OneNote 101: Bliv organiseret og produktiv med Microsoft OneNote

Hvis dit kontor ligner vores, så er der hver uge møder, kaffemøder og improviserede statusopdateringer på gangen. For nogle er det hver dag. Og når de gør det, er det uundgåeligt at gå derfra med et væld af noter, idéer, spørgsmål, opfølgninger og gøremål.

Problemet er, at det kan blive rigtig rodet at holde styr på dine noter, rigtig hurtigt.

Det er faktisk sandsynligt, at du har et par noter fra et møde markeret i din indbakke, måske er de gemt i et Word-dokument eller, endnu bedre, klodset ned på en side i din trofaste notesbog, som du vil forsøge at tyde i morgen.

Med utallige møder, daglige opgaver og din stadigt voksende bunke af klistermærker kan det føles svært at holde styr på dine hønseklatter – og din dag – men det behøver det ikke at være.

Når det kommer til at forenkle og organisere dine noter, har du et væld af apps at vælge imellem. Men vi har ikke tænkt os at spilde tid på at afveje fordele og ulemper ved hver enkelt. Vi anbefaler, at du bruger Microsoft OneNote.

Det er den bedste noteapp, der findes

Hvorfor?

Ja, fra den nemme navigation og tilgængelighed på alle dine enheder til den øjeblikkelige søgning og muligheden for at dele, samarbejde og skabe i realtid får den til at få det til at føles som en leg at holde styr på dine noter – og din dag.

Og frem for alt betyder det, at vi er Microsoft Gold Partner, at vi er ubetinget forudindtagede.

Men hvis vi skubber vores guldtrofæer til side, anbefaler vi, at du bruger OneNote, selv hvis du er til en smart læderindbundet notesbog og fjerpen.

Simpelt sagt er Microsoft OneNote en digital notesbog, der gør det muligt for dig at tage noter og organisere din dag – på den måde, du ønsker.

Har du brug for en dedikeret notesbog til et projekt?

Nemt.

Hvad med en notesbog, som hele dit team kan få adgang til og opdatere samtidig?

Ingen problemer.

Og måske bare et sted at gemme dine personlige noter og yndlingsopskrifter?

Enkel.

Hvordan du end vælger at bruge OneNote, så betyder den levende synkronisering, at du har en samlet digital notesbog lige ved hånden, så du altid kan finde dine noter lige der, hvor du efterlod dem.

I denne vejledning introducerer vi dig til OneNote og viser dig, hvordan du kommer i gang, så du kan feje rodet væk og tage din produktivitet og dine notater til det næste niveau.

OneNote 101: Kom godt i gang

Det at komme i gang med OneNote begynder med en hurtig snak med din foretrukne IT-support – eller et besøg på Microsoft OneNote-webstedet for at downloade og konfigurere den gratis app – ja, den er 100 % gratis.

Mens du er der, vil vi foreslå, at du også downloader og konfigurerer en version til dine Android-, Windows- og IOS-enheder.

Bemærk: I denne vejledning bruger vi OneNote til Windows 10. De forskellige versioner kan have lidt forskellige funktioner og grænseflader, men kernefunktionaliteten forbliver ens på tværs af alle versioner af OneNote-appen.

Hvis du tidligere har brugt noget tid på at “organisere dig” ved at slæbe rundt på en fysisk notesbog, vil du bemærke, at OneNote har et lignende hierarki:

Indførelsen af notesbøger, sektioner og sider

Notesbøger

Notesbøger sidder øverst i kæden og repræsenterer typisk et bredt emne. Du kan f.eks. beslutte dig for at have separate notesbøger til dit privatliv og dit arbejde. Eller du ønsker måske at gå mere detaljeret til værks og oprette en separat notesbog for hver af dine kunder eller projekter. Uanset hvad du beslutter dig for, er der ingen rigtig eller forkert tilgang her, du skal bare bestemme, hvad der fungerer bedst for dig, og gå videre.

Sektioner

I din notesbog kan du segmentere dine noter i farverige faner, der er kendt som sektioner. Sektioner hjælper dig med at organisere din notesbog i underemner og grupper. Hvis du f.eks. har en notesbog til “Kunde Z”, kan du vælge at have separate sektioner til møder, projekter og generelle oplysninger.

Sider

I dine sektioner finder du dine sider – det er her, du indtaster dine noter, billeder, lyd, video, links og næsten alt, hvad du kan finde på. Hvis du fortsætter med eksemplet “Klient Z” ovenfor, kan du i din sektion “møder” vælge at have en side for hvert møde, du har med din klient.

OneNotes største styrke er dens fleksibilitet. Den måde, du vælger at strukturere dine notesbøger, sektioner og sider på, vil altid afhænge af dine individuelle behov, men du skal ikke bekymre dig om ‘den bedste struktur’ for at komme i gang. Du kan altid flytte rundt på sektioner og sider, og du kan endda åbne og lukke så mange notesbøger, som du vil.

For at holde dig på toppen af din papirløse notatskrivning er du afhængig af din evne til at registrere dine idéer og dit indhold hurtigt og nemt. Den gode nyhed? OneNotes funktionsrige værktøjer gør dette til en leg, og her er hvordan:

OneNote 101: Sådan fanger du dine noter hvor som helst

Fri formularindtastning

Typning af en ny i OneNote er lidt ligesom at bruge Microsoft Word, selv om du i modsætning til Word har friheden til at indsætte indhold hvor som helst på siden – og fleksibiliteten til at trække det hvorhen du vil.

Og dette er ikke begrænset til tekst. Et hurtigt klik på fanen Indsæt giver dig mulighed for at indsætte en hel masse forskellige data, lige fra billeder, weblinks og figurer til mødedetaljer, videoer og lyd, ja, den kan endda lave matematiske ligninger, hvis du beder den om det.

Og hvis du stadig foretrækker at skrive dine noter i frihånd, kan du også gøre det.

Når du bruger OneNote på en enhed med berøringsskærm – som f.eks. din tablet eller smartphone – kan du skrive noter, former og idéer ned med din stylus eller finger. Endnu bedre er det, at OneNote kan konvertere dine skraveringer til læsbar – og søgbar – tekst, så du ikke skal forsøge at finde ud af, hvad du har skrevet.

Holder dine noter – og din indbakke – ren og pæn

“Har du et øjeblik?”

Hvor ofte bliver du afbrudt ved dit skrivebord for at få en improviseret snak om en klient, et projekt eller en opgave?

Og hvor ofte løber du rundt på dit skrivebord i jagten på en skriveredskab for så at give op, åbne en ny e-mail og sende dig selv en liste over dine nyfundne gøremål?

“Hele tiden!” ?

Hvis det er tilfældet, så brug 2 minutter nu på at konfigurere email-to-OneNote – eller bed dit kloge, indsigtsfulde og ydmyge it-team om at gøre det for dig.

Det betyder, at næste gang du er fanget midt i noget med dine noter, behøver du ikke at fylde din indbakke op. I stedet skal du blot sende dine noter til [email protected], så er de straks tilgængelige i din OneNote-notesbog. Så nemt er det.

Notat: Du kan også sende en kopi af dine rejseplaner, kvitteringer eller vigtige e-mails til [email protected] for at gøre det nemt at arkivere og finde dine vigtige oplysninger.

Web Clipper

Hvis du bruger en del af din dag på at undersøge online-indhold, f.eks. nye produkter til din chef, en ny kaffesort til kontoret eller en meget kort liste over Perths bedste IT-supportudbydere… 😉 OneNotes webklipper fanger indholdet af en webside til din notesbog, hvor du hurtigt og nemt kan redigere, kommentere og dele oplysningerne.

Der er mere, fordi OneNote automatisk synkroniserer dine notesbøger på tværs af alle dine enheder, vil du endda kunne få adgang til dine klipede websider på enhver computer, tablet eller telefon – selv når du er offline.

Hvad enten det drejer sig om at skrive, klippe, indtaste eller sende en e-mail, er der mange måder, hvorpå OneNote hjælper dig med at få dine idéer hurtigt og effektivt ned på en side. Hvilket betyder, at du vil have en notesbog fuld af vidunderlige noter på ingen tid. Hvilket er fantastisk, forudsat at du ikke spilder tid på at scrolle gennem siderne for at finde noget.

Godt nok har OneNote et par værktøjer, der gør det let som en leg at søge, dele og sikre dine noter. Tag et kig:

OneNote 101: Sådan søger, deler og sikrer du dine noter

Det bedste ved at bruge OneNote frem for en traditionel notesbog er muligheden for straks at finde det, du leder efter, uden at skulle bladre i side efter side for at finde det.

OneNote Search

Et enkelt klik på søgeikonet, eller et veltimet CTRL + F for dem, der er til den mærkelige tastaturgenvej, åbner OneNotes søgelinje. Du skal blot indtaste dine søgekriterier, og OneNote vil hurtigt undersøge al din indtastede tekst, dine håndskrevne noter og endda ord, der vises i billeder, for at finde et match.

Bemærk: Hvis du vil indsnævre dine søgeresultater, kan du vælge at begrænse OneNotes-søgningen til din aktuelle notesbog, dit aktuelle afsnit eller din aktuelle side ved hjælp af dropdown-muligheden under søgelinjen.

Tagging

Med dit indhold arrangeret i notesbøger, afsnit og sider tror du måske, at det er alt den organisering, du har brug for. Hvilket er godt. Det er tid til hurtigt at skubbe din gamle notesbog til side.

Men lige før du gør det. Et enkelt kig på OneNotes mærkningssystem kan få dig til at skubbe den gamle notesbog i genbrugskurven. Hvilket er endnu bedre.

Hvordan fungerer OneNote Tags?

Lad os sige, at du kører et projekt, lad os kalde det Project:

Og lad os antage, at du – fordi du er en ekstraordinær notatskriver – har oprettet en dedikeret notesbog til projektet.

Og i denne notesbog har du oprettet et afsnit til “Møder” – som indeholder flere sider med noter, en for hvert møde, du har haft i løbet af projektet.

Glimrende. Det skal se nogenlunde sådan ud:

Nu er det uundgåeligt, at du i løbet af projektet vil holde flere møder. Der kan opstå spørgsmål, nye opgaver kan blive fastlagt, eller vigtige oplysninger bliver delt. Og det er din opgave at formidle oplysningerne, uddelegere opgaverne, besvare spørgsmålene og redde verden.

Men hvad nu hvis du, uden at skulle skimme hver eneste side med noter, kunne:

• Få alle de spørgsmål, der blev rejst på hvert eneste møde, frem med det samme?
• Hente en liste over alle de handlinger, du skal uddelegere, eller endda
• Finde alle de brainstormede forslag og idéer, der blev delt i hele projektet?

Det kan du med Tags.

Tagging af dine noter betyder, at du hurtigt kan vende tilbage til vigtige emner, minde dig selv om opgaver eller filtrere dine noter på den måde, du ønsker. Du kan tagge alt fra en enkelt linje tekst til en hel side. Og det er også nemt:

For at tagge dine noter skal du blot placere markøren ved siden af dit indhold, klikke på fanen Hjem og vælge dit tag på rullelisten.

OneNote er som standard forudindlæst med et udvalg af tags, f.eks. “Vigtigt”, “Opgave” og “Spørgsmål”, som du kan bruge med det samme. Men du kan også oprette dine egne brugerdefinerede tags. Hvis du ligesom os har flere teams i din organisation, vil du måske oprette et tag for hvert team eller en række tags for forskellige prioriteter osv.

For at oprette et brugerdefineret tag skal du blot klikke på “Opret nyt tag” i dropdown-menuen Tag, give dit tag et navn og vælge et ikon, som du gerne vil bruge til tagget. Dit brugerdefinerede tag vil nu være tilgængeligt til brug i dropdown-menuen Tag.

Når du hurtigt vil filtrere dine noter efter et bestemt tag, skal du blot navigere til søgelinjen og skrive navnet på dit tag. Hvis du f.eks. vil hente alle spørgsmålene i din notesbog, kan du trykke på CTRL+F for at få søgelinjen frem, skrive “Question”, og OneNote viser alle de elementer, du har tagget med question-tagget.

Bemærk: Hvis du vil indsnævre dine taggede søgeresultater, kan du begrænse OneNotes-søgningen til din aktuelle notesbog, dit aktuelle afsnit eller din aktuelle side ved hjælp af dropdown-indstillingen under søgelinjen.

Deling og samarbejde

Hvad enten du skriver referater til et vigtigt møde, tager noter til en konference eller brainstormer idéer til et projekt, vil der komme et tidspunkt, hvor du modtager en besked som denne:

Og da du er den notat-helt, du er, er du behørig og begynder at kopiere og indsætte dine noter i en e-mail og sende den af sted – og starter et episk spil e-mail-notetennis … Men hvad nu, hvis du ikke behøvede det?

OneNote giver dig mulighed for at dele din notesbog med teammedlemmer, venner eller familie, så du kan samarbejde, dele, indsamle feedback og brainstorme idéer – i realtid. Faktisk holder OneNote endda styr på, hvem der har bidraget med hvad ved automatisk at indsætte deres initialer ved siden af indholdet.

Så næste gang du vil dele dine noter, skal du blot navigere til knappen Del i øverste højre hjørne og indtaste e-mailadressen på den person, du gerne vil dele din notesbog med.

“Men hvad nu, hvis jeg ikke vil have, at de skal redigere mine noter?”

Vi forstår det. Vi kan også være dyrebare med vores noter. Heldigvis har du fuld kontrol over, hvem der har rettighederne til at kunne redigere eller blot se dine noter.

Du skal blot klikke på dropdown-menuen under modtagerens e-mailadresse for at vælge mellem “Kan redigere” og “Kan se”.

“Men jeg vil ikke have, at de skal kunne se alle mine noter…”

Vi forstår det også – du vil ikke have, at følsomme oplysninger falder i de forkerte hænder, ikke? I modsætning til din gamle notesbog gør OneNote det nemt at beskytte dine oplysninger med sektioner, der er beskyttet med adgangskode.

Sådan beskytter du dine noter med adgangskode

1. Navigér til den sektion i din notesbog, som du vil beskytte, og højreklik på sektionsfanen for at få valgmenuen frem.
2. Vælg “Adgangskodebeskyttelse”, og klik på “Tilføj adgangskode”.
3. Indtast og bekræft din adgangskode, og klik derefter på Enter.

Med dit afsnit under lås og slå, vil ingen kunne se siderne i det pågældende afsnit uden adgangskoden, selv hvis du deler din notesbog.

Nogle vigtige bemærkninger om adgangskoder:

• OneNote anvender kryptering til at sikre dine adgangskodebeskyttede afsnit
• OneNote bruger kryptering til at sikre dine adgangskodebeskyttede afsnit. Det betyder, at hvis du glemmer dine sektionsadgangskoder, vil ingen kunne nulstille og låse dine noter op – ikke engang Microsoft. Så vær forsigtig, når du indtaster noter, og brug en adgangskodeadministrator for at sætte dit adgangskode-spil på autopilot.
• Låste sektioner er heller ikke medtaget i søgninger i notesbøger. Så du skal først låse afsnittet op med din adgangskode for at kunne søge i dine noter.

Din dag, organiseret.

Hvad enten du bruger OneNote på din computer eller din mobilenhed, betyder det, at du altid kan finde dine noter lige der, hvor du efterlod dem.

Der er masser af OneNote at tilbyde, når det gælder om at organisere din dag. Og vi vil gerne vide, hvordan du bruger OneNote til at holde dig organiseret i kommentarerne nedenfor.

Hvis du er ny i OneNote og er træt af e-mails, klistermærker og ulæselige opgaver, der fylder din verden, så prøv nogle af ovenstående forslag – det vil måske gøre det nemt for dig at tage noter. Det er endog meget behageligt.