Hvordan du udarbejder en rekrutteringsplan

En vellykket rekrutteringsplan er mere end blot tal. Ledige stillinger og rekrutteringsbudgetter udgør grundlaget for rekrutteringsplaner, men ved at anvende god ansættelsespraksis kan man løfte dem.

Sådan udarbejder du en rekrutteringsplan:

Revision af dine jobbeskrivelser

Jobopgaver kan ændre sig over tid. Tal med teamlederne, og spørg dem, hvordan deres roller og deres teammedlemmers roller har ændret sig. Hvis dit salgsteam nu udfører account management, skal du opdatere deres jobbeskrivelser.

Hvis du endnu ikke har formelle jobbeskrivelser, kan du overveje at foretage en jobanalyse – en proces til at fastlægge et jobs opgaver og krav. Arranger interviews med medarbejderne for at drøfte deres roller og ansvarsområder. Du kan også bruge skabeloner til jobbeskrivelser, som er et praktisk alternativ til at foretage en jobanalyse.

Udfør en analyse af manglende færdigheder

Udførelse af en analyse af manglende færdigheder er en systematisk måde at analysere dit personales nuværende færdighedsniveau og identificere de færdigheder, du ønsker i fremtiden.

For at gennemføre en analyse af kompetencegab:

1. Identificer de færdigheder, du får brug for i fremtiden.
2. Vurder de færdigheder, din virksomhed allerede har.
3. Sammenlign de nuværende med de ønskede færdigheder, og planlæg at udfylde hullerne.

Identificer fremtidige rekrutteringsbehov ved at tale med den øverste ledelse og teamledere for at forstå de eksisterende færdighedsniveauer. Find ud af, hvordan de planlægger at nå næste års mål. Supplér deres indsigt med nylige præstationsvurderinger eller medarbejderundersøgelser. Vurder hver enkelt færdighed, du leder efter, på en skala (oftest en skala på tre eller fem point).

Prioriter alle de færdighedsmangler, du opdager. Du kan også afhjælpe huller ved at udarbejde uddannelsesplaner for dine medarbejdere. Når kvalifikationshullerne er for store, skal du overveje at ansætte nye medarbejdere for at udfylde dem.

Visualiser din ansættelsesaktivitet

En analyse af kvalifikationshuller vil give en generel idé om, hvor mange nye medarbejdere du skal ansætte for at dække hullerne, men der er andre måder at forudsige ansættelsesbehovet på. Du kan bruge kvantitative metoder til at forudsige fremtidige ansættelser i din rekrutteringsplan. Virksomheder kan f.eks. fastsætte daglige salgsmål for at nå deres omsætningsmål. De kan bruge produktivitetsmålinger til at finde ud af, om deres nuværende antal medarbejdere kan nå disse mål. Hvis ikke, kan de beregne, hvor mange flere medarbejdere de skal ansætte.

Indblik fra ansættende ledere kan også give dig et godt overslag over det antal medarbejdere, du skal ansætte. Planlæg møder med ansættende ledere for at drøfte din ansættelsesplan og deres personalebehov. Brug oplysningerne til at oprette et regneark til ansættelsesplanen med antallet af forventede nyansættelser pr. kvartal eller måned. Her er et eksempel:

Hyr i god tid før større team- eller afdelingsinitiativer, så dine nye medarbejdere har tid nok til at lære deres job at kende og gennemføre deres indslusningsperiode. Hvis dit marketingteam f.eks. planlægger at lancere en ny kampagne i juni, skal du opfylde dine ansættelsesbehov i god tid inden da – ideelt set i første kvartal. Husk på din gennemsnitlige time-to-fill og time-to-hire. Et Applicant Tracking System (ATS) kan give dig disse oplysninger automatisk.

Opnyt din ansættelsesproces:

Gennemgå dine tidligere rekrutteringsplaner og ansættelsesvaner og spørg dig selv:

• Kommunikerede de ansættende teams godt?
• Har ansættelsesprocesserne opfyldt de ansættende lederes krav?
• Hvordan klarede de nyansatte sig i deres prøvetid?
• Hvad var udskiftningsprocenten for nyansatte (nyansatte, der forlod virksomheden inden for de første tre måneder)?
• Var der juridiske problemer med ansættelsesprocesser eller kandidatoplevelser? (overvej f.eks. ulovlige interviewspørgsmål og deres juridiske alternativer)
• Er der behov for ændringer i din rekrutterings- eller ansættelsespolitik?

Svarene på disse spørgsmål vil give oplysninger om den måde, du ansætter på, og hvor meget du vil bruge på at gøre det effektivt. Hvis du f.eks. finder ud af, at dine ansættelsesteams havde problemer med at kommunikere via e-mail, kan du vælge et mere brugervenligt ansættelsesværktøj. Hvis lederne finder ud af, at nyansatte mangler nogle af de færdigheder, de forventer, kan de overveje at investere i test før ansættelsen.

En forbedret ansættelsesproces begynder med effektiv sourcing. Download vores komplette sourcing-guide gratis.

Opret et ansættelsesbudget

Hvis du allerede har planlagt din ansættelsesaktivitet, skal du beregne dine omkostninger pr. ansættelse og dit udbytteforhold for rekruttering. Læg alle interne (f.eks. incitamenter i forbindelse med henvisningsprogrammer og lønninger til rekrutteringsmedarbejdere) og eksterne rekrutteringsomkostninger (f.eks. gebyrer for bureauer, stillingsopslag og baggrundstjek) sammen, og divider summen med antallet af nyansættelser. Som en del af din personalebudgetteringsproces skal du forudsige det beløb, du vil betale til dine fremtidige medarbejdere i personaleomkostninger (lønninger, fordele og omkostninger med fuld byrde).

Tænk i ansættelseshold

Din ansættelsesproces skal ikke kun være effektiv for hver enkelt ansættelse. Den skal opbygge en effektiv holdkultur, der holder i længden. Her er, hvordan du kan tiltrække – og fastholde – bedre hold:

• Sæt mål for mangfoldighed. Mangfoldige hold præsterer bedre end deres homogene modstykker. Indarbejd mål for mangfoldighed i din ansættelsesproces, og udforsk partnerskaber med organisationer som Society of Women Engineers og Ascend, en panasiatisk organisation for erhvervsfolk i Nordamerika.

• Uddan interviewere. Selv erfarne interviewere kan være forudindtagede. Uddannelse i ligestilling på arbejdsmarkedet (Equal Employment Opportunity (EEO)) kan hjælpe interviewerne med at følge de juridiske retningslinjer. Leverandører som Interview EDGE og The Lou Adler Group kan hjælpe interviewerne med at udvikle deres færdigheder. HR kan også tilrettelægge interne kurser.

• Brug processer, der reducerer fordomme. Fordomme er ofte ubevidste. Det er ikke let at eliminere dem, men ved at justere dine processer kan du reducere dem. Overvej at bruge blind ansættelse og strukturerede interviewteknikker for at reducere fordomme ved ansættelse.

Skabelse af en ansættelsesplan er en mulighed for at styrke din rekruttering og nytænke den måde, du ansætter på. Hvis du sigter mod at ansætte mere objektivt og reducere fordomme, vil du opbygge mere produktive teams og fremme en mere inkluderende virksomhedskultur.

Lær, hvordan du kan sætte skub i din ansættelsesplan med Workable!