Best Practices for Small Business Record-Keeping

Ich glaube nicht, dass die Organisationsexpertin Marie Kondo hier über Geschäftsunterlagen gesprochen hat, aber es trifft sicherlich zu: „Dinge in Ordnung zu bringen, bedeutet auch, die Vergangenheit in Ordnung zu bringen.“

Geschäftsunterlagen sind der Beweis für geschäftliche Transaktionen und Aktivitäten. Ein erfolgreiches Unternehmen erfordert Organisation auf allen Ebenen, einschließlich Ihrer Geschäftsunterlagen.

Ein effektives System zur Verwaltung von Geschäftsunterlagen erfordert nicht viel Zeit für die Pflege und erleichtert Buchhaltung, Steuererstellung und Finanzprüfungen.

Befolgen Sie diese Tipps, um ein System zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen einzurichten, das Ihren Blutdruck während der Steuererklärungssaison niedrig hält.

Einführen eines Dokumentenverwaltungssystems

Alle Geschäftsvorgänge sollten dokumentiert werden, ob auf Papier oder elektronisch. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch der Stapel an Papier und Akten, den Sie aufbewahren müssen.

Stellen Sie zunächst auf papierlose Ablage um, damit alle Ihre Unterlagen leicht zugänglich sind. Führen Sie dann ein digitales Dokumentenverwaltungssystem ein, das Ihre Geschäftsdokumente ordnet. Fügen Sie dann ein Dokumentenkontrollsystem hinzu, das festlegt, wie oft die Dokumente zu überprüfen und zu aktualisieren sind.

Prüfen Sie, ob die Aufbewahrung von Unterlagen vorgeschrieben ist

Bei der Aufbewahrung von Unterlagen geht es nicht nur darum, Ihrem Steuerberater ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern. Es geht auch darum, die Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten einzuhalten.

Die Vorschriften der US-Steuerbehörde (IRS) und des Arbeitsministeriums (DOL) zur Aufbewahrung von Dokumenten variieren je nach Dokument zwischen zwei und sechs Jahren. Unabhängig davon sollten Sie alle Geschäftsunterlagen mindestens sieben Jahre lang aufbewahren.

Einige Geschäftsunterlagen, wie z. B. die Bescheinigungen über die Steuerbefreiung einer gemeinnützigen Einrichtung oder die Steueridentifikationsnummer eines Unternehmens, werden nie irrelevant und sollten daher immer griffbereit sein.

Die Aufbewahrungsvorschriften des IRS gelten für Unterlagen, die Ihnen bei der Berechnung oder Begründung von Geschäftseinkünften, Steuerabzügen oder Steuergutschriften helfen. Das DOL verlangt, dass Sie alle Unterlagen aufbewahren, die Ihnen bei der Lohnabrechnung helfen.

Die IRS kann die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens bis zu sieben Jahre in die Vergangenheit prüfen und sogar noch weiter zurück, wenn Sie keine Steuererklärung abgeben oder des Betrugs verdächtigt werden. Die meisten Wirtschaftsprüfer raten Ihnen, alle Geschäftsunterlagen mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren, nachdem sie nicht mehr relevant sind.

Zu den häufigsten Geschäftsunterlagen gehören:

• Namen, Adressen und Kontaktinformationen der Mitarbeiter
• Stundenzettel der Mitarbeiter
• Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter
• Alle beim Finanzamt eingereichten Steuerformulare
• Bankauszüge
• Versicherungsunterlagen
• Verträge, einschließlich Darlehen und Hypotheken
• Kaufbelege
• Kundenrechnungen
• Steuererklärungen
• Finanzausweise
• Abschreibungspläne
• Unternehmensunterlagen
• Protokolle von Vorstandssitzungen
• Rechtsakten
• E-Mails

Die Bundesstaaten können weitere Vorschriften für die Aufbewahrung von Dokumenten festlegen, Informieren Sie sich also auf der Website Ihres Finanzministeriums über genauere Informationen.

Wählen Sie eine Buchhaltungs- und Lohnsoftware, die Belege erstellt

Überlassen Sie der Software die Führung bei der Erstellung von Buchhaltungsbelegen für kleine Unternehmen, wie z. B. Kundenrechnungen und Lohnsteuerformulare.

Die meisten Buchhaltungssoftwareprogramme können Kundenrechnungen erstellen. Die Software sollte Ihnen auch automatisch bei den buchhalterischen Grundlagen helfen, z. B. bei der Erfassung von Forderungen, wenn Sie einem Kunden eine Rechnung stellen.

Die meisten Buchhaltungsprogramme können Kundenrechnungen erstellen. Quelle: Xero.

Ihre Lohnbuchhaltungssoftware sollte sich um die Erstellung von Lohnsteuerunterlagen kümmern, wie z. B.:

• Formulare W-2
• Formulare W-3
• Formulare 1099-MISC
• Formulare 1099-NEC, neu im Jahr 2020
• Formulare 941

Die Software für die Lohnbuchhaltung erstellt diese Formulare und reicht sie bei der zuständigen Behörde ein, sei es die IRS, die Social Security Administration (SSA) oder beide. Sie können diese Formulare ganz einfach in Ihrer Lohnsoftware suchen, wann immer Sie sie brauchen.

Bei Bankabstimmungen Aufzeichnungen mit Transaktionen abgleichen

Das Einmaleins der Buchhaltung lehrt uns, dass wir alle Geschäftsvorgänge dokumentieren müssen. Beherrschen Sie die Grundlagen der Buchhaltung, indem Sie die Aufzeichnungen zu einem Teil Ihrer Buchführung für kleine Unternehmen machen.

Bankabstimmungen helfen kleinen Unternehmen, Fehler zu erkennen und ihre Finanzlage zu verstehen. Es ist auch der ideale Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Sie Aufzeichnungen für alle Geschäftstransaktionen haben.

Bei Ihrem monatlichen Bankabgleich sollten Sie jede Transaktion in Ihrer Buchhaltungssoftware mit einem Datensatz abgleichen. Vergewissern Sie sich bei der Durchsicht Ihrer Geschäftsvorgänge, dass Sie eine passende Rechnung, Quittung oder einen Vertrag haben.

Wenn Ihre Software es zulässt, speichern Sie Ihre Geschäftsunterlagen in Ihrer Buchhaltungssoftware. Mit Intuit QuickBooks Online können Sie Dokumente an jede Transaktion anhängen, so dass jeder, der Ihre Bücher öffnet, den zugehörigen Datensatz einsehen kann.

Hängen Sie Datensätze direkt an Geschäftsvorgänge in Ihrer Buchhaltungssoftware an. Quelle: Intuit.

Sichern Sie Ihre Daten

Wir leben in einer Zeit, in der Datenschutzverletzungen und Naturkatastrophen an der Tagesordnung sind. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Unterlagen zu sichern und zu schützen, um eine Katastrophe zu vermeiden.

Auf Papier oder auf einer Festplatte gespeicherte Unterlagen sollten an mindestens einem anderen Ort gesichert werden. Digitalisieren Sie alle Dokumente, um Informationen zu sichern, die verloren gehen, gestohlen oder zerstört werden könnten.

Die Speicherung von Unterlagen in cloudbasierter Software senkt das Risiko, sie zu verlieren, erhöht aber das Diebstahlrisiko. Ihre Geschäftsunterlagen enthalten sensible Daten wie die Sozialversicherungsnummer (SSN) Ihrer Mitarbeiter.

Sichern Sie bei der Online-Speicherung von Geschäftsunterlagen Ihr Konto mit einem eindeutigen und starken Passwort und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung.