Welches ist das beliebteste Tool für die Abrechnung und das Praxismanagement von Therapeuten?

Für viele Therapeuten ist die Geschäftslogistik einer der am wenigsten überzeugenden Aspekte bei der Führung einer florierenden Privatpraxis. Marketing, Verwaltung von Kundennotizen und Abrechnungen lenken von dem ab, was am wichtigsten ist – Zeit mit den Kunden zu verbringen.

Wir von Zencare helfen an der Marketingfront, daher waren wir natürlich neugierig auf die Top-Tools für Abrechnung und Praxismanagement. Wir haben über 100 Therapeuten aus der Zencare-Community befragt und die Ergebnisse analysiert, um herauszufinden, welche Praxismanagement-Tools von Therapeuten in privater Praxis bevorzugt werden.

Lesen Sie weiter, um einen ehrlichen Einblick in die beliebtesten Tools aus erster Hand zu erhalten, einschließlich der Funktionen, die Therapeuten am meisten schätzen, ihrer Wunschfunktionen und echter Gespräche über Kosten, Benutzerfreundlichkeit und Integration.

SimplePractice ist die Plattform der Wahl!

Die Ergebnisse sind da, und SimplePractice gewinnt! Mehr als ein Drittel der befragten Zencare-Therapeuten (34%) verwenden SimplePractice, was es zur bevorzugten Abrechnungs- und Software-Management-Plattform für Therapeuten in unserem Netzwerk macht.

SimplePractice erhielt eine 8.7/10 der Therapeuten, die SimplePractice nutzen, wobei 90% der Therapeuten die „Benutzerfreundlichkeit“ als die Funktion nennen, die sie am meisten schätzen.

Therapeuten nutzen eine Vielzahl von Abrechnungs- und Praxismanagement-Tools – keine Plattform ist in der Überzahl.

Wir waren überrascht zu erfahren, dass es so viele verschiedene Optionen für Abrechnungs- und Praxismanagementdienste und -methoden für Therapeuten gibt. In unserer Umfrage gaben Therapeuten 15 verschiedene Möglichkeiten zur Verwaltung von Abrechnungen und Patientendaten an, darunter Online-Plattformen, Offline-/Papier-basierte Systeme und die Zusammenarbeit mit einem Abrechnungsspezialisten. Keine einzelne Methode hat die Mehrheit des Marktes erobert; stattdessen scheinen die meisten Therapeuten ein Tool und System zu finden, das für sie am besten funktioniert. Hier ist die Aufschlüsselung der Plattformen, die die befragten Therapeuten verwenden:

• SimplePractice (34 %)
• Office Ally (16 %)
• Offline/Papier-based (13%)
• TherapyNotes (11%)
• Therapy Appointment (6%)
• Theranest (5%)
• Billing professional (4%)
• My ClientsPlus (3%)
• Availity (2%)
• ShrinkRapt (2%)
• A+Delphi (1%)
• Carepaths (1%)
• CounSol (1%)
• Optum (1%)
• Therapist Helper (1%)

SimplePractice, Office Ally und TherapyNotes machen den Großteil des Marktes aus.

Zusammen machen die drei wichtigsten Online-Abrechnungs- und Praxisverwaltungsprogramme – SimplePractice, Office Ally und TherapyNotes – 61 % aller verwendeten Abrechnungs- und Praxisverwaltungsmethoden aus. SimplePractice (34 %) liegt an der Spitze, gefolgt von Office Ally (16 %) und TherapyNotes (11 %).

Therapeuten entscheiden sich für SimplePractice und TherapyNotes wegen der Benutzerfreundlichkeit und für Office Ally und papierbasierte Offline-Systeme wegen der Kosten und der Erschwinglichkeit.

Warum wählen Therapeuten die einzelnen Plattformen? Es scheint ein Kompromiss zwischen Benutzerfreundlichkeit und Kosten zu sein.

SimplePractice und TherapyNotes liegen bei der Benutzerfreundlichkeit vorn.

90% der Therapeuten nannten „Benutzerfreundlichkeit“ als wichtigstes Merkmal sowohl für SimplePractice als auch für TherapyNotes.

Was macht SimplePractice, die Nummer 1, so einzigartig benutzerfreundlich? Wir haben mit Therapeuten von Zencare gesprochen und erfahren, dass sie die mobilen Apps, den vollelektronischen Aufnahmeprozess und die benutzerfreundliche Ästhetik der Plattform lieben.

SimplePractice hat sowohl iOS- als auch Android-Apps – im iOS-App-Store hat es 4.289 Bewertungen mit einem Durchschnitt von 4.7 von 5 Sternen.

Bild mit freundlicher Genehmigung von SimplePractice

„Ich mag und benutze die mobile App für SimplePractice ständig“, sagt Dr. Ruben Hopwood, ein zugelassener Psychologe in Cambridge, Massachusetts.

Dr. Hopwood nennt diese Funktionen als Vorzüge der SimplePractice-App:

• Prüfen Sie alle ausstehenden Elemente/Dokumente
• Senden und empfangen Sie sichere Sofortnachrichten von Klienten (z.B. Kunden können ihn direkt benachrichtigen, wenn sie sich verspäten)
• Zahlungen bearbeiten
• Kalender überprüfen und ändern
• Die Schnittstelle zwischen dem Computer und der mobilen App macht die Arbeit einfach und zugänglich

Kristen Acciari, eine zugelassene klinische Sozialarbeiterin in Warwick, Rhode Island, sagt, dass der entscheidende Grund, warum sie SimplePractice gegenüber anderen Tools gewählt hat, der vollelektronische Aufnahmeprozess ist. „Es ist ein unverzichtbarer Wert – als Gruppenpraxis mit sechs Ärzten könnten wir unser derzeitiges Klientenaufkommen mit unserem alten Papierformular- und Datentranskriptionsprozess nicht bewältigen.“

Ein weiterer Grund, warum sich Anbieter für SimplePractice entscheiden, ist die Ästhetik – 31 % der befragten Benutzer mögen das allgemeine Aussehen von SimplePractice.

Bild mit freundlicher Genehmigung von SimplePractice

„Die Software ist einfach zu bedienen, sehr interaktiv und angenehm für das Auge“, sagt Dr. Sarah Karytko, eine Psychologin, die SimplePractice in ihrer Praxis in Brookline, Massachusetts, verwendet.

TherapyNotes hingegen hat zwar (noch!) keine App, aber die Nutzer scheinen mit dem Produkt insgesamt zufrieden zu sein. „Ich benutze TherapyNotes seit über einem Jahr und bin sowohl mit der Funktionalität als auch mit der Benutzerfreundlichkeit sehr zufrieden“, sagt Jamie Bloom, eine lizenzierte klinische Sozialarbeiterin in Brooklyn, New York.

Bild mit freundlicher Genehmigung von TherapyNotes

TheraNest, das 5 % der befragten Therapeuten verwenden, verfügt über eine iOS-App – mit nur 9 Bewertungen im App-Store zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels ist es jedoch möglicherweise (buchstäblich!) unterbewertet. Stephanie Saklad, eine lizensierte Kunsttherapeutin in Queens, New York, nutzt TheraNest seit etwa zwei Jahren mit Freude. Als Kunsttherapeutin schätzt sie es, dass „es einen Teil gibt, in den ich Dokumente einscannen kann, so dass ich sowohl die Kunstwerke meiner Klienten als auch ihre Aufnahmeunterlagen einscannen kann.“

Office Ally und andere kostenlose Tools gewinnen bei den Kosten.

Drei Viertel der Therapeuten gaben „Kosten/Erschwinglichkeit“ als das an, was ihnen an Office Ally am besten gefällt.

Und das macht Sinn – denn der größte Teil von Office Ally ist kostenlos! (Mit einer Gebühr für Nicht-Par-Fälle, die anfällt, wenn 50 % oder mehr des monatlichen Forderungsvolumens auf Nicht-Par-Zahler entfallen).

Bild mit freundlicher Genehmigung von Office Ally/Vimeo

Im Vergleich dazu beträgt die Grundgebühr für SimplePractice $39-$59/mo und für TherapyNotes $49-$59/mo – und das vor zusätzlichen Gebühren für die Bearbeitung von Forderungen, Kreditkartengebühren und zusätzlichen Funktionen wie Teletherapie.

Auch Therapeuten, die ihre eigenen Systeme oder papierbasierte Systeme verwenden, entscheiden sich wegen der Kostenvorteile für diesen Weg.

Claudia Giolitti, eine zugelassene Psychotherapeutin in New York City, verwendet Google Sheets von G-Suite für ihre Praxis. G-Suite ist die geschäftsorientierte Version der Google-Produkte und bietet die Möglichkeit, ein Business Associates Agreement (BAA) zu unterzeichnen, um HIPAA-sicher zu sein; Google Sheets funktioniert wie Excel und ermöglicht den Nutzern das Erstellen und Verwalten von Tabellenkalkulationen.

Giolitti ist begeistert, dass sie ihre geschäftlichen Verwaltungsaufgaben kostenlos erledigen kann – aber was Ästhetik und Benutzerfreundlichkeit angeht, ist sie nicht so begeistert. „Es wäre schön, wenn es eine Autokorrekturfunktion oder Vorlagen für verschiedene nützliche Formulare gäbe“, sagt sie. „Zum Beispiel eine Vorlage für Steuererklärungen, Ausgaben, Einkommen, Patientenprotokolle usw. Außerdem eine passwortgeschützte Option, um Formulare zwischen Therapeuten in derselben Praxis auszutauschen, und ein besseres Aussehen. Es ist ziemlich schlicht und grün!“

Therapeuten sind im Allgemeinen glücklich mit ihrer Wahl!

Haben Therapeuten die Kunst des Glücklichseins beherrscht? Im Großen und Ganzen sind sie zufriedene Kunden! Fast die Hälfte der Nutzer der drei führenden Online-Plattformen gaben an, dass sie mit der Plattform ihrer Wahl insgesamt zufrieden sind.

Ungefähr die Hälfte der Therapeuten, die SimplePractice nutzen (47 %), gaben an, dass sie insgesamt zufrieden sind und keine Beschwerden haben. Etwas mehr als ein Drittel der Nutzer (37 %) wünschte sich, dass die Plattform erschwinglicher wäre, gefolgt von 17 % der Therapeuten, die den Kundendienst nicht hilfreich oder zugänglich fanden.

Traumfunktionen: Therapeuten wünschten sich, dass ihre Plattformen einen sicheren Stapelversand von E-Mails, die Möglichkeit für Kunden, Dokumente hochzuladen, und mehr Möglichkeiten zur Praxisgestaltung hätten.

Abrechnungs- und Software-Tools sollten das zur Kenntnis nehmen: Therapeuten haben viele Ideen für Verbesserungen!

„Ich wünschte, ich könnte die sichere Nachrichtenübermittlung nutzen, um allen Patienten gleichzeitig eine vollständige E-Mail über Praxis-Updates zu senden“, sagt Dr. Karytko, der ansonsten zufriedene SimplePractice-Kunde. „Derzeit kann ich einzelne Nachrichten sicher an Patienten senden, aber eine E-Mail-Blast wäre mir lieber.“

Dr. Hopwood hat auch ein paar Ideen für SimplePractice. „Ein Punkt, den ich wirklich benötige und der derzeit nicht verfügbar ist, ist die Möglichkeit für Kunden, Dokumente hochzuladen, die ich anfordere, wie z. B. Kopien von Beurteilungsberichten, medizinische Informationen, Entlassungs- oder Testzusammenfassungen und Formulare zur Freigabe von Informationen.“ Ein weiterer (zugegebenermaßen kleiner) Wunsch? „

Brennan Mallonee, eine zugelassene Beraterin für psychische Gesundheit in Somerville, Massachusetts, nutzt MyClientsPlus – und während sie den unbestechlich freundlichen Kundenservice schätzt, sieht sie bei den Funktionen noch Verbesserungsbedarf. „Terminplanung, Terminwarnungen und Kreditkartendaten werden über Jituzu abgewickelt, das offenbar früher ein von MyClientsPlus getrenntes Unternehmen war.

G-Suite-Benutzer Giolitti fügt noch eine letzte Traumfunktion hinzu: die Möglichkeit, „Terminerinnerungen für Kunden einzurichten und automatische E-Mails zu senden, wenn sie Geburtstag haben!“

Papierbasierte, offline Systeme sind immer noch die Nr. 3 Wahl!

Gehört die papiergestützte Verwaltung der Vergangenheit an? Anscheinend noch nicht – von den befragten Therapeuten gaben 13 % an, dass sie ihre Rechnungen entweder offline oder mit einem papierbasierten System verwalten. Damit liegt die papierbasierte Verwaltung auf Platz 3 der bevorzugten Optionen, zwischen Office Ally (16 %) und TherapyNotes (11 %).

Warum entscheiden sich einige Therapeuten dafür, offline zu bleiben? 85 % der Therapeuten geben an, dass die Kosten und die Erschwinglichkeit der wichtigste Grund dafür sind, dass sie nicht auf die Technik angewiesen sind. Aber die Therapeuten scheinen sich auch an das von ihnen entwickelte System gewöhnt zu haben – 70 % geben die Benutzerfreundlichkeit als Grund dafür an, dass sie gerne bei der Papierform bleiben. Dazu gehören Kommentare wie:

• „Keine Probleme, die ich mit technologiebasierten Tools hatte“
• „Ich habe mich daran gewöhnt“
• „Kein digitales Sicherheitsrisiko“

Lustige Ausrufe: Eine Therapeutin erzählte, dass ihr „Ehemann meine Rechnungen macht“ und dass sie diese Methode bevorzugt, weil „er keine Fehler macht und sich um verspätete Erstattungen kümmert.“ Wir lieben die Teamarbeit! Und ein Befragter hatte seine eigene Plattform „selbst erstellt“ – Unternehmergeist eben!

Sehr wenige Therapeuten beauftragen einen Abrechnungsspezialisten.

Trotz ihres vollen Terminkalenders verwalten fast alle befragten Therapeuten ihre Abrechnungen und ihr Praxismanagement selbst, nur 4 % arbeiten mit einem angestellten Abrechnungsspezialisten zusammen. Der #Hustle ist echt!

Therapeuten in NYC, Boston und Rhode Island haben ähnliche Wahlmöglichkeiten, wenn es um Praxisverwaltungsplattformen geht – aber die Rhode-Islander sind in ihren Präferenzen etwas breiter gefächert.

Unterscheiden sich die bevorzugten Plattformen je nach Region? Die Ergebnisse unterschieden sich in den drei untersuchten Regionen nicht wesentlich, mit sehr geringen Unterschieden in der Reihenfolge der bevorzugten Plattformen.

Bei den Therapeuten in New York gewann SimplePractice mehr als ein Drittel der Therapeuten (37 %), gefolgt von offline/papierbasierten (16 %), Office Ally (14 %) und TherapyNotes (9 %).

Nahezu die Hälfte der Therapeuten in Boston sprach sich für SimplePractice aus (45%), gefolgt von Office Ally (20%), offline/papierbasiert (15%) und TherapyNotes (10%).

Die Therapeuten in Rhode Island verteilten ihre bevorzugten Methoden stärker, wobei die beliebteste Option, SimplePractice, weniger als ein Drittel der Therapeuten für sich gewinnen konnte, gefolgt von Office Ally (15 %), einem Gleichstand zwischen TherapyNotes und Therapy Appointment (jeweils 13 %) und offline/papierbasiert (8 %).

Schlussfolgerung? SimplePractice gewinnt bei der Benutzerfreundlichkeit und der Fülle an Funktionen, Office Ally gewinnt bei den Kosten und der Erschwinglichkeit, und TherapyNotes könnte ein unterrepräsentiertes Juwel sein – mit einem parallelen Zufriedenheitswert zu SimplePractice.

Erfahren Sie mehr über die einzelnen Abrechnungs- und Praxisverwaltungsplattformen durch unsere Analyse der Funktionen und Kosten von TherapyNotes, TheraNest, Office Ally und SimplePractice, einschließlich Bewertungen von Zencare-Anbietern. Hier erfahren Sie, wie Sie sich zwischen SimplePractice und TherapyNotes entscheiden können, sowie einen Vergleich der Abrechnungs- und Praxisverwaltungsplattformen für Therapeuten.

Starten Sie Ihre eigene Praxis oder möchten Sie diese erweitern? Treten Sie dem Zencare Therapeutennetzwerk bei und werden Sie Teil einer unterstützenden Gemeinschaft von geprüften Anbietern! Sie können über unsere aktive E-Mail-Liste Fragen stellen, eine professionelle Online-Präsenz aufbauen und Empfehlungen für Kunden erhalten, die gut zu Ihrer Praxis passen. Vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Gesprächstermin mit unserem Therapeuten-Erfolgsteam, um mehr zu erfahren.

Unsere Umfrage wurde vom 18. bis 21. Januar 2019 an über 500 Therapeuten im Zencare-Netzwerk in New York City, Rhode Island und Massachusetts versandt. Unsere Analyse wurde anhand der 102 Antworten durchgeführt, die wir von den Anbietern erhalten haben.