Sene gebyrer og renter på forfaldne fakturaer

En faktura er et dokument, der bruges til at fakturere kunder. Når en faktura er modtaget, forpligter den en person eller virksomhed til at betale for leverede varer eller tjenesteydelser. Men hvad sker der, hvis nogen nægter at betale en faktura? Efter at have givet en virksomhed eller enkeltperson en skriftlig meddelelse kan den organisation, der har udstedt fakturaen, opkræve morarenter eller morarenter for den forsinkede betaling. Det skal dog bemærkes, at lokale regler og love har indflydelse på forsinkelsesgebyrer og renter, der beregnes på forfaldne fakturaer.

Beregning af forsinkelsesgebyrer og renter.

Hvad er forsinkelsesgebyrer?

Firksomheder har friheden til at opkræve en ekstra afgift eller et gebyr, når en faktura forbliver ubetalt i en længere periode. Oven i dette gebyr kan virksomhederne opkræve en ekstra rente på det ubetalte beløb.

Hvorfor opkræve forsinkelsesgebyrer?

Forsinkelsesgebyrer er et incitament for kunderne til at betale for de ydelser, de modtager, og til at betale inden for en rimelig tid. Ellers vil virksomheder, der leverer disse tjenester, opleve afbrydelser og muligvis komplikationer i deres cash flow. I sidste ende kan dette føre til økonomiske komplikationer, især for små virksomheder.

Hvad skaber et forsinkelsesgebyr?

Sene gebyrer og renter, der vurderes på forfaldne fakturaer, afhænger af, hvor lang tid en virksomhed har givet en kunde eller abonnent til at betale en faktura. Standardforfaldsdatoen for en faktura er 30 dage efter modtagelsen af fakturaen, men kan være en hvilken som helst dato, der fastsættes af en virksomhed.

Hvis der er en ubetalt faktura efter den tildelte tid, kan virksomheder opkræve forsinkelsesgebyrbeløb for virksomheder og enkeltpersoner. Typisk vil en virksomheds kontraktlige betalingsbetingelsesklausul indeholde en klausul om betalingsstrukturen og eventuelle sanktioner for forsinket betaling. Dette kan omfatte en daglig strafrente eller nogle andre standardforsinkelsesgebyrer.

Standardforsinkelsesgebyrer er ikke reguleret af stater eller den føderale regering. Der findes dog statslige lofter for renter. Rentesatser angives normalt som en årlig procentsats, men kan beregnes årligt, månedligt, dagligt eller virkelig en hvilken som helst periode.

Lokale love påvirker renter på forfaldne fakturaer

Nogle stater har en procentsats for kontrakter med allerede eksisterende skriftlige aftaler, der indeholder eksplicitte rentesatser, og en anden procentsats for aftaler, der er tavse om forsinkelsesgebyrer. For eksempel har Alabama en lovbestemt maksimal rentesats på 8 % pr. år for skriftlige aftaler og en maksimal sats på 6 % pr. år for aftaler, der ikke indeholder en specifik klausul.

Her er nogle eksempler på staternes lovbestemte satser:

• Californien begrænser kontraktrenten til 12 %.
• Massachusetts på 6 %, medmindre der er en kontrakt.
• Colorado på 8%, hvis der ikke er nogen aftale, og maksimalt 45%, en af de højeste rentegrænser i landet.
• Nevada har ingen begrænsning for kontraktrenter, ellers er der en prime rate hos største bank i Nevada plus 2%.

Det er op til en virksomheds skøn, om de opkræver kunderne et fast gebyr eller en procentdel af det ubetalte forfaldne beløb. Forsinkelsesgebyrer og morarenter kan kun håndhæves, hvis den oprindelige kontrakt eller aftale, der er oprettet mellem parterne, indeholder en udtrykkelig og klar klausul om morarenter eller morarenter.

Et eksempel på en klar klausul kan være: “Konti, der ikke betales inden for tidsfristerne, pålægges et månedligt finansieringsgebyr på %.” Dette bør stå med en letlæselig, fed skrifttype på kontrakten nær underskriftslinjen for at undgå konflikter.

Fastlæggelse af et forsinkelsesgebyr

En virksomhed kan fastsætte et forsinkelsesgebyr og vedlægge et påkravsbrev til den næste faktura med det nye skyldige beløb. For at fastsætte et forsinkelsesgebyr findes der en onlineberegner, som kræver, at man indtaster antallet af dage (eller måneder), som betalingen er forsinket, beløbet på den oprindelige faktura er, og den rentesats, som din kontrakt angiver.

For at beregne forsinkelsesgebyrer med tilføjelse af rentesatsen skal du dividere den årlige sats med 12 for at tage højde for de 12 måneder i året. Hvis en stat tillader 12 % om året, svarer det til 1 % pr. måned. Hvis du har en faktura på 1.000 dollars, er renten for den måned 10 dollars.

Hvornår skal man anvende et gebyr for forsinkelse

Det er bedste praksis at sende en påmindelse om forsinket betaling til en kunde, før man opkræver et gebyr for forsinket betaling eller renterne. Dette giver kunderne en frist, især når det er ukendt, hvorfor kunden er forsinket med en betaling, eller når det er ukarakteristisk for kunden at være forsinket med en betaling.

Det er vigtigt at afveje fordele og ulemper ved at anvende et gebyr for forsinkelse over for en kunde. Der er ofte omstændige årsager til, at kunderne er forsinkede med betalinger. En virksomheds første forpligtelse bør være at drive fair og sandfærdig forretning og opretholde mindelige forretningsforbindelser, og i så fald vil anvendelse af et forsinkelsesgebyr, så snart en betaling er forsinket eller udeblevet, kun skabe turbulens og kunne koste en klient.

Hvornår opkræves forsinkelsesgebyrer?

Det kan opkræves et gebyr for forsinkelse når som helst efter, at en betaling er forfalden (dvs. efter faktureringsperioden på 30 dage). En virksomhed, der sætter pris på sine kunderelationer, vil dog tilbyde en frist mellem det tidspunkt, hvor betalingen forfalder til betaling, og det tidspunkt, hvor den opkræver det fastsatte forsinkelsesgebyr.

Renter på forfaldne fakturaer

Det er standardpraksis i de fleste brancher at opkræve renter på ubetalte fakturaer. Virksomheder har lovmæssigt ret til at opkræve rentesats. Men denne type renter kan kun håndhæves, hvis der er en eksisterende aftale om morarenter mellem virksomheden og kunden om betalingsbetingelser og vilkårene for renter på ubetalte fakturaer. Hvis der ikke er nogen eksisterende aftale, er kunden ikke forpligtet til at betale renter på ubetalte fakturaer.

Og selv om rentesatser ikke er direkte reguleret, begrænser nogle stater det beløb, som en virksomhed kan opkræve i forsinkelsesgebyrer, og sætter et loft over rentesatsens procentvise størrelse. Typisk bør virksomheder ikke opkræve mere end 10 % om året på forsinkelsesgebyrer og fakturaer. Virksomheder bør dog tjekke de relevante statslige regler for at bekræfte, hvilken procentsats der er tilladt i deres jurisdiktion.

Sådan undgår du forsinkelsesgebyrer og rentesatser

Det kan være spild af tid og ressourcer at opspore kunder for fakturaer, og især for ubetalte fakturaer. For at undgå at skulle vurdere forsinkelsesgebyrer og renter på fakturaer bør virksomheder give et økonomisk incitament til at betale fakturaer til tiden. Organisationer kan overveje at tilbyde en rabat for fuld betaling på forhånd eller inden for fakturaens betalingsfrist. Dette er en vellykket taktik til at undgå at skulle håndtere forsinkelsesgebyrer eller renter over for kunderne og risikere et forretningsforhold.

For at sikre, at de ikke utilsigtet lader fakturaer stå ubetalte, bør virksomheder investere i gode regnskabssystemer. Overvej at oprette påmindelser og elektroniske meddelelser for at hjælpe med at holde sig organiseret og foretage betalinger til tiden. Opsætning af elektroniske betalinger eller overførsler kan også gøre det nemt at trække direkte fra din virksomhedskonto til virksomheden eller tjenesteudbyderen.

Ingen af disse oplysninger skal naturligvis opfattes som juridisk eller finansiel rådgivning, og de bør heller ikke afholde dig fra at søge hjælp hos en autoriseret advokat, revisor eller en professionel inden for finansielle tjenesteydelser. Men hvis du ønsker at sikre dig, at din virksomheds politikker vedrørende forsinkelsesgebyrer eller renter på forfaldne fakturaer er i overensstemmelse med bedste praksis, er dette et godt sted at starte!

Månedlig og daglig renteberegner til beregning af renter på ubetalte fakturaer.