Sådan skriver du opfølgningsmails, der næsten garanterer et svar (med skabeloner!) – Mindmaven.com

Sådan skriver du opfølgningsmails, der næsten garanterer et svar (med skabeloner!)

Har du nogensinde brugt en evighed på at skrive den “perfekte” e-mail, men kun fået radiotavshed som svar? Hvis du ligner de fleste mennesker, har du sikkert gjort det.

En nylig undersøgelse viste, at den gennemsnitlige person modtager omkring 141 e-mails om dagen, men kun sender 40.

Det kræver ikke en matematiker at indse, at det betyder, at 3/4 af de e-mails, som en person modtager, aldrig får et svar. Spørgsmålet er, hvordan du kan få det hele til din fordel for at øge chancerne for at være en del af den eftertragtede 1/4-del?

Sikkert: Hvordan du skriver din første e-mail spiller en stor rolle i den forbindelse, og vi har allerede talt ret udførligt om, hvordan du skriver e-mails, der får svar.

Men i sidste ende er din første e-mail kun halvdelen af slaget. Selv hvis du gør alting rigtigt, får du måske stadig ikke et svar. Og når det sker, ligger lykken i opfølgningen.

Problemet er, at mange mennesker ikke ved, hvordan eller hvornår de skal sende opfølgende e-mails. Denne usikkerhed gør dem utilpas, og derfor ender de ofte med ikke at sende noget (eller de sender noget, der i bedste fald er ineffektivt).

I dag vil vi tale om tre gennemprøvede skabeloner til opfølgningsmails, som du kan bruge til stort set at garantere et svar fra din modtager.

Bemærk: Dette blogindlæg er en del af vores nye onlineprogram, The Email Response & Opportunity Generation Course. Klik her for at lære mere!

Første ting først: Get Over Yourself-It Isn’t Personal

Men før vi kommer dertil, er der noget vigtigt, som jeg vil påpege. Hvis du sender en e-mail, som du ikke får svar på, skal du ikke tage det personligt.

Et manglende svar betyder ikke nødvendigvis, at der var noget galt med din e-mail, og det betyder heller ikke nødvendigvis, at den anden person bevidst ignorerer dig.

Men efter min erfaring er det sjældent tilfældet.

Sandheden er, at modtageren sandsynligvis har set din e-mail og havde til hensigt at svare. Bare, senere. Når tingene gik langsommere. Problemet er – på trods af deres bedste intentioner – at når tingene endelig blev langsommere timer (eller endog dage) senere, har de simpelthen glemt det.

Jeg ved, at jeg har gjort det, og du er måske også skyldig i det.

Så husk på det: Så længe din oprindelige e-mail kommer fra et sted, hvor du giver ægte værdi til den anden person, har du intet at bekymre dig om.

De ignorerer dig ikke, og du plager dem ikke ved at sende en opfølgende e-mail (hvis du gør det rigtigt). Faktisk vil du, hvis du virkelig er sikker på den værdi, du mener, at du kan give denne person, gøre dem en bjørnetjeneste ved ikke at følge op.

Så skub igennem det indledende ubehag, og jeg tror, at du vil opdage, at mange mennesker faktisk sætter pris på påmindelsen.

Den 4-ugers opfølgnings-e-mail gameplan

Og med det sagt, lad os komme ind på opfølgnings gameplanen.

Nedenfor finder du tre separate opfølgnings-e-mails. Bemærk, at disse e-mails ikke skal være udskiftelige – de er en sekvens, der bør finde sted over en 4-ugers periode (bare rolig, jeg giver dig anbefalinger om timing).

En hurtig bemærkning: Disse skabeloner er blevet bevist gang på gang, både i min erfaring og i mange af mine kunders erfaringer. Så selv om du helt sikkert ønsker at personliggøre indholdet for at få det til at føles som om det kommer fra dig, anbefaler jeg, at du ikke afviger for langt fra de oprindelige beskeder.

Follow-Up Email #1: The Quick Re-Ping

Denne første opfølgningsbesked bør sendes 5 dage efter din første e-mail, og den tjener et enkelt formål: At bringe dit navn tilbage til toppen af deres indbakke.

Den skal være kort, lavt presset og uden dårlig samvittighed. Ud fra et indholdsmæssigt perspektiv er det eneste, du gør, at du opsummerer indholdet af din første e-mail i en enkelt sætning eller to.

Det er også en god idé at inkludere din oprindelige besked nederst i denne opfølgningsmail, så din modtager ikke behøver at rode i sin indbakke for at finde den. For eksempel:

Subject:

Hey John,

Jeg ville bare følge op på den e-mail, jeg sendte for et stykke tid siden om at mødes til et hurtigt interview. Du kan finde den oprindelige e-mail under min signatur. Er det noget, du er interesseret i?

Hilsen,

Anne

I de fleste tilfælde tror jeg, at du vil opdage, at en enkelt opfølgningsbesked som ovenstående vil være alt, hvad der skal til for at få det svar, du leder efter. Men hvis det ikke gør det …

Opfølgningsmail nr. 2: Den venlige check-in

Den anden opfølgningsmail bør komme 7 dage efter den venlige re-ping-opfølgningsmail.

Som i den første er dit mål her ikke at give den anden person skyldfølelse eller bebrejde ham eller hende. Faktisk bør denne e-mail gøre det stik modsatte. Lad tvivlen komme din modtager til gode og antag, at dine beskeder blot er gået tabt et eller andet sted. For eksempel:

Subject:

Hej John,

Jeg ville sende en hurtig besked for at følge op på min e-mail om at få forbindelse til et kort interview.

Da jeg ikke har hørt tilbage endnu, spekulerer jeg på, om du overhovedet har fået e-mailene, og jeg ville sikre mig, at de ikke er faldet igennem (jeg ved, at jeg helt sikkert har overset et par e-mails, der ved et uheld er blevet sorteret i spam). Det ville være dejligt, hvis du kunne sende mig en hurtig ping for at lade mig vide, at du har modtaget den. Jeg har inkluderet den oprindelige e-mail nedenfor.

Hilsen,

Anne

Også her anbefaler jeg, at du beholder denne e-mail i samme tråd som din oprindelige opfølgningsbesked, så de har al den kontekst og de oplysninger, de har brug for til at svare direkte på denne e-mail.

Følgningsmail #3: Den sidste chance

Den sidste opfølgningsmail bør sendes 14 dage efter Friendly Check-In’et. På dette tidspunkt er der gået næsten 30 dage; så det er på tide at ændre lidt på tilgangen.

Med denne besked søger du at skabe en følelse af hastende karakter ved at tage dit tilbud af bordet. Lad mig give dig et eksempel først, og derefter vil jeg bryde det ned i dets kerneelementer:

Område:

Område: Jeg har ikke haft held til at få fat i dig via e-mail, så jeg tænkte, at jeg ville prøve en anden kanal. Jeg har lige lagt en voicemail til dig som opfølgning på e-mailen om forskningsprojektet fra for et par uger siden.

Hvis jeg ikke har hørt tilbage fra dig, går jeg ud fra, at det ikke er det bedste tidspunkt lige nu, og stopper med at følge op på sagen. Hvis jeg har misforstået situationen, og du er interesseret, så send mig et hurtigt ping. Jeg har inkluderet den oprindelige e-mail nedenfor for din bekvemmelighed.

Hilsen,

Anne

Som du kan se, har denne e-mail to primære komponenter:

• Først antager den, at du har prøvet et andet medie for at nå modtageren. Måske er e-mail bare ikke deres foretrukne kommunikationsmetode, deres spamfiltre er skruet lidt for højt op, eller deres indbakke er simpelthen for overfyldt. Du kan løse dette potentielle problem ved blot at prøve en ny opsøgende metode, f.eks. telefonopkald, sms’er eller sociale medier.
• For det andet skaber den en følelse af hastværk og knaphed med linjen: “Hvis jeg ikke har hørt fra dig, går jeg ud fra, at det ikke er det bedste tidspunkt lige nu og holder op med at følge op på denne sag.” Hvis modtageren har interesse i det, du tilbyder eller beder om, er en linje som denne næsten garanteret at få et svar.

Wait: What if I Still Don’t Get a Response After These Emails?

Sagen er den, at selv med den rigtige indledende besked og den ovenfor beskrevne opfølgende e-mail-spilplan får du stadig ikke svar på hver eneste e-mail, du sender (især ikke når vi taler om kolde e-mails).

Hvis du ikke har modtaget et svar efter at have sendt disse tre e-mails, er det normalt sikkert at antage, at det ikke er et godt tidspunkt for dem nu. Jeg anbefaler, at du lægger dine forsøg på opsøgende arbejde på hylden i 3-6 måneder – afhængigt af forholdet og konteksten – og derefter prøver igen.

Så er det trods alt: Indtil du får et klart “nej”, kan du altid gå ud fra, at de stadig er interesserede.

Fortsætningen ligger i opfølgningen, men …

Husk på, at de tre ovenstående e-mails er bygget på den antagelse, at du skrev en indledende e-mail, der er værd at svare på i første omgang.

Hvis du er noget som mig selv og mange af mine kunder, er e-mail en grundlæggende del af at drive forretning – så det er vigtigt at sikre, at du får så meget værdi ud af dette medie som muligt.

Dertil har mit team og jeg for nylig lanceret vores nyeste onlineprogram, The Email Response and Opportunity Generation Course.

I det dykker jeg dybere ned i de tre ovenstående tips og introducerer dig til et væld af andre værdifulde oplysninger. Du vil lære …

• De 3 faktorer, der bestemmer sandsynligheden for at få et e-mail-svar, og hvordan du kan påvirke dem for at opnå højere svarprocenter.
• Vigtigheden af at tilpasse din “ask” til din modtager, og hvordan du identificerer din “Ultimate Ask” for at opnå gennembrudssvarprocenter.
• Hvordan du næsten garanterer e-mail-svar med en handlingsanvisende, templatized opfølgningsspilplan (okay, det har vi allerede gjort her … Men det er derfor, du får dette med rabat!)

Oven i købet får du adgang til over 20 eksempler på e-mails fra den virkelige verden for at hjælpe dig med at skrive den perfekte e-mail for at generere de muligheder, du har brug for at få succes.

Normalt koster adgangen til dette kursus $29.99 – men fordi du allerede har gennemført en del af indholdet gennem dette blogindlæg, tilbyder vi det til den stærkt nedsatte pris på kun $7.

Hvis det lyder som noget, der ville være værdifuldt for dig, opfordrer jeg dig til enten at klikke her for at få mere at vide, eller klikke på billedet nedenfor for at tilmelde dig nu.

Hver som helst håber jeg, at dette har været værdifuldt for dig. God e-mailing!