Verspätungszuschläge und Zinsen auf überfällige Rechnungen

Eine Rechnung ist ein Dokument, das zur Abrechnung mit Kunden verwendet wird. Nach Erhalt einer Rechnung ist eine Person oder ein Unternehmen verpflichtet, für die erbrachten Waren oder Dienstleistungen zu zahlen. Doch was passiert, wenn sich jemand weigert, eine Rechnung zu bezahlen? Nachdem ein Unternehmen oder eine Privatperson schriftlich benachrichtigt wurde, kann die Organisation, die die Rechnung ausgestellt hat, Verzugsgebühren oder Verzugszinsen erheben. Vor allem aber wirken sich die örtlichen Vorschriften und Gesetze auf die Verzugsgebühren und Zinsen für überfällige Rechnungen aus.

Berechnung von Verzugsgebühren und Zinsen.

Was sind Verzugsgebühren?

Unternehmen haben die Möglichkeit, eine zusätzliche Gebühr zu erheben, wenn eine Rechnung über einen längeren Zeitraum unbezahlt bleibt. Zusätzlich zu dieser Gebühr können die Unternehmen einen zusätzlichen Zinssatz auf den unbezahlten Betrag erheben.

Warum Verspätungszuschläge?

Verspätungszuschläge sind ein Anreiz für die Kunden, die erhaltenen Dienstleistungen zu bezahlen und in einer angemessenen Zeitspanne zu zahlen. Andernfalls kommt es für die Unternehmen, die diese Dienstleistungen erbringen, zu Unterbrechungen und möglicherweise zu Komplikationen in ihrem Cashflow. Letztlich kann dies zu finanziellen Komplikationen führen, insbesondere für kleine Unternehmen.

Wie entsteht eine Verspätungsgebühr?

Verspätungsgebühren und Zinsen für überfällige Rechnungen hängen davon ab, wie viel Zeit ein Unternehmen einem Kunden oder Abonnenten für die Bezahlung einer Rechnung eingeräumt hat. Das Standard-Fälligkeitsdatum für eine Rechnung beträgt 30 Tage nach Erhalt der Rechnung, kann aber auch ein beliebiges, von einem Unternehmen festgelegtes Datum sein.

Wenn eine Rechnung nach Ablauf der gesetzten Frist unbezahlt bleibt, können Unternehmen Verzugszinsen für Unternehmen und Privatpersonen erheben. In der Regel enthält die vertragliche Zahlungsfristklausel eines Unternehmens eine Klausel über die Zahlungsstruktur und etwaige Strafen für verspätete Zahlungen. Dazu können ein täglicher Strafzins oder andere Standard-Verzugsgebühren gehören.

Standard-Verzugsgebühren werden nicht von den Bundesstaaten oder der Bundesregierung geregelt. Es gibt jedoch staatliche Obergrenzen für Zinsen. Die Zinssätze werden in der Regel als jährlicher Prozentsatz angegeben, können aber auch jährlich, monatlich, täglich oder für einen beliebigen Zeitraum berechnet werden.

Örtliche Gesetze beeinflussen die Zinsen für überfällige Rechnungen

In einigen Bundesstaaten gibt es einen Prozentsatz für Verträge mit bereits bestehenden schriftlichen Vereinbarungen, die ausdrückliche Zinssätze enthalten, und einen anderen Prozentsatz für Vereinbarungen, die keine Verzugszinsen enthalten. In Alabama gilt beispielsweise ein gesetzlicher Höchstzinssatz von 8 % pro Jahr für schriftliche Vereinbarungen und ein Höchstzinssatz von 6 % pro Jahr für Vereinbarungen, die keine spezifische Klausel enthalten.

Hier sind einige Beispiele für gesetzliche Zinssätze in den Staaten:

• Kalifornien begrenzt den Zinssatz für Verträge auf 12 %.
• Massachusetts auf 6 %, sofern kein Vertrag vorliegt.
• Colorado bei 8 %, wenn kein Vertrag vorliegt, und maximal 45 %, einer der höchsten Zinssätze des Landes.
• Nevada hat keine Begrenzung für vertraglich vereinbarte Zinssätze, ansonsten gilt der Leitzins der größten Bank in Nevada plus 2 %.

Es liegt im Ermessen der Unternehmen, ob sie ihren Kunden eine Pauschalgebühr oder einen Prozentsatz des unbezahlten überfälligen Betrags berechnen. Verzugsgebühren und Verzugszinsen sind nur dann durchsetzbar, wenn der ursprüngliche Vertrag oder die ursprüngliche Vereinbarung zwischen den Parteien eine ausdrückliche und eindeutige Verzugsgebühren- oder Zinsklausel enthält.

Ein Beispiel für eine eindeutige Klausel könnte lauten: „Für Konten, die nicht innerhalb der Fristen bezahlt werden, wird eine monatliche Finanzierungsgebühr von % erhoben.“ Dies sollte in gut lesbarer, fetter Schrift auf dem Vertrag in der Nähe der Unterschriftszeile stehen, um Konflikte zu vermeiden.

Bestimmung eines Verzugszinses

Ein Unternehmen kann den Verzugszins festlegen und der nächsten Rechnung ein Mahnschreiben mit dem neu fälligen Betrag beifügen. Zur Ermittlung des Säumniszuschlags gibt es einen Online-Rechner, in den Sie die Anzahl der Tage (oder Monate) des Zahlungsverzugs, den Betrag der ursprünglichen Rechnung und den im Vertrag festgelegten Zinssatz eingeben müssen.

Zur Berechnung des Säumniszuschlags unter Hinzurechnung des Zinssatzes teilen Sie den Jahreszinssatz durch 12, um die 12 Monate des Jahres zu berücksichtigen. Wenn ein Staat 12% pro Jahr zulässt, entspricht das 1% pro Monat. Bei einer Rechnung über 1.000 $ betragen die Zinsen für diesen Monat 10 $.

Wann wird eine Verspätungsgebühr erhoben

Am besten ist es, dem Kunden eine Zahlungserinnerung zu schicken, bevor die Verspätungsgebühr oder der Zinssatz berechnet wird. Dies verschafft dem Kunden eine Gnadenfrist, insbesondere wenn nicht bekannt ist, warum der Kunde mit einer Zahlung im Verzug ist, oder wenn es für den Kunden untypisch ist, mit einer Zahlung im Verzug zu sein.

Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile der Erhebung von Säumniszuschlägen bei einem Kunden abzuwägen. Oft gibt es Gründe, warum Kunden mit ihren Zahlungen in Verzug sind. Die oberste Pflicht eines Unternehmens sollte es sein, faire und ehrliche Geschäfte zu machen und freundschaftliche Geschäftsbeziehungen zu unterhalten. In diesem Fall wird die Erhebung einer Säumnisgebühr, sobald eine Zahlung verspätet oder nicht erfolgt, nur zu Turbulenzen führen und könnte den Kunden kosten.

Wann werden Säumnisgebühren erhoben?

Ein Säumniszuschlag kann jederzeit nach Fälligkeit einer Zahlung (d.h. nach Ablauf der 30-tägigen Rechnungsfrist) erhoben werden. Ein Unternehmen, das Wert auf seine Kundenbeziehungen legt, wird jedoch eine Nachfrist zwischen der Fälligkeit der Zahlung und der Erhebung des Verzugszinses einräumen.

Zinsen auf überfällige Rechnungen

Die Erhebung von Zinsen auf unbezahlte Rechnungen ist in den meisten Branchen üblich. Unternehmen sind gesetzlich berechtigt, Zinsen zu verlangen. Diese Art von Zinsen ist jedoch nur dann durchsetzbar, wenn zwischen dem Unternehmen und dem Kunden eine Vereinbarung über Verzugszinsen besteht, in der die Zahlungsbedingungen und die Bedingungen für die Verzinsung unbezahlter Rechnungen festgelegt sind. Besteht keine Vereinbarung, ist der Kunde nicht verpflichtet, Zinsen auf unbezahlte Rechnungen zu zahlen.

Obwohl die Zinssätze nicht direkt geregelt sind, beschränken einige Staaten die Höhe der Verzugszinsen, die ein Unternehmen erheben kann, und begrenzen den Prozentsatz des Zinssatzes. In der Regel sollten Unternehmen nicht mehr als 10 % pro Jahr auf Verzugszinsen und Rechnungen erheben. Unternehmen sollten sich jedoch bei den zuständigen staatlichen Behörden erkundigen, welcher Prozentsatz in ihrem Land zulässig ist.

So vermeiden Sie Verzugsgebühren und Zinsen

Es kann eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen sein, Kunden wegen Rechnungen und insbesondere wegen unbezahlter Rechnungen aufzuspüren. Um die Erhebung von Säumniszuschlägen und Zinsen auf Rechnungen zu vermeiden, sollten Unternehmen einen finanziellen Anreiz für die pünktliche Bezahlung von Rechnungen bieten. Unternehmen sollten in Erwägung ziehen, einen Preisnachlass für die vollständige Zahlung im Voraus oder innerhalb der Zahlungsfrist der Rechnung anzubieten. Dies ist eine erfolgreiche Taktik, um zu vermeiden, dass Kunden mit Verspätungszuschlägen oder Zinsen belastet werden und die Geschäftsbeziehung gefährdet wird.

Um sicherzustellen, dass sie Rechnungen nicht unbeabsichtigt unbezahlt lassen, sollten Unternehmen in gute Buchhaltungssysteme investieren. Erwägen Sie die Einrichtung von Mahnungen und elektronischen Benachrichtigungen, um die Organisation zu erleichtern und die Zahlungen rechtzeitig zu leisten. Die Einrichtung elektronischer Zahlungen oder Überweisungen kann es auch erleichtern, Rechnungen direkt von Ihrem Geschäftskonto an das Unternehmen oder den Dienstleister zu überweisen.

Natürlich sollte keine dieser Informationen als Rechts- oder Finanzberatung verstanden werden, und sie sollten Sie auch nicht davon abhalten, die Hilfe eines zugelassenen Anwalts, Buchhalters oder Finanzdienstleisters in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie jedoch sicherstellen wollen, dass die Richtlinien Ihres Unternehmens in Bezug auf Verzugsgebühren oder Zinsen für überfällige Rechnungen den bewährten Verfahren entsprechen, ist dies ein guter Ausgangspunkt.

Monats- und Tageszinsrechner zur Berechnung der Zinsen für unbezahlte Rechnungen.