Sådan balancerer du din kassekladde som en chef

Balancering af din kassekladde er en vigtig del af den daglige rutine i din virksomhed. Ligesom at børste dine tænder bør du også balancere din kassekladde dagligt.

Hvis du kæmper med at balancere din kassekladde, er du ikke alene. Læs videre for at lære, hvordan du afbalancerer din kassekladde samt tips og tricks til at holde din kassekladde i orden.

Hvad er en kassekladde?

Hvor du går i dybden med, hvordan du afbalancerer en kassekladde, skal du lære lidt baggrundsinformation om den.

Din kassekladde, også kaldet et register eller en kasse, opbevarer kontanter, mønter, checks og andre værdifulde genstande (f.eks, kuponer) på salgsstedet (POS).

I slutningen af hver dag, vagt eller periode skal du balancere din kassekladde for at tage højde for alle indgående transaktioner. Transaktioner omfatter ikke kun kontanter og checks, men også kreditkortbetalinger og drikkepenge (hvis det er relevant).

Det er bedst, hvis du udpeger medarbejdere eller ledere til at balancere kassekladden. På den måde har du betroede medarbejdere, der arbejder med dine indgående kontanter, i stedet for flere personer.

Virksomheder, der typisk er ansvarlige for at balancere en kassekladde, omfatter:

• Beklædningsforretninger
• Supermarkeder
• Restauranter
• Bagerier
• Andre detailforretninger

Hvor ofte skal du balancere en kassekladde?

For at holde dine regnskaber så nøjagtige som muligt, bør du balancere din kasse hver dag eller efter hvert skift. På den måde kan du hurtigt (og nemt) foretage rettelser, hvis noget ikke stemmer.

Korrektion af noget fra et par dage, en uge eller endda uger tilbage kan være tidskrævende og kompliceret, fordi du skal gå tilbage og kontrollere hver dag enkeltvis for fejl. At balancere på daglig basis hjælper med at reducere smerten ved at opspore uoverensstemmelser i kassekladden.

Strin til balancering af kassekladden

Når det kommer til balancering af din kassekladde, kan dine trin være forskellige fra en anden virksomheds. For eksempel skal en større virksomhed måske foretage flere indbetalinger i løbet af dagen. Eller en mindre virksomhed har måske kun én kassekladde at tælle.

Uanset hvor lille eller stor din virksomhed er, er her fire trin, der kan hjælpe dig på rette vej, når du skal balancere din kassekladde.

Hent POS-rapporten

Hvor du begynder at balancere din kassekladde og bogføre eventuelle indgående pengestrømme, skal du udskrive eller få adgang til en POS-rapport, der beskriver, hvor meget du bør have i din kasse.

En POS-rapport opdeler totaler efter kategori, f.eks. kontanter, checks og kreditkorttransaktioner.

Tæl kontanterne

Når du har din POS-rapport ved hånden, er det tid til at tælle dine kontanter.

Du bør have et ensartet beløb i din kasse i starten af hver dag eller vagt, f.eks. 100 dollars. Dette sikrer, at du har nok kontanter til at give dine kunder byttepenge.

Når du tæller din kasse ved slutningen af hvert skift eller hver dag, skal du tælle dine kontanter og sammenregne dine checks, kreditkortkvitteringer og andre transaktioner.

For at gøre processen mindre kedelig kan du overveje at investere i en tællemaskine. Med en tællemaskine behøver du ikke at bekymre dig om manuelt at tælle kontanter eller byttepenge i hånden.

Sørg også for at trække din startkassesaldo fra din aktuelle kassesaldo (træk f.eks. 100 $ fra).

Registrér, hvor meget kassen har i kontanter, checks, kuponer, kredit osv. Her er et eksempel på, hvordan du kan holde styr på dine samlede beløb:

Når du har optalt dine kreditkortkvitteringer, checks, checks og kontanter, skal du sammenligne totalerne med din POS-rapport. Passer de sammen? Hvis ja, er du klar til at gå! Hvis ikke, har du noget at grave i.

Råder du over uoverensstemmelser

Så du har en uoverensstemmelse i kassekladden? Ingen bekymringer! Det sker hele tiden for små virksomhedsejere.

De fleste uoverensstemmelser skyldes menneskelige fejl, f.eks. at du giver de forkerte byttepenge til en kunde eller forlægger en kreditkortkvittering forkert.

Når du balancerer din kassekladde, skal du holde øje med både overskud og underskud. Et overskud er, når din skuffe er over det beløb, som din kasserapport siger, at du burde have. Et underskud er, når der mangler penge i kasseapparatet.

Underskud kan betyde, at kontanter enten er blevet tabt, stjålet eller talt forkert. Et overskud betyder typisk, at dine kunder er blevet snydt.

Fuldfør følgende trin, når du forsøger at løse uoverensstemmelser:

1. Tæl dine kontanter, checks, kuponer, kreditkortkvitteringer osv.
2. Kontroller i og omkring din skuffe og dit register for manglende oplysninger (f.eks, kvitteringer)
3. Gennemse POS-transaktioner for oplysninger, f.eks. kreditkorttransaktioner (hvis relevant)

Sørg for, at nogen registrerer kontante afvigelser på din lille virksomheds resultatopgørelse (P&L). Tilføj en linje til dine P&L-opgørelser for at redegøre for kontantforskelle.

Registrér transaktioner i kassekladden

Når du har talt din kassekladde og tjekket eventuelle uoverensstemmelser, skal du registrere dine transaktioner i kassekladden i dine bøger.

Når du registrerer dine kassetotaler, skal du sørge for at redegøre for din startsaldo (f.eks. 100 $). Registrer alle kontanter, kredit, butikskredit (hvis relevant), checks, kuponer og andet salg i dine bøger.

Hvis der er uoverensstemmelser, som du ikke kunne løse, skal du bogføre over- eller underskud i en separat kolonne.

Se et eksempel på et balanceret kasseapparat nedenfor:

Så hvordan ser det ud, hvis din POS-rapport og dine optællinger ikke stemmer overens? Tag et kig på en skuffe med nogle uoverensstemmelser.

Som du kan se, mangler der i skuffen ovenfor 17,78$ i kontanter og kuponer til en værdi af 2,50$.

Kassen har også yderligere 12,78$ i checks, der ikke er registreret i salget. Når salget af checks er lavere end de samlede indsamlede checks, kan det skyldes, at en medarbejder har bogført en transaktion under en forkert betalingsmetode.

Tips til afbalancering af kassekladder

Balancering af kassekladder behøver ikke at være kompliceret. Brug nedenstående tips til at holde din skuffe i topform.

Har én person pr. skuffe

Når det drejer sig om din pengeskuffe, er det bedre, jo færre personer der har adgang til den. Overvej at begrænse antallet af personer, der bruger hver skuffe. Begrænsninger giver dig mulighed for at undgå uoverensstemmelser i kassekladden og kan hjælpe dig med at undgå tyveri på arbejdspladsen.

Den samme idé bør gælde for din kassekladeleder. Begræns, hvor mange personer der balancerer kasserne og håndterer kassekladebogføring i din virksomhed.

Opgaver tildeles

For at opnå ansvarlighed skal du tildele en eller to betroede medarbejdere ansvaret for at balancere din(e) kassekladde(r). Du kan give en person til at tælle skuffen, mens en anden medarbejder forbereder bankindbetalingen. Få medarbejdere, der administrerer kassekladder, til at underskrive en rapport, der angiver, at de har afbalanceret kassekladden.

I begyndelsen af den næste dag eller det følgende skift skal du tælle kontanterne i hver enkelt kassekladde igen for at kontrollere, at startsaldoen er korrekt. Hvis din virksomhed bruger flere skuffer, skal du tildele denne opgave til hver enkelt kasserer og få dem til at tælle deres individuelle skuffer.

Udnyt salgsrapporter

Hvis du har et POS-system, skal du ikke være bange for at bruge salgsrapporter til din fordel. Du kan bruge rapporterne til at se en skuffes begyndelses-, nuværende- og slutsaldo ved dagens slutning. Salgsrapporter kan hjælpe dig med at:

• Undgå at have for mange kontanter i en skuffe
• Virke efter, om en kunde er blevet snydt
• Påvise medarbejdertyveri

Salgsrapporter kan også give dig et indblik i din pengestrøm for en dag. Hvis du vil se, hvordan det går med salget, skal du trække en salgsrapport frem.

Sæt kontanter ind i løbet af dagen

For at holde din kassekladde pæn og ryddelig kan du overveje at rydde den i løbet af dagen. Hvordan kan du så gøre det? Indbetalinger.

Hvis du oplever, at din kassekladde flyder over i løbet af dagen, kan du foretage flere små indbetalinger i dit pengeskab eller din bank for at holde kassens kontantantal nede. Ellers kan du komme til at stå med en uorganiseret skuffe og forlagte eller stjålne penge.

Gør indbetalinger på langsommere tidspunkter i løbet af dagen. På den måde behøver du ikke at kæmpe for at fjerne og tælle kontanter.

Afhængigt af din virksomheds størrelse og dine indgående kontanter skal du måske foretage flere indbetalinger i løbet af dagen. Hvis din virksomhed er mindre, kan du sandsynligvis springe dette trin helt over.

Se efter konsekvente uoverensstemmelser

Hvis du begynder at bemærke uoverensstemmelser i kassekladden gang på gang, er der måske noget galt. Du kan have med stjålne midler at gøre, hvis kontanterne konsekvent ikke stemmer overens med dine kasserapporter.

Læs efter mønstre, f.eks. rutinemæssige mangler. Hvis du f.eks. bemærker, at der konstant mangler 20 dollars i en medarbejders skuffe, skal du måske grave lidt mere og observere.

Har du brug for at redegøre for din pengestrøm i kassekladden? Intet problem! Med Patriots regnskabsprogram kan du nemt registrere din virksomheds indtægter og udgifter. Kom i gang med din selvledende demo i dag!

Kan du lide det, du læser? Lad os komme i kontakt, ven! Synes godt om os på Facebook, og lad os få en snak.

Dette er ikke ment som juridisk rådgivning; for mere information, klik her.