Electronic Data Interchange (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) ist die Übertragung von Daten von einem Computersystem zu einem anderen durch standardisierte Nachrichtenformatierung, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. EDI ermöglicht es mehreren Unternehmen – möglicherweise in verschiedenen Ländern -, Dokumente elektronisch auszutauschen. Die Daten können über serielle Verbindungen und Peer-to-Peer-Netze ausgetauscht werden, wobei die meisten Verbindungen derzeit über das Internet laufen.

Eine EDI-Nachricht enthält eine Folge von Datenelementen, von denen jedes einen einzelnen Sachverhalt darstellt, z. B. einen Preis, eine Produktmodellnummer usw., die durch ein Trennzeichen getrennt sind. Die gesamte Zeichenfolge wird als Datensegment bezeichnet. Ein oder mehrere Datensegmente, die von einem Header und einem Trailer eingerahmt werden, bilden einen Transaktionssatz, der die EDI-Übertragungseinheit darstellt (entspricht einer Nachricht). Ein Transaktionssatz besteht oft aus dem, was normalerweise in einem typischen Geschäftsdokument oder Formular enthalten ist.

Beim Senden eines EDI-Dokuments müssen sich beide Parteien oder Handelspartner an dieselben Regeln halten. Diese Standards legen fest, wo und wie die Informationen aus dem Dokument zu finden sind. Die Übersetzungssoftware verarbeitet die Informationen für gesendete und empfangene Nachrichten unterschiedlich und führt bei jedem Schritt eine vollständige Prüfung durch, um sicherzustellen, dass die Informationen im EDI-Format gesendet oder empfangen werden. Wenn der Übersetzer auf dem empfangenden Computer ein Dokument liest, weiß er, wo er zum Beispiel den Firmennamen des Käufers, die Bestellnummer, die Einkaufspositionen und den Preis finden kann. Diese Informationen werden dann an das Auftragserfassungssystem des Empfängers übermittelt, ohne dass eine manuelle Auftragserfassung erforderlich ist.

EDI gilt für Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und Kommissionsverkaufsberichte sowie für andere wichtige oder vertrauliche Informationen. So kann beispielsweise eine Versicherungsgesellschaft über einen EDI-Austausch überprüfen, ob ein Antragsteller einen Führerschein besitzt.

EDI wird vor allem von großen Unternehmen eingesetzt, um ein einheitliches Verarbeitungssystem zu haben, das Effizienz ermöglicht. Kosten, Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz sind die Hauptvorteile von EDI. Das System ist teuer in der Implementierung und erfordert in der Regel die Hilfe eines auf diesem Gebiet spezialisierten Beraters.

EDI konkurriert mit XML, das auf Tags zur Organisation von Daten beruht. Es kann auch mit Anwendungsprogrammierschnittstellen (API) konkurrieren, einem Code, der die Kommunikation zwischen zwei Softwareprogrammen ermöglicht. Ähnlich wie bei EDI fehlt bei API ein Standard für die Benutzer, was es für verschiedene Unternehmen schwierig macht, Informationen über APIs auszutauschen.

Durch die Verwendung von EDI-Systemen entfällt die Notwendigkeit – und damit auch die Kosten -, Papierdokumente zu drucken, abzulegen, zu speichern, zu versenden und abzurufen. Ziel ist es, das Papier loszuwerden und dafür zu sorgen, dass alle mit derselben Rechnung arbeiten, so dass die Informationen leicht verarbeitet und gelesen werden können.

Einigen Benutzern, z. B. Ärzten, die Informationen aus dem Gesundheitswesen übermitteln, mag EDI lästiger sein als Papier, aber die Standardisierung und elektronische Umwandlung zahlt sich langfristig aus.

Die Automatisierung papierbasierter Aufgaben verbessert die Datenqualität, und Transaktionen werden innerhalb von Sekunden oder Minuten statt Tagen oder Wochen ausgetauscht. Durch EDI gewinnen die Mitarbeiter Zeit für wichtigere Aufgaben. Geschäftskritische Daten werden pünktlich gesendet und in Echtzeit verfolgt, indem der Datentransfer zwischen Anwendungen innerhalb einer Lieferkette automatisiert wird.

Die verschiedenen EDI-Standards sind auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen oder Regionen oder andere Spezifikationen ausgerichtet. ANSI ASC X12 (X12) wird in den USA routinemäßig verwendet, und EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) wird außerhalb der USA eingesetzt. Darüber hinaus gibt es zahlreiche andere Standards, die sich auf bestimmte Branchen beziehen, wie z.B. VDA für die deutsche Automobilindustrie.

Die Data Interchange Standards Association (DISA), ein Unternehmen, das die Standards für den elektronischen Geschäftsverkehr in verschiedenen Branchen entwickelt und verbreitet, unterstützt ASC X12. X12. Dreimal im Jahr arbeiten X12-Mitglieder aus verschiedenen Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen zusammen, um neue Versionen des Standards zu entwickeln.

EDI-Systeme

Die verschiedenen Arten von EDI werden je nach Bedarf, Fähigkeiten und Budget des Unternehmens implementiert – zur Unterstützung mehrerer gleichbleibender Geschäftspartner, zur Unterstützung von Partnern in aller Welt oder in anderen Situationen. Zu den Methoden gehören Direkt-EDI (Punkt-zu-Punkt), EDI über VAN oder EDI-Netzwerkdienstleister, EDI über E S2, EDI über FTP/VPN, SFTP oder FTPS, Web- und mobiles EDI sowie EDI-Outsourcing.

Direktes EDI: Bei direktem EDI wird eine Verbindung zwischen zwei Geschäftspartnern hergestellt. Größere Unternehmen können sich für diese Methode entscheiden, wenn sie täglich zahlreiche Transaktionen mit demselben Partner haben.

EDI über VAN (value-added network), EDI Network Services Provider: Dieses Modell schützt die Unternehmen vor den Komplikationen, die sich aus der Unterstützung der vielen Kommunikationsprotokolle ergeben, die bei der Zusammenarbeit mit mehreren Geschäftspartnern erforderlich sind. Es handelt sich um ein sicheres Netz, über das Dokumente zwischen Geschäftspartnern übertragen werden.

EDI via Applicability Statement Version 2 (AS2): Dieses Kommunikationsprotokoll dient dem sicheren Austausch von Daten über das Internet. Zwei Computer (ein Client und ein Server) verbinden sich in einem Punkt-zu-Punkt-Modus über das Internet. AS2 wird sicher in einem Umschlag versandt, der digitale Zertifikate und Verschlüsselung verwendet.

EDI via FTP/VPN, SFTPS, FTPS: File Transfer Protocol (FTP) over Virtual Private Network (VPN), Secure File Transfer Protocol (SFTP) oder File Transfer Protocol Secure (FTPS) tauschen Dokumente über das Internet aus und verbinden Geschäftspartner direkt. Bei diesen Protokollen werden die Daten während der Übertragung von einem Unternehmen zum anderen verschlüsselt, um sensible Informationen zu schützen. Die Daten werden bei der Ankunft entschlüsselt.

Web-EDI: EDI wird über einen Internet-Browser geleitet, wobei papierbasierte Dokumente in Web-Formulare dupliziert werden, die Felder enthalten, in die die Benutzer Informationen eingeben. Diese werden dann automatisch in eine EDI-Nachricht umgewandelt und über sichere Internetprotokolle versandt.

Mobiles EDI: Diese Methode ermöglicht die Übertragung von Dokumenten über mobile Geräte.

Managed Services: Bei Managed-Services-Systemen wird die Kontrolle der EDI-Dokumente an einen Drittanbieter ausgelagert.

Geschäftsanforderungen und -prozesse bestimmen, welches EDI-System eingeführt werden soll. Bevor Sie in Ihrem Unternehmen auf EDI umstellen, sollten Sie eine Managementstruktur einrichten. Die Mitglieder des Teams sollten über EDI- und Führungserfahrung verfügen. Legen Sie dann Prioritäten für die Einführung fest und analysieren Sie, welche Geschäftsbereiche am meisten von EDI profitieren werden. Wählen Sie einen EDI-Netzwerkanbieter, der sich auf Ihre geschäftlichen Anforderungen konzentriert. Anschließend müssen EDI und die Daten in das Unternehmen integriert werden.

Um zu skizzieren, wie die Daten in der EDI-Transaktion mit den Daten im internen System korrelieren, erstellen Sie eine Karte, die festlegt, wo jedes eingehende Feld hingehört und ob die Daten neu formatiert werden müssen. Testen Sie das System, bevor Sie es in Betrieb nehmen.