Florida Notice to Owner: How to Send an NTO

Die Notice to Owner (NTO) ist eine der wichtigsten Vorpfandrechtsmitteilungen in Florida. Wie die meisten Vorpfandrechtsbescheide sichert und schützt dieses Dokument Ihr Recht, ein mechanisches Pfandrecht geltend zu machen, wenn bei einem Bauprojekt Zahlungsprobleme auftreten.

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der ordnungsgemäßen Zustellung Ihrer Notice to Owner selbst oder online, von der Suche nach den erforderlichen Informationen bis zur Vermeidung der häufigsten Fehler, die Bauunternehmer und Lieferanten bei der Erfüllung der NTO-Anforderungen machen.

Was ist die Eigentümermitteilung in Florida?

Die Notice to Owner ist eine in Florida vorgeschriebene Vorankündigung, d. h. ein Dokument, das zu einem frühen Zeitpunkt des Projekts verschickt werden muss.

Der Zweck der Notice to Owner ist es, die Grundstückseigentümer und andere Beteiligte über Ihre Beteiligung an dem Projekt zu informieren. Die Mitteilung an den Eigentümer lässt diese auch wissen, dass Sie bereit sind, Ihr Pfandrecht auszuüben, falls Sie für Ihre Leistungen nicht bezahlt werden.

Betrachten Sie die Mitteilung an den Eigentümer als eine proaktive Möglichkeit, Ihre Pfandrechte zu wahren, die auch eine gute Gelegenheit ist, die Kommunikation mit den Beteiligten in der Vertragskette zu eröffnen.

Ist es erforderlich, in Florida eine Notice to Owner einzureichen?

Alle Baubeteiligten, die nicht in direktem Kontakt mit dem Eigentümer stehen, müssen eine Notice to Owner einreichen. Wenn Sie ein Bauunternehmer, ein Subunternehmer oder ein Materiallieferant sind, der unter einem Generalunternehmer arbeitet, müssen Sie eine Notice to Owner einreichen.

Wenn Sie ein Subunternehmer oder ein Materiallieferant sind, der unter einem Generalunternehmer arbeitet, müssen Sie eine Notice to Owner einreichen. Das Gleiche gilt, wenn Sie ein Subunternehmer oder ein Materiallieferant sind, der unter einem Subunternehmer arbeitet.

Generalunternehmer – Parteien mit einer direkten vertraglichen Beziehung zu einem Immobilieneigentümer – sind nicht verpflichtet, eine Mitteilung an den Eigentümer einzureichen; es gibt jedoch andere Mitteilungspflichten, die für sie gelten können.

Bitte beachten Sie, dass Immobilieneigentümer in Florida von ihren Generalunternehmern eine vollständige Liste der Subunternehmer und Materiallieferanten in einem Projekt verlangen können. Wenn Sie ein Generalunternehmer sind und eine solche Anfrage von einem Bauherrn erhalten, haben Sie 10 Tage nach Erhalt Zeit, ihm eine vollständige Liste der Nachunternehmer und Materiallieferanten, die Ihnen unterstellt sind, zukommen zu lassen.

Gibt es Parteien, die in Florida von der Vorlage einer Bauherrenmitteilung befreit sind?

Ja. Diese Parteien sind gesetzlich NICHT verpflichtet, eine Mitteilung an den Eigentümer zu senden:

• Generalunternehmer, die in direktem Kontakt mit dem Immobilieneigentümer stehen

Bitte beachten Sie, dass Generalunternehmer zwar nicht verpflichtet sind, eine Mitteilung an den Eigentümer in Florida zu übermitteln, dass sie aber möglicherweise dennoch eine weitere Mitteilung übermitteln müssen, in der alle ihre Subunternehmer oder Lieferanten aufgeführt sind. In Florida muss ein Immobilieneigentümer die Generalunternehmer auffordern, ihm eine solche Liste zu übermitteln, und die Generalunternehmer müssen sie innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt der förmlichen Aufforderung des Eigentümers zustellen.

• Einzelne Arbeitskräfte und Planungsfachleute

Arbeitskräfte sind die Personen, die nur Arbeitskräfte für das Projekt bereitstellen und nicht für die Bereitstellung von Materialien verantwortlich sein dürfen. Zu den Planungsfachleuten gehören dagegen Architekten, Ingenieure, Innenarchitekten usw.

• Projektteilnehmer an „subdivision improvements“

Wie in Florida Statutes Abschnitt 713.04 definiert, umfassen die Arbeiten zur Verbesserung von Teilgebieten Folgendes: das Planieren, Nivellieren, Ausheben und Auffüllen von Land, einschließlich der Bereitstellung von Füllboden; das Planieren und Pflastern von Straßen, Bordsteinen und Gehwegen; den Bau von Gräben und anderen Entwässerungseinrichtungen; das Verlegen von Rohren und Leitungen für Wasser-, Gas-, Strom-, Abwasser- und Entwässerungszwecke; und den Bau von Kanälen und umfassen auch das Ändern, Reparieren und Wiederherstellen all dieser Dinge.

Senden Sie eine Mitteilung an den Eigentümer

Wie Sie eine Mitteilung an den Eigentümer in Florida ordnungsgemäß zustellen

Wenn Sie zu den Baubeteiligten gehören, die eine Mitteilung an den Eigentümer senden müssen, müssen Sie diese drei grundlegenden Schritte befolgen:

1. Sammeln Sie die erforderlichen Informationen
2. Vorbereiten Sie das Dokument Notice to Owner
3. Zustellen Sie die Notice to Owner

Sammeln Sie die erforderlichen Informationen

Eine Notice to Owner in Florida muss bestimmte Informationen enthalten, damit sie als gültig angesehen wird. Die folgenden Informationen müssen Sie in Ihre Eigentümermitteilung aufnehmen:

• Name und Anschrift des Eigentümers

Dies betrifft den Namen und die Anschrift des Eigentümers. Wenn es mehrere Grundstückseigentümer gibt, ist es am besten, jedem von ihnen eine Mitteilung an den Eigentümer zu schicken.

• Allgemeine Beschreibung der Dienstleistungen oder Materialien

Dies ist eine allgemeine Erklärung über die Art der Dienstleistung, die Sie für das Projekt erbringen.

• Grundstücksbeschreibung, die zur Identifizierung ausreicht

Dies ist eine Beschreibung des Grundstücks, die Sie in der auf der Baustelle ausgehängten Baubeginnsanzeige oder in der Baugenehmigung finden sollten.

• Name und Anschrift des Vermieters

Das ist Ihr Name und Ihre Anschrift.

• Name des Generalunternehmers und der Partei, die Sie beauftragt hat

Das sind die Namen der übergeordneten Parteien, die nicht der Grundstückseigentümer sind. Wenn Sie von einem Subunternehmer beauftragt wurden, geben Sie sowohl den Namen des Generalunternehmers als auch den des Auftraggebers an.

Wo finden Sie die Informationen, die Sie für die Einreichung einer NTO in Florida benötigen?

Die beste Möglichkeit, alle relevanten Informationen zu finden, wie z. B. den/die Namen des/der Grundstückseigentümer(s), ist die Suche nach der Notice of Commencement oder der Baugenehmigung.

Grundstückseigentümer müssen in Florida eine Notice of Commencement einreichen. Eine Kopie davon finden Sie entweder an einer gut sichtbaren Stelle auf Ihrer Baustelle oder im Büro des Bezirksbeamten, in dem sich das Projekt befindet.

Sie können auch den Grundstückseigentümer oder den Generalunternehmer anschreiben und um eine Kopie der Notice of Commencement in Florida bitten. Wenn Sie diese Mitteilung immer noch nicht erhalten können, können Sie stattdessen die Baugenehmigung einsehen.

Was ist, wenn Sie nicht alle benötigten Informationen finden?

Sie können eine Mitteilung an den Eigentümer in Florida auch dann zustellen, wenn ein oder zwei Informationen fehlen. Sie können einige Punkte leer lassen und die empfangende Partei bitten, die Informationen für Sie auszufüllen.

Am besten ist es jedoch, wenn Sie nachweisen können, dass Sie versucht haben, alle erforderlichen Angaben zu finden. Sie können dies tun, indem Sie alle Informationen, die Sie auf der Bauanzeige gefunden haben, aufschreiben und auch die fehlenden Angaben notieren.

Beachten Sie, dass Sie nicht haften, wenn die Angaben auf der Bauanzeige falsch und ungenau sind. Vom Grundstückseigentümer wird erwartet, dass er bei der Einreichung seiner Notice of Commencement die erforderliche Sorgfalt walten lässt, und von den Baubeteiligten wird im Allgemeinen erwartet, dass sie diese Mitteilung als Referenz für ihre pfandrechtsbezogenen Dokumente verwenden.

Eine weitere bewährte Methode besteht darin, eine Notiz in Ihre Florida Notice to Owner aufzunehmen, in der Sie den Empfänger auffordern, die richtigen oder fehlenden Informationen zu liefern, wenn eine der Angaben in Ihrer NTO ungenau ist.

Sie können auch „cold calling“ betreiben. Setzen Sie sich mit Ihren Kunden telefonisch in Verbindung, um die benötigten Informationen zu erfragen. Bedenken Sie jedoch, dass dies nur der letzte Ausweg sein sollte. Wenn Sie bei einem Telefonanruf falsche Informationen erhalten haben, können Sie nicht nachweisen, dass die Person am Telefon einen Fehler gemacht hat. Am besten ist es immer noch, die Informationen schriftlich anzufordern.

Lassen Sie sich in jedem Fall nicht durch fehlende Informationen davon abhalten, die Florida Notice to Owner rechtzeitig zuzustellen. Die Statuten von Florida besagen, dass „Fehler oder Auslassungen“ eine Baupartei nicht daran hindern, einen Anspruch geltend zu machen, solange sie sich im Wesentlichen an die Vorschriften gehalten hat, insbesondere an die Vorschriften über die vorgeschriebenen Fristen, die vorgeschriebenen Warnhinweise auf dem „Notice to Owner“-Formular und die vorgeschriebenen Empfänger der Mitteilung.

Bereiten Sie das „Notice to Owner“-Dokument vor

Wenn Sie alle Informationen bereit haben, müssen Sie nun das Dokument selbst vorbereiten. Beachten Sie, dass die Florida Statutes empfehlen, dass die Notice to Owner im Wesentlichen einem bestimmten Format entspricht und bestimmte Absätze enthält.

Vorbereitung des Formulars für die Notice to Owner in Florida

Nachfolgend finden Sie das Formular für die Notice to Owner gemäß Abschnitt 713.06(c) der Florida State Laws. Beachten Sie, dass das Gesetz vorschreibt, dass die Notice to Owner einen bestimmten Warnhinweis enthalten muss:

Die Notice to Owner in Florida muss vorzugsweise in der obigen Form abgefasst sein, obwohl dies keine zwingende Vorschrift ist. Sie können weitere Einzelheiten hinzufügen und die Formatierung anpassen, aber der Warnhinweis muss enthalten sein. Unter keinen Umständen dürfen Sie den Warnhinweis weglassen.

Muss ich für ein Projekt, das sich über mehrere Grundstücke erstreckt, verschiedene Bekanntmachungen erstellen?

Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, wie viele Verträge und Eigentümer beteiligt sind. Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das mehrere Grundstücke umfasst, können Sie im Allgemeinen eine einzige Benachrichtigung an den Eigentümer zustellen, wenn a) es nur einen Vertrag gibt, in dessen Rahmen Sie die Dienstleistung erbringen, und b) es nur einen Eigentümer des Grundstücks gibt.

Immobilienentwicklungen zum Beispiel umfassen in der Regel mehrere Grundstücke. Solange Ihre Dienstleistungen für diese Grundstücke alle im Rahmen desselben Vertrags erbracht werden und diese Grundstücke alle demselben Eigentümer gehören, müssen Sie nur eine Mitteilung an den Eigentümer vorbereiten.

Wenn das Eigentum an mehreren Grundstücken auf mehrere Eigentümer aufgeteilt ist, ist es am sichersten, getrennte Mitteilungen an den Eigentümer vorzubereiten und sie jedem Eigentümer entsprechend zuzustellen.

Der Grundgedanke ist, dass Sie für jedes Grundstück, an dem Sie ein mechanisches Pfandrecht anmelden können, eine Mitteilung an den Eigentümer zustellen sollten. Wenn verschiedene Eigentümer an mehrere Grundstücke gebunden sind, selbst wenn Sie im Rahmen eines Vertrags arbeiten, müssen Sie möglicherweise mehrere mechanische Pfandrechte einreichen.

Das bedeutet, dass in Florida von Ihnen erwartet wird, dass Sie Ihr Recht, ein mechanisches Pfandrecht für jedes Grundstück einzureichen, das verschiedenen Parteien gehört, schützen.

Servieren Sie die Notice to Owner

Wenn Sie die Notice to Owner fertig haben, müssen Sie sie an die entsprechenden Parteien senden.

Florida Notice to Owner Common Questions

Wem soll ich die Notice to Owner senden?

Das vorgeschlagene Formular (siehe oben) empfiehlt auch, dass Sie die Parteien angeben, denen Sie die Notice to Owner zustellen. Section 713.06(2) besagt grundsätzlich, dass:

• Ein Sub-Subunternehmer oder ein Materialbeauftragter eines Subunternehmers muss dem Auftragnehmer eine Kopie der Mitteilung zustellen
• Ein Materialbeauftragter eines Sub-Subunternehmers muss dem Auftragnehmer eine Kopie der Mitteilung an den Eigentümer zustellen
• Ein Materialbeauftragter eines SubSubunternehmer muss die Mitteilung an den Bauherrn dem Subunternehmer zustellen, wenn er den Namen und die Adresse des Subunternehmers kennt
• Ein Baubeteiligter, der eine Mitteilung an den Bauherrn einreichen muss, muss auch eine Kopie an den vom Bauherrn benannten Vertreter zustellen, der in der Mitteilung über den Baubeginn genannt ist, falls zutreffend

Im Allgemeinen ist es am besten, die Mitteilung an den/die Grundstückseigentümer, den Generalunternehmer, den Kreditgeber (falls zutreffend) und alle anderen Parteien zu senden, die in der Vertragskette über Ihnen stehen.
Wenn der Immobilieneigentümer einen Bevollmächtigten in der Mitteilung über den Baubeginn angegeben hat, müssen Sie Ihre Mitteilung über den Baubeginn unbedingt auch an diesen Bevollmächtigten schicken.

Wann muss die Mitteilung an den Eigentümer zugestellt werden?

Die Mitteilung an den Bauherrn kann vor Beginn der Arbeiten an einem Projekt oder innerhalb von 45 Tagen nach Beginn der Bereitstellung von Arbeitskräften oder Materialien für das Projekt versandt werden.

Bei der Herstellung von Materialien beginnt der erste Arbeitstag mit dem Tag der Herstellung. Die Materialien müssen nicht in das Projekt eingebaut werden, damit die 45-Tage-Frist zu laufen beginnt.

Beachten Sie auch, dass die Zustellung der Mitteilung an den Bauherrn nur dann zum Zeitpunkt des Versands wirksam ist, wenn das Dokument innerhalb von 40 Tagen nach Beginn der Leistungserbringung für das Projekt versandt wird (gemäß Abschnitt 713.18 der Statuten von Florida). Andernfalls gilt die Notice to Owner zum Zeitpunkt des Eingangs als zugestellt.

Es gilt als beste Geschäftspraxis, die Notice to Owner so früh wie möglich zuzustellen. Wenn es möglich ist, müssen Sie die Notice to Owner zustellen, noch bevor Sie mit den Arbeiten an einem Projekt beginnen. Wenn Sie die Notice to Owner erst kurz vor Ablauf der Frist vorbereiten, kann dies zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen, was sich fatal auf Ihre Pfandrechte auswirken kann.

Wie sollte die Notice to Owner zugestellt werden?

Die Notice to Owner kann durch persönliche Übergabe oder per Einschreiben, Global Express Guaranteed oder zertifizierter Post zugestellt werden, wobei das Porto im Voraus bezahlt werden muss. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Dokumentation oder einen Nachweis aufbewahren, dass Sie die Benachrichtigung verschickt haben und dass sie eingegangen ist.

Denken Sie daran, eine Benachrichtigung an den Eigentümer an jeden Grundstückseigentümer in einem Projekt zu senden, insbesondere wenn das Projekt mehrere Parzellen und Grundstücke umfasst, die verschiedenen Parteien gehören. Denken Sie daran, dass Sie eine Mitteilung an den Eigentümer senden, um Ihre Pfandrechte zu schützen. Sie müssen also eine Mitteilung an jeden Grundstückseigentümer senden, der möglicherweise Ihre Pfandrechtsforderung erhält.

Was ist, wenn das Eigentum an einem Grundstück auf ein verbundenes Unternehmen übertragen wird? Sollte ich dem/den neuen Eigentümer(n) eine weitere Mitteilung an den Eigentümer zustellen?

Der Fall Marble Unlimited, Inc. v. Weston Real Estate Investment Corporation in Florida befasst sich mit dieser Frage. Das Berufungsgericht entschied, dass die Übertragung des Eigentums an einer Immobilie auf ein verbundenes Unternehmen keine neue Benachrichtigung des Eigentümers auslösen darf. Das Gericht führte weiter aus, dass Unternehmenseigentümer, wenn sie dies zulassen, den Eigentümerwechsel ausnutzen könnten, um gültige Pfandrechtsansprüche zu vereiteln.

Das bedeutet, dass Sie, wenn das Eigentum an einer Immobilie auf ein verbundenes Unternehmen übertragen wird, keine weitere Mitteilung an den Eigentümer zustellen müssen. Es gibt jedoch noch keine Regelung für Fälle, in denen die neuen Eigentümer nicht mit den bisherigen Eigentümern verbunden sind.

Best Practices When Preparing and Serving the Florida Notice to Owner

Servieren Sie die Notice to Owner so früh wie möglich

Seien Sie sich darüber im Klaren, dass das Versäumen der Frist für die Notice to Owner fatal für Ihren Pfandrechtsanspruch ist. Sie sollten dies im Hinterkopf behalten und es zu einem Teil Ihrer Projektabläufe machen, so früh wie möglich eine Florida Notice to Owner zu versenden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine Notice to Owner zustellen müssen oder nicht, sollten Sie auf Nummer sicher gehen und die Mitteilung trotzdem zustellen, um Ihre Pfandrechte zu schützen.

Erinnern Sie sich daran, die Notice to Owner an alle Parteien in der Vertragskette zuzustellen

Wenn Sie eine Notice to Owner zustellen, stellen Sie sicher, dass Sie sie an alle Parteien in der Vertragskette zustellen. Dies betrifft alle Parteien, die zwischen Ihnen und dem Eigentümer der Immobilie stehen. Wenn Sie beispielsweise ein Subunternehmer sind, müssen Sie die Eigentümermitteilung in Florida nicht nur Ihrem Subunternehmer zustellen, sondern auch dem Generalunternehmer und dem Grundstückseigentümer.

Bewahren Sie ein Dokument auf, das beweist, dass Sie die Eigentümermitteilung ordnungsgemäß zugestellt haben

Florida ist sehr streng, was die Anforderungen an die Eigentümermitteilung angeht, stellen Sie also immer sicher, dass Sie einen Zustellungsnachweis haben, wenn Sie eine Eigentümermitteilung zustellen. Bewahren Sie alle Zustellungsbelege auf und verfolgen Sie sie. Wenn Sie die Notice to Owner persönlich zustellen, bitten Sie den Empfänger der Benachrichtigung, eine Empfangsbestätigung zu unterschreiben.

3 häufige Fehler bei der Vorbereitung und Zustellung der Notice to Owner in Florida

Fristenüberschreitung

Dies ist der gefährlichste Fehler, den man bei der Notice to Owner in Florida machen kann. Der Staat duldet keine verspätete Zustellung der Notice to Owner, d. h. Sie dürfen mit der Zustellung nicht bis zur letzten Minute warten.

Denken Sie daran, dass die Notice to Owner bereits vor Beginn der Arbeiten an einem Projekt eingereicht werden kann. Es empfiehlt sich, die Mitteilung an den Eigentümer so früh wie möglich zu versenden.

Nichtaufnahme der erforderlichen Warnung in das Dokument

Der Warnhinweis muss in Ihrer Mitteilung an den Eigentümer erscheinen. Sie können bei der Formatierung großzügig sein und mehr Informationen als nötig aufnehmen, aber lassen Sie keine der Informationen weg, die Sie nach den staatlichen Gesetzen angeben müssen.

Erforderliche Informationen in der Eigentümerbenachrichtigung in Florida:

• Name und Anschrift des Eigentümers
• Allgemeine Beschreibung der Dienstleistungen oder Materialien
• Grundstücksbeschreibung, die zur Identifizierung ausreicht
• Name des Vermieters und Adresse
• Warnmeldung

Fehlende Zustellung an die richtigen Parteien

Auch wenn dieser Fehler nicht notwendigerweise fatal für Ihr mechanisches Pfandrecht ist, kann er dazu führen, dass Sie Probleme bekommen, die Sie sonst vermeiden könnten.

Die Benachrichtigung des Eigentümers ist eine gute Möglichkeit, die wichtigsten Parteien in der Vertragskette auf dem Laufenden zu halten. Manchmal wollen Eigentümer und Kreditgeber sicherstellen, dass alle Parteien bezahlt werden, so dass Sie mit der Notice to Owner bezahlt werden können, ohne ein mechanisches Pfandrecht geltend machen zu müssen.

Beachten Sie jedoch, dass die Notice to Owner nicht mit einem mechanischen Pfandrecht gleichzusetzen ist. Dieses Dokument belastet eine Immobilie nicht, da es nicht bei einem Bezirksamt eingereicht oder eingetragen werden muss. Die Einreichung des mechanischen Pfandrechts ist immer noch Ihr bestes Mittel, wenn es zu Zahlungsstreitigkeiten kommt.

Weitere Lektüre

• Wie man ein mechanisches Pfandrecht in Florida einreicht
• Vorläufige Mitteilung und Mitteilung über die Absicht, ein Pfandrecht zu bestellen: So sichern Sie Ihre Pfandrechte
• Leitfaden zur Ankündigung des Beginns der Arbeiten: Warum, wann und wie man sie einreicht