Construction Management Closeout Procedures & Processes

Ganz gleich, ob Sie gerade ein 25.000 Quadratmeter großes Eigenheim in Beverly Hills oder ein bedeutendes Gewerbeobjekt fertiggestellt haben, die Verfahren für den Abschluss des Baumanagements sind entscheidend für eine effektive Übergabe. Ein vollständiger und gründlicher Projektabschluss belegt, dass das Projekt gemäß den Vertragsunterlagen durchgeführt wurde, dass alle Kosten in Rechnung gestellt und bezahlt wurden, dass das Gebäude allen geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht und dass der Eigentümer die Immobilie rechtmäßig nutzen kann, ohne eine Belastung befürchten zu müssen. Außerdem wird sichergestellt, dass der Bauherr über die notwendigen Kenntnisse und Ressourcen verfügt, um sein neues oder renoviertes Gebäude zu warten und zu betreiben.
Zu den bewährten Verfahren des Baumanagements gehört die Einführung eines obligatorischen Projektmanagement-Abschlussverfahrens als Standardverfahren für jedes Projekt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team bereits zu Beginn des Projekts damit beginnt, Kopien der relevanten Dokumente aufzubewahren. Wichtige Abschlussdokumente wie Garantien und Systemschulungshandbücher werden in unterschiedlichen Formaten aus verschiedenen Quellen während des Abschlusses der Arbeiten und nicht erst am Ende des Projekts bereitgestellt. Wenn beispielsweise ein Gerät geliefert wird, kann es Garantieinformationen enthalten, die dem Eigentümer übergeben werden müssen, oft viele Monate vor Abschluss des Projekts. Wenn sich Ihr Team ständig um die Abschlussdokumentation kümmert, verhindert es, dass es in letzter Minute nach Dokumenten aus Quellen kramt, die möglicherweise nicht mehr verfügbar sind.
Projektabschluss. Der Projektabschluss sollte eine Kombination aus Vor-Ort- und Verwaltungsaufgaben umfassen. Der Abschluss vor Ort wird üblicherweise vom Generalunternehmer (GU) koordiniert.
Die Checkliste für den Projektabschluss vor Ort sollte die folgenden Aufgaben umfassen:

• Erledigen Sie alle Punkte der Punchlist. Bei den meisten Projekten ist es allzu typisch, dass der Generalunternehmer die Subunternehmer dazu drängen muss, ihre Arbeit vor Ort abzuschließen. Im Allgemeinen wird die Fertigstellung der Punchlist vom Projektarchitekten überprüft.
• Demobilisieren Sie alle Arbeitslager/Anhänger, temporären Einrichtungen und Ausrüstungen der Auftragnehmer, einschließlich temporärer Strommasten und Toilettenanlagen, von der Baustelle.
• Anliefern, organisieren und lagern von Dachbodenmaterial (vertraglich vorgeschriebenes überschüssiges Material) wie z. B. Dacheindeckungen, Ziegel, HLK-Filter, Deckenplatten usw.
• Sicherstellen, dass die permanenten Versorgungseinrichtungen installiert, geprüft und funktionsfähig sind und alle projektbezogenen Dienstleistungen und Verträge, z. B. Telefon, Wasser, Strom, Gas und Internet, gekündigt sind.
• Sicherstellen, dass die Baustelle vollständig sauber und bezugsfertig ist.
• Sicherstellen, dass alle Schulungen des Eigentümers für die Systeme abgeschlossen sind.

Inbetriebnahme des Gebäudes. Die meisten Großprojekte sehen spezifische vertragliche Anforderungen für die Inbetriebnahme von Systemen vor. Laut Wiki ist die Gebäudeinbetriebnahme (Cx) der Prozess der Überprüfung der Teilsysteme für Mechanik (HVAC), Sanitär, Elektrik, Brand-/Lebensschutz, Gebäudehülle, Steuerung, Gebäudesicherheit und andere Systeme in Neubauten, um die Projektanforderungen des Eigentümers zu erfüllen, wie sie vom Gebäudearchitekten und den Ingenieuren entworfen wurden. Der Umfang der Inbetriebnahme hängt von der Komplexität der Systeme und dem Wunsch des Eigentümers nach Qualitätskontrolle und Verifizierung ab. Bei großen Projekten wird es immer mehr zum Standard, eine Inbetriebnahmebehörde oder einen Beauftragten (CxA) zu ernennen, bei dem es sich häufig um einen externen Ingenieur handelt, der überwacht und bestätigt, dass die Systeme ordnungsgemäß kalibriert, ausbalanciert und getestet wurden, dass die Leistung den Planungskriterien entspricht und dass der Eigentümer oder seine Beauftragten in der ordnungsgemäßen Nutzung geschult wurden. Die Inbetriebnahme ist daher, soweit erforderlich, ein wichtiger Aspekt des Projektabschlusses bei gewerblichen oder großen Wohnbauprojekten.

Projektabschluss. Nach Erhalt der Aufforderung des Generalunternehmers, die wesentliche Fertigstellung zu bestätigen, sollten der Architekt und der Bauherr eine Begehung durchführen, um die Punchlist für die endgültige Fertigstellung zu bestimmen. In der Regel ist die wesentliche Fertigstellung erreicht, wenn das Gebäude für den beabsichtigten Zweck nutzbar ist, alle Versorgungseinrichtungen funktionieren, das Projekt die Genehmigung zur Nutzung oder zum Bezug erhalten hat und die Arbeiten zu mehr als 97,5 % abgeschlossen sind. Im Rahmen typischer AIA-Verträge ist die wesentliche Fertigstellung ein Meilenstein, der den Beginn der Gewährleistungsfristen auslöst. Der Bauleiter oder Architekt legt diesen Meilenstein in der Regel durch die Ausstellung eines Certificate of Substantial Completion fest.
Die endgültige Fertigstellung bedeutet, dass der Bau in Übereinstimmung mit den Vertragsunterlagen abgeschlossen ist. Das bedeutet, dass die Punchlist abgeschlossen ist, was in der Regel vom Architekten bestätigt wird. Darüber hinaus sind alle Arbeiten vor Ort abgeschlossen, und die administrativen Unterlagen, wie z. B. kalifornische Pfandrechtsverzichtserklärungen, Gewährleistungen, Abschlussdokumente, Handbücher, Baubestandspläne usw., wurden dem Eigentümer übergeben und auf Vollständigkeit geprüft. Klicken Sie auf den Link, wenn Sie sich fragen, was ein Pfandrechtsverzicht im Bauwesen ist.

In den meisten Rechtsordnungen stellt die zuständige Behörde ein Nutzungszertifikat aus, das bescheinigt, dass die Baugenehmigung unterschrieben wurde und alle Inspektionen abgeschlossen sind, und das besagt, dass das Gebäude für die beabsichtigte Nutzung oder Belegung bereit ist. Die Zahlung des Bauherrn an den Bauunternehmer wird im Vertrag festgelegt und ist an die endgültige Fertigstellung, die wesentliche Fertigstellung oder manchmal auch an das Belegungszertifikat gebunden.
Das Ziel der administrativen Abschlussverfahren und des Projektvertragsmanagements besteht darin, zu bestätigen, dass alle vertraglichen Bedingungen erfüllt, die Abschlussdokumente vorgelegt und die Zahlungen vom Auftragnehmer an alle Unterauftragnehmer und Materiallieferanten geleistet wurden. Auch wenn die zu erbringenden Leistungen je nach den besonderen Anforderungen des Bauherrn variieren, ist es das Ziel, eine transparente und organisierte Übergabe des Projekts an den Bauherrn zu gewährleisten, einschließlich aller Informationen oder Dokumente, die er in Zukunft als Referenz benötigt.
Im Folgenden finden Sie eine Checkliste mit administrativen Aufgaben und Dokumenten, die bei der Projektübergabe zu berücksichtigen sind:

• Prüfen Sie alle vertraglichen Anforderungen und stellen Sie sicher, dass alle Bedingungen erfüllt wurden.
• Prüfen Sie alle Änderungsaufträge, um sicherzustellen, dass alle berücksichtigt und entweder annulliert, abgelehnt oder vervollständigt wurden.
• Holen Sie alle ausstehenden Versicherungs- und Instandhaltungsgarantien ein, soweit dies vertraglich vorgeschrieben ist.
• Stellen Sie sicher, dass Sie über die endgültigen Genehmigungskarten verfügen, die Eigentum des Eigentümers sind, zusammen mit den Plänen für die Baugenehmigung und allen anderen Dokumenten der zuständigen Behörden.
• Prüfen Sie die Bestandszeichnungen und stellen Sie deren Vollständigkeit sicher.
• Überzeugen Sie sich, dass alle Betriebs- & und Wartungshandbücher dem Eigentümer vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt wurden, dass der Eigentümer geschult wurde und weiß, wen & er wann anrufen muss.
• Prüfen Sie alle Garantien, einschließlich aller Informationen über den Garantiestatus, die Bedingungen und die Kontaktinformationen.
• Holen Sie bedingungslose endgültige Pfandrechtsverzichtserklärungen von Subunternehmern und Lieferanten ein – wenn sie rechtmäßig eine vorläufige Mitteilung eingereicht haben. Alle anderen Pfandrechtsfreigaben sollten bereits der Monatsabrechnung beigefügt sein.
• Vergewissern Sie sich, dass alle ausstehenden Kautionen, gerichtlichen Geldgarantien, Leistungs- und Zahlungsgarantien usw. freigegeben oder erstattet werden,
• Einreichen einer Fertigstellungsanzeige bei der zuständigen Behörde innerhalb des gesetzlich vorgeschriebenen Zeitrahmens.
• Durchführen der Schlussabrechnung, um eine vollständige Aufzeichnung aller Projektkosten zu erhalten, um die Kostenaufzeichnungen zu vervollständigen und eine Kostenbasis für die Immobilie festzulegen.

Ein erfolgreicher Abschlussprozess ist erst dann abgeschlossen, wenn die letzten und vollständigen Zahlungen geleistet wurden, der letzte Einbehalt freigegeben wurde, die Genehmigungen abgeschlossen und alle Parteien zufrieden sind. Verzögerungen treten häufig in letzter Minute auf, wenn wichtige Informationen aufgespürt werden müssen oder wenn ausstehende oder unvollständige Änderungsaufträge für Verwirrung sorgen. Ein gut ausgearbeitetes Verfahren für Änderungsaufträge kann diese Verwirrung verringern.
Lieferung von Dokumenten. Entweder der Generalunternehmer oder der Bauleiter organisiert die gesamte Abschlussdokumentation entsprechend den Projektanforderungen. Die meisten Kunden bevorzugen die elektronische Verteilung der meisten Dokumente, obwohl ein gedrucktes Projekthandbuch mit Garantie- und Kontaktinformationen im Allgemeinen sehr nützlich ist.
Die Rolle des Bauleiters bei der Abnahme. Bei großen Projekten, insbesondere bei solchen, die eine Inbetriebnahme erfordern, sollte ein Bauleiter den Prozess überwachen. Es ist wichtig, die gesamten Abschlusspakete sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass die im Projekt verwendeten Geräte und Systeme vollständig sind und dass der Bauherr über die Garantie und die Notwendigkeit der laufenden Wartung zur Wahrung dieser Garantie informiert ist. Wir machen sie auf die Kontaktliste aufmerksam und stellen sicher, dass der Eigentümer weiß, wen er wann anrufen muss. Bei großen Projekten ist der Projektabschluss mit viel Arbeit verbunden – stellen Sie sicher, dass Ihr Team einen Verantwortlichen hat, der diesen Prozess sowie den gesamten Bauprozess steuert.
Aufbewahrung der Projektdokumentation. In Kalifornien gilt eine Verjährungsfrist von 10 Jahren für die Geltendmachung von Ansprüchen, so dass es wichtig ist, alle Dokumente während dieses Zeitraums nach der wesentlichen Fertigstellung aufzubewahren. Architekten bewahren die Projektunterlagen in der Regel über einen längeren Zeitraum auf. Denken Sie daran, dass für den Fall, dass ein verborgener Mangel nach Abschluss des Projekts entdeckt wird und der Bauherr eine Klage oder einen Zivilprozess einreicht, jede Dokumentation, die belegt, dass eine Partei ihre vertraglichen Verpflichtungen mit der gebotenen Sorgfalt erfüllt hat, ihr bei der Verteidigung gute Dienste leisten wird.
Vorteile eines gründlichen Projektabschlusses. Eine gründliche Dokumentation schützt vor potenziellen Risiken durch künftige Streitigkeiten über Umfang, Verträge, Garantien oder Erwartungen. Sie verifiziert, dass alle Projektanforderungen erfüllt wurden, und legt die künftige Verantwortlichkeit für Wartung und Gewährleistung fest. Eine vollständige und gut organisierte Dokumentation unterstreicht die Glaubwürdigkeit des Projektteams. Die Umsetzung eines umfassenden, schrittweisen Ansatzes für den Abschluss des Baumanagements gewährleistet eine vertrauensvolle Übergabe eines abgeschlossenen Projekts.