kreditanfrage reagiert, wie schnell ein Unternehmen wachsen kann und beeinflusst direkt Dividenden, Erhöhungen des Eigenkapitals und die Rentabilität.

Viele kleine Unternehmen finden es hilfreich, monatliche Liquiditätsbudgets zu erstellen und Abweichungen zwischen den geplanten und tatsächlichen Beträgen monatlich zu analysieren. Auf diese Weise können Inhaber und Manager von Kleinunternehmen unerwartete Barmittelverwendungen im Auge behalten.

Aufpassen auf…Die Erstellung eines Finanzplans erfordert Schätzungen (oder beste Vermutungen) über viele verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens und des Umfelds, in dem es tätig ist. Der künftige Umsatz hängt von vielen Faktoren ab, nicht zuletzt von der Konkurrenz, dem lokalen Wirtschaftsklima und Ihren eigenen internen Abläufen und Kapazitäten. Darüber hinaus müssen nach der Umsatzschätzung auch die potenziellen Kosten abgeleitet werden. Bei der Ermittlung dieser Zahlen ist zu beachten, dass Erfahrungen aus der Vergangenheit wichtig sind, aber auch die Intuition. Die Schätzungen, die Sie entwickeln müssen, müssen sich an der Realität orientieren und dennoch eine Portion Kreativität und, falls gerechtfertigt, Optimismus enthalten.

Es gibt andere Budgets als das Kassenbudget, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Der Finanzplan ist jedoch ein guter erster Schritt, wenn Sie neu in der Budgetierung sind.

Ein Finanzplan kann nicht in einem Vakuum erstellt werden. Vor und während des Budgetierungsprozesses müssen sich Unternehmer mit Vorgesetzten, Lieferanten und wichtigen Mitarbeitern beraten, um die Beziehung zwischen den Zielen für den Zeitraum und deren Auswirkungen auf die Bareinnahmen und -ausgaben bestmöglich einschätzen zu können.

Warum ein Kassenbudget erstellen?

Ein Kassenbudget ist aus einer Reihe von Gründen wichtig. Zum einen ermöglicht er Ihnen, Managemententscheidungen in Bezug auf Ihren Kassenbestand (oder Ihre Barreserve) zu treffen. Ohne die Art der Überwachung, die durch den Budgetierungsprozess vorgeschrieben ist, sind Sie sich möglicherweise nicht über den Bargeldkreislauf in Ihrem Unternehmen bewusst. Am Ende eines Jahres oder eines Geschäftszyklus zeigt Ihnen eine Reihe von monatlichen Finanzplänen, wie viel Geld in Ihr Unternehmen fließt und wie es verwendet wird. Saisonale Schwankungen werden deutlich.

Ein Finanzplan ermöglicht Ihnen auch die Bewertung und Planung Ihres Kapitalbedarfs. Mit Hilfe des Finanzplans können Sie abschätzen, ob Sie in bestimmten Zeiträumen Ihres Geschäftszyklus kurzfristige Kredite benötigen. Er hilft Ihnen auch bei der Beurteilung eines langfristigen Kreditbedarfs. Im Grunde ist ein Finanzplan ein Planungsinstrument für Managemententscheidungen.

WIE ERSTELLT MAN EINEN FASH-BUDGET

Es gibt drei Hauptkomponenten, die für die Erstellung eines Finanzplans erforderlich sind. Diese sind:

• Zeitraum
• Gewünschter Kassenbestand
• Geschätzter Umsatz und geschätzte Ausgaben

Zeitraum

Die erste Entscheidung, die Sie bei der Erstellung eines Kassenbudgets treffen müssen, ist die Festlegung des Zeitraums, für den Ihr Budget gelten soll. Erstellen Sie ein Budget für die nächsten drei Monate, sechs Monate, zwölf Monate oder einen anderen Zeitraum? In diesem Business Builder werden wir ein 3-Monats-Budget erstellen. Die Anweisungen gelten jedoch für jeden von Ihnen gewählten Zeitraum.

Barmittelbestand

Die Höhe der Barmittel, die Sie bereithalten möchten, hängt von der Art Ihres Unternehmens, der Vorhersehbarkeit der Außenstände und der Wahrscheinlichkeit sich schnell ergebender Gelegenheiten (oder unglücklicher Ereignisse) ab, die eine beträchtliche Barmittelreserve erforderlich machen können.

Sie sollten Ihre Barmittelreserve in Form einer bestimmten Anzahl von Verkaufstagen betrachten. Ihr Budgetierungsprozess wird Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob Sie am Ende des Zeitraums über eine ausreichende Barreserve verfügen.

Geschätzte Umsätze und Ausgaben

Das grundlegende Konzept eines Kassenbudgets besteht darin, alle künftigen Bareinnahmen und Barausgaben zu schätzen, die während des Zeitraums anfallen werden. Die wichtigste Schätzung, die Sie vornehmen werden, ist jedoch die Schätzung des Umsatzes. Sobald dieser feststeht, kann der Rest des Finanzplans erstellt werden.

Wenn eine Umsatzsteigerung von z.B. 10 Prozent gewünscht und erwartet wird, müssen verschiedene andere Konten in Ihrem Finanzplan angepasst werden. Rohstoffe, Lagerbestände und die Kosten der verkauften Waren müssen an die Umsatzsteigerung angepasst werden. Außerdem müssen Sie sich fragen, ob die Vertriebs- und Verwaltungskosten erhöht werden müssen, oder ob die Umsatzsteigerung mit den derzeitigen Überkapazitäten bewältigt werden kann. Wie wird sich die Umsatzsteigerung auf die Lohnsumme und die Überstunden auswirken?

Anstatt jeden Ausgabenposten um 10 Prozent zu erhöhen, sollte man ernsthaft über bestimmte Größenvorteile nachdenken, die sich ergeben könnten. Mit anderen Worten, vielleicht bietet ein Lieferant einen Preisnachlass an, wenn Sie die Abnahmemengen eines bestimmten Artikels erhöhen, oder vielleicht kann die Umsatzsteigerung vom derzeitigen Verkaufspersonal problemlos bewältigt werden; alle diese Arten von Überlegungen müssen berücksichtigt werden, bevor Sie mit der Budgetierung beginnen. Jede Art von Ausgaben (wie sie in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen sind) muss daraufhin untersucht werden, ob sie steigen oder sinken können. Ihre Schätzungen sollten auf Ihrer Erfahrung mit der Führung Ihres Unternehmens und auf Ihren Zielen für den Zeitraum, für den das Budget erstellt wird, basieren. Zumindest sollten die folgenden Kategorien von erwarteten Bareinnahmen und erwarteten Barauszahlungen berücksichtigt werden:

• Bargeldbestand:
• Erwartete Bareinnahmen
• Barverkäufe
• Einnahme von Forderungen
• Sonstige Einnahmen
• Erwartete Barausgaben:
• Rohmaterial (Vorräte)
• Lohnkosten
• Sonstige direkte Ausgaben:
• Werbung
• Verkaufskosten
• Verwaltungskosten
• Anlagen- und Ausrüstungsausgaben
• Sonstige Zahlungen

Nachfolgend eine Beschreibung der einzelnen Posten:

Kassenbestand. Der Bargeldbestand ist Ihr Bargeld auf der Hand. Dazu gehören die Guthaben auf den Girokonten, den Sparkonten, der Portokasse und allen anderen Bargeldkonten, die Sie möglicherweise haben.

Kassenumsatz. Nachdem Sie einen Basiswert für die Barverkäufe ermittelt haben, müssen Sie diesen um etwaige Handels- oder sonstige Rabatte sowie um mögliche Rückgaben bereinigen. Wie bereits erwähnt, wird das Ausgangsniveau des Umsatzes (und der Forderungen) durch die Prognosen, Ziele und Erfahrungen des Unternehmens bestimmt.

Einziehung von Forderungen. Nachdem ein Basiswert für die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen festgelegt wurde (auf der Grundlage von Umsatzprognosen), muss er angepasst werden, um den Betrag widerzuspiegeln, der während des Zeitraums tatsächlich gezahlt wird. Typische Anpassungen für ein kleines Unternehmen sind die Annahme, dass 90 % der Forderungen in dem Quartal eingezogen werden, in dem die Verkäufe getätigt werden, 9 % werden im folgenden Quartal eingezogen und 1 % bleibt uneinbringlich. Natürlich sind die Erfahrungen der Vergangenheit der zuverlässigste Indikator für diese Anpassungen.

Sonstige Erträge. Andere Einnahmen als die aus Verkäufen können sich positiv auf Ihre Kassenlage auswirken. Vielleicht gibt es Investitionen, Dividenden oder eine erwartete Kreditaufnahme, die dem Unternehmen während des Zeitraums Barmittel zuführen werden. Diese Arten von Einkünften werden als „sonstige Einnahmen“ bezeichnet.

Erwartete Barausgaben:

• Rohstoffe (Vorräte).

Für kleine Einzelhändler und Hersteller sind die größten Barausgaben in der Regel die Ausgaben für Vorräte oder Rohmaterialien. Auch hier sind die Erfahrungen aus der Vergangenheit der beste Indikator für künftige Barauslagen. Vergessen Sie aber nicht, alle notwendigen Erhöhungen einzuplanen, um mit den prognostizierten Umsätzen Schritt zu halten. Erkundigen Sie sich auch bei Ihren Lieferanten, ob Preisänderungen zu erwarten sind.

• Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Die Löhne und Gehälter sind in der Regel der zweitgrößte Ausgabenposten in einer Rechnungsperiode. Vergessen Sie nicht, Schätzungen für alle anfallenden Kommunal-, Staats- und Bundessteuern einzubeziehen.

• Sonstige direkte Ausgaben.

Verwenden Sie diesen Posten für alle zusätzlichen Ausgaben, die nicht in die anderen Rubriken passen. Wenn Sie Zahlungen für ein Darlehen leisten, geben Sie diese hier an.

• Werbung.

Die Rolle der Werbung ist je nach Art des Unternehmens unterschiedlich. Wenn Sie mit einer Umsatzsteigerung rechnen, gibt es dann eine begleitende Marketing- oder Werbekampagne? Diese Kosten müssen budgetiert werden. Geben Sie alle Ausgaben für Drucksachen (Broschüren, Mailings und Zeitungsanzeigen), Radio oder andere Werbedienstleistungen an.

• Verkaufskosten.

Zu den typischen Verkaufskosten gehören Gehälter und Provisionen für das Verkaufspersonal sowie Ausgaben für das Verkaufsbüro. Dieser Posten kann jedoch auch Reisekosten oder andere verkaufsbezogene Ausgaben enthalten, die nicht an anderer Stelle erfasst sind.

• Verwaltungskosten.

Hier werden die allgemeinen Bürokosten erfasst. Dazu gehören Ihre Betriebskosten, Telefon, Kopierkosten und die laufenden Bürokosten. Sofern keine großen Veränderungen anstehen, sollten Sie sich bei der Bewertung der künftigen Verwaltungskosten an den Erfahrungen der Vergangenheit orientieren.

• Anlagen und Ausrüstungen

Hier sind Barzahlungen für Ausrüstungsdarlehen, Hypotheken, Reparaturen oder andere Instandhaltungsmaßnahmen zu erfassen. Auch hier können Sie sich an den Erfahrungen der Vergangenheit orientieren.

• Sonstige Zahlungen.

Wenn Sie Barzahlungen erwarten, die nicht in der obigen Auflistung enthalten sind, tragen Sie sie hier ein. (Wenn es sich um wiederkehrende Zahlungen handelt, können Sie einen separaten Posten einrichten.) In der Regel fallen jedoch Zinszahlungen und Steuern hierher.

Hier ist ein Beispiel für ein Kassenbudget für ein kleines Unternehmen:

KLEINUNTERNEHMEN KASSENBUDGET
Für die drei Monate bis zum 31. März 200x

PostenJanFebMärzAnfangsbestand an Barmitteln15.000-13.50020.000 Erwartete Bareinnahmen: Barverkäufe 20.00025.00030.000Einnahme von Forderungen45.00055.00070.000Sonstige Einnahmen005.000Gesamtbetrag der eingenommenen Barmittel80.00066.500125.000Erwartete Barzahlungen: Rohstoffe (oder Vorräte)50.00011.0005.000Lohnkosten10.40010.40010.400Sonstige direkte Kosten2.0002.0002.000Werbung10.00000Verkaufskosten6.0008.0006.000Verwaltungskosten4.5004.5004.500Anlagen- und Ausrüstungsinvestitionen10,00010.00010.000Sonstige Zahlungen600600600Gesamtausgaben93.50046.50038.500Kassenüberschuss (oder -defizit)-13.500*20.000*86.500

* Der Kassenendbestand wird zum Kassenanfangsbestand der nächsten Periode.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Kassenbudget für Ihr Unternehmen für einen Zeitraum von drei Monaten.

Wie analysiert man ein Kassenbudget

Die Erstellung eines Kassenbudgets ist nur der erste Schritt zu einem guten Finanzmanagement. Der nächste Schritt ist die Analyse, um festzustellen, ob das Unternehmen die Erwartungen erfüllt. Sind unerwartete Mittelabflüsse aufgetreten? Wenn ja, ist die Finanzlage des Unternehmens ernsthaft beeinträchtigt?

Eine einfache Methode zur Überwachung des Kassenbudgets besteht darin, jeden Monat einen Soll-Ist-Bericht über die tatsächlichen und die veranschlagten Ausgaben zu erstellen. Diese Art von Bericht besteht aus drei Spalten. Die erste Spalte zeigt die budgetierten Beträge, die zweite Spalte die tatsächliche Leistung des Unternehmens, und die dritte Spalte zeigt die Differenz in Prozent.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Budgetbericht zum Monatsende für das fiktive Unternehmen Turtle Company.

Budget-gegen-Ist-Bericht
Für Mai 200x

PostenBudgetIstAbweichungKassensaldo 5.0005.0000% Bareinnahmen: Barverkäufe20.00022.000110%Einnahme von Forderungen15.00013.50090%Sonstige Einnahmen00 Barmittel insgesamt40.00040.500101% Auszahlungen: Rohstoffe (oder Vorräte)15.00015.000100%Lohnkosten7.2009.400130%Sonstige direkte Kosten500500100%Werbung5001.000200%Verkaufskosten1.5001.40093%Verwaltungskosten500500100%Anlagen- und Ausrüstungsinvestitionen5.0007,500150%Sonstige Zahlungen00 Gesamte Barausgaben30.20035.300116%Barmittelüberschuss (oder -defizit)9.8005.20053%

Wie Sie sehen, übersteigen die Barausgaben für Löhne und Gehälter, Werbung und Anlagen und Ausrüstungen die für die Turtle Company veranschlagten Beträge. Da das Unternehmen diese Zahlen jedoch monatlich analysiert, können Änderungen vorgenommen werden, bevor die gestiegenen Ausgaben unbeherrschbar werden. Die Verwendung eines Soll-Ist-Berichts ermöglicht es den Eigentümern, festzustellen, wie die tatsächlichen Mittelzu- und -abflüsse von den Erwartungen abweichen, und Anpassungen vorzunehmen.

Schritt 2: Wenn die Daten verfügbar sind, erstellen Sie einen Soll-Ist-Bericht für Ihr Unternehmen.

ZUSAMMENFASSUNG

Dieser Business Builder konzentriert sich auf die Erstellung eines Kassenbudgets für Ihr Unternehmen. Es gibt zwar mehrere andere Arten von Budgets, die erstellt werden können, doch sollten Kleinunternehmer genau auf ihre Kassenlage achten und ein Kassenbudget für ihr Unternehmen erstellen. Durch die Erstellung eines monatlichen Soll-Ist-Vergleichs erhalten Kleinunternehmer die Informationen, die sie benötigen, um wichtige Entscheidungen über den Kassenbestand ihres Unternehmens zu treffen.

CHECKLISTE

___ Haben Sie bei der Erstellung Ihres Kassenbudgets daran gedacht, den Kassenendbestand zum Kassenanfangsbestand für die nächste Periode zu machen?

___ Haben Sie bei der Schätzung der Barauslagen daran gedacht, zusätzliche Material-, Arbeits- oder andere Ausgaben für den geplanten Umsatz zu berücksichtigen?

___ Ist Ihr Umsatzziel für den Zeitraum realistisch?

___ Haben Sie daran gedacht, die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen um mögliche uneinbringliche Beträge zu bereinigen?

___ Beinhalten die Ausgaben für die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch Steuern?

RESOURCES

Books

Financial Decisionmaking: A CPA/Attorney’s Perspective von David L. Fraley. (PSI Research/Oasis Press, 1998).

Grundlagen des Finanzmanagements, 11. Aufl., von James C. Van Horne und John Martin Wachowicz. (Prentice Hall, 2001).

Handbook of Budgeting, 4th ed. von Robert Rachlin. (Wiley, 2000).

Handbook of Financial Analysis for Corporate Managers, Revised ed. by Vincent Muro. (AMACOM, 1998).

Autor: E. Bond