Projektkøreplan: I denne artikel lærer du, hvordan du opretter en projektkøreplan for at styre interessenternes forventninger.

I denne artikel lærer du, hvordan du opretter en projektkøreplan for at styre interessenternes forventninger og holde dit team på sporet for at overholde deadlines.

Vi vil også se på:

• Hvad er en projektkøreplan?
• Hvordan adskiller den sig fra en projektplan?
• Grunde til, at du bør oprette en køreplan
• Skabeloner til projektkøreplaner
• Hvordan man opretter en køreplan-tidslinje?
• Hvordan man holder interessenterne opdateret med køreplaner?

Som projektleder er det din opgave at holde interessenterne opdateret uden at fokusere på de daglige detaljer. Samtidig ønsker du at holde dit team fokuseret på de daglige opgaver.

I slutningen af denne artikel vil du lære, hvordan du kan opretholde denne balance ved hjælp af en køreplan for dit projekt.

Lad os begynde.

Hvad er en projektkøreplan?

En projektkøreplan er et visuelt overblik over et projekt på højt niveau. Typisk repræsenteret på en tidslinje, består en køreplan af:

• Projektets omfang: Projektets omfang repræsenterer den overordnede vision om, hvad du ønsker at opnå ved projektets afslutning.
• Leverancer: Projektets omfang er den overordnede vision om, hvad du ønsker at opnå ved projektets afslutning.
• Leverancer: Leverancer er output eller slutresultater af et projekts aktiviteter. Leverancer kan være hvad som helst – et dokument, software eller endda et færdigt fysisk produkt.
• Projektplan på højt niveau: Tidsplanen beskriver den kronologiske rækkefølge, i hvilken projektaktiviteterne udføres og milepæle nås.
• Projektmilepæle: Milestones: Milestones er begivenheder på projektets tidslinje, der angiver en ændring i projektets fase.
• Risici: Risici er udfordringer med projektaktiviteter, teammedlemmer, ressourcer eller eksterne faktorer, som kan få projektet til at afvige fra tidsplanen eller budgettet.

Hvorfor har du brug for en projektkøreplan?

Her er fem grunde til, at du bør overveje at oprette en køreplan:

Kick off a project

De tidlige dage i et projekt er ofte fyldt med usikkerhed.

Det skyldes, at der ikke er nok detaljer til rådighed. Der kan ikke laves konkrete projektplaner, og der kan ikke tildeles ressourcer. Som følge heraf kan teammedlemmerne føle sig fortabte, eller interessenterne kan miste interessen.

En projektkøreplan er på et niveau, der er højt nok til at håndtere usikkerheden. Samtidig hjælper den med at identificere nok opgaver til at få projektet i gang.

Hold styr på projektmålene

I henhold til en projektstyringsundersøgelse fra KPMG leverer kun 33 procent af organisationerne projekter, der sandsynligvis vil opfylde de oprindelige mål eller forretningsmål.

Ofte forventer interessenterne, at teamene kan imødekomme små ændringer i løbet af et projekts gennemførelse. Men ofte bliver sådanne små ændringer til et stort beløb og afsporer projektet fra dets oprindelige mål. Som følge heraf opfylder projekterne ikke forretningsmålene.

Projektkøreplaner hjælper med at håndtere disse situationer. Som følge heraf forbliver alle projektets interessenter fokuseret på projektets mål.

Mød interessenternes forventninger

Den samme KPMG-undersøgelse viste også, at kun en ud af tre organisationer leverer projekter, der sandsynligvis vil opnå interessenternes tilfredshed.

Projektkøreplaner holder interessenterne opdateret om projektets mål, fremskridt og vejspærringer. På den måde kan interessenterne træffe beslutninger på det rigtige tidspunkt for at holde et projekt på sporet.

Insulerer teammedlemmer fra interessenter

Nogle interessenter kan lide en praktisk tilgang til projektledelse.

Selv om inddragelse af interessenter er afgørende, kan mikromanagement af interessenter gøre teamet ubehageligt.

En sådan situation kan også føre til forvirring, når teammedlemmer rapporterer til og modtager instruktioner fra flere ledere.

Køreplaner på højt niveau hjælper med at holde teamet sikkert fra interessenternes indblanding. Samtidig forbliver interessenterne fokuseret på køreplanen uden at bekymre sig om de daglige projektaktiviteter.

Skab grundlaget for projektplanen

En projektplan er intet andet end en granulær plan på opgaveniveau for at nå en milepæl, der er defineret i køreplanen. Når alle interessenterne har godkendt køreplanen, er det nemt at udvide køreplanen til en plan.

Det er nemt at udvikle en projektplan ud fra en køreplan, så både interessenter og teamet er på samme side. Det betyder, at projektleverancer i højere grad er tilpasset interessenternes forventninger.

Projektplan vs. projektkøreplan:

Nu da du kender formålet med en køreplan, lad os se på, hvad der adskiller en køreplan fra en projektplan.

En projektplan er et detaljeret dokument, der kommunikerer:

• Hvilke opgaver skal udføres?
• Hvornår?
• Og af hvem?

Mest internt hjælper den projektledere med at kommunikere opgaver til teammedlemmer og spore milepælsfremskridt.

Projektplaner kan oprettes og administreres ved hjælp af opgavelister, Kanban-tavler eller tidslinjer.

En køreplan giver på den anden side et overblik over projektet uden at komme ind på detaljerne. Den er nyttig for projektledere til at holde interessenter opdateret.

Sammenfattende giver køreplanen et makroperspektiv på projektet. Mens projektplanen giver et overblik på et mere mikroniveau.

Begge er vigtige artefakter i projektledelse, hvor projektplanen udvikler sig fra en køreplan.

Skabeloner til projektkøreplaner: Fordele & Ulemper

En projektkøreplansskabelon er et regneark eller et præsentationsdokument, der er klar til brug. Du kan redigere en skabelon og oprette din egen køreplan.

Der er tonsvis af skabeloner tilgængelige online, som du kan begynde at bruge med det samme.

Men disse skabeloner er ikke uden ulemper:

• Skabeloner bliver stadig vanskeligere at administrere, efterhånden som du tilføjer flere projektdetaljer.
• Det er ikke nemt eller intuitivt at foretage hurtige ændringer i en skabelon.
• Det er næsten umuligt at arbejde sammen om skabeloner i samarbejde uden en masse til og fra.

Overvej at bruge projektplanlægningsværktøjer i stedet

I stedet for ufleksible skabeloner kan du bruge et simpelt projektplanlægningsværktøj som Toggl Plan. Toggl Plan er den perfekte løsning på alle dine behov for projektplanlægning.

• Det leveres med et Gantt-diagram tidslinje for en detaljeret, men enkel projektvejkortlægningsproces.
• Du kan nemt fastlægge rammerne for projektet, dele dem og arbejde sammen med alle i dit team.
• Du kan klikke og tilføje detaljer til specifikke opgaver, farvekode for bedre visuel repræsentation og opdele et langt og kompliceret projekt ved hjælp af milepæle.
• Og når du har opstillet køreplanen, kan du udvide den til en detaljeret projektplan. Og styre din projektudførelse ved at følge opgavernes fremdrift ved hjælp af Kanban-tavler.

Ressourcer til køreplansskabeloner

Hvis du stadig har brug for en projektkøreplansskabelon til inspiration eller til at bruge dem i dine kontorværktøjer, er her tre ressourcer, der kan hjælpe dig i gang:

• Skabeloner for tidslinjer til MS office
• Skabeloner for projektkøreplaner med åben kildekode
• Skabeloner for gantt-diagrammer til Google Sheets

Hvordan opretter man en projektkøreplan?

Så langt har vi set, hvad en køreplan er, og hvad dens formål er. Lad os nu se på, hvordan man opretter en køreplan.

Her er trinene:

1. Hold et kickoff-møde om projektet.
2. Saml de nødvendige projektoplysninger.
3. Opret en køreplan-tidslinje.

Hold et kickoff-møde om projektet

Kickoff-mødet er kanonskuddet ved starten af et løb. Formålet med mødet er med andre ord at:

• Indføre interessenterne og lære teamet at kende.
• Forstå interessenternes forventninger.
• Klargøre eventuelle spørgsmål eller tidlige huller i projektet.

Indsaml de nødvendige projektoplysninger

Du skal indsamle alle de oplysninger, der kan påvirke et projekt, før du kan kaste dig ud i at oprette en køreplan. Dette omfatter projektets mål, leverancer, milepæle, involverede personer, nødvendige ressourcer, risici, afhængigheder osv.

• Projektets omfang og leverancer for at hjælpe med at prioritere leveringen.
• Aftalte milepæle for at hjælpe teamet med at holde sig på sporet for at overholde tidsfristerne.
• Teammedlemmer og ressourcer til projektet og deres tilgængelighed i løbet af projektets tidsplan.
• Risici, der kan få projektet til at afvige fra tidsplanen eller budgettet.

Opret projektets køreplan

Du kan altid oprette en køreplan ved hjælp af et regneark eller en skabelon. Men det bliver virkelig nemt at oprette en køreplan ved hjælp af et visuelt projektplanlægningsværktøj som Toggl Plan.

Sådan ser en simpel køreplan for et webdesignprojekt ud på Toggl Plans tidslinje.

For at oprette en køreplan:

• Prioriter projektleverancer baseret på afhængigheder og forretningsmål.
• Optimer den indsats og den tid, der kræves for hver leverance. Husk at tage højde for ressourcer og teamets tilgængelighed samt eventuelle risici, der kan forsinke projektet.
• Tilføj milepæle for hver leverance.
• Layout de overordnede opgaver, der skal føre op til milepælen på tidslinjen.

Her er en hurtig video, der viser, hvordan du opretter en køreplan ved hjælp af Toggl Plan.

Mød interessenternes forventninger

Nu, hvor du har en køreplan for projektet klar, skal vi forstå, hvordan du kan holde interessenterne tilfredse. Her er hvordan:

• Involver interessenterne til i fællesskab at udarbejde en køreplan. Dette sikrer, at interessenterne er klar over, hvad der sker hvornår, selv før projektet begynder.
• Opdater køreplanen ofte. Projektplanerne ændres i takt med nye gennembrud eller risici. Derfor bør alle ændringer straks opdateres på køreplanen og deles med interessenterne.
• Kommunikér projektrisici tidligt. Som projektleder er du konstant i gang med at bekæmpe og mindske risici. Ved at holde interessenterne underrettet undgår du overraskelser og ubehageligheder i sidste øjeblik.

Med Toggl Plan er der to måder, hvorpå du kan holde interessenterne opdateret.

Først kan du tilføje interessenter i dit team. På den måde kan de samarbejde med dig, når du opretter køreplanen. De kan også få besked via e-mail, når noget ændres.

Tidslinjen i Toggl Plan er nem at bruge og intuitiv. Selv mindre teknisk kyndige interessenter vil finde den let at bruge.

For det andet kan du dele en skrivebeskyttet visning af tidslinjen med interessenterne. På den måde kan de følge med i, hvad der sker i projektet, uden at blive generet af de små detaljer.

Summarum

En projektkøreplan hjælper med at kickstarte et projekt og styre interessenternes forventninger. Den er også med til at holde dit team motiveret til at overholde tidsfristerne.

At udarbejde en køreplan omfatter tre trin:

• Holder et kickoff-møde.
• Indsamling af projektoplysninger (mål, omfang, leverancer, milepæle, risici osv.).
• Oprettelse af køreplanens tidslinje.

Du kan lave en køreplan for et projekt med et hvilket som helst kontorsoftwareværktøj. Men ved at bruge et visuelt tidslinjeværktøj som Toggl Plan er det superenkeligt at oprette og opdatere en køreplan.

Amelder dig til en gratis Toggl Plan-konto