God skriftlig fremstilling
On september 28, 2021 by admin4.3 God skriftlig fremstilling
Læringsmål
- Identificer seks grundlæggende kvaliteter, der kendetegner god skriftlig fremstilling i erhvervslivet.
- Identificer og forklar de retoriske elementer og beslægtede strategier, der bidrager til god skriftlig fremstilling.
En almindelig bekymring er blot at besvare spørgsmålet, hvad er god skriftlig fremstilling? Efterhånden som vi kommer videre i vores studier af skriftlig virksomhedskommunikation, vil vi forsøge at besvare det. Men erkend, at selv om spørgsmålet kan være enkelt, er svaret komplekst. Edward P. BaileyBailey, E. (2008). Skrivning og tale. New York, NY: McGraw-Hill. tilbyder flere vigtige punkter, som man skal huske.
God forretningsskrivning
- følger reglerne,
- er letlæselig og
- tiltrækker læseren.
Lad os undersøge disse kvaliteter nærmere.
Baileys første punkt er et punkt, der giver anledning til en hel del debat. Hvad er reglerne? Afhænger “reglerne” af publikums forventninger eller branchestandarder, af hvad din engelsklærer har lært dig, eller afspejles de i det fantastiske forfatterskab af forfattere, som du kan pege på som positive eksempler? Svaret er “alt det ovenstående”, men med en præcisering. Det kan være nødvendigt at finde en balance mellem publikums forventninger og branchestandarder for et dokument, og måske er du nødt til at finde en balance eller et kompromis. BaileyBailey, E. (2008). Skrive og tale. New York, NY: McGraw-Hill. peger på sund fornuft som et grundlæggende kriterium for god skriftlig fremstilling, men sund fornuft er et produkt af erfaring. Når man søger efter balance, er det læsernes forståelse, der er den afgørende faktor. Den korrekte brug af et semikolon er måske ikke det, der er nødvendigt for at få en sætning til at fungere. Dit læsende publikum bør bære ekstra opmærksomhed i alt, hvad du skriver, for uden dem får du ikke mange flere skriveopgaver.
Når vi siger, at god skrivning følger reglerne, mener vi ikke, at en forfatter ikke kan være kreativ. Ligesom en kunststuderende skal vide, hvordan man tegner en scene i korrekt perspektiv, før han kan “bryde reglerne” ved at “bøje” perspektivet, så skal en forfatter kende sprogets regler. At være velbevandret i at bruge ord korrekt, danne sætninger med korrekt grammatik og opbygge logiske afsnit er færdigheder, som forfatteren kan bruge, uanset hvilken opgave han skal løse. Selv om nogle erhvervssammenhænge kræver konservativ skrivning, er der andre områder, hvor kreativitet ikke blot er tilladt, men påkrævet. Forestil dig, at du arbejder for et reklamebureau eller et softwareudviklingsfirma; i sådanne situationer kommer succesen fra at udtrykke nye, uprøvede idéer. Ved at følge reglerne for sprog og korrekt skrivning kan en skribent udtrykke disse kreative idéer i en form, der kommer klart til udtryk og fremmer forståelsen.
Samme måde at skrive letlæseligt på er ikke det samme som at “fordumme” eller forenkle det hele. Hvad er let at læse? For et ungt publikum er det måske nødvendigt at bruge ligefrem, enkle udtryk, men at ignorere deres sprogbrug er at skabe en kunstig og unødvendig barriere. Et eksempel, der henviser til Miley Cyrus, kan fungere for en læsergruppe og falde til jorden for en anden. Professionsspecifikke udtryk kan tjene et værdifuldt formål, når vi skriver om præcise begreber. Det er ikke alle, der forstår alle termer inden for et erhverv, men hvis din målgruppe i vid udstrækning er belæst med fagets termer, vil brugen af branchetermer hjælpe dig med at etablere et forhold til dine læsere.
Den virkelig fremragende forfatter er en, der kan forklare komplekse idéer på en måde, som læseren kan forstå. Nogle gange kan letlæsning komme af forfatterens valg af et glimrende illustrativt eksempel for at få en pointe frem. I andre situationer kan det være forfatterens indarbejdelse af definitioner i teksten, så betydningen af ukendte ord bliver klar. Det kan også være et spørgsmål om at vælge dynamiske, specifikke verber, der gør det klart, hvad der sker, og hvem der udfører handlingen.
Baileys tredje punkt handler om læserens interesse. Vil de have lyst til at læse det? Dette spørgsmål bør være styrende for meget af det, du skriver. Vi får i stigende grad information fra vores omgivelser gennem visuelle, auditive og multimedie-kanaler, lige fra YouTube til streaming audio og til at se nyhederne online. Nogle hævder, at dette har ført til en nedsat opmærksomhedsspændvidde for læsning, hvilket betyder, at forfattere er nødt til at appellere til læserne med korte, slagkraftige sætninger og fængende vendinger. Der er dog stadig masser af mennesker, der elsker at fordybe sig i at læse en interessant artikel, et forslag eller et markedsføringsmateriale.
Den måske mest universelt anvendelige strategi til at fange din læsers opmærksomhed er at angive, hvordan din tekst kan opfylde læserens behov. Hvis dit dokument indeholder oplysninger til at besvare et spørgsmål, løse et problem eller forklare, hvordan man kan øge overskuddet eller reducere omkostningerne, kan det være en god idé at angive dette i begyndelsen. Ved at indlede med en “what’s in it for me”-strategi giver du din målgruppe en grund til at være interesseret i det, du har skrevet.
Mere kvaliteter ved god skrivning
Til ovenstående liste fra Bailey kan vi tilføje nogle yderligere kvaliteter, der definerer god skrivning. God skrivning
- opfylder læserens forventninger,
- er klar og præcis,
- er effektiv og virkningsfuld.
For at opfylde læserens forventninger skal forfatteren forstå, hvem den tiltænkte læser er. I nogle forretningssituationer skriver du kun til én person: din chef, en kollega i en anden afdeling eller en enkelt kunde eller leverandør. Hvis du kender personen godt, kan det være lige så let for dig at skrive til ham eller hende, som det er at skrive en besked til dine forældre eller din bofælle. Hvis du ikke kender personen, kan du i det mindste lave nogle rimelige antagelser om hans eller hendes forventninger, baseret på den stilling, han eller hun har, og dens relation til dit job.
I andre situationer skriver du måske et dokument, som skal læses af en gruppe eller et team, en hel afdeling eller endda et stort antal helt fremmede personer. Hvordan kan du forudse deres forventninger og skræddersy din skrivning i overensstemmelse hermed? Naturligvis ønsker du at lære så meget som muligt om din sandsynlige målgruppe. Hvor meget du kan lære, og hvilke typer oplysninger du kan få, afhænger af situationen. Hvis du f.eks. skriver indhold til et websted, vil du måske aldrig møde de mennesker, der besøger webstedet, men du kan forudsige, hvorfor de vil blive tiltrukket af webstedet, og hvad de vil forvente at læse der. Ud over at lære om din målgruppe vil din klare forståelse af skriveopgaven og dens formål hjælpe dig med at opfylde læserens forventninger.
Vores tilføjelse af det femte punkt om klar og præcis skrivning afspejler den stigende tendens til at eliminere fejl i forretningsskriverier. Fejl kan omfatte dem, der er forbundet med produktionen, fra skrivning til redigering, og læserreaktion. Deres dobbelte mål om klar og præcis skrivning peger på et centralt mål på tværs af kommunikation: troværdighed. Dette begreb indebærer vores mål om at kommunikere alle de tilsigtede oplysninger præcist med et minimum af signal- eller budskabsforstyrrelser eller fejlfortolkninger. Det er en vigtig del af effektiv forretningskommunikation at udforme dine dokumenter, herunder skriftlighed og præsentation, således at der sker færre brud på budskabet.
Dette fører vores diskussion til effektivitet. Der er kun 24 timer i døgnet, og vi bliver i stigende grad bedt om at gøre mere med mindre og med næsten garanteret kortere tidsfrister. Hvordan kan man som skribent leve op til de stadigt stigende forventninger? Hver skriveopgave kræver en klar forståelse af målene og de ønskede resultater, og når et af disse to aspekter er uklart, kan effektiviteten af din skrivning blive kompromitteret. Omskrivninger kræver tid, som du måske ikke har, men som du bliver nødt til at gøre, hvis opgaven ikke blev udført korrekt første gang.
Som vi har diskuteret tidligere, kan det at gøre det til en vane at læse lignende dokumenter, før du begynder din skriveproces, være med til at etablere en mental skabelon for dit ønskede produkt. Hvis du kan se for dit indre øje, hvad du ønsker at skrive, og har perspektivet fra lignende dokumenter kombineret med publikums behov, kan du skrive mere effektivt. Dine skriftlige dokumenter er produkter og vil blive krævet på en tidsplan, der påvirker dine kolleger og din virksomhed. Din evne til at producere effektive dokumenter effektivt er et færdighedssæt, der vil bidrage til din succes.
Vores sjette punkt styrker denne idé med vægt på effektivitet. Hvad er effektiv skrivning? Det er skrivning, der lykkes med at opfylde sit formål. En forståelse af formålet, målene og de ønskede resultater af din skriveopgave vil hjælpe dig med at opnå denne succes. Din arbejdsgiver ønsker måske, at et indledende salgsbrev skal resultere i en stigning i antallet af kundeemner eller potentielle kontakter til opfølgning, der fører til salg. Din målgruppe ser måske ikke dokumentet ud fra dette perspektiv, men vil i stedet læse det med tankegangen “Hvordan hjælper dette mig med at løse X problem?”. Hvis du opfylder begge mål, nærmer din tekst sig effektivitet. Her er effektivitet kvalificeret med ordet “nærmer sig” for at påpege, at skrivning både er en proces og et produkt, og din skrivning vil løbende kræve en indsats og opmærksomhed på revision og forbedring.
Rhetoriske elementer og beslægtede strategier
En anden tilgang til at definere god skrivning er at se på, hvordan den opfylder målene i to velkendte systemer inden for kommunikation. Det ene af disse systemer omfatter de tre klassiske elementer i retorikkenKunsten at fremføre et argument. eller kunsten at fremføre et argument. Disse elementer er logos (logik), ethos (etik og troværdighed) og pathos (følelsesmæssig appel), som først blev foreslået af den gamle græske lærer Aristoteles. Selv om retorik ofte anvendes til mundtlig kommunikation, især offentlig tale, er den også grundlæggende for god skriftlig fremstilling.
En anden række mål omfatter det, der kaldes beslægtede strategierMåder at formulere, udtrykke og repræsentere et budskab over for et publikum. eller måder at fremme forståelsen på,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). Design af visuelt sprog: Strategier for professionelle kommunikatører (s. 14). Needham Heights, MA: Allyn & Bacon. udviklet i de seneste årtier af Charles Kostelnick og David Rogers. Ligesom retoriske elementer kan kognitionsstrategier anvendes i forbindelse med offentlig tale, men de er også nyttige i forbindelse med udvikling af god skriftlig fremstilling. Tabel 4.2 “Retoriske elementer og kognatstrategier” beskriver disse mål, deres formål og eksempler på, hvordan de kan udføres i forretningsskriverier.
Tabel 4.2 Retoriske elementer og kognate strategier
| Aristoteles’ retoriske elementer | Kognate strategier | Fokus | Eksempel i Business Writing | |
|---|---|---|---|---|
| Logos | Klarhed | Klar forståelse | Der vil blive givet en meddelelse til virksomheden senere på ugen, men jeg vil gerne fortælle jer personligt, at jeg fra den første i næste måned forlader min stilling for at acceptere en treårig opgave på vores kontor i Singapore. Så snart der foreligger yderligere oplysninger om forvaltningen af din konto, vil jeg dele dem med dig. | |
| Sammenhæng | Nøglepunkter | I morgendagens telefonkonference vil Sean præsentere de nye teammedlemmer, skitsere tidsplanen og budgettet for projektet og præcisere hver enkelt persons ansvar for at nå vores mål. | ||
| Arrangement | Ordning, hierarki, placering | Vores afdeling har matrixstruktur. Vi har tre produktudviklingsgrupper, en for hver produktkategori. Vi har også en produktionsgruppe, en finansgruppe og en salgsgruppe; forskellige gruppemedlemmer er tilknyttet hver af de tre produktkategorier. Inden for matrixen er vores struktur flad, hvilket betyder, at vi ikke har nogen gruppeledere. Alle rapporterer til Beth, afdelingschefen. | ||
| Ethos | Kredibilitet | Karakter, tillid | Har jeg kendt og arbejdet sammen med Jesse i mere end fem år, kan jeg varmt anbefale ham til at overtage min plads som din rådgiver. Ud over at have fremragende kvalifikationer er Jesse kendt for sin dedikation, ærlighed og omsorgsfulde holdning. Han vil altid gå den ekstra mil for sine kunder. | |
| Forventninger | Normer og forventede resultater | Som det er typisk i vores branche, sender vi alle varer FOB vores lager. Priserne er eksklusive alle føderale, statslige eller lokale skatter. Betalingsbetingelser er netto 30 dage fra fakturadato. | ||
| Reference | Kilder og referencerammer | I henhold til en artikel i Business Week af 15. oktober 2009 er Doosan et af de største erhvervskonglomerater i Sydkorea. | ||
| Pathos | Tone | Tone | Udtryk | Jeg har virkelig ikke ord til at udtrykke, hvor taknemmelig jeg er for al den støtte, som I har ydet mig og min familie i denne nødens stund. I er de bedste.” |
| Betydeliggørelse | Relevans | Det var samvittighedsløst af et medlem af vores organisation at råbe en afbrydelse, mens formanden talte. Det, der skal ske nu – og lad mig være klar over dette – er en øjeblikkelig undskyldning. | ||
| Engagement | Relation | Trofaste soldater lover aldrig at forlade en faldet kammerat på slagmarken. |
Key Takeaway
God skrift er kendetegnet ved korrekthed, læsevenlighed og tiltrækningskraft; den opfylder også læserens forventninger og er klar, kortfattet, effektiv og virkningsfuld. Retoriske elementer (logos, ethos og patos) og beslægtede strategier (klarhed, kortfattethed, opstilling, troværdighed, forventning, reference, tone, fremhævelse og engagement) er mål, der opnås i god forretningsskrivning.
Øvelser
- Vælg et stykke forretningsskrivning, der tiltrækker din interesse. Hvad gav dig lyst til at læse den? Del dine tanker med dine klassekammerater.
- Vælg et stykke erhvervsfagligt skrift og vurder det i forhold til de kvaliteter, der kendetegner god skriftlig fremstilling, og som er beskrevet i dette afsnit. Mener du, at skriften kan betegnes som “god”? Hvorfor eller hvorfor ikke? Diskuter din mening med dine klassekammerater.
- Identificer ethos, pathos og logos i et dokument. Del og sammenlign med klassekammeraterne.
Skriv et svar