Best Practices for Small Business Record-Keeping

Jeg tror ikke, at organisationsmanden Marie Kondo talte om forretningspapirer her, men det gælder helt sikkert: “At bringe orden i tingene betyder også at bringe orden i fortiden.”

Forretningsdokumenter beviser forretningstransaktioner og -aktiviteter. Vækst af en succesfuld virksomhed kræver organisation på alle niveauer, herunder dine forretningsdokumenter.

Et effektivt dokumenthåndteringssystem tager ikke meget tid at vedligeholde og strømliner bogføring, skatteforberedelse og finansielle revisioner.

Følg disse tips for at skabe et dokumenthåndteringssystem, der holder dit blodtryk nede i skatteansøgningssæsonen.

Implementer et dokumenthåndteringssystem

Alle forretningstransaktioner bør dokumenteres, uanset om de er på papir eller elektronisk. Efterhånden som din virksomhed vokser, vokser også bunken af papir og filer, som din virksomhed skal opbevare.

Først og fremmest skal du gå uden papir, så alle dine optegnelser er let tilgængelige. Derefter skal du implementere et digitalt dokumentstyringssystem, der organiserer dine forretningsdokumenter. Tilføj derefter et dokumentstyringssystem, der beskriver, hvor ofte dokumenterne skal gennemgås og opdateres.

Kontroller, om der er krav om opbevaring af optegnelser

Registrering handler ikke kun om at få et smil på læben hos din skattemontør. Det er også for at overholde dokumentopbevaringsmandater.

IRS og Department of Labor (DOL) dokumentopbevaringsmandater varierer mellem to og seks år, afhængigt af dokumentet. Uanset hvad, skal du opbevare alle forretningsdokumenter i mindst syv år.

Visse forretningsdokumenter, som f.eks. en nonprofit-virksomheders skattefritagelsescertifikater eller et erhvervsskatte-ID, bliver aldrig irrelevante, så hold dem altid ved hånden.

IRS’ regler for opbevaring af dokumenter gælder for dokumenter, der hjalp dig med at beregne eller retfærdiggøre forretningsindtægter, skattefradrag eller skattefradrag. DOL kræver, at du opbevarer alle dokumenter, der hjælper dig med at lave lønninger.

IRS kan revidere din virksomheds finansielle optegnelser op til syv år tilbage i tiden og endnu længere tilbage, hvis du ikke indsender en selvangivelse eller er mistænkt for svig. De fleste CPA’er fortæller dig, at du skal opbevare alle forretningsdokumenter i mindst syv år, efter at de ikke længere er relevante.

De mest almindelige forretningsdokumenter omfatter:

• Medarbejdernes navne, adresser og kontaktoplysninger
• Medarbejdernes timesheets
• Medarbejdernes lønsedler
• Alle skatteformularer, der indsendes til IRS
• Bankudskrifter
• Forsikringspapirer
• Kontrakter, herunder lån og pantebreve
• Købskvitteringer
• Kundefakturaer
• Skattedeklarationer
• Finansielregnskaber
• Afskrivningsskemaer
• Selskabsregistreringsdokumenter
• Mødereferater fra bestyrelsesmøder
• Retlige filer
• E-mails

Staterne kan yderligere specificere regler for opbevaring af dokumenter, så tjek din stats finansministeriums websted for mere detaljerede oplysninger.

Vælg regnskabs- og lønsoftware, der genererer optegnelser

Lad software føre an i oprettelsen af små virksomheders regnskabsoptegnelser, som f.eks. kundefakturaer og lønsumsafgiftsblanketter.

De fleste regnskabsprogrammer kan generere kundefakturaer. Softwaren bør også automatisk hjælpe dig med de bogføringsmæssige grundprincipper, som f.eks. registrering af debitorer, når du fakturerer en kunde.

De fleste regnskabsprogrammer kan generere kundefakturaer. Kilde: Xero.

Din lønsoftware bør tage sig af at oprette lønsumsafgiftsregistreringer, som f.eks:

• Formularer W-2
• Formularer W-3
• Formularer 1099-MISC
• Formularer 1099-NEC, nyt i 2020
• Formularer 941

Lønsoftware genererer og arkiverer disse formularer hos den relevante myndighed, hvad enten det er IRS, Social Security Administration (SSA) eller begge dele. Du kan nemt søge efter disse formularer i din lønsoftware, når du har brug for dem.

Match registreringer til transaktioner under bankafstemninger

Bookkeeping 101 lærer os at have dokumentation for alle forretningstransaktioner. Behersk bogføringsgrundlaget ved at gøre journalføring til en del af din lille virksomheds bogføring.

Bankafstemninger hjælper små virksomheder med at opdage fejl og forstå deres finansielle stilling. Det er også det ideelle tidspunkt til at sikre, at du har dokumentation for alle forretningstransaktioner.

Ved din månedlige bankafstemning skal du matche hver transaktion i dit regnskabsprogram med en registrering. Når du gennemgår dine forretningstransaktioner, skal du sikre dig, at du har en matchende faktura, kvittering eller kontrakt.

Hvis din software tillader det, skal du gemme dine forretningsposter i dit regnskabsprogram. Intuit QuickBooks Online giver brugerne mulighed for at vedhæfte dokumenter til hver enkelt transaktion, så alle, der åbner din bogføring, kan se den tilknyttede post.

Bind poster direkte til forretningstransaktioner i dit regnskabsprogram. Kilde:

Backup og sikring af dine optegnelser

Vi lever i en tid, hvor databrud og naturkatastrofer er udbredte. Tag dig tid til at sikkerhedskopiere og sikre dine optegnelser for at undgå katastrofer.

Optegnelser, der opbevares på papir eller på en harddisk, bør sikkerhedskopieres til mindst ét andet sted. Digitaliser alle dokumenter for at bevare oplysninger, der kan gå tabt, blive stjålet eller ødelagt.

Lagring af optegnelser på cloud-baseret software mindsker risikoen for at miste dem, men det øger risikoen for tyveri. Dine virksomhedsoptegnelser indeholder følsomme oplysninger, f.eks. medarbejdernes socialsikringsnumre (SSN).

Når du gemmer virksomhedsoptegnelser online, skal du sikre din konto med en unik og stærk adgangskode og aktivere to-faktor-autentifikation.