Grundsätze des Managements

Organisatorische Kommunikationsflüsse

Informationen können in einer Organisation in vier Richtungen fließen: nach unten, nach oben, horizontal und diagonal. Die Größe, die Art und die Struktur der Organisation bestimmen, in welche Richtung die meisten Informationen fließen. In etablierteren und traditionellen Unternehmen fließt ein Großteil der Kommunikation in vertikaler Richtung nach unten und nach oben. In informellen Unternehmen, wie z. B. in Technologie-Start-ups, fließen die Informationen eher horizontal und diagonal. Dies ist natürlich eine Folge der fast flachen Organisationshierarchie und der Notwendigkeit der Zusammenarbeit. Inoffizielle Mitteilungen, wie sie in der Gerüchteküche des Unternehmens verbreitet werden, kommen in beiden Arten von Organisationen vor.

Abwärts gerichtete Kommunikationsflüsse

Abwärts gerichtete Kommunikation liegt vor, wenn Unternehmensleiter und Manager Informationen an Mitarbeiter der unteren Ebene weitergeben. Die Absender erwarten (oder wünschen) in der Regel keine Antwort, es sei denn, sie wird in der Nachricht verlangt. Ein Beispiel hierfür ist die Ankündigung eines neuen CEO oder die Ankündigung einer Fusion mit einem ehemaligen Konkurrenten. Andere Formen der Kommunikation auf hoher Ebene nach unten sind Reden, Blogs, Podcasts und Videos. Die häufigsten Formen der Kommunikation nach unten sind alltägliche Anweisungen von Abteilungsleitern oder Vorgesetzten an die Mitarbeiter. Diese können sogar in Form von Bedienungsanleitungen oder Unternehmenshandbüchern vorliegen.

Die abwärtsgerichtete Kommunikation liefert Informationen, die dazu beitragen, die Belegschaft über wichtige organisatorische Veränderungen, neue Ziele oder Strategien auf dem Laufenden zu halten, Leistungsfeedback auf Organisationsebene zu geben, Initiativen zu koordinieren, eine offizielle Politik zu präsentieren (Öffentlichkeitsarbeit) oder die Arbeitsmoral oder die Beziehungen zu den Kunden zu verbessern.

Aufwärtsgerichtete Kommunikationsflüsse

Informationen, die von Mitarbeitern auf niedrigerer Ebene an Mitarbeiter auf höherer Ebene weitergegeben werden, sind aufwärtsgerichtete Kommunikation (manchmal auch vertikale Kommunikation genannt). Aufwärtskommunikation findet zum Beispiel statt, wenn Mitarbeiter einem Vorgesetzten Bericht erstatten oder wenn Teamleiter einem Abteilungsleiter Bericht erstatten. Zu den Themen, die typischerweise nach oben kommuniziert werden, gehören Fortschrittsberichte, Vorschläge für Projekte, Budgetvoranschläge, Beschwerden, Verbesserungsvorschläge und Terminprobleme. Manchmal löst eine abwärts gerichtete Mitteilung eine aufwärts gerichtete Antwort aus, z. B. wenn ein Vorgesetzter um eine Empfehlung für ein Ersatzteil oder um eine Schätzung des Fertigstellungstermins eines Projekts bittet.

Ein wichtiges Ziel vieler Führungskräfte ist es heute, die spontane oder freiwillige aufwärts gerichtete Mitteilung von Mitarbeitern zu fördern, ohne dass sie vorher gefragt werden müssen. Manche Unternehmen gehen sogar so weit, Wettbewerbe zu veranstalten und Preise für die innovativsten und kreativsten Lösungen und Vorschläge auszuloben. Bevor sich die Mitarbeiter jedoch trauen, diese Art von Vorschlägen zu machen, müssen sie darauf vertrauen, dass die Unternehmensleitung ihre Beiträge anerkennt und ihre Bemühungen nicht unbeabsichtigt untergräbt oder ignoriert. Einige Organisationen haben sogar „Whistleblower“-Hotlines eingerichtet, über die Mitarbeiter gefährliche, unethische oder illegale Aktivitäten anonym melden können, um mögliche Vergeltungsmaßnahmen durch höhere Stellen im Unternehmen zu vermeiden.

Horizontale und diagonale Kommunikationsflüsse

Beispiele für externe Kommunikationskanäle sind Pressebriefings, Informationsblätter, Pressemappen, Newsletter, Zeitschriften, Broschüren, Pressemitteilungen, Jahresberichte, Rechnungen und Bestellungen.

Horizontale Kommunikation beinhaltet den Informationsaustausch zwischen Abteilungen auf derselben Ebene in einer Organisation (d.h., Peer-to-Peer-Kommunikation). Der Zweck der meisten horizontalen Kommunikation besteht darin, Unterstützung anzufordern oder Aktivitäten zu koordinieren. Personen, die sich auf der gleichen Ebene in der Organisation befinden, können zusammenarbeiten, um Probleme oder Fragen auf informeller und bedarfsorientierter Basis zu bearbeiten. Der Leiter der Produktionsabteilung kann mit dem Einkaufsleiter zusammenarbeiten, um die Lieferung von Materialien zu beschleunigen oder zu verzögern. Der Leiter der Finanzabteilung und der Leiter der Lagerhaltung können eingebunden werden, damit das Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus der Koordination ziehen kann. Die Kommunikation zwischen zwei Mitarbeitern, die demselben Vorgesetzten unterstellt sind, ist ebenfalls ein Beispiel für horizontale Kommunikation. Probleme mit der horizontalen Kommunikation können auftreten, wenn ein Vorgesetzter nicht bereit oder nicht motiviert ist, Informationen auszutauschen, oder wenn er die Bemühungen um eine gemeinsame Arbeit als Bedrohung seiner Position ansieht (territoriales Verhalten). In einem solchen Fall muss die Führungskraft auf der nächsthöheren Ebene nach unten kommunizieren, um die Unternehmenswerte der Zusammenarbeit zu stärken.

Diagonale Kommunikation ist die funktionsübergreifende Kommunikation zwischen Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen der Organisation. Wenn zum Beispiel der Vizepräsident des Vertriebs eine E-Mail an den Vizepräsidenten der Fertigung schickt und fragt, wann ein Produkt zum Versand bereitsteht, ist dies ein Beispiel für horizontale Kommunikation. Wenn jedoch ein Vertriebsmitarbeiter eine E-Mail an den Vizepräsidenten für Marketing schickt, handelt es sich um eine diagonale Kommunikation. Wann immer Kommunikation von einer Abteilung zu einer anderen Abteilung geht, sollte der Vorgesetzte des Absenders in den Kreislauf einbezogen werden. Ein Vorgesetzter kann in eine peinliche Lage geraten und als inkompetent erscheinen, wenn er nicht über alle Vorgänge in seiner Abteilung informiert ist. Die Nichtbeachtung wichtiger Kommunikationsprotokolle kann zu Vertrauensverlust und Karriereschäden führen.

Diagonale Kommunikation wird immer häufiger in Organisationen mit flacher, matrix- oder produktbasierter Struktur eingesetzt. Zu den Vorteilen gehören:

• Aufbau von Beziehungen zwischen leitenden und untergeordneten Mitarbeitern aus verschiedenen Teilen der Organisation.
• Förderung eines informellen Informationsflusses in der Organisation.
• Verringerung der Gefahr, dass eine Nachricht durch zusätzliche Filter verzerrt wird.
• Verringerung der Arbeitsbelastung der Führungskräfte.

Externe Kommunikationsströme

Kommunikation beginnt und endet nicht innerhalb der Organisation. Die externe Kommunikation richtet sich an Zielgruppen außerhalb der Organisation. Die oberste Führungsebene steuert – mit Hilfe spezialisierter Abteilungen wie der Öffentlichkeitsarbeit oder der Rechtsabteilung – fast immer die Kommunikation, die sich auf das öffentliche Image bezieht oder die finanzielle Situation des Unternehmens beeinflussen könnte. Die erste und mittlere Führungsebene ist in der Regel für die betriebliche Unternehmenskommunikation zuständig, z. B. für Einkauf, Personalbeschaffung und Marketing. Bei der Kommunikation außerhalb des Unternehmens (unabhängig von der Ebene) ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter professionell verhalten und keine Verpflichtungen eingehen, die über ihren Zuständigkeitsbereich hinausgehen.

Beitrag leisten!

Verbessern Sie diese SeiteLernen Sie mehr