Sådan forbedrer du din forretningsskrivning

Du skriver sikkert hele tiden på jobbet: forslag til kunder, memoer til ledende medarbejdere og en konstant strøm af e-mails til kolleger. Men hvordan kan du sikre, at dine tekster er så klare og effektive som muligt? Hvordan får du din kommunikation til at skille sig ud?

Hvad eksperterne siger
Overbebyrdede ledere med lidt tid tror måske, at det er en kedelig eller endog useriøs øvelse at forbedre deres skriftlighed. Men at vide, hvordan man udformer en interessant og intelligent sætning, er afgørende for at kommunikere effektivt, vinde forretninger og skille sig ud. “Som Marvin Swift mindeværdigt sagde, betyder klar skriftlighed klar tænkning”, siger Kara Blackburn, der er lektor i ledelseskommunikation ved MIT Sloan School of Management. “Du kan have alle de bedste idéer i verden, men hvis du ikke kan kommunikere, vil ingen høre dem.” Heldigvis har alle evnen til at forbedre sig, siger Bryan Garner, forfatter til The HBR Guide to Better Business Writing. Effektiv skrivning “er ikke en gave, som man er født med”, siger han. “Det er en færdighed, som man dyrker.” Her er hvordan du skriver enkelt, klart og præcist.

Tænk dig om, før du skriver
Hvor du lægger pennen på papiret eller hænderne på tastaturet, skal du overveje, hvad du vil sige. “Den fejl, som mange mennesker begår, er, at de begynder at skrive for tidligt”, siger Garner. “De udarbejder tankerne, mens de skriver, hvilket gør deres skrivning mindre struktureret, slingrende og repetitiv.” Spørg dig selv: Hvad skal min målgruppe vide eller tænke efter at have læst denne e-mail, dette forslag eller denne rapport? Hvis svaret ikke er klart med det samme, går du for hurtigt frem. “Træd tilbage og brug mere tid på at samle dine tanker,” råder Blackburn.

Vær direkte
Fortæl din pointe lige på forhånd. Mange mennesker oplever, at den skrivestil og struktur, de har udviklet i skolen, ikke fungerer så godt i erhvervslivet. “En af de store sygdomme i forretningsskriverier er at udskyde budskabet til den midterste del af skrivningen,” siger Garner. Ved at præsentere din hovedidé kortfattet først sparer du din læser tid og skærper dit argument, før du kaster dig ud i hovedparten af din tekst. Når du skriver længere memoer og forslag, foreslår Garner, at du angiver problemet og den foreslåede løsning i “højst 150 ord” øverst på den første side. “Få en evne til at opsummere”, siger han. “Hvis din åbning ikke er god, er hele teksten ikke god nok.”

Skær ned på det store
Du skal ikke “bruge tre ord, når ét ord ville være tilstrækkeligt”, siger Blackburn. Læs dine tekster med kritiske øjne, og sørg for, at hvert enkelt ord arbejder hen imod din større pointe. Skær alle unødvendige ord eller sætninger væk. Der er f.eks. ingen grund til at sige “generel enighed om holdningen”, når “enighed” er tilstrækkeligt. “I det øjeblik, læserne føler, at et stykke skriftligt materiale er mundret, begynder de at lukke af”, siger Garner. Han foreslår at slette præpositioner (point of view bliver til viewpoint), erstatte -ion-ord med handlingsverber (provided protection to bliver til protected), bruge sammentrækninger (don’t i stedet for do not og we’re i stedet for we are) og udskifte is, are, was og were med stærkere verber (indicates i stedet for is indicative of).

Undgå jargon og $10-ord
Business-artikler er fulde af branchespecifikke buzzwords og akronymer. Og selv om disse udtryk nogle gange er uundgåelige og lejlighedsvis kan være nyttige som stenografi, tyder de ofte på doven eller rodet tankegang. Hvis du bruger for mange, vil din læser antage, at du er på autopilot – eller endnu værre, at du ikke forstår, hvad du siger. “Jargon tilføjer ikke nogen værdi,” siger Blackburn, men “klarhed og kortfattethed går aldrig af mode.” Garner foreslår, at man opretter en “buzzword blacklist” over ord, som man skal undgå, herunder udtryk som “actionable”, “core competency”, “impactful” og “incentivize”. Du bør også undgå at bruge storslået sprog. Skribenter tror ofte fejlagtigt, at det er et tegn på intelligens at bruge et stort ord, når et enkelt ord er tilstrækkeligt. Det er det ikke.

Læs det, du skriver
Sæt dig i din læsers sted. Er din pointe klar og velstruktureret? Er sætningerne ligetil og kortfattede? Blackburn foreslår, at du læser passager højt. “Det er der, hvor fejlene kommer til syne: hullerne i dine argumenter, den klodsede sætning, afsnittet, der er to afsnit for langt,” siger hun. Og du skal ikke være bange for at bede en kollega eller ven – eller endnu bedre, flere kolleger og venner – om at redigere dit arbejde. Tag godt imod deres feedback; du skal ikke være utilfreds med den. “Redigering er en venskabshandling”, siger Garner. “Det er ikke en aggressiv handling.”

Øv dig hver dag
“At skrive er en færdighed,” siger Blackburn, “og færdigheder forbedres med øvelse.” Garner foreslår, at man læser velskrevet materiale hver dag og er opmærksom på ordvalg, sætningsstruktur og flow. “Begynd at være opmærksom på stilen i The Wall Street Journal,” siger han. Invester i en guide til stil og grammatik som reference – Garner anbefaler Fowler’s Modern English Usage. Vigtigst af alt: Indbyg tid i din tidsplan til redigering og revision. “Det er ved at skrive og omarbejde dine egne tekster, at forandringerne sker, og det går ikke hurtigt”, siger Blackburn. “Tiden er godt givet ud, for gode skribenter skiller sig ud på jobbet.”

Principper at huske:

Gør:

• Planlæg, hvad du vil sige for at gøre din skrivning mere direkte og effektiv.
• Brug ord sparsomt, og hold sætningerne korte og præcise.
• Undgå jargon og “fancy” ord. Stræb i stedet efter klarhed.

Lad være med at:

• Argumentere, at du simpelthen ikke kan skrive. Alle kan blive bedre til at skrive med øvelse.
• Lad som om, at dit første udkast er perfekt, eller endda acceptabelt. Ethvert dokument kan forbedres.
• Grav dit argument. Præsenter din hovedidé så hurtigt som muligt.

Case study #1: Vær ikke bange for at dele
Da David McCombie begyndte at arbejde som managementkonsulent hos McKinsey & Company, indså han straks, at den skrivestil, som han havde finpudset på Harvard Law School, ikke var velegnet til kommunikation på ledelsesniveau. “Det var strukturen i mine argumenter”, siger David. “Jeg fik feedback om, at jeg skulle komme hurtigere til pointen.”

Med juridiske eller akademiske tekster “starter man som regel med at bygge sagen op og sætter hovedpointen helt til sidst”, siger han. “Men i forretningskommunikation er det bedst at starte med konklusionen først.”

For at gøre sine tekster mere direkte og effektive bad David flere ledende kolleger om alle deres tidligere præsentationer og rapporter, så han kunne efterligne vigtige elementer i deres format og stil. Han kopierede også betroede kolleger, der var særligt dygtige kommunikatører, på vigtige e-mails og bad om deres feedback.

David har overført disse metoder til den private equity-virksomhed, som han grundlagde i Miami, McCombie Group. “Jeg sender alt, hvad der er vigtigt, til min partner, og han læser det igennem,” siger David og tilføjer, at han ved bedre end at tage rettelserne personligt. “Vi taler om, hvorvidt der er en bedre måde at formidle en idé på, hvordan vi kan være mere kortfattede.”

Den forbedring af hans skrivning har haft en direkte effekt på Davids evne til at blive en indflydelsesrig stemme inden for sit felt. Han er i øjeblikket ved at skrive en bog om sit private equity-selskabs nichemarked, The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

“Selv om jeg kunne skrive godt fra starten, tror jeg, at det er helt afgørende for succes, at man hele tiden forbedrer sin skrivning og tager den til det næste niveau”, siger David. “Jo mere du gør det, jo nemmere bliver det.”

Casestudie nr. 2: Studer god skrivning
Tim Glowa havde allerede opbygget en succesfuld karriere som strategisk marketingkonsulent, da han besluttede sig for at sætte sine ambitioner lidt højere. “Jeg ønskede at blive opfattet som en tænkende leder,” siger Tim, “og for at kunne gøre det, var jeg nødt til at have et synspunkt, og jeg var nødt til at fremføre det synspunkt offentligt.”

Han vidste, at det var nøglen til at forbedre sit professionelle omdømme at udarbejde smarte, letfordøjelige indlæg og forskningsartikler. Hans skriverier blev allerede godt modtaget af kolleger og jævnaldrende, men en stor del af hans erfaring var forankret i akademisk skrivning. Så han begyndte at læse forretningspublikationer, som McKinsey Quarterly, for at lære om stil. “Jeg studerede, hvordan de kommunikerer,” siger Tim, “og gjorde en indsats for at gøre mine egne tekster mere direkte og kortfattede.”

Han indarbejdede også et ritual med at skitsere sine tekster. Før han skriver rapporter og memoer, begynder han nu med en kort skitse af de tre hovedmål. “Man kan ikke bare begynde at skrive og forvente at komme et sted hen”, siger han. “Det er som at gå en tur uden at vide, hvor destinationen er.”

Tim, der nu er medstifter af et marketinganalysefirma ved navn Bug Insights, mener, at indsatsen har gjort ham til en mere effektiv kommunikator og har forbedret ikke kun hans længere tekster, men også hans e-mails og endda hans telefonsvarer. “Det smitter af på stort set al min kommunikation”, siger han. Og hans arbejde er ved at finde et publikum. Flere af hans artikler er blevet downloadet mere end 100.000 gange, og en Fortune 50-virksomhed har for nylig brugt en af hans artikler i et internt uddannelses- og udviklingsprogram.

Tim er tilfreds med sine fremskridt, men siger, at han ikke har tænkt sig at holde op med at gøre en ekstra indsats. “Man er nødt til at arbejde på det,” siger han. “Hver gang man udvikler en ny færdighed, er man nødt til at studere den.”