OneNote 101: Organisieren Sie sich und arbeiten Sie produktiv mit Microsoft OneNote

Wenn Ihr Büro so ist wie unseres, finden jede Woche Besprechungen, Kaffeekränzchen und improvisierte Status-Updates auf dem Flur statt. Für manche ist es sogar täglich. Und wenn das der Fall ist, ist es unvermeidlich, dass Sie mit einer Menge Notizen, Ideen, Fragen, Folgemaßnahmen und Aufgaben nach Hause gehen.

Das Problem ist nur, dass die Übersicht über Ihre Notizen sehr schnell sehr unübersichtlich werden kann.

Es ist sogar wahrscheinlich, dass Sie einige Notizen von einer Besprechung in Ihrem Posteingang markiert haben, vielleicht sind sie in einem Word-Dokument gespeichert oder, noch besser, auf eine Seite in Ihrem bewährten Notizbuch gekritzelt, die Sie morgen zu entziffern versuchen.

Mit zahllosen Meetings, täglichen Aufgaben und einem ständig wachsenden Stapel von Haftnotizen kann es sich schwierig anfühlen, den Überblick über Ihre Notizen – und Ihren Tag – zu behalten, aber das muss nicht sein.

Wenn es darum geht, Ihre Notizen zu vereinfachen und zu organisieren, haben Sie eine Fülle von Apps zur Auswahl. Aber wir werden keine Zeit damit verschwenden, die Vor- und Nachteile der einzelnen Apps abzuwägen. Wir empfehlen Ihnen Microsoft OneNote.

Es ist die beste App für Notizen, die es gibt

Warum?

Angefangen von der einfachen Navigation und der Verfügbarkeit auf all Ihren Geräten bis hin zur sofortigen Suche und der Möglichkeit, Notizen in Echtzeit zu teilen, zusammenzuarbeiten und zu erstellen, ist es ein Kinderspiel, den Überblick über Ihre Notizen – und Ihren Tag – zu behalten.

Und da wir Microsoft Gold Partner sind, sind wir natürlich voreingenommen.

Aber abgesehen von unseren goldenen Trophäen empfehlen wir Ihnen OneNote, auch wenn Sie ein schickes ledergebundenes Notizbuch mit Feder bevorzugen.

Einfach gesagt ist Microsoft OneNote ein digitales Notizbuch, mit dem Sie sich Notizen machen und Ihren Tag organisieren können – ganz wie Sie wollen.

Brauchen Sie ein spezielles Notizbuch für ein Projekt?

Einfach.

Wie wäre es mit einem Notizbuch, auf das Ihr gesamtes Team gleichzeitig zugreifen und es aktualisieren kann?

Kein Problem.

Oder vielleicht nur ein Ort, an dem Sie Ihre persönlichen Notizen und Lieblingsrezepte aufbewahren?

Einfach.

Wie auch immer Sie OneNote verwenden, die Live-Synchronisierung bedeutet, dass Sie immer ein digitales Notizbuch zur Hand haben, so dass Sie Ihre Notizen immer genau dort finden, wo Sie sie hinterlassen haben.

In diesem Tutorial stellen wir Ihnen OneNote vor und zeigen Ihnen, wie Sie loslegen können, damit Sie das Chaos beseitigen und Ihre Produktivität und Ihre Notizen auf die nächste Stufe heben können.

OneNote 101: Erste Schritte

Der Einstieg in OneNote beginnt mit einem kurzen Gespräch mit dem IT-Support Ihres Vertrauens – oder einem Besuch der Microsoft OneNote-Website, um die kostenlose App herunterzuladen und einzurichten – ja, sie ist zu 100 % kostenlos.

Während Sie dort sind, empfehlen wir Ihnen, auch eine Version für Ihre Android-, Windows- und IOS-Geräte herunterzuladen und einzurichten.

Hinweis: Für dieses Tutorial verwenden wir OneNote für Windows 10. Die verschiedenen Versionen können leicht unterschiedliche Funktionen und Oberflächen haben, aber die Kernfunktionalität bleibt in allen Versionen der OneNote-App gleich.

Wenn Sie schon einmal versucht haben, sich zu organisieren, indem Sie ein physisches Notizbuch mit sich herumgeschleppt haben, werden Sie feststellen, dass OneNote eine ähnliche Hierarchie aufweist:

Einführung in Notizbücher, Abschnitte und Seiten

Notizbücher

Notizbücher stehen an der Spitze der Kette und repräsentieren in der Regel ein breites Thema. Sie könnten sich zum Beispiel dafür entscheiden, getrennte Notizbücher für Ihr Privatleben und Ihre Arbeit zu führen. Vielleicht möchten Sie aber auch detaillierter vorgehen und für jeden Ihrer Kunden oder jedes Ihrer Projekte ein eigenes Notizbuch erstellen. Wie auch immer Sie sich entscheiden, es gibt keinen richtigen oder falschen Ansatz, bestimmen Sie einfach, was für Sie am besten funktioniert und machen Sie weiter.

Abschnitte

In Ihrem Notizbuch können Sie Ihre Notizen in bunte Registerkarten, die sogenannten Abschnitte, unterteilen. Abschnitte helfen Ihnen, Ihr Notizbuch in Unterthemen und Gruppen zu organisieren. Wenn Sie z. B. ein Notizbuch für „Kunde Z“ haben, können Sie separate Abschnitte für Besprechungen, Projekte und allgemeine Informationen einrichten.

Seiten

In den Abschnitten finden Sie Ihre Seiten – hier können Sie Ihre Notizen, Bilder, Audiodateien, Videos, Links und fast alles, was Ihnen einfällt, eintragen. In Anlehnung an das obige Beispiel „Kunde Z“ könnten Sie in Ihrem Abschnitt „Besprechungen“ eine Seite für jede Besprechung mit Ihrem Kunden einrichten.

Die größte Stärke von OneNote ist seine Flexibilität. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Notizbücher, Abschnitte und Seiten strukturieren, hängt immer von Ihren individuellen Anforderungen ab, aber machen Sie sich keine Gedanken über die beste Struktur für den Anfang. Sie können jederzeit Abschnitte und Seiten verschieben und sogar so viele Notizbücher öffnen und schließen, wie Sie möchten.

Damit Sie bei Ihren papierlosen Notizen an der Spitze bleiben, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Ideen und Inhalte schnell und einfach zu erfassen. Die gute Nachricht? Mit den funktionsreichen Tools von OneNote ist das ein Kinderspiel. Hier erfahren Sie, wie es geht:

OneNote 101: So erfassen Sie Ihre Notizen von überall aus

Freier Formulareintrag

Das Eingeben eines neuen Textes in OneNote ist ein bisschen wie in Microsoft Word, nur dass Sie im Gegensatz zu Word die Freiheit haben, Inhalte an beliebiger Stelle auf der Seite einzufügen – und die Flexibilität, sie dorthin zu ziehen, wo Sie wollen.

Und das ist nicht auf Text beschränkt. Mit einem schnellen Klick auf die Registerkarte „Einfügen“ können Sie eine ganze Reihe verschiedener Daten einfügen, von Bildern, Weblinks und Formen bis hin zu Besprechungsdetails, Videos und Audiodateien, ja sogar mathematische Gleichungen, wenn Sie es wünschen.

Und wenn Sie es vorziehen, Ihre Notizen freihändig zu kritzeln, können Sie das auch tun.

Bei der Verwendung von OneNote auf einem Touchscreen-Gerät – wie Ihrem Tablet oder Smartphone – können Sie Notizen, Formen und Ideen mit Ihrem Stift oder Finger notieren, auch bekannt als Inking. Noch besser: OneNote wandelt Ihre Notizen in lesbaren – und durchsuchbaren – Text um, so dass Sie nicht mehr versuchen müssen, herauszufinden, was Sie geschrieben haben.

Halten Sie Ihre Notizen – und Ihren Posteingang – blitzsauber

„Haben Sie einen Moment Zeit?“

Wie oft werden Sie an Ihrem Schreibtisch unterbrochen, um spontan etwas über einen Kunden, ein Projekt oder eine Aufgabe zu besprechen?

Und wie oft krabbeln Sie auf der Suche nach einem Schreibgerät um Ihren Schreibtisch herum, nur um dann aufzugeben, eine neue E-Mail zu öffnen und sich selbst eine Liste Ihrer neu entdeckten Aufgaben zu schicken?

„Ständig!“

Wenn das so ist, nehmen Sie sich jetzt 2 Minuten Zeit, um E-Mail-to-OneNote einzurichten – oder bitten Sie Ihr intelligentes, einfühlsames und bescheidenes IT-Team, dies für Sie zu tun.

Das bedeutet, dass Sie das nächste Mal, wenn Sie mit Ihren Notizen mitten in einer Sache stecken, Ihren Posteingang nicht überladen müssen. Stattdessen senden Sie Ihre Notizen einfach an [email protected] und sie sind sofort in Ihrem OneNote-Notizbuch verfügbar. So einfach ist das.

Hinweis: Sie können auch eine Kopie Ihrer Reisepläne, Quittungen oder wichtigen E-Mails an [email protected] weiterleiten, um die Ablage und das Auffinden wichtiger Informationen zu erleichtern.

Web Clipper

Wenn Sie einen Teil Ihres Tages damit verbringen, Online-Inhalte zu recherchieren, z. B. neue Produkte für Ihren Chef, eine neue Kaffeesorte für das Büro oder eine sehr kurze Liste der besten IT-Support-Anbieter in Perth… 😉 Der Web Clipper von OneNote überträgt den Inhalt einer Webseite in Ihr Notizbuch, wo Sie die Informationen schnell und einfach bearbeiten, mit Anmerkungen versehen und weitergeben können.

Da OneNote Ihre Notizbücher automatisch mit all Ihren Geräten synchronisiert, können Sie sogar auf jedem Computer, Tablet oder Telefon auf die kopierten Webseiten zugreifen – selbst wenn Sie offline sind.

Ob beim Tippen, Ausschneiden, Einfärben oder E-Mailen – OneNote hilft Ihnen auf vielfältige Weise, Ihre Ideen schnell und effizient auf eine Seite zu bringen. Das bedeutet, dass Sie in kürzester Zeit ein Notizbuch voller wunderbarer Notizen haben werden. Das ist großartig, vorausgesetzt, du verschwendest keine Zeit damit, durch die Seiten zu blättern, um etwas zu finden.

Glücklicherweise verfügt OneNote über ein paar Tools, die das Suchen, Freigeben und Sichern deiner Notizen kinderleicht machen. Sehen Sie selbst:

OneNote 101: Wie Sie Ihre Notizen suchen, freigeben und sichern

Das Beste an der Verwendung von OneNote im Vergleich zu einem herkömmlichen Notizbuch ist die Möglichkeit, alles, was Sie suchen, sofort wiederzufinden, ohne Seite für Seite durchblättern zu müssen.

OneNote-Suche

Ein Klick auf das Suchsymbol oder ein gut getimtes STRG + F für diejenigen, die eine Vorliebe für das seltsame Tastaturkürzel haben, öffnet die Suchleiste von OneNote. Geben Sie einfach Ihre Suchkriterien ein, und OneNote durchsucht schnell alle getippten Texte, handschriftlichen Notizen und sogar Wörter, die in Bildern vorkommen, um eine Übereinstimmung zu finden.

Hinweis: Wenn Sie die Suchergebnisse einschränken möchten, können Sie die OneNote-Suche auf das aktuelle Notizbuch, den aktuellen Abschnitt oder die aktuelle Seite beschränken, indem Sie die Dropdown-Option unter der Suchleiste verwenden.

Tagging

Mit der Einteilung Ihrer Inhalte in Notizbücher, Abschnitte und Seiten denken Sie vielleicht, dass das alles ist, was Sie für die Organisation brauchen werden. Das ist großartig. Es ist an der Zeit, Ihr altes Notizbuch schnell zur Seite zu schieben.

Aber kurz bevor Sie das tun. Ein Blick auf das Tagging-System von OneNote könnte Sie dazu bringen, das alte Notizbuch in den Papierkorb zu befördern. Das ist sogar noch besser.

Wie funktionieren OneNote Tags?

Angenommen, du führst ein Projekt durch, nennen wir es Projekt: Tagswinatlife.

Und nehmen wir an, dass du – weil du ein außerordentlicher Notizschreiber bist – ein spezielles Notizbuch für das Projekt erstellt hast.

Und innerhalb dieses Notizbuchs hast du einen Abschnitt für „Besprechungen“ erstellt – der mehrere Seiten mit Notizen enthält, eine für jede Besprechung, die du während des Projekts hattest.

Glänzend. Es sollte in etwa so aussehen:

Nun ist es unvermeidlich, dass Sie im Laufe des Projekts mehrere Besprechungen haben werden. Dabei können Fragen auftauchen, neue Aufgaben festgelegt werden oder wichtige Informationen ausgetauscht werden. Und es ist Ihre Aufgabe, die Informationen weiterzugeben, die Aufgaben zu delegieren, die Fragen zu beantworten und die Welt zu retten.

Was wäre, wenn Sie, ohne jede Seite der Notizen überfliegen zu müssen, Folgendes könnten:

• Sofort alle Fragen abrufen, die in jeder einzelnen Besprechung aufgeworfen wurden?
• Eine Liste aller zu delegierenden Aufgaben abrufen; oder sogar
• Alle Vorschläge und Ideen finden, die während des gesamten Projekts ausgetauscht wurden?

Mit Tags ist das möglich.

Durch das Markieren Ihrer Notizen können Sie schnell zu wichtigen Punkten zurückkehren, sich an Aufgaben erinnern lassen oder Ihre Notizen auf beliebige Weise filtern. Sie können alles markieren, von einer einzelnen Textzeile bis hin zu einer ganzen Seite. Und es ist ganz einfach:

Um Ihre Notizen zu markieren, platzieren Sie einfach den Cursor neben dem Inhalt, klicken Sie auf die Registerkarte „Home“ und wählen Sie die gewünschte Markierung aus der Dropdown-Liste aus.

Standardmäßig ist OneNote mit einer Auswahl von Markierungen wie „Wichtig“, „Zu erledigen“ und „Frage“ ausgestattet, die Sie sofort verwenden können. Sie können aber auch Ihre eigenen Tags erstellen. Wenn Sie, wie wir, mehrere Teams in Ihrer Organisation haben, möchten Sie vielleicht ein Tag für jedes Team oder eine Reihe von Tags für verschiedene Prioritäten usw. erstellen.

Um ein benutzerdefiniertes Tag zu erstellen, klicken Sie einfach auf „Neues Tag erstellen“ im Dropdown-Menü „Tag“, geben Sie Ihrem Tag einen Namen und wählen Sie ein Symbol, das Sie für das Tag verwenden möchten. Ihre benutzerdefinierte Markierung steht nun im Dropdown-Menü „Markierung“ zur Verfügung.

Wenn Sie Ihre Notizen schnell nach einer bestimmten Markierung filtern möchten, navigieren Sie einfach zur Suchleiste und geben Sie den Namen Ihrer Markierung ein. Wenn Sie beispielsweise alle Fragen in Ihrem Notizbuch abrufen möchten, drücken Sie STRG+F, um die Suchleiste aufzurufen, geben Sie „Frage“ ein, und OneNote zeigt alle Elemente an, die Sie mit dem Tag „Frage“ versehen haben.

Hinweis: Wenn Sie die Suchergebnisse für die Tags einschränken möchten, können Sie die OneNotes-Suche auf Ihr aktuelles Notizbuch, Ihren aktuellen Abschnitt oder Ihre aktuelle Seite beschränken, indem Sie die Dropdown-Option unter der Suchleiste verwenden.

Freigeben und Zusammenarbeit

Ob Sie nun ein Protokoll für eine wichtige Besprechung erstellen, Notizen für eine Konferenz machen oder Ideen für ein Projekt sammeln – es wird der Zeitpunkt kommen, an dem Sie eine Nachricht wie diese erhalten:

Und da Sie der Held der Notizen sind, kommen Sie der Aufforderung nach und beginnen, Ihre Notizen in eine E-Mail zu kopieren und abzuschicken – und damit beginnt ein episches E-Mail-Notizentennis… Aber was wäre, wenn Sie das nicht müssten?

OneNote gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Notizbuch mit Teammitgliedern, Freunden oder der Familie zu teilen, damit Sie zusammenarbeiten, Feedback einholen und Ideen sammeln können – in Echtzeit. OneNote merkt sich sogar, wer was beigetragen hat, indem es automatisch die Initialen neben dem Inhalt einfügt.

Wenn Sie also das nächste Mal Ihre Notizen freigeben möchten, navigieren Sie einfach zur Schaltfläche „Freigeben“ in der oberen rechten Ecke und geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie Ihr Notizbuch freigeben möchten.

„Aber was ist, wenn ich nicht möchte, dass sie meine Notizen bearbeiten?“

Wir verstehen das. Auch wir können bei unseren Notizen sehr vorsichtig sein. Zum Glück haben Sie die volle Kontrolle darüber, wer Ihre Notizen bearbeiten oder nur ansehen darf.

Klicken Sie einfach auf das Dropdown-Menü unter der E-Mail-Adresse des Empfängers, um zwischen „Kann bearbeiten“ und „Kann ansehen“ zu wählen.

„Aber ich möchte nicht, dass sie alle meine Notizen sehen können…“

Wir verstehen das auch – Sie möchten nicht, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten, richtig? Im Gegensatz zu Ihrem alten Notizbuch können Sie in OneNote Ihre Informationen ganz einfach mit passwortgeschützten Abschnitten schützen.

So schützen Sie Ihre Notizen mit einem Passwort

1. Navigieren Sie zu dem Abschnitt Ihres Notizbuchs, den Sie schützen möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte „Abschnitt“, um das Optionsmenü aufzurufen.
2. Wählen Sie „Passwortschutz“ und klicken Sie auf „Passwort hinzufügen“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein, bestätigen Sie es und klicken Sie dann auf „Enter“.

Wenn Ihr Abschnitt unter Verschluss ist, kann niemand die Seiten dieses Abschnitts ohne das Kennwort einsehen, selbst wenn Sie Ihr Notizbuch freigeben.

Ein paar wichtige Hinweise zu Kennwörtern:

• Kennwörter unterscheiden Groß- und Kleinschreibung und können nur auf Ihre Notizbuchabschnitte angewendet werden
• OneNote verwendet Verschlüsselung, um Ihre kennwortgeschützten Abschnitte zu schützen. Das heißt, wenn Sie Ihre Abschnittskennwörter vergessen, kann niemand Ihre Notizen zurücksetzen und entsperren – nicht einmal Microsoft. Seien Sie also vorsichtig bei der Eingabe von Notizen und verwenden Sie einen Kennwort-Manager, um Ihr Kennwortspiel auf Autopilot zu stellen.
• Außerdem werden gesperrte Abschnitte bei der Notizbuchsuche nicht berücksichtigt. Sie müssen den Abschnitt also erst mit Ihrem Kennwort entsperren, damit Ihre Notizen durchsuchbar sind.

Ihr Tag, organisiert.

Ob auf Ihrem Computer oder Ihrem mobilen Gerät, mit OneNote finden Sie Ihre Notizen immer genau dort, wo Sie sie hinterlassen haben.

Es gibt eine Menge, was OneNote zu bieten hat, wenn es darum geht, den Tag zu organisieren. Und wir würden gerne wissen, wie Sie OneNote nutzen, um organisiert zu bleiben.

Wenn Sie OneNote noch nicht kennen und es satt haben, dass E-Mails, Haftnotizen und unleserliche Aufgaben Ihre Welt durcheinander bringen, probieren Sie einige der oben genannten Vorschläge aus – damit wird das Notieren vielleicht kinderleicht. Sogar unterhaltsam.