Die 2-Minuten-Regel und warum Sie mehr Zeit damit verbringen sollten, die einfachen Dinge richtig zu machen

Wenn Sie sich für persönliche Produktivität interessieren, haben Sie höchstwahrscheinlich zumindest von Getting Things Done (GTD) gehört – dem Produktivitätssystem, das darauf abzielt, jede Aufgabe, jede Idee und jedes Projekt, das sich derzeit in Ihrem Kopf befindet (wo sie dazu neigen, Sie zu stressen und hochzukochen, wenn Sie versuchen, sich zu konzentrieren), in ein organisiertes System außerhalb zu verschieben.

Das gesamte GTD-System ist es wert, dass Sie sich damit beschäftigen, aber es enthält eine oft übersehene Strategie, die Ihre Produktivität, Ihren Fokus und Ihr Zeitmanagement massiv verbessern kann: Die 2-Minuten-Regel.

Was ist die 2-Minuten-Regel in der Produktivität?

Um die Macht der 2-Minuten-Regel zu verstehen, müssen wir zuerst verstehen, wie sie in GTD passt.

Wir haben schon früher über die Grundlagen des GTD-Systems geschrieben, aber kurz gesagt, läuft das System auf 5 Schritte hinaus:

1. Erfassen. Schreiben Sie alles, was Sie tun müssen, an einem zentralen Ort auf. Dies kann ein Blatt Papier, ein Google Doc oder ein Projektmanagement-Tool sein.
2. Klären. Zerlegen Sie jede Aufgabe in einen umsetzbaren nächsten Schritt. Mit anderen Worten: Was müssen Sie als nächstes tun, um diesem Ziel näher zu kommen?
3. Organisieren. Verschieben Sie jede dieser umsetzbaren Aufgaben auf eine spezielle Liste:
   • Aktion: Dinge, die als nächstes zu tun sind
   • Warten auf: Aufgaben oder Projekte, die Sie delegiert haben oder für die Sie auf andere Personen warten
   • Projekte: Größere Aufgaben, die Sie in mehrere nächste Schritte aufteilen
   • Someday: Aufgaben, an denen Sie interessiert sind, die aber im Moment eine niedrige Priorität haben
4. Nachdenken. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Prioritäten neu zu bewerten und Ihre Listen wöchentlich oder täglich zu aktualisieren.
5. Engagieren Sie sich. Beginnen Sie damit, Ihre Aktionsliste der Reihe nach abzuarbeiten.

Es gibt noch viel mehr zu GTD als nur diese 5 Schritte. Wir wollen uns jedoch jetzt auf Schritt 2 konzentrieren. Während des Klärungsprozesses schlägt Allen vor: „Wenn es weniger als zwei Minuten dauert, dann tun Sie es jetzt.“

Warum ist das so?

Zwei Minuten sind eine meist willkürliche Zahl. Was Allen wirklich vorschlägt, ist, dass, wenn die Anstrengung, sich an eine Aufgabe zu erinnern, mehr ist, als sie jetzt zu erledigen, dann tun Sie es.

Das mag zwar wie eine offensichtliche Aussage erscheinen, aber es steckt eine verborgene Kraft darin.

Die Macht der kleinen Dinge

Die 2-Minuten-Regel gibt Ihnen nicht nur die Erlaubnis, E-Mails durchzugehen oder Besorgungen zu erledigen, sondern hilft auch, Ihren Geist zu entrümpeln.

Wir wissen bereits, dass der Mensch nicht multitaskingfähig ist. Und dass wir mehr als 23 Minuten brauchen, um uns zu konzentrieren, wenn wir zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln. Aber wir machen uns zu wenig Gedanken darüber, was uns eigentlich dazu veranlasst, Multitasking zu betreiben.

Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie bei einer sinnvollen Arbeit abgelenkt wurden. Abgesehen von den Unterbrechungen war es höchstwahrscheinlich eine kleine, scheinbar dringende Aufgabe, die Ihnen in den Sinn kam und Ihre Aufmerksamkeit ablenkte.

Anstatt an all diesen potenziellen Aufgaben festzuhalten, die Sie irgendwann erledigen müssen, schaffen Sie sie aus dem Weg, damit Sie sich mehr auf das Wesentliche konzentrieren können.

Wenn Sie die verbleibenden Punkte von Ihrer Aufgabenliste streichen, haben Sie mehr geistigen Freiraum, um sich wirklich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Produktivität mit der 2-Minuten-Regel steigern können. Click To Tweet

Das Erledigen kleiner Aufgaben hat aber noch weitere Vorteile:

• Das Erledigen von Dingen gibt uns Kraft. Es gibt einen Grund, warum wir bei der Erledigung einfacher Aufgaben so viel Freude empfinden. Laut dem Berater und Autor John Brubaker steigt oder sinkt unser Selbstvertrauen je nach unserer Fähigkeit, Fortschritte zu machen. Je mehr Dinge wir tun, desto selbstbewusster werden wir und desto mehr sehen wir uns als „produktive Menschen“
• Jeder Fortschritt steigert die Dynamik (und die Stimmung): Egal, wie klein die Aufgabe ist – ob Sie eine E-Mail beantworten oder recherchieren, wie ein Blog heißen soll – Studien haben gezeigt, dass das Abhaken einer Aufgabe von Ihrer To-Do-Liste Ihnen einen Schwung verleiht und Ihre Stimmung hebt.
• Kleine Schritte werden zu Gewohnheiten: Wenn eine Aufgabe leicht zu erledigen und schnell abgeschlossen ist, ist es viel einfacher, sie zur Gewohnheit werden zu lassen. Wie der Autor von Atomic Habits, James Clear, erklärt: „Wenn man einmal angefangen hat, das Richtige zu tun, ist es viel einfacher, es auch weiterhin zu tun.“

Das Schwierige an kleinen Aufgaben: Was ist, wenn man nicht weiß, wie lange man für eine Aufgabe braucht?

Das ist natürlich einfacher, als es klingt. Menschen sind notorisch schlecht darin, abzuschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern wird, selbst wenn wir diese Aufgabe schon einmal erledigt haben (Psychologen nennen dies den Planungsfehler).

Wenn Sie versuchen, die 2-Minuten-Regel umzusetzen, kann es passieren, dass Sie Stunden mit der „einfachen“ E-Mail verbringen, die Sie schreiben wollten. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, wie Sie die Dauer einer Aufgabe besser einschätzen können.

Zuerst sollten Sie Ihre Denkweise ändern, indem Sie das anwenden, was Psychologen „Referenzklassenprognose“ nennen. Das ist im Grunde ein schickes Wort für die Umstellung Ihrer Herangehensweise von der Frage „Wie lange habe ich in der Vergangenheit dafür gebraucht?“ auf „Wie lange brauchen Leute wie ich für diese Art von Projekt?“

Als Nächstes können Sie, um ehrlich zu sein, ein Tool wie RescueTime verwenden, das Ihnen genau sagt, wie viel Zeit Sie jeden Tag benötigen.

Der Bericht Anwendungen &Websites in RescueTime kann Ihre digitale Zeit sogar nach den spezifischen Anwendungen, Websites und sogar Dokumentennamen und Fenstern aufschlüsseln, die Sie verwenden (damit Sie sehen können, wie viel Zeit Sie für bestimmte Projekte oder E-Mails aufwenden).

(Vergessen Sie auch die kleineren Aufgaben nicht. Wir haben bereits darüber geschrieben, wie Sie Ihre „Long Tail“-Aufgaben identifizieren und abarbeiten können.

3 kleine Dinge, die du jetzt tun kannst, um dir mehr geistigen Freiraum und Fokus zu verschaffen

Kleine Dinge zu erledigen ist eine der besten Methoden, um deinen Geist zu klären, dir mehr Raum zum Konzentrieren zu geben und sogar dein Selbstvertrauen, deinen Schwung und deine Stimmung zu verbessern.

Der AirBnB-Entwickler Jonathan White sagte uns:

„Je mehr man sich mit den produktivsten Menschen beschäftigt, desto mehr stellt man fest, dass sie nicht nur hart arbeiten, sondern zunächst die kleinen Dinge optimieren, die sie jeden Tag tun.“

Hier sind 3 kleine Dinge, die Sie sofort tun können, um sich Gewohnheiten anzueignen, die Ihnen jeden Tag mehr Raum und Zeit verschaffen.

Beantworten Sie das „Warum“ und „Was“ für jede Ihrer regelmäßig anberaumten Besprechungen

Besprechungen sind eines der „notwendigen Übel“ an den meisten Arbeitsplätzen. Zwar sind die Absichten der Einberufer meist gut (z.B. alle auf dem Laufenden zu halten). Die Ergebnisse stehen jedoch nicht immer im Einklang mit der Mühe, der Zeit und der Energie, die sie kosten.

Laut der British Psychological Society verursachen unproduktive Besprechungen den US-Unternehmen jedes Jahr Verluste in Höhe von 37 Milliarden Dollar. Zum Glück können Sie das Problem der unproduktiven Meetings in weniger als 2 Minuten lösen.

So erklärt es Michael Lopp, VP of Engineering bei Slack, in seinem Blog. Werfen Sie zunächst einen Blick auf Ihren Kalender und fragen Sie sich: „Welchen Wert schafft jedes Meeting?“

In einer Sekunde sollten Sie diese Frage beantworten können. Wenn Sie das nicht können, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Besprechung abgesagt oder in etwas anderes umgewandelt werden sollte (z. B. eine E-Mail oder ein Telefonat).

Schreiben Sie als Nächstes für jede Besprechung drei Fragen auf, die Sie gerne beantwortet haben möchten. Das sollte weniger als eine Minute dauern und bringt zwei wichtige Ergebnisse mit sich. Wie Lopp erklärt:

„Erstens steckt es meine Ziele für dieses Treffen ab. Was steht für mich im Vordergrund und was werde ich fragen, wenn ich die Gelegenheit dazu habe?

„Zweitens, wenn mir keine drei Fragen einfallen, frage ich mich: ‚Warum gehe ich zu diesem Treffen?‘ Besprechungen sind wie ein Virus. Sie infizieren und vermehren sich. Je länger sie existieren, desto eher vergessen die Menschen, warum die Besprechung einberufen wurde.

„Wenn ich mehr als 30 Sekunden brauche, um über meine drei Fragen nachzudenken, oder wenn mir keine einzige Frage einfällt, die ich stellen möchte, sage ich die Besprechung mit einer klaren Erklärung ab.“

Setzen Sie Bürozeiten für Unterbrechungen, E-Mails und Gespräche fest

So wie Sie die 2-Minuten-Regel nutzen können, um kleine Aufgaben zu erledigen und Ihre Zeit und Ihren Fokus freizugeben, kann eine schnelle Änderung des Zeitplans dasselbe für Besprechungen, Unterbrechungen und Ablenkungen bewirken.

Als wir Hunderte von RescueTime-Benutzern zum Thema Unterbrechungen bei der Arbeit befragten, stellten wir fest, dass 98 % der Menschen nicht durch den Tag kommen, ohne zumindest ein paar Mal unterbrochen zu werden (wobei 52 % sagten, dass sie häufig unterbrochen werden!)

Allerdings hatten nur 13 % mit einem Chef oder Kollegen über dieses Problem gesprochen.

Anstatt unerwarteten Unterbrechungen ausgeliefert zu sein oder sich darüber zu beschweren, ohne eine Lösung zu finden, sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen und jeden Tag eine bestimmte Zeit für sie reservieren?

Betrachten Sie dies als Ihre persönlichen „Bürozeiten“ – Zeiten während des Tages oder der Woche, in denen Sie für alles zur Verfügung stehen, was nicht zu Ihrer eigentlichen Arbeit gehört. Wenn sich jemand im Laufe des Tages mit einer Anfrage an Sie wendet oder „schnell über eine Idee plaudern“ möchte, schicken Sie ihm einen Link zu Ihren Bürozeiten.

Dadurch ersparen Sie sich nicht nur unerwartete Unterbrechungen während des Tages, sondern wissen auch genau, wie Sie mit jeder Anfrage umgehen müssen, ohne dass sie Ihre Konzentration beeinträchtigt.

Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf (und Ihren Desktop)

Wir werden unglaublich von unserer Umgebung beeinflusst. Und obwohl nur wenige Menschen daran denken, ihre Arbeitsumgebung zu verbessern, können einige einfache Änderungen einen tiefgreifenden Einfluss auf Ihre Fähigkeit haben, sich zu konzentrieren und Dinge zu erledigen.

Zunächst sollten Sie sich Gedanken über Ihren Standort machen. Neurowissenschaftlern der Princeton University zufolge konkurriert Unordnung in Ihrer Umgebung um Ihre Aufmerksamkeit und kann zu Leistungseinbußen und erhöhtem Stress führen.

Das bedeutet nicht nur, dass Sie Ihren Schreibtisch aufräumen müssen. Sondern auch darauf zu achten, welche Erinnerungen Sie jeden Tag in Ihrem direkten Blickfeld platzieren. Gibt es einen Stapel Bücher, mit dem Sie sich schon lange beschäftigen wollten? Oder Klebezettel, die Sie an Aufgaben erinnern?

Wie Michael Lopp schreibt, kann es Ihnen langfristig helfen, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um „kleine kaputte Dinge zu reparieren“.

„Es gibt fünf weitere kleine kaputte Dinge auf meinem Schreibtisch, die ich in weniger als 10 Minuten reparieren könnte. Das sind kleine kaputte Dinge, auf die ich seit einem Monat starre und über die ich mich gestresst habe, und in 10 Minuten ist diese sich aufbauende Schuld besser. Diese 10 Minuten haben das Stehen an meinem Schreibtisch fröhlicher gemacht.“

Die gleichen Entrümpelungsratschläge gelten auch für unsere digitalen Geräte:

• Wie viele Tabs haben Sie derzeit in Ihrem Browser geöffnet?
• Wie sieht es mit Tools aus, mit denen Sie täglich hin- und herwechseln?
• Sind Ihr Desktop und Ihr Download-Ordner bis zum Rand gefüllt?

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um Ihre digitale Unordnung zu reduzieren und Ihre Arbeitsumgebung zu konzentrieren. Wenn Sie Hilfe benötigen, kann RescueTime Ihnen ein genaues Bild von den Tools geben, die Sie täglich verwenden, und davon, was Ihre Aufmerksamkeit in Anspruch nimmt.

Sie können Ihr Leben (und Ihre Produktivität) in 2 Minuten verändern

Es ist leicht, in die Falle zu tappen und zu denken, dass die kleinen Dinge keine Rolle spielen. Aber nicht jede größere Änderung Ihres Tagesablaufs oder Ihres Weges muss ein großer Aufwand sein. Manchmal sind es gerade die kleinen Veränderungen, die eine weitreichende und tiefgreifende Wirkung auf unsere Arbeits- und Lebensweise haben.

Nehmen Sie sich also ein paar Minuten Zeit und schauen Sie, wo Sie die 2-Minuten-Regel in Ihrem eigenen Leben anwenden können. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit und geistige Energie Sie sparen können, wenn Sie immer wieder kleine Dinge in Ordnung bringen.