Indledning til erhvervslivet

Beslutninger, beslutninger, beslutninger: Management Support Systems

Transaktionsbehandlingssystemer automatiserer rutinemæssige og kedelige back-office-processer som f.eks. bogføring, ordrebehandling og finansiel rapportering. De reducerer kontorudgifterne og giver hurtigt grundlæggende driftsinformation. Ledelsesstøttesystemer (MSS) bruger den interne masterdatabase til at udføre analyser på højt niveau, som hjælper ledere med at træffe bedre beslutninger.

Informationsteknologier som f.eks. datawarehousing er en del af mere avancerede MSS’er. Et datawarehouse kombinerer mange databaser på tværs af hele virksomheden til en central database, som understøtter ledelsens beslutningstagning. Med et datawarehouse kan lederne nemt få adgang til og dele data på tværs af virksomheden for at få et bredt overblik i stedet for blot at få isolerede segmenter af oplysninger. Datawarehouses omfatter software til at udtrække data fra operationelle databaser, vedligeholde dataene i warehouset og stille data til rådighed for brugerne. De kan analysere data meget hurtigere end transaktionsforarbejdende systemer. Datawarehouses kan indeholde mange datamarts, som er særlige delmængder af et datawarehouse, der hver især behandler et enkelt dataområde. Data marts er organiseret med henblik på hurtig analyse.

Firksomheder bruger datawarehouses til at indsamle, sikre og analysere data til mange formål, herunder systemer til styring af kunderelationer, opdagelse af svig, analyse af produktlinjer og forvaltning af virksomhedens aktiver. Detailhandlere ønsker måske at identificere kundernes demografiske karakteristika og indkøbsmønstre for at forbedre svarene på direct-mailing-forsendelser. Banker kan lettere opdage kreditkortsvindel og analysere kundernes brugsmønstre.

Ifølge Forrester Research bruger omkring 60 procent af virksomheder med en milliard dollars eller mere i omsætning datawarehouses som et ledelsesværktøj. Union Pacific (UP), en jernbanevirksomhed til 19 mia. dollars, har vendt sig mod datawarehouse-teknologi for at strømline sine forretningsaktiviteter. Ved at konsolidere flere separate systemer opnåede UP et ensartet forsyningskædesystem, som også forbedrede kundeservicen. “Før vores datawarehouse blev oprettet, havde vi systemer, der var “stovepipe”,” siger Roger Bresnahan, chefingeniør. “Ingen af dem talte med hinanden. . . . Vi kunne ikke få et samlet billede af jernbanen.”

UP’s datawarehouse-system tog mange år og involverede 26 afdelinger at skabe. Resultaterne var indsatsen værd: UP kan nu lave mere præcise prognoser, identificere de bedste trafikruter og bestemme de mest rentable markedssegmenter. Evnen til at forudsige sæsonbestemte mønstre og styre brændstofomkostningerne mere præcist har sparet UP millioner af dollars ved at optimere udnyttelsen af lokomotiver og andre aktiver og gennem en mere effektiv styring af mandskabet. På bare tre år, rapporterer Bresnahan, havde datawarehouse-systemet betalt sig selv.

Det første niveau i et MSS er et informationsrapporteringssystem, som bruger sammenfattende data indsamlet af TPS til at udarbejde både regelmæssigt planlagte og særlige rapporter. Detaljeringsniveauet vil afhænge af brugeren. En virksomheds lønpersonale kan få en ugentlig lønrapport, der viser, hvordan hver enkelt medarbejders lønseddel er blevet fastsat. Ledere på et højere niveau kan modtage en oversigtsrapport om lønsummen, der viser de samlede lønomkostninger og overarbejde pr. afdeling og en sammenligning af de aktuelle lønomkostninger med dem i det foregående år. Undtagelsesrapporter viser sager, der ikke opfylder en bestemt standard. En undtagelsesrapport om debitorer, der indeholder en liste over alle kunder med forfaldne regninger, kan hjælpe inkassomedarbejderne med at fokusere deres arbejde. Særlige rapporter genereres kun, når en leder anmoder om dem; f.eks. kan en rapport, der viser salget efter område og kundetype, fremhæve årsagerne til et fald i salget.