Sådan styrer du væksten i små virksomheder (som en professionel)

Små virksomheder startes hver dag, ofte af en passioneret iværksætter med et problem, som de brænder efter at løse.

Selv om det at eje en virksomhed ikke er uden problemer, er belønningen ofte det hele værd. Som iværksætter nyder du langt større frihed og fleksibilitet, end du nogensinde kunne som almindelig ansat. Og med den rette indstilling og en ordentlig forståelse af de prøvelser, du vil stå over for, kan du sammensætte en plan for at tackle eventuelle ujævnheder på vejen.

Med det sagt er en af de største udfordringer, som næsten alle små virksomheder står over for, at det er stort set umuligt at nå break-even eller skabe overskud med det samme. Det tager ofte to til tre år, før en virksomhed kan nå et af disse mål. Når det er sagt, afhænger det af en række faktorer, herunder din virksomhedstype, hvor hurtigt du opnår rentabilitet. Så hvis du har overskredet treårsgrænsen, skal du læse videre. Det er ikke nødvendigvis et tegn på, at det er på tide at kaste håndklædet i ringen.

For at gøre tingene værre har ejere af små virksomheder normalt ikke den luksus at have en stor kreditlinje eller en betydelig startkapital, som de kan investere i markedsførings- og salgsfremmende strategier. Dette kræver, at de skal operere med det mindst mulige budget, mens virksomheden er i vækst, og derfor bruge billige metoder til at udvikle deres virksomhed.

Det bør ikke komme som nogen overraskelse, at denne hårfine linje er for svær at gå for mange små virksomheder. Og det er formålet med denne artikel. At forklare vækstmål, taktikker for økonomisk styring, og hvordan du analyserer væksten og pengestrømmen i din lille virksomhed for at hjælpe dig med at få din virksomhed til at vokse og drive en mere succesfuld virksomhed.

Lad os komme i gang.

Vækstmål

Mange undersøgelser viser, at det at sætte mål effektivt har en stærk korrelation med virksomhedens resultater. En virksomhed, der nøje afstemmer sine mål på tværs af hele organisationen, opnår generelt et højere niveau af økonomisk succes. Mål gør det muligt for virksomhedsejere at vurdere sig selv og deres medarbejdere, allokere ressourcer og give lederne retning. For at øge dine chancer for at gøre fremskridt anbefaler vi, at du klart definerer hvert enkelt mål og skitserer, hvordan du vil nå det. Det er også vigtigt at opstille realistiske mål og tildele specifikke tidslinjer for, hvornår du forventer at nå hvert enkelt mål.

For at hjælpe dig med at planlægge dine mål anbefaler vi også, at du klassificerer dem som kortsigtede, mellemliggende og langsigtede mål.

• Kortsigtede mål vedrører typisk likviditet og salg.
• Mellemliggende mål vedrører lønsomhed ved ansættelse.
• Langfristede mål omhandler ofte ejerens personlige formue.

Kortfristede mål

For en ny virksomhed kan kortsigtede mål være mål, som du søger at opnå på så lidt som en måned eller to. I nogle tilfælde kan det være noget på din to-do-liste, som du skal have gjort i denne uge, som f.eks. at reparere et defekt køleskab til opbevaring af fødevarer. Som du måske kan forestille dig, er disse mål typisk specifikke opgaver, der er lette at definere og dermed lette at afgøre, hvornår målet er nået. Andre kortsigtede mål for små virksomheder er f.eks. at vælge et kassesystem eller at forbedre præstationen af dit ugentlige e-mail-nyhedsbrev.

Andre typer kortsigtede mål for en ny virksomhed kunne være at ansætte og uddanne din første medarbejder inden for tre måneder efter åbningen af din virksomhed. Alternativt kunne det være at nå en bestemt salgsmængde, så du kan forhandle en bedre pris med din leverandør. Dette kan hjælpe din fortjenstmargen og bringe dig tættere på at nå nulpunktet eller endog være rentabel, afhængigt af resten af din økonomiske situation.

SE OGSÅ: Har du brug for at forbedre cashflowet? Find ud af, om du er kvalificeret til ShopKeep Capital!

Intermediære mål

Intermediære mål for den nye virksomhed er typiske mål, som du ønsker at nå inden for seks måneder til et år efter, at du er startet som virksomhed. De omfatter normalt mål for omsætning og nettoindtægt. Mellemliggende mål kan også omhandle personalespørgsmål, f.eks. ansættelses- og uddannelsesmål. Yderligere eksempler på mellemliggende mål for små virksomheder omfatter reduktion af udgifter og opgradering af udstyr.

Intermediate planlægning omfatter ofte anvendelse af en mere permanent løsning på et kortsigtet problem. Antag i dette eksempel, at et grundlæggende uddannelsesprogram løste nogle problemer, som du havde med specifikke medarbejdere på kort sigt. Du kunne derefter planlægge lignende uddannelse for alle medarbejdere som en måde at forebygge proaktivt, at disse problemer opstår i takt med, at du ansætter nye medarbejdere og udvider dit team. I dette eksempel forhindrer mellemliggende planlægning, at kortsigtede problemer gentager sig, hvilket hjælper dig med at nå større mål og opbygge en bæredygtig virksomhed.

Langfristede mål

Den tidsmæssige ramme for langsigtede mål er normalt to til tre år, afhængigt af din virksomheds vækstrate. Disse mål drejer sig generelt om rentabilitet eller som minimum om at nå break-even. Hvis du ønsker at opbygge en bæredygtig virksomhed, der giver overskud, ønsker du at nå break-even så hurtigt som muligt. Derfra er målet at begynde at give overskud.

Det sikrer ikke blot, at din virksomhed kan fortsætte med at fungere, men som ejer kan du begynde at høste nogle af fordelene ved at drive din egen virksomhed. Nemlig at nyde den frihed og fleksibilitet, som det giver at være din egen chef. Du kan også begynde at få løn på dette tidspunkt.

Ekspansion af en virksomhed til nye markeder eller brancher er også et almindeligt langsigtet mål, ofte med det endelige mål at blive den største og mest rentable virksomhed i en bestemt branche eller geografisk placering.

Forretningsejere, der opstiller denne type mål, har typisk en større plan i tankerne, når de starter deres virksomhed, hvilket normalt vil kræve yderligere eksterne finansielle ressourcer som venturekapital og højtuddannede personer for at gennemføre den. Nogle ejere af små virksomheder søger at udvide deres virksomhed så hurtigt som muligt, hvilket er et langsigtet mål med høj risiko, som indebærer en stor potentiel belønning.

Det er et andet langsigtet mål for nogle iværksættere at børsnotere en virksomhed. Virksomheden skal vise en konsekvent historik af økonomiske resultater for at tiltrække de typer investorer, der er nødvendige for at gøre dette. Denne proces kræver også, at en ejer ansætter de rette personer til at skabe de operationelle ændringer, der er nødvendige for at gå på børsen.

Finansiel forvaltning

For at styre væksten på en bæredygtig måde skal en virksomhedsejer påtage sig en række opgaver, herunder forvaltningen af finanserne. Denne proces kræver normalt, at en ejer prioriterer specifikke områder af den finansielle forvaltning og fokuserer på de vigtigste områder. Da denne type arbejde kræver specialiseret viden, er det ofte nødvendigt at ansætte fagfolk, der er eksperter i at hjælpe virksomheder med at forvalte deres økonomi. Det betyder dog ikke, at der ikke er ting, du selv kan gøre som virksomhedsejer for at hjælpe din virksomhed med at opretholde økonomisk disciplin.

Bliv organiseret

At bevare kontrollen og være organiseret er en af nøglerne til en sund økonomisk forvaltning. Det kan være fristende at udføre disse opgaver efter behov, f.eks. at registrere transaktioner, når de kommer ind, eller sende påmindelser om fakturaer ud, når du tænker over det. Denne fremgangsmåde kan dog medføre, at der bliver overset ting, især når dit liv er så hektisk som den typiske ejer af en lille virksomhed For at forhindre, at dette sker, skal du planlægge tid i din kalender, som du vil afsætte til at løse opgaver inden for økonomisk forvaltning og regnskab.

Få de rigtige værktøjer

For detailhandel og restaurationsvirksomheder er POS-software (point of sale) et vigtigt værktøj til økonomisk forvaltning, da det indsamler data, der hjælper med at holde virksomheden på sporet. Disse data hjælper ejerne med at forstå medarbejdernes præstationer, spore arbejdstimer, administrere lagerbeholdningen og overvåge salget.

Alle POS-systemer leverer salgsdata i et vist omfang, selv om deres specifikke rapporteringsmuligheder varierer meget. Det er vigtigt at vælge en løsning, der producerer detaljerede rapporter, som registrerer de bedst sælgende varer, returneringer og fortjenstmargener, hvilket er nødvendigt for at forstå din virksomheds overordnede økonomiske sundhed.

Et POS-system bør også spore salget efter kriterier såsom afdeling, produkt og medarbejder. Denne mulighed gør det muligt for en ejer at justere personale og tildeling af gulvareal i overensstemmelse hermed. Rapporter på skærmen giver øjebliksbilleder af salgsdata, der er lette at forstå, mens eksporterede rapporter primært bruges til regnskabsformål.

Hold styr på dine ansvarsområder

Som virksomhedsejer falder hovedparten af det økonomiske ansvar på din tallerken. Det betyder, at du skal holde styr på de mindre spændende dele af driften af en virksomhed. Det er f.eks. dit ansvar at holde styr på udgifterne, betale skat, tilbagebetale lån og styre kommunikationen med investorer og andre interessenter. At drive en virksomhed indebærer også daglige ansvarsområder som f.eks. registrering af transaktioner, overvågning af betalinger og budgettering. Disse opgaver er ikke altid de mest behagelige, men at holde styr på dem er afgørende for at holde din virksomhed kørende og også for at overholde lovgivningen.

Ekspertrådgivning

Savvy virksomhedsejere ved, hvor vigtigt det er at videreuddanne sig. Du kan lære mere om regnskab og økonomisk forvaltning ved at læse artikler, deltage i kurser online eller på dit lokale college, lytte til podcasts eller se webinarer. Du kan også melde dig ind i det lokale handelskammer eller den lokale sammenslutning af små virksomheder for at komme i kontakt med andre iværksættere. Du vil blive overrasket over, hvor venlige andre virksomhedsejere kan være. Tøv ikke med at spørge om råd eller spørge en anden lokal forretningsmand til råds. Bare vær forberedt på at gengælde tjenesten i naturalier.

Professionel hjælp

Den samme stærke vilje og følelse af uafhængighed, som hjælper virksomhedsejere med at opbygge deres vision, kan også få dem til at være tilbageholdende med at søge hjælp. Der er dog ofte brug for finansielle fagfolk til at løse problemer. Nogle gange kræver en virksomheds overlevelse, at ejeren indrømmer sit nederlag og hyrer en professionel, f.eks. en statsautoriseret revisor.

SØG OGSÅ: Sådan øger du salget i detailhandlen – den ultimative guide

Vækstanalyse

Det kan se ud til, at hurtig vækst altid er en god ting for små virksomheder. Men de vokser ofte for hurtigt, især når ejerne bliver overvældet af deres tidlige succes. Det er naturligt for en veldrevet virksomhed at vokse, men det er også vigtigt at vide, hvorfor den vokser, især hvis den gør det meget hurtigt. Vækst kan nogle gange større problemer, som f.eks. følgende, der kan give dig massive problemer senere hen.

Arbitrær vækst

En udvidelse bør være baseret på en sund økonomisk vurdering snarere end på ejerens personlige ønske om at gøre det. Denne form for alt for hurtig ekspansion kan få virksomheder til at udnytte en markedsmulighed, selv om de ikke har den nødvendige kapital til at få succes. Underkapitalisering under ekspansion er en af de mest almindelige årsager til, at en lille virksomhed går konkurs.

Udygtighed til at styre forretningsprocesser

En hurtig ekspansion kan få ledere til at kæmpe med at skabe nye processer til at håndtere den øgede arbejdsbyrde, ofte i en sådan grad, at de forsømmer væsentlige forretningsfunktioner. Små virksomheder har ofte kun en eller to ledere, hvilket kan øge virksomhedens risiko for fiasko, hvis disse ledere ikke kan skabe eller tilpasse sig nye processer hurtigt. En virksomhed i vækst skal også have tid til at ansætte og fastholde kvalificeret personale.

Interne værktøjer kan ikke følge med

For at kunne køre gnidningsløst skal en virksomhed kunne indhente oplysninger om budgettering, pengestrøm og salgsvækst på en rettidig og effektiv måde. En dramatisk stigning i bureaukratiet, såsom møder og notater, kan være tegn på, at der er behov for en bedre projektstyringsløsning eller andre interne værktøjsopgraderinger som f.eks. ny regnskabs- eller markedsføringssoftware. Det er også vigtigt at overvåge informationssystemerne nøje i denne periode for at sikre, at efterspørgslen efter deres tjenester ikke har overskredet deres kapacitet.

Stigning af generalomkostningerne

Snapende vækst ledsages ofte af en direkte stigning i driftsomkostningerne, hvilket kan udhule en virksomheds fortjenstmargen. Denne proces kan i høj grad hindre finansiering på et tidspunkt, hvor der er mest brug for den. Øgede generalomkostninger kan også gøre det sværere at overholde lønningerne, hvilket får medarbejderne til at slappe af eller helt sige op. Uden et tilstrækkeligt stort team til at håndtere den øgede arbejdsbyrde, som du nu har med at gøre, er det meget sandsynligt, at din virksomhed vil gå konkurs.

Svært ved at betale lån

En lille virksomhed har typisk brug for at optage lån i en ekspansionsfase, men betjening af disse lån kan hurtigt opbruge likviditeten. Desuden har voksende virksomheder svært ved at forvalte deres tilgodehavender på trods af et øget salg. Den deraf følgende finansielle nød kan få små virksomheder til at gå konkurs.

Hold de forkerte medarbejdere

Ejere af små virksomheder mister ofte kontakten med de nøglemedarbejdere, der holdt virksomheden kørende i en vækstspurt, og disse medarbejdere forlader virksomheden for at få bedre muligheder. Desuden kan en fase med hurtig vækst få en virksomhed til at miste fokus og beholde uproduktive medarbejdere.

Overdreven afhængighed af partnere

Virksomheder er ofte afhængige af et meget lille antal nøglepartnere, når de ekspanderer, herunder kunder, långiver og leverandører. Hvis der sker noget med en af disse partnere (f.eks. hvis de går konkurs), kan det for alvor lamme din vækst. Det er især vigtigt for små virksomheder at diversificere deres produktlinjer, markeder og distributionskanaler i en periode med tidlig vækst, hvor der kun er ringe fejlmargin.

Cash Flow Management

De fleste virksomheder i dag opererer på et “køb nu, betal senere”-grundlag, hvilket gør cash flow management (CFM) til en kritisk komponent i den daglige drift. Men hvis man behandler CFM som en bogholderifunktion, begrænser man dens muligheder. Den kan også hjælpe virksomhedsejere med at træffe beslutninger i forbindelse med forskellige finansielle spørgsmål, f.eks:

• Tidspunktet for betalingsforpligtelser
• Kort-sigt finansieringsbehov
• Planlægning af større indkøb
• Prisfastsættelse
• Forudsigelse af likviditetsbehov
• Analyse af tilgodehavender og gæld
• Kontrol af omkostninger og gæld

Overvågning af pengestrømmen

Drift af en succesfuld virksomhed kræver en klar forståelse af dens pengestrøm. Overvågning og analyse af pengestrømmen giver også et bredere billede af virksomheden ud over kontrollen med dens daglige drift. Denne evne gør det muligt at identificere og korrigere potentielle problemer, før de bliver alvorlige.

Forudsigelse af likviditetsbehov

Forudsigelse af fremtidige likviditetsbehov er også vigtigt på grund af den vidtrækkende indvirkning, som pengestrømmen har på en virksomhed. Et intelligent system til prognose af pengestrømme gør det muligt for en ejer at overvåge betalings- og tilgodehavender nøje. Prognoser skaber også flere muligheder for en stærkere daglig drift og fremtidig vækst.

Analyse af tilgodehavender og tilgodehavender

En effektiv forvaltning af tilgodehavender er nødvendig, fordi din virksomhed, afhængigt af din branche, kan vente i fire til seks uger, før den modtager betaling for dine produkter og tjenester.

For at forbedre den hastighed, hvormed en virksomhed konverterer sine tilgodehavender til kontanter, kræves en proaktiv tilgang. Tilgodehavender bør prioriteres i forhold til, om det haster med at få dem inden en bestemt dato. Denne strategi giver en ejer af en lille virksomhed mulighed for at afgøre, om et bestemt tilgodehavende er afgørende for at foretage kortsigtede udgifter, f.eks. ansættelse af ekstra personale eller midlertidig forøgelse af lagerbeholdningen til feriesæsonen.

Kontrol af omkostninger og gæld

Nøglen til kontrol af omkostninger og gæld er at sikre, at indtægterne altid overstiger omkostningerne. Denne strategi kræver ofte, at en virksomhedsejer prioriterer gæld for at afgøre, hvilke gældsposter der skal betales først. For eksempel bør lønninger have højeste prioritet, da medarbejdere, der ikke bliver betalt, har en tendens til at sige op. Leverandører bør betales som det næste, især hvis de er lokale. Kortvarige negative pengestrømme er også en god grund til at bruge en eksisterende kreditlinje.

Finansregnskaber omfatter en virksomheds balance, pengestrømsopgørelse og resultatopgørelse. Nogle virksomheder giver også opgørelser over ejerens egenkapital. Årsregnskaber bør offentliggøres mindst en gang om året, selv om SBO’er i hurtigt voksende virksomheder måske foretrækker månedlige eller kvartalsvise regnskaber.

Vi håber, at dette indlæg har hjulpet dig med at forstå vigtigheden af at planlægge og overvåge dine fremskridt i retning af dine vækstmål. Især fordi det vil hjælpe dig med at forhindre din virksomhed i at ekspandere for hurtigt, hvilket er en almindelig årsag til fiasko. Det er også vigtigt, at du analyserer din virksomheds vækst for at sikre, at den vokser af de rigtige årsager. Endelig skal du overvåge cashflowet nøje, da det er meget sandsynligt, at du vil have et negativt cashflow i opstartsfasen. Som vi har forsøgt at gøre det klart, er det ikke let at styre væksten, især ikke hvis den er hurtig. Men med dedikation, beslutsomhed og et øje for detaljerne vil du finde succes.

SØG OGSÅ: Din ufejlbarlige strategi til at forudsige detailsalg