Gutes Schreiben

Lernziele

1. Identifizieren Sie sechs grundlegende Qualitäten, die gutes geschäftliches Schreiben kennzeichnen.
2. Identifizieren und erklären Sie die rhetorischen Elemente und verwandten Strategien, die zu gutem Schreiben beitragen.

Weitere Eigenschaften guter Texte

Zu der obigen Liste von Bailey können wir noch einige weitere Eigenschaften hinzufügen, die gute Texte ausmachen. Gutes Schreiben

• erfüllt die Erwartungen des Lesers,
• ist klar und prägnant,
• ist effizient und effektiv.

Um die Erwartungen des Lesers zu erfüllen, muss der Schreiber verstehen, wer der beabsichtigte Leser ist. In manchen Geschäftssituationen schreiben Sie nur an eine Person: Ihren Chef, einen Kollegen in einer anderen Abteilung oder einen einzelnen Kunden oder Lieferanten. Wenn Sie die Person gut kennen, fällt es Ihnen vielleicht genauso leicht, an sie zu schreiben wie an Ihre Eltern oder Ihren Mitbewohner. Wenn Sie die Person nicht kennen, können Sie zumindest einige begründete Vermutungen über ihre Erwartungen anstellen, die auf ihrer Position und ihrer Beziehung zu Ihrer Arbeit beruhen.

In anderen Situationen schreiben Sie vielleicht ein Dokument, das von einer Gruppe oder einem Team, einer ganzen Abteilung oder sogar von einer großen Zahl völlig Fremder gelesen werden soll. Wie können Sie deren Erwartungen vorhersehen und Ihren Text entsprechend anpassen? Natürlich möchten Sie so viel wie möglich über Ihr wahrscheinliches Publikum erfahren. Wie viel Sie erfahren können und welche Informationen das sind, hängt von der jeweiligen Situation ab. Wenn Sie z. B. Inhalte für eine Website schreiben, werden Sie die Personen, die die Website besuchen werden, vielleicht nie treffen, aber Sie können vorhersagen, warum sie sich zu der Website hingezogen fühlen und was sie dort zu lesen erwarten würden. Abgesehen davon, dass Sie Ihr Publikum kennen, hilft Ihnen Ihr klares Verständnis des Schreibauftrags und seines Zwecks dabei, die Erwartungen der Leser zu erfüllen.

Der von uns hinzugefügte fünfte Punkt über klares und präzises Schreiben spiegelt die zunehmende Tendenz in der Geschäftswelt wider, Fehler zu vermeiden. Zu den Fehlern gehören auch solche, die mit der Produktion verbunden sind, vom Schreiben bis zum Redigieren, und die Reaktion der Leser. Ihre beiden Ziele des klaren und präzisen Schreibens weisen auf ein zentrales Ziel in der Kommunikation hin: Treue. Dieses Konzept beinhaltet unser Ziel, alle beabsichtigten Informationen mit einem Minimum an Signal- oder Nachrichtenstörungen oder Fehlinterpretationen genau zu übermitteln. Die Gestaltung Ihrer Dokumente, einschließlich des Schreibens und der Präsentation, um die Unterbrechung der Nachricht zu reduzieren, ist ein wichtiger Teil der effektiven Geschäftskommunikation.

Dies führt uns zur Effizienz. Der Tag hat nur vierundzwanzig Stunden, und wir müssen immer mehr mit weniger erledigen, wobei kürzere Fristen fast garantiert sind. Wie kann man als Autor die ständig steigenden Erwartungen erfüllen? Jeder Schreibauftrag erfordert ein klares Verständnis der Ziele und der gewünschten Ergebnisse, und wenn einer dieser beiden Aspekte unklar ist, kann die Effizienz Ihres Schreibens beeinträchtigt werden. Umarbeitungen erfordern Zeit, die Sie vielleicht nicht haben, aber aufbringen müssen, wenn der Auftrag beim ersten Mal nicht korrekt ausgeführt wurde.

Wie wir bereits besprochen haben, kann die Gewohnheit, ähnliche Dokumente zu lesen, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, dazu beitragen, eine geistige Vorlage für Ihr gewünschtes Produkt zu erstellen. Wenn Sie vor Ihrem geistigen Auge sehen, was Sie schreiben wollen, und die Perspektive ähnlicher Dokumente in Verbindung mit den Bedürfnissen des Publikums haben, können Sie effizienter schreiben. Ihre schriftlichen Dokumente sind Produkte und werden in einem Zeitrahmen benötigt, der Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen hat. Ihre Fähigkeit, effektive Dokumente effizient zu erstellen, ist eine Fähigkeit, die zu Ihrem Erfolg beitragen wird.

Unser sechster Punkt unterstreicht diesen Gedanken mit der Betonung auf Effektivität. Was ist effektives Schreiben? Es ist ein Schreiben, das seinen Zweck erfüllt. Wenn Sie den Zweck, die Ziele und die gewünschten Ergebnisse Ihres Schreibauftrags verstehen, können Sie diesen Erfolg erreichen. Ihr Arbeitgeber möchte vielleicht, dass ein einleitender Verkaufsbrief zu einer Erhöhung der Anzahl von Verkaufskontakten oder potenziellen Kontakten führt, die zu einem Verkauf führen. Ihr Publikum sieht das Dokument vielleicht nicht aus dieser Perspektive, sondern liest es mit der Einstellung: „Wie hilft mir das, Problem X zu lösen?“ Wenn Sie beide Ziele erreichen, nähert sich Ihr Text der Effektivität. Hier wird Effektivität mit dem Wort „annähernd“ qualifiziert, um darauf hinzuweisen, dass Schreiben sowohl ein Prozess als auch ein Produkt ist, und dass Ihr Schreiben ständig Anstrengungen und Aufmerksamkeit für Überarbeitung und Verbesserung erfordert.

Rhetorische Elemente und kognitive Strategien

Ein anderer Ansatz zur Definition von gutem Schreiben besteht darin, zu untersuchen, wie es die Ziele von zwei bekannten Systemen in der Kommunikation erfüllt. Eines dieser Systeme umfasst die drei klassischen Elemente der RhetorikDie Kunst, ein Argument zu präsentieren. oder die Kunst, ein Argument zu präsentieren. Diese Elemente sind Logos (Logik), Ethos (Ethik und Glaubwürdigkeit) und Pathos (emotionaler Appell), die erstmals von dem antiken griechischen Lehrer Aristoteles vorgeschlagen wurden. Obwohl die Rhetorik oft auf die mündliche Kommunikation angewandt wird, insbesondere auf das Sprechen in der Öffentlichkeit, ist sie auch für gutes Schreiben von grundlegender Bedeutung.

Eine zweite Gruppe von Zielen betrifft die so genannten kognitiven Strategien, d.h. die Art und Weise, wie eine Botschaft formuliert, ausgedrückt und einem Publikum präsentiert wird, oder die Art und Weise, wie das Verständnis gefördert wird,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). Designing Visual Language: Strategies for professional communicators (S. 14). Needham Heights, MA: Allyn & Bacon. entwickelt in den letzten Jahrzehnten von Charles Kostelnick und David Rogers. Wie die rhetorischen Elemente können auch die kognitiven Strategien auf das öffentliche Reden angewandt werden, aber sie sind auch für die Entwicklung guter schriftlicher Arbeiten nützlich. Tabelle 4.2 „Rhetorische Elemente und kognitive Strategien“ beschreibt diese Ziele, ihre Zwecke und Beispiele dafür, wie sie in geschäftlichen Texten umgesetzt werden können.