Procedurer og processer for afslutning af byggestyring

Uanset om du lige har færdiggjort et 25.000 SF custom home i Beverly Hills eller et større kommercielt anlæg, er procedurer for afslutning af byggestyring afgørende for en effektiv overdragelse. En gennemført og grundig projektafslutning dokumenterer, at projektet er blevet udført i overensstemmelse med kontraktdokumenterne, at alle omkostninger er blevet faktureret og betalt, at bygningen overholder alle relevante vedtægter og bestemmelser, og at ejeren lovligt kan bebo ejendommen uden frygt for besiddelse. Det sikrer også, at kunden efterlades med den viden og de ressourcer, der er nødvendige for at vedligeholde og drive deres nye eller renoverede bygning.
Best practice inden for byggestyring omfatter implementering af en obligatorisk projektstyringsafslutningsproces som en standardprocedure for hvert projekt. Sørg for, at dit team starter processen med at opbevare kopier af relevante dokumenter tidligt i projektet. Vigtige afslutningsdokumenter som garantier og systemuddannelsesmanualer kommer i forskellige formater fra forskellige kilder, efterhånden som arbejdet afsluttes, og ikke kun ved projektets afslutning. Når f.eks. et apparat leveres, kan det indeholde garantioplysninger, som skal overdrages til ejeren, ofte mange måneder før projektet er afsluttet. Hvis dit team løbende fokuserer på afslutningsdokumentation, vil det forhindre, at du i sidste øjeblik skal finde dokumenter fra kilder, som måske ikke længere er let tilgængelige.
Projektafslutning. Projektets afslutningsproces bør omfatte en kombination af opgaver på stedet og administrative opgaver. Afslutningen af byggepladsen koordineres sædvanligvis af hovedentreprenøren (GC).
Tjekliste for projektafslutning på stedet bør omfatte følgende opgaver:

• Fuldfør alle punkter på punchlisten. Det er alt for typisk på de fleste projekter, at hovedentreprenøren skal presse underleverandørerne til at afslutte deres arbejde i marken. Generelt kontrolleres færdiggørelsen af punchlisten af projektarkitekten.
• Før alle entreprenørers lager/trailere, midlertidige faciliteter og udstyr, herunder midlertidige elmaster og toiletfaciliteter, væk fra byggepladsen.
• Levere, organisere og opbevare loftsmateriale (kontraktmæssigt krævede overskudsmaterialer) såsom tagdækning, fliser, HVAC-filtre, loftplader osv.
• Sørge for, at permanente forsyningsselskaber er installeret, afprøvet og fungerer, og at alle projektrelaterede tjenester og kontrakter, dvs. telefon-, vand-, el-, gas- og internettjenester, er opsagt.
• Sørg for, at byggepladsen er helt ren og klar til indflytning.
• Sørg for, at al ejeruddannelse af systemerne er gennemført.

Commissioning af bygning. De fleste store projekter indeholder specifikke kontraktmæssige krav til idriftsættelse af systemer. Ifølge Wiki er bygningskommissionering (Cx) den proces, hvor man i nybyggeri kontrollerer delsystemerne for mekanik (HVAC), VVS, el, brand/livsikkerhed, bygningsindpakning, styring, bygningssikkerhed og andre systemer for at opnå ejerens projektkrav som designet af bygningens arkitekt og ingeniører. Omfanget af commissioning varierer afhængigt af systemernes kompleksitet og ejerens ønske om kvalitetskontrol og verifikation. Det er ved at blive standard i store projekter at udpege en Commissioning Authority eller agent (CxA), som ofte er en tredjepartsingeniør, der overvåger og bekræfter, at systemerne er blevet kalibreret, afbalanceret og testet korrekt, at ydelsen opfylder designkriterierne, og at ejeren eller dennes repræsentanter er blevet oplært i korrekt brug. Commissioning, i det omfang det er påkrævet, er derfor et vigtigt aspekt af projektafslutningen på kommercielle projekter eller store boligprojekter.

Projektafslutning. Når arkitekten og bygherren modtager en anmodning fra GC om at bekræfte væsentlig færdiggørelse, bør arkitekten og bygherren foretage en gennemgangsinspektion for at fastlægge punchlisten for den endelige færdiggørelse. Typisk er den væsentlige færdiggørelse nået, når bygningen kan anvendes til det tilsigtede formål, alle forsyningsvirksomheder fungerer, projektet har opnået godkendelse til brug eller indflytning, og arbejdet er mere end 97,5 % færdigt. I typiske AIA-kontrakter er den væsentlige færdiggørelse en milepæl, der udløser garantiperiodernes begyndelse. Byggelederen eller arkitekten fastlægger normalt denne milepæl ved at udstede et certifikat for væsentlig færdiggørelse.
Den endelige færdiggørelse angiver, at byggeriet er afsluttet i overensstemmelse med kontraktdokumenterne. Det betyder, at punchlisten er afsluttet, hvilket normalt certificeres af projektarkitekten. Desuden er alle opgaver på byggepladsen afsluttet, og administrative indsendelser, California construction lien waivers warranties, close-out dokumentation, manualer, as-builts osv. er blevet overdraget til ejeren og verificeret for fuldstændighed. Klik på linket, hvis du undrer dig over, hvad en panteretsklausul er i byggeriet.
I de fleste jurisdiktioner udsteder den relevante myndighed et Certificate of Occupancy, der attesterer, at byggetilladelsen er blevet underskrevet, og at alle inspektioner er afsluttet, og som angiver, at bygningen er klar til den påtænkte anvendelse eller indflytning. Bygherrens betaling af depositum til entreprenøren er beskrevet i kontrakten og er knyttet til den endelige færdiggørelse, den væsentlige færdiggørelse eller undertiden til besættelsesbeviset.

Målet med administrative afslutningsprocedurer og projektkontraktforvaltning er at bekræfte, at alle kontraktmæssige betingelser er opfyldt, at afslutningsdokumenter er blevet leveret, og at entreprenøren har foretaget betalinger til alle underentreprenører og materialeleverandører. Selv om leverancerne varierer alt efter den enkelte bygherres særlige behov, er målet at sikre en gennemsigtig og organiseret overdragelse af projektet til ejeren, herunder alle oplysninger eller dokumenter, som de kan få brug for i fremtiden som reference.
Det følgende er en tjekliste over administrative opgaver og dokumenter, der skal overvejes under projektafslutningen:

• Gennemse alle kontraktmæssige krav og sikre, at alle vilkår er blevet opfyldt.
• Gennemse alle ændringsordrer for at sikre, at alle er blevet bogført og enten annulleret, afvist eller afsluttet.
• Indhent alle udestående forsikrings- og vedligeholdelsesgarantier, i det omfang det kræves i kontrakten.
• Sørg for, at du har de endelige tilladelseskort, som er ejerens ejendom, sammen med byggetilladelsesplaner og andre dokumenter fra myndigheder med jurisdiktion.
• Gennemse og sikre fuldstændighed af as-built tegninger.
• Bevis, at alle drifts- & vedligeholdelsesmanualer er blevet udleveret til ejeren af entreprenøren, at ejeren er blevet uddannet og ved, hvem & hvornår han skal ringe.
• Gennemgå alle garantier, herunder alle oplysninger om garantistatus, vilkår og kontaktoplysninger.
• Indhent ubetingede endelige panterettigheder fra underentreprenører og leverandører – hvis de lovligt har indgivet en foreløbig anmeldelse. Alle andre frigivelser af pantrettigheder bør allerede være blevet vedlagt det månedlige regnskab.
• Følg op for at sikre eventuelle udestående indskud, jurisdiktionelle kontantkautioner, ydelses- og betalingsgarantier osv, er frigivet eller refunderet, hvis det er relevant.
• Indgiv en meddelelse om færdiggørelse til den relevante jurisdiktionelle myndighed inden for den tidsramme, der kræves i henhold til statslig lov.
• Udfør det endelige regnskab for at have en komplet registrering af alle projektudgifter med henblik på at færdiggøre udgiftsregistreringer og etablere et omkostningsgrundlag for ejendommen.

En vellykket afslutningsproces er ikke komplet, før de endelige og fuldstændige betalinger er foretaget, de endelige tilbageholdelser er frigivet, tilladelser er lukket, og alle parter er tilfredse. Forsinkelser er almindelige i sidste øjeblik under afslutningsprocessen, når vigtige oplysninger skal spores op, eller når verserende eller ufuldstændige ændringsordrer skaber forvirring. En veludviklet proces for ændringsordrer kan reducere denne forvirring.
Levering af dokumenter. Enten hovedentreprenøren eller byggelederen organiserer al afslutningsdokumentation i overensstemmelse med projektets krav. De fleste kunder foretrækker elektronisk distribution af de fleste dokumenter, selv om en trykt projekthåndbog med garanti- og kontaktoplysninger generelt er meget nyttig.
Byggelederens rolle under afslutningen. For store projekter, især projekter, der kræver idriftsættelse, bør en byggeleder føre tilsyn med processen. Det er vigtigt at gennemgå hele afslutningspakken omhyggeligt og sikre, at det udstyr og de systemer, der er anvendt i projektet, er komplette, og at ejeren er opmærksom på garantien og behovet for løbende vedligeholdelse for at bevare disse garantier. Vi henleder deres opmærksomhed på kontaktlisten og sikrer, at ejeren ved, hvem han skal ringe til hvornår. Der er meget arbejde involveret i projektafslutningen for store projekter – sørg for, at dit team har en mester, der vil styre denne proces samt hele byggeprocessen.
Opbevaring af projektdokumentation. I Californien er der en 10-årig forældelsesfrist for indgivelse af krav, så det er vigtigt at opbevare alle dokumenter i denne periode efter den væsentlige færdiggørelse. Arkitekter opbevarer generelt projektdokumentation i længere perioder. Husk på, at i tilfælde af at en latent defekt opdages efter afslutningen af et projekt, og ejeren indgiver et krav eller en civil retssag, vil enhver dokumentation, der viser, at en part har udført sine kontraktlige forpligtelser med den fornødne omhu, være til stor hjælp i forsvaret.
Fordele ved en grundig projektafslutning. Grundig dokumentation beskytter mod potentielle risici i forbindelse med fremtidige tvister om omfang, kontrakter, garantier eller forventninger. Den bekræfter, at alle projektkrav er blevet opfyldt, og fastlægger den fremtidige ansvarlighed for vedligeholdelse og garantier. En komplet og velorganiseret dokumentation understreger projektteamets troværdighed. Gennemførelse af en omfattende, trinvis tilgang til procedurerne for afslutning af byggestyring sikrer, at et afsluttet projekt overdrages med tillid.