Hvad er det mest populære værktøj til fakturering og praksisadministration for terapeuter?

For mange terapeuter er forretningslogistikken et af de mindst overbevisende aspekter ved at drive en blomstrende privat praksis. Markedsføring, forvaltning af klientnoter og fakturering distraherer alle fra det vigtigste – at bruge tid med klienterne.

Vi hos Zencare hjælper på markedsføringsfronten, så vi var naturligvis nysgerrige efter de bedste værktøjer til fakturering og praksisstyring. Vi undersøgte og analyserede resultaterne fra over 100 terapeuter på tværs af Zencare-fællesskabet for at finde ud af, hvilke værktøjer til praksisstyring der foretrækkes af terapeuter i privat praksis.

Læs videre for at få vores ærlige, førstehåndsindblik i de mest populære værktøjer, herunder hvilke funktioner terapeuterne sætter størst pris på, deres drømmefunktioner og ægte snak om omkostninger, brugervenlighed og integration.

SimplePractice er den foretrukne platform!

Resultaterne er kommet, og SimplePractice vinder! Over en tredjedel af de adspurgte Zencare-terapeuter (34 %) bruger SimplePractice, hvilket gør det til den foretrukne fakturerings- og softwareadministrationsplatform for terapeuter i vores netværk.

SimplePractice opnåede en 8.7/10 tilfredshedsscore blandt de terapeuter, der bruger det, hvor 90 % af terapeuterne angiver “brugervenlighed” som den funktion, de sætter mest pris på.

Therapeuter bruger en lang række forskellige fakturerings- og praksisstyringsværktøjer – ingen platform har flertal.

Vi blev overrasket over at erfare, at der er så mange forskellige muligheder for fakturering af terapeuter og praksisstyringstjenester og -metoder. I vores undersøgelse angav terapeuterne 15 forskellige måder at administrere fakturering og patientoplysninger på, herunder onlineplatforme, offline/papirbaserede systemer og samarbejde med en faktureringsekspert. Ingen enkelt metode indtog størstedelen af markedet; i stedet synes de fleste terapeuter at finde et værktøj og et system, der fungerer bedst for dem. Her er en oversigt over, hvilke platforme de adspurgte terapeuter bruger:

• SimplePractice (34 %)
• Office Ally (16 %)
• Offline/Paper-baseret (13%)
• TherapyNotes (11%)
• Therapy Appointment (6%)
• Theranest (5%)
• Billing professional (4%)
• My ClientsPlus (3%)
• Availity (2%)
• ShrinkRapt (2%)
• A+Delphi (1%)
• Carepaths (1%)
• CounSol (1%)
• Optum (1%)
• Therapist Helper (1%)

SimplePractice, Office Ally og TherapyNotes udgør størstedelen af markedet.

De tre største online-værktøjer til fakturering og praksisstyring – SimplePractice, Office Ally og TherapyNotes – tegner sig tilsammen for 61 % af alle anvendte fakturerings- og praksisstyringsmetoder. SimplePractice (34 %) erobrede førertrøjen, efterfulgt af Office Ally (16 %) og TherapyNotes (11 %).

Therapeuter vælger SimplePractice og TherapyNotes på grund af brugervenlighed, og Office Ally og papirbaserede offline-systemer på grund af omkostninger og overkommelighed.

Hvorfor vælger terapeuterne de enkelte platforme? Det ligner en afvejning mellem brugervenlighed og omkostninger.

SimplePractice og TherapyNotes i på brugervenlighed.

90% af terapeuterne angav “brugervenlighed” som den bedste egenskab for både SimplePractice og TherapyNotes.

Hvad gør valg nummer 1, SimplePractice, unikt brugervenligt? Vi talte med Zencare-terapeuter og fandt ud af, at de er glade for platformens mobilapps, den fuldt elektroniske indtagelsesproces og den brugervenlige æstetik.

SimplePractice har både iOS- og Android-mobilapps – i iOS-appbutikken kan den prale af 4.289 anmeldelser med et gennemsnit på 4.7 ud af 5 stjerner.

Billede venligst udlånt af SimplePractice

“Jeg kan godt lide og bruger mobilappen til SimplePractice hele tiden”, siger Dr. Ruben Hopwood, en autoriseret psykolog i Cambridge, Massachusetts.

Dr. Hopwood nævner disse funktioner som frynsegoder på SimplePractice-appen:

• Kontroller alle verserende sager/dokumenter
• Send og modtag sikre øjeblikkelige beskeder fra klienter (f.eks. klienter kan give ham direkte besked, når de er forsinkede)
• Behandler betalinger
• Kontroller og ændrer kalender
• Interface mellem computeren og den mobile app gør arbejdet nemt og tilgængeligt

Kristen Acciari, en licenseret klinisk socialrådgiver i Warwick, Rhode Island, siger, at den afgørende grund til, at hun valgte SimplePractice frem for ethvert andet værktøj, er deres fuldt elektroniske indtagelsesproces. “Det er en uundværlig værdi – som en gruppepraksis med seks klinikere kunne vi på ingen måde håndtere vores nuværende klientvolumen med vores gamle papirformular og datatransskriptionsproces.”

Æstetik kan også være en anden grund til, at udbydere vælger SimplePractice – 31 % af de adspurgte brugere er glade for det overordnede udseende af SimplePractice.

Billede venligst udlånt af SimplePractice

“Softwaren er nem at bruge, meget interaktiv og behagelig at se på”, siger Dr. Sarah Karytko, en psykolog, der bruger SimplePractice i sin praksis i Brookline, Massachusetts.

TherapyNotes har måske ikke en app (endnu!), men brugerne synes at være tilfredse med det overordnede produkt. “Jeg har brugt Therapy Notes i over et år og har været meget tilfreds med både funktionaliteten og brugervenligheden,” siger Jamie Bloom, der er autoriseret klinisk socialrådgiver i Brooklyn, New York.

Billede venligst udlånt af TherapyNotes

TheraNest, som 5 % af de adspurgte terapeuter bruger, har en iOS-app – men med kun 9 anmeldelser i App Store i skrivende stund er den måske (bogstaveligt talt!) undervurderet. Stephanie Saklad, en autoriseret Creative Arts Therapist i Queens, New York, har med glæde brugt TheraNest i omkring to år. Som kunstterapeut sætter hun pris på, at “der er en del, som jeg kan scanne dokumenter ind i, så jeg kan scanne klienternes kunstværker samt deres indtagningsdokumenter”.

Office Ally og andre gratis værktøjer vinder på omkostningerne.

Tre fjerdedele af terapeuterne angav “omkostninger/overkommelighed” som den vigtigste ting, de kan lide ved Office Ally.

Og det giver god mening – for det meste af Office Ally er gratis! (Med et gebyr for ikke-parate krav, som gælder, når 50 % eller mere af den månedlige mængde krav er til ikke-parate betalere).

Billede venligst udlånt af Office Ally/Vimeo

Det kan sammenlignes med et grundgebyr på $39-$59/måned for SimplePractice og $49-$59/måned for TherapyNotes – og det er før yderligere gebyrer for behandling af krav, kreditkortgebyrer og ekstra funktioner som f.eks. teleterapi.

Sådan vælger terapeuter, der bruger deres egne systemer eller papirbaserede systemer, denne vej på grund af omkostningsfordelene.

Claudia Giolitti, en autoriseret psykoterapeut i New York City, bruger G-Suites Google Sheets til sin praksis. G-Suite er den erhvervsorienterede version af Googles produkter og giver mulighed for at underskrive en Business Associates Agreement (BAA) for at være HIPAA-sikker; Google Sheets fungerer som Excel og giver brugerne mulighed for at oprette og administrere regneark.

Giolitti er vild med, at hun kan administrere sit forretningsadministrative arbejde gratis – men hvad angår æstetik og brugervenlighed, er hun ikke så solgt. “Det ville være dejligt, hvis det havde en autokorrekturfunktion eller skabeloner med forskellige nyttige formularer”, siger hun. “F.eks. en skabelon for formularer til skatteformål, udgifter, indtægter, patienters servicelog osv. Også en passwordsikker mulighed for at dele formularer mellem terapeuter i samme praksis, og et bedre udseende. Det er ret almindeligt og grønt!”

Terapeuter er generelt tilfredse med deres valg!

Har terapeuter mestret kunsten at være lykkelig? For det meste er de tilfredse kunder! Næsten halvdelen af brugerne af de tre største onlineplatforme angav, at de generelt var tilfredse med den platform, de havde valgt.

Omkring halvdelen af de terapeuter, der bruger SimplePractice (47 %), angav, at de generelt var tilfredse og ikke havde nogen klager. Lidt over en tredjedel af brugerne (37 %) ønskede, at platformen var mere overkommelig, efterfulgt af 17 % af terapeuterne, der fandt kundeservicen ikke hjælpsom eller tilgængelig.

Drømmefunktioner: Terapeuterne ønsker, at deres platforme havde sikker batch-e-mailing, mulighed for klienterne for at uploade dokumenter og flere muligheder for branding af praksis.

Fakturerings- og softwareværktøjer bør måske tage til efterretning: Terapeuterne har masser af idéer til forbedringer!

“Jeg ville ønske, at jeg kunne bruge den sikre beskedformidling til at sende en komplet e-mail til alle patienter på én gang om opdateringer af praksis”, siger Dr. Karytko, den ellers tilfredse SimplePractice-kunde. “I øjeblikket kan jeg sende individuelle beskeder til patienterne på sikker vis, men en e-mail-udsendelse ville være at foretrække.”

Dr. Hopwood har også et par idéer til SimplePractice. “Et punkt, som jeg virkelig har brug for, og som i øjeblikket ikke er tilgængeligt, er muligheden for, at klienter kan uploade dokumenter, som jeg anmoder om, f.eks. kopier af vurderingsrapporter, medicinske oplysninger, udskrivelses- eller testresuméer og formularer til frigivelse af oplysninger.” Et andet (selv indrømmet mindre) ønske? “Muligheden for at få formularer, der er formateret med mit brevhoved og/eller logo.”

Brennan Mallonee, der er autoriseret psykisk sundhedskonsulent i Somerville, Massachusetts, bruger MyClientsPlus – og selv om hun sætter pris på den ufejlbarligt varme kundeservice, ser hun plads til forbedringer med hensyn til funktioner. “Planlægning, tidsbestillingsalarmer og kreditkort i filen foregår gennem Jituzu, som tilsyneladende tidligere var et separat firma fra MyClientsPlus. Noget af integrationen mellem de to systemer er stadig lidt uoverskuelig.”

G-Suite-bruger Giolitti tilføjer en sidste drømmefunktion: muligheden for at “oprette påmindelser om aftaler for klienter og sende automatiske e-mails, når de har fødselsdag!”

Papirbaserede, offline systemer er stadig det #3 valg!

Er papirbaseret forvaltning en ting fra fortiden? Ikke endnu, ser det ud til – af de adspurgte terapeuter angav 13 %, at de enten administrerer deres fakturering offline eller med et papirbaseret system. Dette gør papirbaseret administration til nr. 3 blandt de foretrukne muligheder, mellem Office Ally (16 %) og TherapyNotes (11 %).

Hvorfor vælger nogle terapeuter at forblive offline? 85 % angiver omkostninger og overkommelighed som den vigtigste ting, de kan lide ved at forblive uden teknologi. Men terapeuterne synes også at være vant til det system, de har udviklet – 70 % angiver brugervenlighed som grunden til, at de kan lide at forblive papirbaserede, herunder kommentarer som:

• “Manglende problemer, som jeg oplevede med teknologibaserede værktøjer”
• “Jeg er vant til det”
• “Ingen digital sikkerhedsrisiko”

Sjove udråbstegn: En terapeut delte, at deres “mand laver min fakturering”, og at de foretrækker denne metode, fordi “han ikke laver fejl og følger op på forsinkede refusioner”. Vi er vilde med teamwork! Og en respondent havde “selv skabt” sin egen platform – iværksætterånd lige der!

Svært de færreste terapeuter outsourcer til en faktureringsekspert.

Trods deres travle skemaer håndterede næsten alle de adspurgte terapeuter deres egen fakturering og praksisadministration, og kun 4 % arbejdede med en ansat faktureringsekspert. The #hustle is real!

Therapeuter på tværs af NYC, Boston og Rhode Island har lignende valgmuligheder, når det kommer til praksisstyringsplatforme – men Rhode Island-boerne er en smule mere diversificerede i deres præferencer.

Er de foretrukne platforme forskellige efter geografi? Resultaterne var ikke meget forskellige på tværs af de tre undersøgte regioner, med meget små forskelle i rækkefølgen af den bedste platform.

For NYC-terapeuter vandt SimplePractice over en tredjedel af terapeuterne (37%), efterfulgt af offline/papirbaseret (16%), Office Ally (14%) og TherapyNotes (9%).

Næsten halvdelen af terapeuterne i Boston viste deres troskab over for SimplePractice (45 %), efterfulgt af Office Ally (20 %), offline/papirbaseret (15 %) og TherapyNotes (10 %).

Terapeuterne på Rhode Island var mere spredt i deres foretrukne metoder, idet den mest populære løsning, SimplePractice, fangede mindre end en tredjedel af terapeuterne; den blev efterfulgt af Office Ally (15 %), uafgjort mellem TherapyNotes og Therapy Appointment (13 % hver) og offline/papirbaseret (8 %).

Konklusion? SimplePractice vinder på brugervenlighed og overflod af funktioner, Office Ally vinder på omkostninger og overkommelighed, og TherapyNotes er måske en underrepræsenteret perle – med en parallel tilfredshedsscore til SimplePractice.

Lær mere om hver enkelt fakturerings- og praksisadministrationsplatform gennem vores analyse af funktioner og omkostninger for TherapyNotes, TheraNest, Office Ally og SimplePractice, herunder anmeldelser fra Zencare-udbydere. Her er hvordan du vælger mellem SimplePractice vs. TherapyNotes, og også en sammenligning af terapeuternes fakturerings- og praksisstyringsplatforme.

Starter du din private praksis eller ønsker du at udvide den? Deltag i Zencare-terapeutnetværket for at blive en del af et støttende fællesskab af kontrollerede udbydere! Du kan stille spørgsmål via vores aktive e-mail listserv, opbygge en professionel online tilstedeværelse og modtage henvisninger til klienter, der passer godt til din praksis. Book en gratis samtale med vores Therapist Success Team i dag for at få mere at vide.

Vores undersøgelse blev sendt til over 500 terapeuter i Zencare-netværket i New York City, Rhode Island og Massachusetts fra den 18. januar til den 21. januar 2019. Vores analyse blev foretaget på de 102 svar, vi modtog fra udbydere.