Der 2020-Leitfaden für Online-Einladungen – Bewertungen, Preise und mehr

Die allgemeine Idee hinter Online-Einladungen ist seit den Anfängen unverändert geblieben – den Leuten die Informationen zu geben, die sie brauchen, um ihre Entscheidung zu treffen, und (hoffentlich) eine Möglichkeit, eine Antwort (RSVP) zu übermitteln, wenn sie planen zu kommen!

Aber nicht alle Online-RSVPs sind gleich. Einige sind kostenlos, andere kostenpflichtig, und einige eignen sich besser für bestimmte Arten von Veranstaltungen als andere. Hier sind ein paar Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich für einen Online-Einladungsanbieter entscheiden:

• Welche Art von Veranstaltung planen Sie?
• Ist es eine kleine Veranstaltung, zu der Sie nur eingeladen sind? Oder eine große Veranstaltung mit offener Einladung?
• Wie wichtig ist es, dass Sie im Voraus eine genaue Zahl der Teilnehmer erhalten?
• Werden Sie von den Gästen eine Teilnahmegebühr verlangen (d.h. Eintrittskarten verkaufen)?
• Welche Informationen benötigen Ihre Gäste? Aber auch, was könnten sie sonst noch wollen?

Hier finden Sie eine Liste aller Online-RSVP-Sites, die in diesem Bericht erwähnt werden. Klicken Sie auf eine dieser Seiten, um zum Abschnitt „Vergleich von Online-Einladungen“ am Ende dieser Seite zu gelangen, der Screenshots, Preisinformationen und bemerkenswerte Funktionen enthält.

• Evite
• Eventbrite
• Facebook Events
• Guestboard
• Greenvelope
• Hobnob
• Paperless Post
• Punchbowl
• RSVPify

Auswahl einer Online-Einladung je nach Art der Veranstaltung

„Just Show Up“-Veranstaltungen

Die meisten Veranstaltungen, für die Sie eine Einladung verschicken, bezeichnen wir als „Just Show Up“-Veranstaltungen, bei denen Ihre Gäste nicht viel tun müssen. Vielleicht müssen sie ein Essen oder ein Geschenk mitbringen, aber im Allgemeinen müssen sie einfach nur kommen und Spaß haben. Beispiele hierfür sind:

• Geburtstagspartys
• Baby-Duschen
• Taufen
• Brunch-/Dinner-Partys
• Abschlusspartys
• Feiertagspartys (Neujahr, 4. Juli, Thanksgiving, etc. etc.)
• Sport-/Superbowl-Partys

Einladungsoptionen:

Punchbowl, Evite und Greenvelope sind hier die erste Wahl (und alle ziemlich ähnlich in Stil und Funktionalität), wenn Sie nach kostenlosen Online-Einladungen suchen. Sie können aus Hunderten von hübschen, „lustigen“ Designs wählen, Ihre Gästeliste eingeben, und schon sind Sie fertig.

Paperless Post bietet eine schlankere Oberfläche und eine „modernere“ Landing Page für Veranstaltungen, die eine Karte, verbesserte RSVP-Funktionen und mehr enthalten kann. Die Schönheit hat jedoch ihren Preis – manchmal kostet sie fast 0,80 $ pro Einladung. Wenn Sie jedoch nur eine schnelle Antwort benötigen, sollten Sie einen Blick auf die Flyer werfen, die auffallend und witzig sind.

Wenn Sie es vorziehen, alles über Ihr Telefon zu erledigen, sollten Sie sich Hobnob ansehen, wo Sie Einladungen verschicken und Antwortschreiben per SMS sammeln können. Hobnob bietet animierte, gut gestaltete (und für Handys optimierte) Einladungshintergründe zur Auswahl und eignet sich hervorragend für gesellige Zusammenkünfte.

Veranstaltungen, die… etwas mehr erfordern

Bestimmte Veranstaltungen erfordern etwas mehr Gruppenkommunikation – vor allem, wenn sie sich über mehrere Tage erstrecken oder viele bewegliche Teile umfassen, wie z. B.:

• Junggesellenabschiede
• Junggesellinnenabschiede
• Campingausflüge
• Gruppenausflüge
• Retreats (Firmen, Wellness, Yoga, usw.)
• Treffen
• Seminare &Gipfel
• Kleinere Konferenzen/Festivals
• Hochzeiten & mehr

Sie werden sofort feststellen, dass diese Veranstaltungen sowohl für den Veranstalter als auch für die Gäste komplexer sind. Und wenn Sie eine Online-Event-Einladung nach dem Motto „Einfach erscheinen“ verwenden, müssen Sie mit Ihrer Gästeliste auf andere Weise kommunizieren – z. B. über eine langwierige Massen-E-Mail oder eine separate Event-Website. Wie verschicken Sie den Reiseplan? Was ist mit Packlisten? Informationen zu Flügen/Hotels/Reisen? Was ist, wenn jemand Fragen hat?

Einladungsoptionen:

Werfen Sie einen Blick auf Guestboard (hey, das sind wir!), um Einladungen für große Gruppen zu verwalten und die gesamte Kommunikation zu zentralisieren. Sie können eine beliebige Anzahl von praktischen Tools (Widgets) aktivieren, wie z.B. ein Message Board für organisierte Konversations-Threads, eine gemeinsame Checkliste, einen vollständigen Zeitplan/Reiseplan und einen Platz, um gemeinsame Ressourcen oder wichtige Links zu veröffentlichen. Guestboard bietet auch eine Bibliothek mit fotobasierten RSVP-Einladungen, die ein wenig moderner und professioneller wirken als die Einladungsvorlagen von Evite oder Punchbowl. Sie können natürlich auch Ihr eigenes Foto (oder ein gif!) hochladen.

Events, für deren Teilnahme ein Ticket gekauft werden muss:

Eine Veranstaltungsplattform für den Verkauf von Eintrittskarten ist eine Welt für sich, und es gibt buchstäblich Dutzende von Optionen, um sowohl eine Veranstaltungsseite zu hosten als auch Zahlungen vor dem Eintritt einzuziehen. Die Liste der Beispiele ließe sich endlos fortsetzen, aber ein paar offensichtliche Beispiele könnten sein:

• Benefizveranstaltungen/Fundraiser
• Konzerte
• Konferenzen &Messen
• Lebensmittelfestivals

Einladungsoptionen:

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, für die ein Eintrittsgeld verlangt wird, werden Sie höchstwahrscheinlich mehrere Marketingkanäle haben, um den Link zu Ihrer Veranstaltungsseite zu bewerben. Wenn Sie jedoch eine bereits bestehende Gästeliste haben, die Sie einladen möchten, ist Eventbrite der führende Anbieter von Veranstaltungstickets. Sie können Ihre Einladungen online verschicken, in wenigen Minuten eine übersichtliche und öffentliche Veranstaltungsseite erstellen und eine Beschreibung im Langformat mit den wichtigsten Informationen für die Teilnehmer hinzufügen.

Es gibt jedoch keine großartige Möglichkeit zur Interaktion auf Eventbrite, so dass es am besten geeignet ist, um für Ihre Veranstaltung zu werben, den Ticketverkauf anzukurbeln und wichtige Kennzahlen zu verfolgen.

Eine interessante Alternative zu Eventbrite ist RSVPify, das einfach zu erstellende kostenlose RSVP-Einladungen, +1-Funktionen und bei Bedarf auch Ticketverkäufe bietet. Wenn Sie ein Eventplaner oder ein akribischer Hochzeitsguru sind, könnte Ihnen das Sitzplan-Tool gefallen!

Was die Gäste brauchen und was sie wollen

Es ist leicht, mit all den Verantwortlichkeiten, die Sie als Eventorganisator haben, überfordert zu sein (JEDE Veranstaltung erfordert mehr Aufwand, als man denkt). Aber wenn man sich frühzeitig in die Perspektive der Gäste hineinversetzt, kann man sich später große Kopfschmerzen ersparen.

Überlegen Sie, was Ihnen als Gast, der zu einer neuen Veranstaltung eingeladen wird, durch den Kopf geht. Wo werden sie übernachten, wenn sie reisen müssen? Was sollten sie mitbringen/vorbereiten? Um wie viel Uhr wird alles beendet sein? Und schließlich: Würden Sie sich als Gast wirklich die Zeit nehmen, eine Veranstaltungsbeschreibung mit 8 Absätzen zu lesen? Wahrscheinlich nicht. Halten Sie die Einladungen also informativ, aber kurz.

Zusätzliche Details, die Sie Ihrer Einladung hinzufügen können:

• Antworten auf möglicherweise häufig gestellte Fragen – Parkplatzsituation, Kleiderordnung usw.
• Sichtbare Gästeliste – damit die Gäste sich mit anderen, die sie kennen, abstimmen können
• Links zu hilfreichen Ressourcen – Informationen zum Veranstaltungsort, Zeitplan, Karten usw.

Übersicht über Online-Einladungen (mit Preisen)

Es ist wichtig zu wissen, dass jede dieser Websites für Veranstaltungseinladungen mit zahlreichen Funktionen ausgestattet ist – von der Verwaltung der Gästeliste bis zu erweiterten E-Mail-Funktionen. Wir erwähnen hier einige der wichtigsten Funktionen, aber nicht alle, die sie bieten!

• Preis
• Am besten geeignet für:

	Preis	Am besten geeignet für:
Evite	Kostenlos (mit Werbung), 14.99 – $79.99 pro Veranstaltung für Premium	Kostenlose Online-Einladungen. BBQs, Familientreffen, junge Geburtstage.
Eventbrite	Anfangend bei 2% Ticketgebühr + $0.79/Stück, aber diese Gebühr kann an den Käufer weitergegeben werden	Verkauf von Eintrittskarten für eine Veranstaltung oder Bekanntmachung einer kostenlosen Veranstaltung
Facebook Events	Kostenlos mit einem Facebook-Konto	Werbung für eine öffentliche, lokale Veranstaltung Live-Musik-Shows, Demonstrationen usw.
Gästeboard	Kostenlos bis zu 30 akzeptierte Gäste, ab 0,30/Gast für Veranstaltungen mit mehr als 30 Teilnehmern.	Veranstaltungen, die eine unkomplizierte Einladung benötigen + mehr. Gruppenkommunikation & organisierte Planung Klausuren, Konferenzen, Gruppenreisen, Hochzeiten, mehrtägige Veranstaltungen, etc.
Greenvelope	$39 für bis zu 40 Gäste, $124 für 150 Gäste	Versand digitaler Einladungen, die zu Ihrem Farbschema passen &Unterstützung unabhängiger Grafikdesigner
Hobnob	Beginnen bei $3.99/mo, bis zu $47.99/mo	Einladungen direkt von deinem Handy per Text oder Link versenden Partys mit Freunden, Happy Hours, BBQs
Paperless Post	$10 für 25 Münzen, $50 für 400 Münzen.	Stylische Einladungen und Save-the-dates, die wie echt aussehen
Punchbowl	Bis zu 50 Gästen kostenlos, $5,99/mo für bis zu 100 Gäste, $7,99/mo für bis zu 500.	Kinderpartys, Geburtstagsfeiern, Babypartys.
RSVPify	Kostenlos bis zu 100 Gäste (Basisplan), $29+ für mehr Gäste/erweiterte Funktionen, $189+ für professionelle Veranstaltungen	Sammeln von RSVPs, +1’s, Sitzpläne, Gästeverwaltung