2-minutters reglen og hvorfor du bør bruge mere tid på at få de nemme ting på plads

Hvis du er interesseret i personlig produktivitet, har du højst sandsynligt hørt om Getting Things Done (GTD) – produktivitetssystemet, der er designet til at flytte alle opgaver, idéer og projekter, der i øjeblikket er i dit hoved (hvor de er tilbøjelige til at stresse dig og sprudle op, når du forsøger at fokusere) ind i et organiseret eksternt system.

Mens hele GTD-systemet er værd at dykke ned i, indeholder det én ofte overset strategi, som kan forbedre din produktivitet, dit fokus og din tidsstyring massivt: 2-minuttersreglen.

Hvad er 2-minuttersreglen i produktivitet?

For at forstå styrken i 2-minuttersreglen skal vi først forstå, hvordan den passer ind i GTD.

Vi har tidligere skrevet om det grundlæggende i GTD-systemet, men kort fortalt kan systemet reduceres til 5 trin:

1. Optag. Skriv alt, hvad du skal gøre, ned i ét centralt arkiv. Det kan være et stykke papir, et Google Doc eller et projektstyringsværktøj.
3. Afklarer. Nedbryd hver opgave i et handlingsorienteret næste skridt. Med andre ord, hvad er den næste ting, du skal gøre for at komme tættere på dette mål?
5. Organiser. Flyt hver af disse handlingsorienterede opgaver over på en specifik liste:
   • Aktion: Ting, der skal gøres næste
   • Venter på: Opgaver eller projekter, som du har uddelegeret eller venter på andre personer med
   • Projekter: Opgaver, som du har uddelegeret eller venter på andre personer med
   • Projekter: Større opgaver, som du opdeler i flere næste skridt
   • Someday: Opgaver, du er interesseret i, men som har lav prioritet lige nu
6. Refleksion: Opgaver, som du er interesseret i, men som har lav prioritet lige nu
7. Refleksion. Sæt tid af til at revurdere dine prioriteter og opdater dine lister ugentligt eller dagligt.
8. Engager dig. Begynd at arbejde dig igennem din handlingsliste i rækkefølge.

Der er meget mere i GTD end blot disse 5 trin. Men det, vi vil fokusere på lige nu, er trin 2. Under afklaringsprocessen foreslår Allen, at “hvis det tager mindre end to minutter, så gør det nu.”

Hvorfor det?

To minutter er for det meste et arbitrært tal. Det, Allen i virkeligheden foreslår, er, at hvis indsatsen for at blive ved med at huske en opgave er større end bare at få den af vejen nu, så gør det.

Selv om dette kan virke som et indlysende udsagn, er der en skjult kraft i det.

Kraften i at få styr på de små ting

Ud over at give dig tilladelse til at sprænge e-mails igennem eller indhente ærinder, hjælper 2-minuttersreglen også med at rydde op i dit sind.

Vi ved allerede, at mennesker ikke kan multitaske. Og at det tager os op mod 23 minutter at blive fokuseret efter at have skiftet mellem forskellige opgaver. Men det, vi ikke tænker nok over, er, hvad der faktisk får os til at forsøge at multitaske.

Tænk tilbage på den sidste gang, du blev distraheret, mens du udførte et meningsfuldt arbejde. Bortset fra afbrydelser var det højst sandsynligt en lille, tilsyneladende presserende opgave, der dukkede op i dit hoved og trak din opmærksomhed væk.

I stedet for at holde fast i alle disse potentielle opgaver, som du skal udføre på et tidspunkt, får du dem ud af vejen, så du kan fokusere mere på det, der er vigtigt.

Når du rydder de tilbageværende ting af din to-do-liste, får du mere mentalt rum til virkelig at fokusere på den aktuelle opgave. Lær, hvordan du kan øge din produktivitet med 2-minuttersreglen. Click To Tweet

Men ud over at hjælpe dig med at fokusere, er der yderligere fordele ved at afslutte små opgaver:

• At ordne ting er styrkende. Der er en grund til, at vi føler en sådan tilfredshed ved at udføre enkle opgaver. Ifølge konsulent og forfatter John Brubaker øges eller mindskes vores selvtillid på baggrund af vores evne til at gøre fremskridt. Jo flere ting vi gør, jo mere selvtillid får vi, og jo mere ser vi os selv som “produktive mennesker.”
• Ethvert fremskridt skaber fremdrift (og dit humør): Uanset hvor lille opgaven er – uanset om det drejer sig om at besvare en e-mail eller undersøge, hvordan man navngiver en blog – har undersøgelser vist, at det giver dig et momentum og forbedrer dit humør, når du krydser den af fra din to-do-liste.
• Små skridt bliver til vaner: Når en opgave er nem at udføre og hurtigt klares, er det meget lettere at gøre den til en vane. Som Atomic Habits-forfatter James Clear forklarer: “Når du først er begyndt at gøre det rigtige, er det meget nemmere at fortsætte med at gøre det.”

Den svære ting ved små opgaver: Hvad hvis du ikke ved, hvor lang tid det vil tage at gøre noget?

Det er selvfølgelig nemmere, end det lyder. Mennesker er notorisk dårlige til at vurdere, hvor lang tid det vil tage at udføre en opgave, selv om vi har udført den før (psykologer kalder dette for planlægningsfejlen).

Når du forsøger at implementere 2-minuttersreglen, kan du komme til at bruge flere timer på den “nemme” e-mail, du ville skrive. Selv om det er noget, du kan blive bedre til med tiden, er der et par måder, der kan hjælpe dig med at vurdere mere præcist, hvor lang tid det vil tage at udføre en opgave.

Først vil du ændre din tankegang ved at bruge det, som psykologer kalder “referenceklasseprognoser”. Det er dybest set et fancy ord for at ændre din tilgang fra at spørge “hvor lang tid har dette taget mig tidligere?” til “hvor lang tid tager denne type projekt for folk som mig?”

Dernæst kan du for at holde dig selv ærlig bruge et værktøj som RescueTime til at fortælle dig præcis, hvor din tid går hen hver dag.

Din rapport Applications & Websites i RescueTime kan endda opdele din digitale tid efter de specifikke apps, websites og endda dokumentnavne og vinduer, du bruger (så du kan se, hvor lang tid du bruger på specifikke projekter eller e-mails).

(Og glem ikke de mindre opgaver også. Vi har tidligere skrevet om, at du kan identificere og bearbejde dine “long tail”-opgaver. Det er de ting, du kun bruger få minutter om dagen/ugen på, men som tilsammen udgør en stor klump tid, når de lægges sammen.)

3 små ting, du kan gøre lige nu for at give dig mere mentalt rum og fokus

Afhjælpning af små ting er en af de bedste måder at få ryddet op i dit sind, give dig mere plads til at fokusere og endda opbygge din selvtillid, dit momentum og dit humør.

Som AirBnB-udvikler Jonathan White fortalte os:

“Jo mere man kigger på de mest produktive mennesker, jo mere indser man, at de ikke bare arbejder hårdt, men at de starter med at optimere de små ting, de gør hver eneste dag.”

Her er 3 små ting, du kan gøre lige nu for at opbygge vaner, der vil give dig mere plads og tid hver dag.

Svar på “hvorfor” og “hvad” for hvert af dine regelmæssigt planlagte møder

Møder er et af de “nødvendige onder” på de fleste arbejdspladser. Selv om mødeudbyderens intentioner normalt er gode (f.eks. at holde alle ajour). Men resultaterne står ikke altid mål med den indsats, tid og energi, de tager.

Samlet set er uproduktive møder ifølge British Psychological Society årsag til et tab på hele 37 milliarder dollars i tab for amerikanske virksomheder hvert eneste år. Heldigvis kan du hjælpe med at løse problemet med uproduktive møder på mindre end 2 minutter.

Her er, hvordan Michael Lopp, VP of Engineering hos Slack, forklarer det på sin blog. Først skal du kigge på din kalender og spørge: “Hvad er den værdi, der skabes ved hvert møde?”

I løbet af et sekund burde du være i stand til at besvare det spørgsmål. Hvis du ikke kan det, er der en god chance for, at mødet bør aflyses eller omdannes til noget andet (f.eks. en e-mail eller et telefonopkald).

Næst skal du for hvert møde skrive tre spørgsmål, som du gerne vil have svar på. Dette bør tage mindre end et minut og opnår to vigtige resultater. Som Lopp forklarer:

“For det første indrammer det mine mål for dette møde. Hvad er det vigtigste for mig, og hvad vil jeg spørge om, når jeg får chancen?

“For det andet, hvis jeg ikke kan finde tre spørgsmål, spørger jeg mig selv: “Hvorfor skal jeg til dette møde? Møder er en virus. De smitter, og de formerer sig. Jo længere de eksisterer, jo mere sandsynligt er det, at menneskene glemmer, hvorfor mødet blev indkaldt.

“Hvis det tager mere end 30 sekunder at tænke over mine tre spørgsmål, eller hvis jeg ikke kan komme i tanke om et eneste spørgsmål, som jeg vil stille, afviser jeg mødet med en klar forklaring.”

Sæt kontortid for afbrydelser, e-mails og samtaler

Som du kan bruge 2-minuttersreglen til at komme igennem små opgaver og frigøre tid og fokus, kan en hurtig ændring af planlægningen gøre det samme for møder, afbrydelser og distraktioner.

Da vi spurgte hundredvis af RescueTime-brugere om afbrydelser på arbejdet, fandt vi ud af, at 98 % af dem ikke kan komme igennem dagen uden at blive afbrudt mindst et par gange (52 % siger, at de bliver afbrudt ofte!)

Derimod havde kun 13 % overhovedet talt med en chef eller kollega om dette problem.

I stedet for at være prisgivet uventede afbrydelser eller klage over dem uden at finde en løsning, hvorfor så ikke tage et par minutter til at afsætte en bestemt tid til dem hver dag?

Tænk på dette som din personlige “kontortid” – tidspunkter i løbet af dagen eller ugen, hvor du er tilgængelig for alt det, der ikke er dit kernearbejde. Når nogen henvender sig til dig i løbet af dagen med en anmodning eller ønsker at “snakke hurtigt om en idé”, så send dem et link til dine kontortider.

Det sparer dig ikke kun for uventede afbrydelser i løbet af dagen, men du ved også præcis, hvordan du skal håndtere enhver anmodning, der kommer ind, uden at den afsporer dit fokus.

Ryd op på dit skrivebord (og dit skrivebord)

Vi påvirkes utroligt meget af vores omgivelser. Og selv om kun få mennesker tænker på at opgradere deres arbejdsmiljø som et levedygtigt produktivitetshack, kan nogle enkle ændringer have en dybtgående indvirkning på din evne til at fokusere og få tingene gjort.

Først skal du overveje din fysiske placering. Ifølge neurovidenskabsfolk fra Princeton University konkurrerer fysisk rod i dine omgivelser om din opmærksomhed og kan føre til nedsat ydeevne og øget stress.

Dette betyder ikke kun, at du skal rydde op på dit skrivebord. Men at være opmærksom på, hvilke påmindelser du placerer i dit direkte synsfelt hver dag. Er der en stak bøger, som du har tænkt dig at tage dig af? Eller klistermærker, der minder dig om opgaver?

Som Michael Lopp skriver, kan det hjælpe dig i det lange løb at tage et par minutter til at “reparere små ødelagte ting”.

“Der er fem andre små ødelagte ting på mit skrivebord, som jeg – på mindre end 10 minutter – kunne reparere. Det er små ødelagte ting, som jeg har stirret på og stresset over i en måned, og på 10 minutter er den sammensatte skyldfølelse bedre. De 10 minutter gjorde det mere glædeligt at stå ved mit skrivebord.”

Det samme råd om at rydde op gælder også for vores digitale enheder:

• Hvor mange faner har du i øjeblikket åbne i din browser?
• Hvad med værktøjer, du skifter frem og tilbage med hver dag?
• Er dit skrivebord og din mappe med downloads fyldt til randen?

Brug et par minutter på at reducere dit digitale rod og fokusere dit arbejdsmiljø. Hvis du har brug for hjælp, kan RescueTime give dig et præcist billede af de værktøjer, du bruger hver dag, og hvad der tager din opmærksomhed fra dig.

Du kan ændre dit liv (og din produktivitet) på 2 minutter

Det er nemt at falde i den fælde, at man tror, at de små ting ikke betyder noget. Men ikke alle større ændringer i din daglige planlægning eller din vej behøver at være en stor indsats. Faktisk er det nogle gange de små ændringer, der har en vidtrækkende og dybtgående effekt på den måde, vi arbejder og lever på.

Så tag et par minutter og se, hvor du kan anvende 2-minuttersreglen i dit eget liv. Du vil blive overrasket over, hvor meget tid og mental energi du kan spare ved hele tiden at rette op på små ting.