Hvordan man udarbejder et likviditetsbudget

Digital Library > Acquiring and Managing Finances > Budgeting “Hvordan man udarbejder et likviditetsbudget”

Et budget er på sit mest grundlæggende niveau en plan for ejere og ledere for at nå deres mål for virksomheden i en bestemt periode. Lær de grundlæggende koncepter for kontantbudgetter og at evaluere dit budget fra måned til måned.

HVAD VENTER DU

Denne Business Builder vil introducere dig til de grundlæggende koncepter for kontantbudgetter og skitsere de trin, der er nødvendige for at udarbejde et kontantbudget for din virksomhed. Den vil også vise dig, hvordan du evaluerer dit budget fra måned til måned. Denne Business Builder forudsætter, at der er blevet udarbejdet en resultatopgørelse og en balance for din virksomhed. Oplysninger fra disse regnskaber er en integreret del af udarbejdelsen af et budget. Uden disse oplysninger er denne Business Builder måske ikke så nyttig, som den kunne være.

Hvad du bør vide, før du går i gang

På det mest grundlæggende niveau er et budget en plan. Det er en plan for ejere og ledere til at nå deres mål for virksomheden i en bestemt tidsperiode.

Udarbejdelsen af et likviditetsbudget er en vigtig ledelsesopgave. Mens nogle små virksomheder måske kan overleve i en periode uden budgetlægning, vil kyndige virksomhedsejere indse vigtigheden heraf. Et likviditetsbudget kan beskytte en virksomhed mod at være uforberedt på sæsonbestemte udsving i pengestrømmen eller forberede en virksomhed på at drage fordel af uventede mængderabatter fra leverandører.

Mens der er andre typer budgetter, der kan udarbejdes, såsom forventede eller proforma-regnskaber, er et likviditetsbudget en ledelsesplan for den vigtigste faktor for en virksomheds levedygtighed – dens likviditetssituation. En virksomheds likviditetsposition bestemmer, hvordan leverandører vil blive betalt, hvordan en bank vil reagere på en låneansøgning, hvor hurtigt en virksomhed kan vokse, samt har direkte indflydelse på udbytte, forøgelse af ejerens egenkapital og rentabilitet.

Mange små virksomheder finder det nyttigt at udarbejde månedlige likviditetsbudgetter og analysere eventuelle afvigelser mellem de budgetterede og de faktiske beløb på månedsbasis. Dette gør det muligt for ejere og ledere af små virksomheder at holde styr på eventuelle uventede kontantforbrug.

Vær opmærksom på…Udarbejdelsen af et likviditetsbudget kræver, at du foretager skøn (eller bedste gæt) om mange forskellige aspekter af din virksomhed og det miljø, som den opererer i. Det fremtidige salg vil afhænge af mange ting, ikke mindst af konkurrencen, det lokale økonomiske klima og din egen interne drift og kapacitet. Når salget er anslået, skal der desuden også udledes potentielle omkostninger. Det er vigtigt at huske på, når man når frem til disse tal, at tidligere erfaringer er vigtige, men det er intuitionen også. De overslag, som du skal udarbejde, skal være baseret på virkeligheden og alligevel indeholde en dosis kreativitet og, hvis det er berettiget, optimisme.

Der er andre budgetter end likviditetsbudgettet, som er vigtige for din virksomhed. Men likviditetsbudgettet er et godt første skridt, hvis du er nybegynder i budgettering.

Et likviditetsbudget kan ikke udarbejdes i et tomrum. Før og under budgetteringsprocessen skal virksomhedsejere rådføre sig med linjeledere, leverandører og nøglepersoner for at få det bedst mulige bud på forholdet mellem målene for perioden og deres indvirkning på kontante indtægter og kontante udgifter.

Hvorfor udarbejde et likviditetsbudget?

Et likviditetsbudget er vigtigt af en række forskellige årsager. For det første giver det dig mulighed for at træffe ledelsesbeslutninger vedrørende din likviditetsposition (eller likviditetsreserve). Uden den type overvågning, som budgetteringsprocessen pålægger, kan du være uvidende om kontanternes cyklus gennem din virksomhed. Ved udgangen af et år eller en forretningscyklus vil en række månedlige likviditetsbudgetter vise dig, hvor mange kontanter der kommer ind i din virksomhed, og hvordan de bliver brugt. Sæsonbetingede udsving vil blive tydeliggjort.

Et likviditetsbudget giver dig også mulighed for at evaluere og planlægge dine kapitalbehov. Likviditetsbudgettet vil hjælpe dig med at vurdere, om der er perioder i løbet af din driftscyklus, hvor du måske har brug for kortfristet låntagning. Det vil også hjælpe dig med at vurdere eventuelle behov for låntagning på lang sigt. Dybest set er et likviditetsbudget et planlægningsværktøj til ledelsesbeslutninger.

Hvordan man udarbejder et likviditetsbudget

Der er tre hovedkomponenter, der er nødvendige for at udarbejde et likviditetsbudget. De er:

• Tidsperiode
• Ønsket likviditetsposition
• Overslag over salg og udgifter

Tidsperiode

Den første beslutning, der skal træffes, når du udarbejder et likviditetsbudget, er at beslutte, for hvilken periode dit budget skal gælde. Det vil sige, skal du udarbejde et budget for de næste tre måneder, seks måneder, tolv måneder eller en anden periode? I denne Business Builder vil vi udarbejde et 3-måneders budget. De givne anvisninger gælder dog for enhver tidsperiode, du måtte vælge.

Kontantbeholdning

Mængden af kontanter, du ønsker at have til rådighed, vil afhænge af din virksomheds art, forudsigeligheden af tilgodehavender og sandsynligheden for hurtigt indtrædende muligheder (eller uheldige hændelser), som kan kræve, at du har en betydelig kontantreserve.

Du kan overveje din kontantreserve i form af et vist antal dages omsætning. Din budgetteringsproces vil hjælpe dig med at afgøre, om du ved periodens afslutning har en tilstrækkelig kontantreserve.

Overslag over salg og udgifter

Det grundlæggende begreb i et likviditetsbudget er at skønne alle fremtidige kontante indtægter og kontante udgifter, der vil finde sted i løbet af perioden. Det vigtigste skøn, du skal foretage, er dog et skøn over salget. Når dette er besluttet, kan resten af likviditetsbudgettet falde på plads.

Hvis der ønskes og forventes en stigning i salget på f.eks. 10 procent, skal forskellige andre konti justeres i dit budget. Råvarer, lagerbeholdning og omkostninger til solgte varer skal revideres, så de afspejler stigningen i salget. Desuden skal du spørge dig selv, om der skal foretages tilføjelser til salgs- eller administrationsomkostningerne, eller om det øgede salg kan håndteres af den nuværende overkapacitet? Hvordan vil det øgede salg også påvirke løn- og overarbejdsudgifterne?

I stedet for at øge hver enkelt udgiftspost med 10 procent skal man alvorligt overveje visse stordriftsfordele, der kan opstå. Det vil sige, at en leverandør måske tilbyder en rabat, hvis du øger de mængder, du køber en bestemt vare i, eller måske kan stigningen i salget nemt imødekommes af den nuværende salgsstyrke; alle disse typer overvejelser skal tages i betragtning, før du begynder at budgettere. Hver type udgift (som fremgår af din resultatopgørelse) skal vurderes med hensyn til dens potentiale for at stige eller falde. Dine skøn skal være baseret på din erfaring med at drive din virksomhed og på dine mål for din virksomhed i den tidsramme, som budgettet skal udarbejdes for. Der skal som minimum tages hensyn til følgende kategorier af forventede kontante indtægter og forventede kontante betalinger:

• Kassesaldo:
• Forventede kontante indtægter
• Kontant salg
• Inddrivelse af tilgodehavender
• Andre indtægter
• Forventede kontante udgifter:
• Råmateriale (lager)
• Lønninger
• Andre direkte udgifter:
• Reklame
• Salgsudgifter
• Administrationsudgifter
• Udgifter til anlæg og udstyr
• Andre betalinger

Nedenfor følger en beskrivelse af hver enkelt post:

Kassesaldo:

Kassebeholdning. Kassebeholdningen er dine likvide beholdninger. Dette omfatter, hvad der er på dine checkkonti, opsparingskonti, småkasser og eventuelle andre kontantkonti, som du måtte have.

Kassesalg. Når du har fundet frem til et basistal for kontantsalget, skal det justeres for eventuelle handels- eller andre rabatter og for eventuelle returneringer. Som tidligere nævnt vil basisniveauet for salget (og for tilgodehavender) være bestemt af virksomhedens prognoser, mål og tidligere erfaringer.

Inddrivelse af tilgodehavender. Efter at et basisniveau for tilgodehavender er fastlagt (baseret på salgsprognoser), skal det justeres for at afspejle det beløb, der faktisk vil blive betalt i løbet af perioden. Typiske justeringer for en lille virksomhed kan være at antage, at 90 procent af tilgodehavender vil blive inddrevet i det kvartal, hvor salget finder sted, 9 procent vil blive inddrevet i det følgende kvartal, og 1 procent vil forblive uinddrivelig. Selvfølgelig vil tidligere erfaringer være den mest pålidelige indikator for at foretage disse justeringer.

Andre indtægter. Din kassebeholdning kan blive påvirket positivt af andre indtægter end dem, du modtager fra salg. Måske er der investeringer, udbytte eller en forventet lånoptagelse, som vil tilføre virksomheden kontanter i løbet af perioden. Disse typer af kontantkilder kaldes “andre indtægter”.”

Forventede kontante udgifter:

• Råmaterialer (lagerbeholdning).

For små detailhandlere og producenter i små virksomheder er den største kontante udgift normalt det beløb, der bruges til lagerbeholdning eller råmaterialer. Igen vil tidligere erfaringer være din bedste indikator for fremtidige kontante udgifter. Men glem ikke at indregne eventuelle nødvendige stigninger for at holde trit med det forventede salg. Du bør måske også rådføre dig med dine leverandører om, hvorvidt der forventes prisændringer.

• Lønninger.

Lønninger er normalt den næststørste udgiftspost i løbet af en regnskabsperiode. Glem ikke at medtage skøn for alle relevante lokale, statslige og føderale skatter.

• Andre direkte udgifter.

Brug denne post til alle yderligere udgifter, der ikke passer ind under de andre rubrikker. Hvis du foretager afdrag på et lån, skal du medtage det her.

• Reklame.

Reklamens rolle varierer fra virksomhedstype til virksomhedstype. Hvis du forventer en stigning i salget, er der så en ledsagende markedsførings- eller reklamekampagne? Disse omkostninger skal budgetteres. Medtag eventuelle udgifter til trykte annoncer (brochurer, postforsendelser og avisannoncer), radio eller andre reklameydelser.

• Salgsudgifter.

Typiske salgsudgifter omfatter lønninger og provisioner til salgspersonale og udgifter til salgskontor. Denne post kan dog også omfatte alle rejser eller andre salgsrelaterede udgifter, som ikke er dækket andre steder.

• Administrative udgifter.

Generelle kontorudgifter er inkluderet her. Dette omfatter dine forsyningsselskaber, telefon, kopiering og daglige kontorudgifter. Medmindre der er store ændringer på vej, vil tidligere erfaringer være vejledende ved vurderingen af fremtidige administrationsudgifter.

• Anlæg og udstyr.

Kontante betalinger for lån til udstyr, realkreditlån, reparationer eller anden vedligeholdelse skal medtages her. Tidligere erfaringer vil igen være din rettesnor.

• Andre betalinger.

Hvis der er kontante betalinger, som du forventer at foretage, og som ikke er omfattet af ovenstående liste, skal du medtage dem her. (Hvis de er gentagelige, kan du overveje at tilføje en separat post.) Typisk hører rentebetalinger og skatter dog her.

Her er et eksempel på et likviditetsbudget for en lille virksomhed:

MIDDELVIRKSOMHEDS-BUDGET
For de tre måneder, der slutter 31. marts 200x

PostJanFebMartsBegyndende kassebeholdning15.000-13.50020.000 Forventede kontantindtægter: Kontant salg 20.00025.00030.000Inddrivelse af tilgodehavender45.00055.00070.000Andre indtægter005.000Total inddrevne kontanter80.00066.500125.000 Forventede kontante betalinger: Råvarer (eller lager)50,00011,0005,000Lønninger10,40010,40010,40010,400Andre direkte udgifter2,0002,0002,000Reklame10,00000Salgsomkostninger6,0008,0006,000Administrative udgifter4,5004,5004,5004,500Anlægs- og udstyrsudgifter10,00010,00010,000Andre betalinger600600600600600Totale kontante udgifter93,50046,50038,500Kasseoverskud (eller -underskud)-13,500*20,000*86,500

* Den afsluttende kassebeholdning bliver den begyndende kassebeholdning for den næste periode.

Stræk 1: Udarbejd et likviditetsbudget for din virksomhed for en periode på tre måneder.

Hvordan man analyserer et likviditetsbudget

Udarbejdelsen af et likviditetsbudget er kun det første skridt i retning af god økonomistyring. Det næste skridt er at analysere for at se, hvor tæt virksomheden lever op til forventningerne. Er der sket uventede udbetalinger af likvide midler? Hvis ja, er virksomhedens finansielle stilling så alvorligt påvirket?

En enkel metode til overvågning af likviditetsbudgettet er at udarbejde en budget-mod-aktuel-rapport over faktiske og budgetterede udgifter hver måned. Denne type rapport består af tre kolonner. Den første kolonne viser de budgetterede beløb, den anden kolonne viser virksomhedens faktiske resultater, og den tredje kolonne viser forskellen i procent.

Nedenfor er et eksempel på en budgetrapport ved månedens udgang for den fiktive virksomhed Turtle Company.

Budget mod faktisk rapport
For maj 200x

PostBudgetVirkeligAfvigelseKassesaldo 5.0005.0000% Kasseindtægter: Kontant salg20.00022.00010110%Inddrivelse af tilgodehavender15.00013.50090%Andre indtægter00 Kassebeholdning i alt40.00040.500101% Kontante betalinger: Råvarer (eller lager)15,00015,000100%Lønninger7,2009,400130%Andre direkte udgifter500500100%Reklame5001,000200%Salgsudgifter1,5001,40093%Administrative udgifter500500500100%Anlægs- og udstyrsudgifter5,0007,500150%Andre betalinger00 I alt kontante udgifter30.20035.300116%Kontant overskud (eller underskud)9.8005.20053%

Som du kan se, oversteg de kontante udgifter til lønninger, reklamer og anlæg og udstyr de budgetterede beløb for Turtle Company. Men da virksomheden analyserer disse tal hver måned, kan der foretages ændringer, inden de øgede udgifter bliver uoverskuelige. Brugen af en budget vs. faktisk rapport giver ejerne mulighed for at identificere, hvordan de faktiske ind- og udbetalinger af kontanter afviger fra forventningerne, og for at foretage justeringer.

Stræk 2: Hvis dataene er tilgængelige, skal du konstruere en budgetteret versus faktisk rapport for din virksomhed.

KONKLUSION

Denne Business Builder fokuserer på oprettelsen af et kontantbudget for din virksomhed. Selv om der er flere andre typer budgetter, der kan udarbejdes, bør små virksomhedsejere være meget opmærksomme på deres likviditetssituation og oprette et likviditetsbudget for deres virksomhed. Udarbejdelse af en månedlig budget vs. faktisk rapport vil give små virksomhedsejere de oplysninger, de har brug for til at træffe vigtige beslutninger om virksomhedens likviditetssituation.

CHECKLISTE

___ Da du udarbejdede dit likviditetsbudget, huskede du så at gøre den afsluttende likviditetssaldo til den begyndende likviditetssaldo for den næste periode?

___ Har du husket at medregne eventuelle ekstra udgifter til materialer, arbejdskraft eller andre udgifter i forbindelse med det forventede salg, da du anslog de kontante udgifter?

___ Er dit salgsmål for perioden realistisk?

___ Har du husket at justere tilgodehavender for eventuelle uinddrivelige beløb?

___ Omfatter udgifterne til lønninger skatter og afgifter?

RESSOURCER

Bøger

Finansiel beslutningstagning: A CPA/Attorney’s Perspective af David L. Fraley. (PSI Research/Oasis Press, 1998).

Fundamentals of Financial Management, 11th ed. af James C. Van Horne og John Martin Wachowicz. (Prentice Hall, 2001).

Handbook of Budgeting, 4th ed. af Robert Rachlin. (Wiley, 2000).

Handbook of Financial Analysis for Corporate Managers, Revised ed. af Vincent Muro. (AMACOM, 1998).

Forfatter: E. Bond