Elon University

1.0 Formål

Formålet med denne politik er at sikre, at Elons elektroniske posttjenester (e-mail) forbliver tilgængelige og pålidelige for universitetsmiljøet og anvendes til formål, der er passende for universitetets mission.

2.0 Anvendelsesområde

Denne politik gælder for alle medlemmer af Elon-fællesskabet, der bruger e-mail-systemet.

3.0 Politik

3.1 Brug af Elon Universitys e-mail-adresser og -konti

Elons e-mail er et middel til officiel kommunikation til personer, der er medlemmer af Elon-fællesskabet. Som sådan bør officielle kommunikationsmekanismer fra universitetet (herunder, men ikke begrænset til, officielle masse-e-mails og kursus-e-mails) læses regelmæssigt, da de kan påvirke daglige aktiviteter og ansvarsområder. Distributionslister for masse-e-mails til alle studerende, alle lærere og/eller alle ansatte forvaltes af Instructional and Campus Technologies (I&CT) på grundlag af lister over nuværende lærere og ansatte, der leveres af Human Resources, og nuværende studerende, som leveres af Registrar’s Office. Der er ingen opt-out-bestemmelse for disse lister.

E-mail er et privilegium, og der er knyttet visse ansvarsområder til brugen af den. Det forventes, at alle brugere overholder grænserne for anstændighed, lov, etik, sund fornuft og god smag i forbindelse med e-mailkommunikation. En bruger af Elon’s Electronic Mail bør vedligeholde sin konto ved ikke at opbevare store filer eller store mængder e-mail. For at sikre, at der fortsat er diskplads til rådighed, bør e-mails ikke opbevares på systemet i mere end 90 dage. Hvis det er nødvendigt at opbevare en besked længere end 90 dage, bør brugeren downloade beskeden til sin computer.

For at sikre e-mailkontiernes sikkerhed skal alle adgangskoder ændres en gang om året, men alle opfordres til at ændre adgangskoden hver 120. dag. En adgangskode skal være kompleks og svær at gætte – se Elon Universitys politik for adgangskoder. Brugeren bør sikkerhedskopiere alle vigtige meddelelser og filer for at forhindre tab af oplysninger og bør straks rapportere eventuelle sikkerhedsproblemer til Campus Technology Support på 278-5200.

3.2 Beskyttelse af elektroniske kommunikationstjenester

Elon Universitets systemer scanner indgående og udgående e-mail for indhold, der kan karakteriseres som spam. Hvis der findes spam-tegn, kan meddelelsen blive mærket eller sat i karantæne. Elon scanner også rutinemæssigt al e-mail for virus. Scanningen for virus kan også føre til en ændring af e-mailens overskrifter eller yderligere konsekvenser, som forklaret nedenfor.

På grund af den potentielt skadelige karakter af indholdet i mange meddelelser eller vedhæftede filer leverer Instructional & Campus Technologies i øjeblikket:

• ikke meddelelser, der indeholder vedhæftede filer, der er blevet identificeret som orme af vores nuværende antivirussystem.
• Lægger vedhæftede filer, som vores nuværende antivirusleverandør har identificeret som indeholdende virus, og erstatter dem med en fil med navnet “slettet.txt”
• Blokerer meddelelser fra eksterne mailere, der ikke giver den korrekte identifikation pr. DNS (Nogle spammere gør brug af ukorrekt konfigurerede SMTP-servere i et forsøg på at maskere deres sande identitet).

Elon University forbeholder sig ret til at blokere andre indgående e-mails, der udviser karakteristika af spam, virus, trojanske heste eller andet, der kan true campus’ netværksinfrastruktur eller tjenester.

Elons e-mailtjenester begrænser også størrelsen af indgående meddelelser til 15 MB (inklusive vedhæftede filer).

Elon University ejer e-mail-systemet og forbeholder sig ret til at undersøge alle e-mails eller filer. Systemadministratorer skal afholde sig fra at undersøge e-mail og filer og behandle dem som fortrolige, medmindre præsidenten, provsten, vicepræsidenten for forretning, finans og teknologi eller assisterende vicepræsident for teknologi/CIO giver instrukser herom.

Udgående e-mail

– Al udgående e-mail skal ledes gennem universitetets e-mail relay-tjenester.
– Meddelelser på op til 15 MB (inklusive vedhæftede filer) kan sendes gennem Elons mail-tjenester.

3.3 Privatlivets fred

Personlige oplysninger bør ikke sendes elektronisk via Elon Universitys e-mailsystem. Personlige oplysninger er defineret som en persons for- og efternavn forbundet med et af følgende:

• Socialsikringsnummer
• Kørekortnummer
• Finansielt kontonummer
• Kredit- eller betalingskortnummer
• Alle sikkerhedskoder eller adgangskoder, der kan give adgang til en persons finansielle konto

Brugere bør udvise ekstrem forsigtighed ved brug af e-mail til at kommunikere fortrolige eller følsomme sager og bør ikke antage, at e-mail er privat og fortrolig. Det er især vigtigt, at brugerne er omhyggelige med kun at sende meddelelser til den eller de tilsigtede modtagere. Der bør udvises særlig forsigtighed ved brug af “reply”- eller “reply all”-kommandoerne under e-mail-korrespondance.

3.4 Misbrug af e-mail

Elon Universitets e-mailtjenester må ikke bruges til at sende kommercielle eller uopfordrede masse-e-mails. De må ikke bruges til at sende meddelelser (f.eks. store mængder af e-mails eller ekstremt store individuelle e-mails) med henblik på at forstyrre en server eller en persons konto på en server.

For at beskytte tilgængeligheden af e-mailtjenesterne på Elon bør brugerne afholde sig fra at sende kædebreve, feriekort eller lignende til mere end et par personer. Uautoriserede meddelelser, der sendes til store grupper, kan påvirke e-mailtjenesterne på en negativ måde. Hvis en bruger har spørgsmål om, hvorvidt han/hun skal sende en besked til en stor gruppe, bør vedkommende spørge en vejleder eller kontakte Assistant Vice President for Technology.

Det følgende er en ikke-udtømmende liste over eksempler på e-mailmisbrug:

• Overdreven personlig brug
• Interferens i andres brug af e-mail
• Intenderet uautoriseret adgang til andres e-mail
• Sending af “spams”, kædebreve, brevbomber eller enhver anden form for udbredt distribution af uopfordret e-mail
• Falsk e-mail
• Giver det indtryk, at du repræsenterer universitetet, medmindre du er autoriseret til det
• Anvendelse af e-mail til kommercielle aktiviteter
• Sending af stødende eller fornærmende meddelelser
• Udførelse af ulovlige aktiviteter
• Spoofing, forfalskning, ændring eller fjernelse af elektroniske postoverskrifter er også forbudt
• Brug ikke en anden brugers konto

Indberet straks eventuelle problemer med e-mail til Campus Technology Support på [email protected] eller ring på (336) 278-5200. Overtrædelser skal rapporteres til systemadministratoren på [email protected] eller til Assistant Vice President for Technology/CIO.

Overtrædelse af denne eller enhver anden politik fra Elon University kan medføre disciplinære foranstaltninger, op til og inklusive suspension eller opsigelse.