Projektfahrplan: Was ist eine Projekt-Roadmap und wie erstellt man sie, um die Erwartungen der Stakeholder zu managen?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Projekt-Roadmap erstellen, um die Erwartungen der Stakeholder zu managen und Ihr Team auf Kurs zu halten, damit die Termine eingehalten werden können.

Wir befassen uns außerdem mit:

• Was ist eine Projekt-Roadmap?
• Was unterscheidet sie von einem Projektplan?
• Gründe, warum Sie eine Roadmap erstellen sollten
• Vorlagen für Projekt-Roadmaps
• Wie erstellt man einen Roadmap-Zeitplan?
• Wie hält man die Stakeholder mit Roadmaps auf dem Laufenden?

Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, ohne sich auf die täglichen Details zu konzentrieren. Gleichzeitig möchten Sie, dass sich Ihr Team auf die täglichen Aufgaben konzentriert.

Am Ende dieses Artikels erfahren Sie, wie Sie dieses Gleichgewicht mithilfe einer Roadmap für Ihr Projekt aufrechterhalten können.

Beginnen wir.

Was ist eine Projekt-Roadmap?

Eine Projekt-Roadmap ist ein visueller Überblick über ein Projekt auf hoher Ebene. Üblicherweise wird ein Fahrplan auf einer Zeitachse dargestellt und besteht aus:

• Projektumfang: Der Projektumfang stellt die große Vision dessen dar, was Sie am Ende des Projekts erreichen wollen.
• Deliverables: Deliverables sind der Output oder das Endergebnis der Projektaktivitäten. Die Ergebnisse können alles Mögliche sein – ein Dokument, eine Software oder sogar ein fertiges physisches Produkt.
• Projektplan auf hoher Ebene: Der Zeitplan beschreibt die chronologische Reihenfolge, in der die Projektaktivitäten durchgeführt und die Meilensteine erreicht werden.
• Projektmeilensteine: Meilensteine sind Ereignisse auf der Projektzeitachse, die eine Änderung in der Projektphase anzeigen.
• Risiken: Risiken sind Herausforderungen im Zusammenhang mit Projektaktivitäten, Teammitgliedern, Ressourcen oder externen Faktoren, die dazu führen können, dass das Projekt von seinem Zeitplan oder Budget abweicht.

Warum brauchen Sie einen Projektfahrplan?

Hier sind fünf Gründe, warum Sie die Erstellung einer Roadmap in Erwägung ziehen sollten:

Start eines Projekts

Die ersten Tage eines Projekts sind oft von Unsicherheit geprägt.

Das liegt daran, dass noch nicht genügend Details vorhanden sind. Es können keine konkreten Projektpläne erstellt und keine Ressourcen zugewiesen werden. Folglich können sich Teammitglieder verloren fühlen oder Stakeholder das Interesse verlieren.

Ein Projektfahrplan ist hoch genug, um die Unsicherheit zu bewältigen. Gleichzeitig hilft sie dabei, genügend Aufgaben zu identifizieren, um das Projekt in Gang zu bringen.

Die Projektziele im Auge behalten

Nach einer Projektmanagement-Umfrage von KPMG liefern nur 33 Prozent der Unternehmen Projekte, die wahrscheinlich die ursprünglichen Ziele oder Geschäftsziele erreichen.

Oft erwarten die Beteiligten, dass die Teams während der Projektdurchführung kleine Änderungen vornehmen. Doch oft summieren sich solche kleinen Änderungen und bringen das Projekt von seinen ursprünglichen Zielen ab. Die Folge ist, dass die Projekte die Geschäftsziele nicht erreichen.

Projektpläne helfen, diese Situationen zu bewältigen. Infolgedessen bleiben alle Projektbeteiligten auf die Projektziele fokussiert.

Erfüllung der Erwartungen der Beteiligten

Die gleiche KPMG-Umfrage ergab auch, dass nur eines von drei Unternehmen Projekte durchführt, die wahrscheinlich die Zufriedenheit der Beteiligten erreichen werden.

Projektfahrpläne halten die Beteiligten über die Projektziele, den Fortschritt und die Hindernisse auf dem Laufenden. So können die Stakeholder rechtzeitig Entscheidungen treffen, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Teammitglieder von den Stakeholdern isolieren

Einige Stakeholder bevorzugen einen praktischen Ansatz bei der Projektleitung.

Die Einbindung von Interessenvertretern ist zwar wichtig, doch kann es dem Team unangenehm sein, die Interessenvertreter im Detail zu überwachen.

Eine solche Situation kann auch zu Verwirrung führen, wenn Teammitglieder mehreren Managern Bericht erstatten und von diesen Anweisungen entgegennehmen.

Fahrpläne auf hoher Ebene helfen, das Team vor der Einmischung von Interessengruppen zu schützen. Gleichzeitig konzentrieren sich die Beteiligten auf die Roadmap, ohne sich um die täglichen Projektaktivitäten zu kümmern.

Grundlagen für den Projektplan schaffen

Ein Projektplan ist nichts anderes als ein detaillierter Plan auf Aufgabenebene, um einen in der Roadmap festgelegten Meilenstein zu erreichen. Sobald alle Beteiligten die Roadmap genehmigt haben, ist es einfach, die Roadmap zu einem Plan zu erweitern.

Durch die Entwicklung eines Projektplans aus einer Roadmap sind sowohl die Beteiligten als auch das Team auf derselben Seite. Dies bedeutet, dass die Projektlieferungen besser auf die Erwartungen der Beteiligten abgestimmt sind.

Projektplan vs. Projektfahrplan: Was ist der Unterschied?

Nun, da Sie den Zweck einer Roadmap kennen, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was eine Roadmap von einem Projektplan unterscheidet.

Ein Projektplan ist ein detailliertes Dokument, das kommuniziert:

• Welche Aufgaben müssen erledigt werden?
• Bis wann?
• Und von wem?

Vor allem intern hilft er den Projektmanagern, die Aufgaben an die Teammitglieder zu kommunizieren und den Fortschritt bei den Meilensteinen zu verfolgen.

Projektpläne können mithilfe von Aufgabenlisten, Kanban-Boards oder Zeitplänen erstellt und verwaltet werden.

Eine Roadmap hingegen gibt einen Überblick über das Projekt, ohne ins Detail zu gehen. Er ist für Projektmanager nützlich, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Fahrplan eine Makroperspektive des Projekts bietet. Der Projektplan hingegen bietet eine eher mikroökonomische Sicht.

Beides sind wichtige Artefakte des Projektmanagements, wobei sich der Projektplan aus einer Roadmap entwickelt.

Projekt-Roadmap-Vorlagen: Pro & Contra

Eine Projekt-Roadmap-Vorlage ist eine gebrauchsfertige Tabellenkalkulation oder ein Präsentationsdokument. Sie können eine Vorlage bearbeiten und Ihren eigenen Fahrplan erstellen.

Es gibt tonnenweise Vorlagen online, die Sie sofort verwenden können.

Aber diese Vorlagen sind nicht ohne Nachteile:

• Vorlagen werden immer schwieriger zu verwalten, je mehr Projektdetails Sie hinzufügen.
• Schnelle Änderungen an einer Vorlage sind weder einfach noch intuitiv.
• Die gemeinsame Arbeit an Vorlagen ist ohne viel Hin und Her fast unmöglich.

Nutzen Sie stattdessen Projektplanungstools

Anstatt unflexibler Vorlagen können Sie ein einfaches Projektplanungstool wie Toggl Plan verwenden. Toggl Plan ist die perfekte Lösung für alle Ihre Projektplanungsanforderungen.

• Es verfügt über ein Gantt-Diagramm für einen detaillierten und dennoch einfachen Projektplanungsprozess.
• Sie können ganz einfach den Rahmen für das Projekt festlegen, ihn gemeinsam nutzen und mit allen Mitgliedern Ihres Teams zusammenarbeiten.
• Sie können Details zu bestimmten Aufgaben anklicken und hinzufügen, zur besseren visuellen Darstellung farblich kennzeichnen und ein langes und kompliziertes Projekt mithilfe von Meilensteinen aufschlüsseln.
• Und sobald Sie die Roadmap erstellt haben, können Sie sie zu einem detaillierten Projektplan erweitern. Und verwalten Sie Ihre Projektausführung, indem Sie den Aufgabenfortschritt mithilfe von Kanban-Boards verfolgen.

Ressourcen für Roadmap-Vorlagen

Wenn Sie noch eine Vorlage für eine Projekt-Roadmap benötigen, um sich inspirieren zu lassen oder um sie in Ihren Office-Tools zu verwenden, finden Sie hier drei Ressourcen, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

• Zeitplanvorlagen für MS Office
• Open-Source-Projektfahrplanvorlagen
• Gantt-Diagrammvorlagen für Google Sheets

Wie erstellt man einen Projektfahrplan?

So weit haben wir gesehen, was eine Roadmap ist und welchen Zweck sie hat. Sehen wir uns nun an, wie man eine Roadmap erstellt.

Hier sind die Schritte:

1. Veranstalten Sie ein Projekt-Kickoff-Meeting.
2. Sammeln Sie die erforderlichen Projektinformationen.
3. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Roadmap.

Veranstalten Sie ein Projekt-Kickoff-Meeting

Das Kickoff-Meeting ist der Startschuss für ein Rennen. Mit anderen Worten, der Zweck des Meetings ist:

• Die Stakeholder einzuführen und das Team kennenzulernen.
• Die Erwartungen der Stakeholder zu verstehen.
• Fragen oder erste Lücken im Projekt zu klären.

Sammeln Sie die notwendigen Projektinformationen

Sie müssen alle Informationen sammeln, die sich auf ein Projekt auswirken können, bevor Sie mit der Erstellung eines Fahrplans beginnen können. Dazu gehören die Projektziele, die zu erbringenden Leistungen, die Meilensteine, die beteiligten Personen, die erforderlichen Ressourcen, die Risiken, die Abhängigkeiten usw.

• Der Projektumfang und die zu erbringenden Leistungen helfen bei der Festlegung von Prioritäten.
• Vereinbarte Meilensteine helfen dem Team, die Fristen einzuhalten.
• Teammitglieder und Ressourcen für das Projekt und ihre Verfügbarkeit während des Projektzeitplans.
• Risiken, die dazu führen können, dass das Projekt vom Zeitplan oder Budget abweicht.

Erstellen des Projektfahrplans

Sie können jederzeit einen Fahrplan mit Hilfe einer Tabellenkalkulation oder einer Vorlage erstellen. Mit einem visuellen Projektplanungstool wie Toggl Plan wird die Erstellung einer Roadmap jedoch sehr einfach.

So sieht eine einfache Roadmap für ein Website-Design-Projekt auf der Zeitachse von Toggl Plan aus.

Um eine Roadmap zu erstellen:

• Priorisieren Sie die Projektleistungen auf der Grundlage von Abhängigkeiten und Geschäftszielen.
• Schätzen Sie den Aufwand und die Zeit, die für jede Leistung erforderlich sind. Denken Sie daran, die Verfügbarkeit von Ressourcen und Teams sowie alle Risiken, die das Projekt verzögern könnten, zu berücksichtigen.
• Fügen Sie Meilensteine für jede Leistung hinzu.
• Legen Sie die übergeordneten Aufgaben, die zu dem Meilenstein führen werden, auf der Zeitachse dar.

Hier ist ein kurzes Video, das zeigt, wie man eine Roadmap mit Toggl Plan erstellt.

Erwartungen der Stakeholder erfüllen

Nun, da Sie eine Projekt-Roadmap erstellt haben, wollen wir uns ansehen, wie Sie die Stakeholder zufrieden stellen können. So geht’s:

• Beziehen Sie die Interessengruppen in die gemeinsame Erstellung eines Fahrplans ein. So ist sichergestellt, dass die Beteiligten schon vor Projektbeginn wissen, was wann geschieht.
• Aktualisieren Sie den Zeitplan häufig. Projektzeitpläne ändern sich bei neuen Durchbrüchen oder Risiken. Daher sollten alle Änderungen sofort in der Roadmap aktualisiert und mit den Beteiligten geteilt werden.
• Kommunizieren Sie Projektrisiken frühzeitig. Als Projektmanager sind Sie ständig damit beschäftigt, Risiken zu bekämpfen und abzumildern. Wenn Sie die Beteiligten auf dem Laufenden halten, vermeiden Sie Überraschungen und Unannehmlichkeiten in letzter Minute.

Mit Toggl Plan haben Sie zwei Möglichkeiten, die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Erstens können Sie die Beteiligten in Ihr Team aufnehmen. Auf diese Weise können sie bei der Erstellung der Roadmap mit Ihnen zusammenarbeiten. Außerdem können sie per E-Mail benachrichtigt werden, wenn sich etwas ändert.

Die Zeitleiste in Toggl Plan ist einfach und intuitiv zu bedienen. Selbst technisch weniger versierte Beteiligte finden sie leicht zu bedienen.

Zweitens können Sie eine schreibgeschützte Ansicht der Zeitleiste für Beteiligte freigeben. Auf diese Weise können sie sich über das Projektgeschehen auf dem Laufenden halten, ohne mit den kleinsten Details belästigt zu werden.

Zusammenfassung

Ein Projektfahrplan hilft, ein Projekt in Gang zu bringen und die Erwartungen der Beteiligten zu erfüllen. Sie trägt auch dazu bei, Ihr Team zu motivieren, die Termine einzuhalten.

Die Erstellung einer Roadmap umfasst drei Schritte:

• Ein Kickoff-Meeting abhalten.
• Sammeln von Projektinformationen (Ziele, Umfang, Leistungen, Meilensteine, Risiken usw.).
• Erstellen des Zeitplans für die Roadmap.

Sie können einen Zeitplan für ein Projekt mit einem beliebigen Bürosoftware-Tool erstellen. Aber mit einem visuellen Zeitplan-Tool wie Toggl Plan ist es supereinfach, eine Roadmap zu erstellen und zu aktualisieren.

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