Principper for ledelse

Organisatoriske kommunikationsstrømme

Information kan strømme i fire retninger i en organisation: nedadgående, opadgående, horisontalt og diagonalt. Organisationens størrelse, karakter og struktur dikterer, i hvilken retning de fleste informationer flyder. I mere etablerede og traditionelle organisationer flyder en stor del af kommunikationen i en vertikal nedadgående og opadgående retning. I uformelle virksomheder, som f.eks. nystartede teknologivirksomheder, er der en tendens til, at informationerne flyder horisontalt og diagonalt. Dette er naturligvis en funktion af det næsten flade organisatoriske hierarki og behovet for samarbejde. Uofficiel kommunikation, som f.eks. den, der transporteres i virksomhedens grapevine, forekommer i begge typer organisationer.

Downward Communication Flows

Downward communication er, når virksomhedens ledere og chefer deler information med medarbejdere på lavere niveau. Medmindre der anmodes om det som en del af meddelelsen, forventer (eller ønsker) afsenderne normalt ikke at få et svar (eller ønsker især ikke at få et svar). Et eksempel kan være en meddelelse om en ny administrerende direktør eller en meddelelse om en fusion med en tidligere konkurrent. Andre former for nedadgående kommunikation på højt niveau omfatter taler, blogs, podcasts og videoer. De mest almindelige former for nedadrettet kommunikation er daglige direktiver fra afdelingsledere eller linjechefer til medarbejderne. Disse kan endda være i form af instruktionsmanualer eller firmahåndbøger.

Downward communication leverer information, der hjælper med at opdatere arbejdsstyrken om vigtige organisatoriske ændringer, nye mål eller strategier; giver feedback om præstationer på organisatorisk niveau; koordinerer initiativer; præsenterer en officiel politik (public relations); eller forbedrer arbejdsmoralen eller forbrugerrelationerne.

Upward Communication Flows

Information, der bevæger sig fra medarbejdere på lavere niveau til medarbejdere på højt niveau, er upward communication (også nogle gange kaldet vertikal kommunikation). Opadgående kommunikation finder f.eks. sted, når medarbejdere rapporterer til en supervisor, eller når teamledere rapporterer til en afdelingsleder. De emner, der typisk kommunikeres opad, omfatter statusrapporter, forslag til projekter, budgetoverslag, klager og klager, forslag til forbedringer og problemer med tidsplanen. Nogle gange udløser en nedadgående kommunikation et opadgående svar, f.eks. når en leder beder om en anbefaling af en udskiftningsdel eller et skøn over, hvornår et projekt vil være afsluttet.

Et vigtigt mål for mange ledere i dag er at tilskynde til spontan eller frivillig opadgående kommunikation fra medarbejderne uden at behøve at spørge først. Nogle virksomheder går så langt som til at arrangere konkurrencer og give præmier til de mest innovative og kreative løsninger og forslag. Før medarbejderne føler sig trygge ved at komme med sådanne forslag, skal de imidlertid have tillid til, at ledelsen vil anerkende deres bidrag og ikke utilsigtet underminere eller ignorere deres indsats. Nogle organisationer har endda oprettet “whistleblower”-hotlines, hvor medarbejderne anonymt kan rapportere om farlige, uetiske eller ulovlige aktiviteter for at undgå mulige repressalier fra de højere chefer i virksomheden.

Horisontale og diagonale kommunikationsstrømme

Eksempler på kanaler, der bærer ekstern kommunikation, er pressemøder, faktaark, pressedokumenter, nyhedsbreve, magasiner, brochurer, pressemeddelelser, årsrapporter, fakturaer og indkøbsordrer.

Horisontal kommunikation indebærer udveksling af information på tværs af afdelinger på samme niveau i en organisation (dvs, peer-to-peer-kommunikation). Formålet med de fleste former for horisontal kommunikation er at anmode om støtte eller koordinere aktiviteter. Personer på samme niveau i organisationen kan arbejde sammen om problemer eller spørgsmål på et uformelt grundlag og efter behov. Lederen af produktionsafdelingen kan samarbejde med indkøbschefen om at fremskynde eller forsinke forsendelsen af materialer. Finanschefen og lagercheferne kan inddrages, så organisationen kan opnå det maksimale udbytte af koordineringen. Kommunikation mellem to medarbejdere, der refererer til den samme leder, er også et eksempel på horisontal kommunikation. Der kan opstå visse problemer med horisontal kommunikation, hvis en leder er uvillig eller umotiveret til at dele oplysninger eller ser bestræbelser på at arbejde i fællesskab som en trussel mod sin stilling (territorial adfærd). I et sådant tilfælde vil lederen på det næste niveau højere oppe være nødt til at kommunikere nedad for at styrke virksomhedens værdier om samarbejde.

Diagonal kommunikation er tværfaglig kommunikation mellem medarbejdere på forskellige niveauer i organisationen. Hvis f.eks. vicepræsidenten for salg sender en e-mail til vicepræsidenten for produktion for at spørge, hvornår et produkt vil være tilgængeligt til forsendelse, er dette et eksempel på horisontal kommunikation. Men hvis en salgsrepræsentant sender en e-mail til vicepræsidenten for marketing, er der tale om diagonal kommunikation. Hver gang kommunikationen går fra en afdeling til en anden afdeling, bør afsenderens leder gøres til en del af sløjfen. En leder kan blive bragt i en pinlig situation og fremstå inkompetent, hvis han ikke er bekendt med alt, hvad der sker i hans afdeling. Tillid kan gå tabt, og karrierer kan blive skadet, hvis man ikke er opmærksom på vigtige kommunikationsprotokoller.

Diagonal kommunikation bliver mere og mere almindelig i organisationer med en flad, matrix- eller produktbaseret struktur. Fordelene omfatter:

• Opbygning af relationer mellem medarbejdere på højt niveau og medarbejdere på lavere niveau fra forskellige dele af organisationen.
• Opfordring til en uformel informationsstrøm i organisationen.
• Reduktion af risikoen for, at et budskab bliver forvrænget ved at gå gennem yderligere filtre.
• Reducerer arbejdsbyrden for ledere på højt niveau.

Eksterne kommunikationsstrømme

Kommunikation starter og stopper ikke inden for organisationen. Ekstern kommunikation fokuserer på målgrupper uden for organisationen. Den øverste ledelse – med hjælp fra specialiserede afdelinger såsom public relations eller juridisk afdeling – kontrollerer næsten altid kommunikation, der vedrører det offentlige image eller kan påvirke dens økonomiske situation. Ledelsen på første og mellemste niveau håndterer generelt den operationelle virksomhedskommunikation som f.eks. indkøb, ansættelse og markedsføring. Når de kommunikerer uden for organisationen (uanset niveau), er det vigtigt, at medarbejderne opfører sig professionelt og ikke indgår forpligtelser uden for deres kompetenceområde.

Bidrag!