Electronic Data Interchange (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) er overførsel af data fra et computersystem til et andet ved hjælp af standardiseret beskedformatering, uden at der er behov for menneskelig indgriben. EDI gør det muligt for flere virksomheder – eventuelt i forskellige lande – at udveksle dokumenter elektronisk. Data kan udveksles via serielle forbindelser og peer-to-peer-netværk, selv om de fleste udvekslinger i øjeblikket er afhængige af internettet som forbindelsesmulighed.

En EDI-meddelelse indeholder en streng af dataelementer, som hver især repræsenterer en enkelt kendsgerning, f.eks. en pris, et produktmodelnummer osv. adskilt af en afgrænser. Hele strengen kaldes et datasegment. Et eller flere datasegmenter, der er indrammet af en header og trailer, udgør et transaktionssæt, som er EDI-transmissionsenheden (svarende til en meddelelse). Et transaktionssæt består ofte af det, der normalt ville være indeholdt i et typisk forretningsdokument eller en formular.

Når et EDI-dokument sendes, skal begge parter eller handelspartnere overholde det samme regelsæt. Disse standarder definerer, hvor og hvordan oplysningerne fra dokumentet vil blive fundet. Oversættelsessoftware behandler oplysningerne forskelligt for sendte og modtagne meddelelser og udfører en fuldstændig revision af hvert trin for at sikre, at oplysningerne sendes eller modtages i EDI-format. Når oversætteren på den modtagende computer læser et dokument, ved den, hvor den f.eks. skal finde købers firmanavn, ordrenummer, købsposter og pris. Disse oplysninger sendes derefter til modtagerens ordreindtastningssystem uden at det er nødvendigt at indtaste ordrer manuelt.

EDI gælder for dokumenter som f.eks. købsordrer, fakturaer, forsendelsesmeddelelser og kommissionssalgsrapporter samt andre vigtige eller klassificerede oplysninger. Et forsikringsselskab kan f.eks. verificere, at en ansøger har et kørekort via en EDI-udveksling.

EDI anvendes primært af store virksomheder for at få et ensartet behandlingssystem, hvilket muliggør effektivitet. Omkostninger, hastighed, nøjagtighed og effektivitet er de største fordele ved EDI. Systemet er dyrt at implementere og kræver normalt hjælp fra en konsulent, der er specialiseret på området.

EDI konkurrerer med XML, som er baseret på tags til at organisere data. Det kan også konkurrere med programmeringsgrænseflader for applikationer – kode, der gør det muligt for to softwareprogrammer at kommunikere. Selv om API ligner EDI, mangler API en standard for brugerne, hvilket gør det svært for forskellige virksomheder at udveksle oplysninger via API’er.

Med EDI-systemer slipper man for behovet – og dermed omkostningerne – for at udskrive, arkivere, opbevare, sende og hente papirdokumenter. Målet er at slippe af med papiret og få alle til at arbejde med den samme faktura, så oplysningerne behandles og læses let.

For nogle brugere, f.eks. læger, der overfører sundhedsoplysninger, kan EDI være mere besværligt end papir, men standardiseringen og den elektroniske konvertering betaler sig i det lange løb.

Automatiseringen af papirbaserede opgaver forbedrer datakvaliteten, og transaktionerne udveksles inden for få sekunder eller minutter i stedet for dage eller uger. EDI frigør personaletid til at arbejde på vigtigere opgaver. Forretningskritiske data sendes til tiden og følges i realtid ved at automatisere overførslen af data mellem applikationer på tværs af en forsyningskæde.

Differente EDI-standarder tager højde for behovene i bestemte brancher eller regioner eller andre specifikationer. ANSI ASC X12 (X12) anvendes rutinemæssigt i USA, og EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) anvendes uden for USA. Desuden er der adskillige andre standarder, der vedrører specifikke brancher, f.eks. VDA for den tyske bilindustri.

Data Interchange Standards Association (DISA), der udvikler og udbreder standarderne for udveksling af elektroniske forretninger på tværs af flere brancher, støtter ASC X12. X12. Tre gange om året arbejder X12-medlemmer sammen på tværs af forskellige vertikale industrier som f.eks. finans og sundhedspleje for at udvikle nye versioner af standarden.

EDI-systemer

Differente typer EDI implementeres for at passe til virksomhedens behov, kapacitet og budget — for at hjælpe flere ensartede forretningspartnere, støtte partnere rundt om i verden eller i andre situationer. Metoderne omfatter direkte EDI (punkt-til-punkt); EDI via VAN eller EDI-netværkstjenesteudbyder; EDI via E S2; EDI via FTP/VPN, SFTP eller FTPS; web- og mobil EDI; og EDI-outsourcing.

Direkte EDI: Med direkte EDI oprettes der én forbindelse mellem to forretningspartnere. Større virksomheder kan vælge denne metode, hvis de har mange transaktioner med den samme partner pr. dag.

EDI via VAN (value-added network), EDI Network Services Provider: Denne model beskytter virksomhederne mod de komplikationer, der følger med understøttelsen af de mange kommunikationsprotokoller, der er nødvendige, når man har med flere forretningspartnere at gøre. Der er tale om et sikkert netværk, hvor dokumenter overføres mellem forretningspartnere.

EDI via Applicability Statement version 2 (AS2): Denne kommunikationsprotokol udveksler data sikkert over internettet. To computere (en klient og en server) opretter forbindelse i en punkt-til-punkt-tilstand via internettet. AS2 sendes sikkert i en kuvert, der anvender digitale certifikater og kryptering.

EDI via FTP/VPN, SFTPS, FTPS: File Transfer Protocol (FTP) over Virtual Private Network (VPN), Secure File Transfer Protocol (SFTP) eller File Transfer Protocol Secure (FTPS) udveksler dokumenter via internettet og forbinder forretningspartnere direkte. Disse protokoller koder data under overførslen fra den ene virksomhed til den anden for at beskytte følsomme oplysninger. Dataene dekrypteres ved ankomsten.

Web EDI: EDI sendes via en internetbrowser, hvor papirbaserede dokumenter kopieres til webformularer, der indeholder felter, hvor brugerne indtaster oplysninger. De konverteres derefter automatisk til en EDI-meddelelse og sendes via sikre internetprotokoller.

Mobile EDI: Denne metode gør det muligt at sende dokumenter via mobile enheder.

Managed Services: Managed Services-systemer outsourcer EDI-dokumentkontrollen til en tredjepartsleverandør.

Forretningens behov og processer afgør, hvilket EDI-system der skal implementeres. Før du går over til EDI i din organisation, skal du etablere en ledelsesstruktur. Medlemmerne af teamet bør have EDI- og ledelseserfaring. Derefter skal du fastsætte prioriteter for indførelsen og derefter analysere, hvilke områder af virksomheden der vil få mest gavn af EDI. Vælg en EDI-netværksudbyder, der fokuserer på dine forretningsmæssige nødvendigheder. Derefter skal du assimilere EDI og data i virksomheden.

For at skitsere, hvordan dataene i EDI-transaktionen korrelerer med dataene i det interne system, skal du oprette et kort, der bestemmer, hvor hvert indgående felt skal hen, og om dataene skal omformateres. Test systemet, før det implementeres live.