10 ufejlbarlige ideer til din virksomheds frivillighedsdag

Gå i gang

Gennemgå din virksomheds værdier på ny: Frivilligt arbejde er mere tilfredsstillende, hvis det stemmer overens med din virksomheds vision og værdier. Som vi har skrevet før på TINYpulse, lægger værdierne grunden til, hvordan medarbejderne nærmer sig og tænker over det arbejde, de udfører i det daglige. Frivilligt arbejde er ikke anderledes.

For eksempel har softwarevirksomheden Moz indgået et samarbejde med Unloop, en organisation, der gør det muligt for fængslede befolkningsgrupper at få færdigheder og uddannelse til at begynde en karriere inden for teknologi. På TINYcon 2018 fortalte Moz CEO Sarah Bird, at Moz var en tidlig samarbejdspartner med Unloop og tog deres første kandidat ind som praktikant. Det gav Moz-medarbejdere mulighed for at give noget tilbage til befolkningsgrupper, der typisk er underrepræsenteret inden for tech.

Giv alle en stemme: Som mange andre virksomhedsbeslutninger er det vigtigt, at medarbejderne er med, når der skal træffes beslutning om en frivillig aktivitet. Da der er tale om en aktivitet, der omfatter hele virksomheden, bør ledelsen sikre, at medarbejdere fra alle niveauer i virksomheden har mulighed for at veje beslutningen.

Med et værktøj som TINYpulse kan din virksomhed oprette undersøgelser for at få pulsen på, hvilke årsager eller organisationer medarbejderne er interesserede i at arbejde frivilligt for. Dette kan endda omfatte logistiske oplysninger: Vil de foretrække at udføre frivilligt arbejde uden for eller på kontoret? Hvor ofte vil de gerne arbejde frivilligt? Nogle medarbejdere er måske allerede frivillige i en lokal organisation uden for arbejdet – hvis det er tilfældet, så spørg, om du kan bruge deres kontakter til at starte en samtale om virksomhedens muligheder for sponsorering eller frivilligt arbejde.

Sådan bør din virksomhed også bestemme ejerskabet til logistikken i forbindelse med denne aktivitet. Hvem skal stå for planlægningen? Hvem vil være de endelige beslutningstagere? Organisationer, der allerede har et medarbejderstyret kulturudvalg, inkluderer normalt virksomhedens frivillige arbejde som en del af disse aktiviteter. Ved at uddelegere dette til et udvalg, der omfatter medarbejdere fra flere niveauer i organisationen, sikres det, at planlægningen er gennemsigtig og inkluderende.

Hvis du er en stor organisation, der har flere kontorer, kan du overveje at lade hvert kontor gennemføre sin egen frivillige begivenhed omkring et centralt tema. Dette vil gøre planlægningen af disse arrangementer mere lokalt fokuseret og lettere at gennemføre for holdet på stedet i det pågældende samfund. Det kan være svært at finde en mulighed, der kan involvere store grupper af mennesker, men ved at opdele det i regioner eller kontorer skaber det flere muligheder.

Giv dig i kast med din søgning: Når du har identificeret specifikke årsager, der stemmer overens med din virksomheds værdier, skal du bruge følgende værktøjer til at søge efter muligheder, der matcher dem, og som også ligger i din organisations geografiske område:

• VolunteerMatch
• Points of Light
• United We Serve
• Taproot Foundation

Disse kilder bør give dig muligheder for at kontakte disse organisationer, enten direkte eller via selve webstedet. Hvis du er på vagt over for nogle af organisationerne – måske har du aldrig hørt om dem før og vil gerne sikre dig, at de er lovlige – er GuideStar en database med profiler af godkendte nonprofitorganisationer. Den indeholder endda skatteopgørelser, hvis du er nysgerrig efter at vide, hvor meget den almennyttige organisation indsamler, og hvor disse midler går hen.

Logistik: Når din virksomhed har identificeret et par almennyttige organisationer, er det tid til at tænke på logistik og struktur.

• Hvad er strukturen for den frivillige indsats? Hvis dit mål med frivilligt arbejde er at opbygge kommunikation eller teambuilding, opfylder aktiviteten så dette mål? Er der et specifikt færdighedssæt, som dine medarbejdere besidder, der kan passe særligt godt til denne aktivitet? Arbejd sammen med din kontaktperson hos den almennyttige organisation for at finde ud af, hvilke typer af aktiviteter der kan passe godt til din virksomhed.
• Vil denne mulighed være på dit kontor eller uden for dit kontor? Afhængigt af aktivitetens art og den almennyttige organisation kan nogle organisationer sende en medarbejder til dit kontor for at facilitere en aktivitet. Hvis den frivillige aktivitet foregår uden for kontoret, skal du sikre dig, at den almennyttige organisation har et lokale af passende størrelse til det antal medarbejdere, du har. Bestem også, om du har planer om at sørge for transport for dine medarbejdere, og hvis du ikke gør det, skal du give dem klare alternativer. Spørg også, om dette vil kræve nogen form for forsikring, ansvarsfraskrivelse eller køb af materialer forud for arrangementet, eller om den almennyttige organisation dækker det?
• Hvor lang tid vil aktiviteten vare, og hvor hyppigt vil den foregå? Hvis det er din første mulighed for frivilligt arbejde i en virksomhed, er det måske bedre at starte med en engangsbegivenhed. Men når din virksomhed bliver mere vant til disse aktiviteter, kan du måske have mere hyppige muligheder med den samme eller flere almennyttige organisationer, måske på kvartalsvis eller månedlig basis.
• Hvordan vil du garantere medarbejdernes deltagelse? Nogle organisationer kan gøre det til et krav, mens andre forsøger at give incitamenter eller gamificere oplevelsen. Hvis din virksomhed f.eks. laver en indsamling af maddonationer på kontoret, kan de forskellige afdelinger måske konkurrere mod hinanden om at vinde en præmie.

Marketing: Som Lola.com CEO Mike Volpe fortalte os på TINYcon 2018: “Hvis du vil rekruttere all-stars, skal du finde ud af deres vej til din dør.” Og ofte involverer en nyansat medarbejders vej til din dør en eller anden form for markedsføring – noget, som du skal huske på, når du laver enhver form for aktivitet på tværs af virksomheden.

Frivilligt arbejde for medarbejderne giver din virksomhed en fantastisk mulighed for at dele sin kultur. Samarbejd med virksomhedens marketingteam for at udarbejde en plan for promovering af denne begivenhed og for dækning af den (fotos, video osv.) på selve dagen. Brug disse aktiver til at fremme din personalekultur og, hvis det er relevant, til yderligere at demonstrere din virksomheds engagement i en sag og dine værdier. Denne form for markedsføring kan vise potentielle ansættelser, hvordan din organisation skiller sig ud fra sine kolleger.

Tjek interne fordomme: Som vi tidligere har skrevet om her på TINYpulse, fungerer initiativer til mangfoldighed og inklusion bedst, når der er løbende, gennemsigtige samtaler om forudfattede fordomme vedrørende race, køn, seksualitet, socioøkonomisk status og handicaps på arbejdspladsen. Eftersom frivilligt arbejde sandsynligvis vil berøre et (eller flere) af disse emner, bør din virksomheds tilgang til frivilligt arbejde ikke være anderledes. Som en del af dine løbende kurser om mangfoldighed og integration bør du samarbejde med dit personaleafdelingsteam om at fremhæve, hvordan disse retningslinjer også gælder for frivilligt arbejde – måske i en værktøjskasse eller en one-pager, som er let tilgængelig for medarbejderne forud for arrangementet.

Ideer til frivillige aktiviteter

1. Madkasser/uddelingscentre for donationer i større målestokke: De er sandsynligvis mere tilbøjelige til at kunne rumme store grupper og er sandsynligvis også allerede bekendt med logistikken omkring planlægningen af en aktivitet.
2. Parker/strandoprydning: Selv om disse aktiviteter er afhængige af vejret, giver de ansatte mulighed for at tilbringe noget tid udendørs med færre begrænsninger med hensyn til gruppestørrelse. Nogle almennyttige organisationer vil også give din virksomhed materialer til oprydningen, f.eks. affaldssække og plastikhandsker.
3. Mentoring: Uanset om det sker på dit kontor eller på en skole, kan nogle almennyttige organisationer fremme mentormuligheder mellem dine medarbejdere og studerende eller medlemmer af underbemidlede samfund. Disse muligheder kan være en god kilde til løbende aktiviteter for personalet, da de sandsynligvis vil være hyppigere i løbet af året.
5. Personale til arrangementer: Nogle almennyttige organisationer kan have større arrangementer, som dine medarbejdere kan arbejde frivilligt med, f.eks. et 5 km-løb, en festival eller en højttalerserie. Medarbejderne kan hjælpe med opsætning, oprydning eller andre opgaver. Større arrangementer, som f.eks. Relay for Life, giver din virksomhed mulighed for at samle et hold til at deltage i marchen og indsamle midler.
6. Pro bono arbejde: Identificer muligheder for at tilbyde dit produkt pro bono (gratis) til nonprofitorganisationer og/eller underbemidlede samfund. Accessibility Internet Rally er f.eks. en endagsbegivenhed i Austin, Texas, hvor frivillige webudviklere i løbet af en dag bygger websteder til lokale almennyttige organisationer.
7. Vært for en indsamling: Har dit kontor et stort rum, der er velegnet til at afholde et offentligt arrangement? Hvis det er tilfældet, kan du tilbyde at sponsorere et fundraisingarrangement for den almennyttige organisation i dit lokale. Medarbejderne kan også hjælpe med at forberede eller bemande arrangementet.
8. Crowdfunding: Selv om det er en mere virtuel mulighed, har nogle nonprofitorganisationer muligheder for crowdfunding, dvs. at enkeltpersoner indsamler penge på nonprofitorganisationens vegne via sociale medier eller andre offentlige donationsplatforme. Dette kan virke langt mere autentisk og personligt, da medarbejderne kan vise, hvorfor de indsamler penge til formålet.
10. Indsamling af donationer: Overvåg en indsamling af dåsevarer, tøj, legetøj eller hygiejneartikler på dit kontor. I løbet af ferien giver nogle organisationer og postkontorer enkeltpersoner mulighed for at adoptere en familie, som de kan købe gaver til.
11. Aktiviteter på kontoret: Nogle almennyttige organisationer giver dig mulighed for at lave aktiviteter med dem i dine egne lokaler. Det kan være at skrive breve eller lave håndværksaktiviteter, der støtter organisationens mission, f.eks. at lave dyrelegetøj af donerede materialer til et lokalt dyreinternat.
12. Sundhedsarrangementer: Samarbejd med lokale organisationer om at afholde en blodindsamling eller en vaccinationsdag for at støtte wellness lokalt. Medarbejderne kan hjælpe med at bemande og promovere arrangementet i samarbejde med andre organisationer.

Efter arrangementet

Når din aktivitet er afsluttet, stopper arbejdet ikke her. For at fortsætte medarbejdernes engagement i denne proces kan du cirkulere en undersøgelse efter frivilligt arbejde for at se, hvordan medarbejderne synes, at arrangementet gik. Hvad fungerede godt? Hvad kan forbedres? Dette giver din virksomhed afgørende vejledning til planlægning af aktiviteter i fremtiden.

Og overvej også, hvordan du kan pleje forholdet til denne nonprofitorganisation med henblik på yderligere partnerskab i fremtiden. Dette åbner ikke kun døren for mere frivilligt arbejde, men også for andre gensidigt fordelagtige muligheder i forbindelse med virksomhedssponsorering og service fremover.