Elon University

1.0 Zweck

Der Zweck dieser Richtlinie ist es, sicherzustellen, dass die elektronischen Postdienste (E-Mail) von Elon für die Universitätsgemeinschaft verfügbar und zuverlässig bleiben und für Zwecke verwendet werden, die dem Auftrag der Universität entsprechen.

2.0 Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Mitglieder der Elon-Gemeinschaft, die das E-Mail-System nutzen.

3.0 Richtlinie

3.1 Verwendung von E-Mail-Adressen und -Konten der Universität Elon

Elons E-Mail ist ein offizielles Kommunikationsmittel für Personen, die Mitglieder der Elon-Gemeinschaft sind. Daher sollten die offiziellen Kommunikationsmechanismen der Universität (einschließlich, aber nicht beschränkt auf offizielle Massen-E-Mails und Kurs-E-Mails) regelmäßig gelesen werden, da sie sich auf die alltäglichen Aktivitäten und Verantwortlichkeiten auswirken können. Die Verteilerlisten für Massen-E-Mails an alle Studenten, alle Dozenten und/oder alle Mitarbeiter werden von Instructional and Campus Technologies (I&CT) auf der Grundlage der von der Personalabteilung zur Verfügung gestellten Listen der derzeitigen Dozenten und Mitarbeiter und der vom Einwohnermeldeamt bereitgestellten Listen der derzeitigen Studenten verwaltet. Für diese Listen gibt es keine Ausnahmeregelung.

E-Mail ist ein Privileg, dessen Nutzung mit einer gewissen Verantwortung verbunden ist. Von allen Nutzern wird erwartet, dass sie sich bei der E-Mail-Kommunikation an die Grenzen des Anstands, des Gesetzes, der Ethik, des gesunden Menschenverstands und des guten Geschmacks halten. Ein Benutzer von Elon’s Electronic Mail sollte sein Konto pflegen, indem er keine großen Dateien oder große Mengen an E-Mails speichert. Um die ständige Verfügbarkeit von Speicherplatz zu gewährleisten, sollten E-Mail-Nachrichten nicht länger als 90 Tage im System gespeichert werden. Wenn es notwendig ist, eine Nachricht länger als 90 Tage aufzubewahren, sollte der Benutzer die Nachricht auf seinen Computer herunterladen.

Um die Sicherheit der E-Mail-Konten zu gewährleisten, müssen alle Passwörter einmal im Jahr geändert werden, aber jeder wird aufgefordert, das Passwort alle 120 Tage zu ändern. Ein Passwort sollte komplex und schwer zu erraten sein – siehe die Passwortrichtlinie der Elon University. Der Benutzer sollte von allen wichtigen Nachrichten und Dateien eine Sicherungskopie anfertigen, um den Verlust von Informationen zu verhindern, und alle Sicherheitsbedenken unverzüglich dem Campus Technology Support unter der Nummer 278-5200 melden.

3.2 Schutz elektronischer Kommunikationsdienste

Die Systeme der Elon University überprüfen ein- und ausgehende E-Mails auf Inhalte, die als Spam bezeichnet werden können. Wenn Spam-Zeichen gefunden werden, kann die Nachricht markiert oder unter Quarantäne gestellt werden. Elon prüft auch routinemäßig alle E-Mails auf Viren. Die Überprüfung auf Viren kann auch zu einer Änderung der Kopfzeilen der E-Mail oder zu weiteren Konsequenzen führen, wie im Folgenden erläutert wird.

Aufgrund der potenziell schädlichen Natur des Inhalts vieler Nachrichten oder Anhänge stellt Instructional & Campus Technologies derzeit:

• keine Nachrichten zu, die Anhänge enthalten, die von unserem aktuellen Antivirensystem als Würmer identifiziert wurden.
• Löscht Anhänge, die von unserem aktuellen Antivirenanbieter als Viren identifiziert wurden, und ersetzt sie durch eine Datei namens „deleted.txt“
• Blockiert Nachrichten von externen Absendern, die sich nicht ordnungsgemäß per DNS identifizieren (einige Spammer verwenden unsachgemäß konfigurierte SMTP-Server, um ihre wahre Identität zu verschleiern).

Die Universität von Elon behält sich das Recht vor, andere eingehende E-Mails zu blockieren, die Merkmale von Spam, Viren, Trojanern oder anderen Dingen aufweisen, die die Netzwerkinfrastruktur oder -dienste des Campus bedrohen könnten.

Die E-Mail-Dienste von Elon begrenzen außerdem die Größe eingehender Nachrichten auf 15 MB (einschließlich Anhängen).

Die Universität von Elon ist Eigentümerin des E-Mail-Systems und behält sich das Recht vor, alle E-Mails oder Dateien zu untersuchen. Die Systemadministratoren sehen von der Prüfung von E-Mails und Dateien ab und behandeln sie vertraulich, es sei denn, sie werden vom Präsidenten, dem Prorektor, dem Vizepräsidenten für Wirtschaft, Finanzen und Technologie oder dem stellvertretenden Vizepräsidenten für Technologie/CIO angewiesen.

Ausgehende E-Mails

– Alle ausgehenden E-Mails müssen über die E-Mail-Relay-Dienste der Universität weitergeleitet werden.
– Nachrichten mit einer Größe von bis zu 15 MB (einschließlich Anhängen) können über die E-Mail-Dienste von Elon versandt werden.

3.3 Datenschutz

Persönliche Daten sollten nicht elektronisch über das E-Mail-System der Universität Elon übermittelt werden. Persönliche Informationen sind definiert als der Vor- und Nachname einer Person in Verbindung mit einem der folgenden Punkte:

• Sozialversicherungsnummer
• Führerscheinnummer
• Finanzkontonummer
• Kredit- oder Debitkartennummer
• Jeder Sicherheitscode oder jedes Passwort, der bzw. das Zugang zum Finanzkonto einer Person verschaffen könnte

Benutzer sollten bei der Verwendung von E-Mail zur Übermittlung vertraulicher oder sensibler Angelegenheiten äußerste Vorsicht walten lassen und nicht davon ausgehen, dass E-Mail privat und vertraulich ist. Es ist besonders wichtig, dass die Benutzer darauf achten, Nachrichten nur an den/die vorgesehenen Empfänger zu senden. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn bei der E-Mail-Korrespondenz die Befehle „reply“ oder „reply all“ verwendet werden.

3.4 Missbrauch von E-Mail

Die E-Mail-Dienste der Elon University dürfen nicht für den Versand von kommerziellen oder unerwünschten Massen-E-Mails verwendet werden. Sie dürfen nicht zum Versenden von Nachrichten (z. B. große Mengen von E-Mail-Nachrichten oder extrem große einzelne E-Mail-Nachrichten) mit der Absicht verwendet werden, einen Server oder das Konto einer Person auf einem Server zu stören.

Um die Verfügbarkeit der E-Mail-Dienste in Elon zu schützen, sollten die Benutzer davon absehen, Kettenbriefe, Urlaubskarten oder ähnliches an mehr als ein paar Personen zu senden. Unerlaubte Nachrichten, die an große Gruppen gesendet werden, können die E-Mail-Dienste in negativer Weise beeinflussen. Wenn ein Benutzer Fragen dazu hat, ob er eine Nachricht an eine große Gruppe senden soll oder nicht, sollte er sich an einen Vorgesetzten wenden oder den stellvertretenden Vizepräsidenten für Technologie kontaktieren.

Im Folgenden finden Sie eine nicht erschöpfende Liste von Beispielen für E-Mail-Missbrauch:

• Übermäßige persönliche Nutzung
• Einmischung in die E-Mail-Nutzung anderer
• Absichtlicher unbefugter Zugriff auf die E-Mails anderer
• Versenden von „Spams“, Kettenbriefen, Kettenbriefe, Briefbomben oder jede andere Art der weit verbreiteten Verbreitung unerwünschter E-Mails
• Fälschen von E-Mails
• Erwecken des Eindrucks, dass Sie die Universität vertreten, wenn Sie dazu nicht befugt sind
• Nutzung von E-Mails für kommerzielle Aktivitäten
• Versenden von beleidigenden oder missbräuchlichen Nachrichten
• Ungesetzliche Aktivitäten
• Spoofing,
• Das Fälschen, Ändern oder Entfernen von E-Mail-Kopfzeilen ist ebenfalls verboten
• Nicht das Konto eines anderen Benutzers verwenden

Sofortige Meldung von Problemen mit E-Mails an den Campus Technology Support unter [email protected] oder telefonisch unter (336) 278-5200. Verstöße sollten dem Systemadministrator unter [email protected] oder dem stellvertretenden Vizepräsidenten für Technologie/CIO gemeldet werden.

Verstöße gegen diese oder eine andere Richtlinie der Elon University können disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen, die bis zur Suspendierung oder Kündigung reichen können.