10 Einblicke in die erfolgreiche Implementierung von EHS-Management-Informationssystemen

Während wir uns auf unser bevorstehendes jährliches Thought-Leaders-Forum für Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsmanagement-Informationssysteme vorbereiten, reflektieren wir die Erkenntnisse des letztjährigen Programms. Die besten Köpfe und führenden Unternehmen, die EHS-MIS einsetzen, kamen zusammen, um sich über bewährte Praktiken auszutauschen, gemeinsame Herausforderungen zu erforschen und Erfahrungen auszutauschen. Es wurde deutlich, dass sich diese Erkenntnisse vor allem auf Menschen und Prozesse und weniger auf die Software konzentrierten, um Managementinformationssysteme erfolgreich zu implementieren und ihre Organisation auf die nächste Stufe der informationsgesteuerten Leistung zu bringen.

Wir möchten unsere zehn wichtigsten Erkenntnisse aus dem Forum 2017 mit allen teilen, die MIS-Programme in den Bereichen EHS, Nachhaltigkeit, Qualität oder Risiko planen oder leiten.

Top Ten Lessons Learned

1. Betrachten Sie das große Ganze.

Fragen Sie sich, wo Ihr Unternehmen in zehn Jahren stehen wird, und lassen Sie sich von den Antworten zu Ihrem Programm leiten. Systeme werden einzig und allein aus dem Grund eingesetzt, um die Unternehmensziele zu erreichen. Die Klarheit über diese Ziele wird den Prozess vorantreiben. Bleiben Sie mit den Geschäftseinheiten und Abteilungen in Verbindung, um die Übereinstimmung mit diesen Zielen zu gewährleisten.

2. Erweitern Sie Ihr Netzwerk.

Sprechen Sie mit anderen in Ihrer Branche oder mit Gleichgesinnten über Produkte, Lösungen und Anbieter, die sich für sie bewährt haben – und solche, die es nicht waren. Denken Sie jedoch daran: Nur weil ein Produkt, ein System oder ein Anbieter bei einem Ihrer Kollegen gut oder schlecht funktioniert hat, heißt das noch lange nicht, dass dies auch bei Ihrer Implementierung der Fall sein wird. Verstehen Sie die Ursachen für die Schwierigkeiten Ihrer Kollegen, denn alle Implementierungen sind unterschiedlich.

3. Verbesserung vor Ersatz.

Erlernte Lektionen und interne Bewertungen können bei der Prüfung von Lösungsoptionen hilfreich sein. Grenzen Sie das Feld der Lösungen ein, bevor Sie den Dialog mit einem datengesteuerten Ansatz fortsetzen. Beginnen Sie mit einer unternehmensinternen „Wunschliste“ für Verbesserungen und Änderungen am bestehenden System, bevor Sie einen vollständigen Austausch in Erwägung ziehen – das reduziert Ängste und verbessert das Änderungsmanagement. Dieser Prozess der Erstellung einer Wunschliste wird oft als Lückenanalyse bezeichnet. Ziehen Sie lieber mehrere Lösungen in Betracht als eine große, komplexe Lösung, die möglicherweise einige Probleme hinterlässt.

4. Dokumentieren Sie Ihre Reise.

Eine gute Dokumentation – idealerweise von Prozessverantwortlichen und Fachleuten erstellt – während des gesamten Implementierungsprozesses bietet eine Historie und einen Kontext für den weiteren Verlauf. Diese Notizen ermöglichen Transparenz für alle Interessengruppen, kontinuierliche Verbesserungen während des Prozesses und danach sowie die Entwicklung von Lessons Learned und Change-Management-Strategien.

5. Führen Sie mutig.

Starke Führungskräfte sollten Barrieren beseitigen und die schwierigen, aber notwendigen Entscheidungen treffen. Führungspersönlichkeiten spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Kultur durch gesprochene und unausgesprochene Worte. Das Fehlen einer starken Führung ist der wichtigste Prädiktor für das Scheitern von Systemprogrammen.

6. Sein Sie agil.

Die Verwendung einer agilen Methode – frühzeitige und häufige Konfigurationsbesprechungen, um Bereiche zu identifizieren, die konfiguriert und vom Kunden personalisiert werden müssen – spart Zeit und Aufwand von Anfang bis Ende. Die meisten Unternehmen haben ähnliche Anforderungen an ihre EHS-MIS-Software, und die meisten handelsüblichen Optionen erfüllen die grundlegenden Anforderungen „out of the box“, was eine einfache Personalisierung durch den Kunden als Erweiterung der Standardfunktionalität ermöglicht.

7. Benutzergeschichten verwenden.

Als Teil eines „agilen“ Prozesses zur Einrichtung eines EHS-Systems ermöglicht die Erfassung von Benutzergeschichten – anstelle von technischen Systemanforderungen – dem Projektteam die Identifizierung von Bedürfnissen und Grundlinien. Nach der Entwicklung von Anwenderberichten sollte das Team die Berichte nach Priorität ordnen und sich fragen: „Welche Berichte sind am wichtigsten? Welche Anforderungen werden von den derzeitigen Systemen erfüllt bzw. nicht erfüllt? Wie können die derzeitigen Prozesse mit dem neuen System rationalisiert werden?“

8. Werfen Sie einen neuen Blick auf Ihre Prozesse und Daten.

Suchen Sie nach flexiblen Daten, um Ihr System auf Ihre bestehenden Prozesse abzustimmen. Überlegen Sie, wie Sie Prozesse rationalisieren und den Input reduzieren können, indem Sie die erforderlichen Outputs bewerten – wenn Daten nicht in der Berichterstattung erscheinen, warum werden sie dann erfasst? Es wird viel Zeit und Geld für das Sammeln, Verwalten und Integrieren von Daten aufgewendet, die nie genutzt werden.

9. Implementieren Sie eine starke Programmsteuerung.

Eine starke Programm-Governance definiert Rollen und Verantwortlichkeiten, die in organisationsübergreifenden Teams entscheidend sind. Der Zweck eines Governance-Programms ist es, die spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten des Programmmanagements und seiner Stakeholder zu beschreiben, wobei der Schwerpunkt auf der Autoritätsebene und den Entscheidungsstrukturen liegt. Es umfasst häufig:

• Überwachung der Programmergebnisse und Sicherstellung der Einhaltung anerkannter guter Praktiken.
• Überwachungsmaßnahmen, die sich auf die strategische Ausrichtung, die Investitionsbewertung, die Überwachung und Kontrolle von für die Organisation akzeptablen Risikomöglichkeiten und Bedrohungen und die Sicherstellung, dass der erwartete Nutzen mit dem ursprünglichen Geschäftsplan übereinstimmt, konzentrieren.

Die Identifizierung von funktionalen Super-Usern hilft dem Change-Management-Prozess, indem lokale, interne, vertrauenswürdige „Evangelisten“ für das neue System zur Verfügung stehen. Diese Befähigung ist entscheidend für die Akzeptanz durch die Benutzer.