10 tricks til at rette langsomme Excel-regneark (Speed-up Excel)

Hvis der er én ting, der forener os alle, må det være frustrationen over at skulle holde trit med et langsomt Excel-regneark.

Mens påvirkningen af ydeevnen kan være ubetydelig, når der er færre data, bliver den mere dybtgående, når du tilføjer flere og flere data/beregninger til regnearket.

9 ud af 10 gange vil en Excel-bruger klage over de langsomme Excel-regneark. Og der er næsten ikke noget at gøre ved det.

Det er IKKE helt sandt.

Den måde Excel er blevet lavet på, bliver det faktisk langsomt med store datasæt. Der er dog mange hastighedstricks, du kan bruge til at forbedre ydelsen i et langsomt Excel-regneark.

10 tips til at håndtere langsomme Excel-regneark

Her er 10 tips til at give dit langsomme Excel-regneark et lille hastighedsboost og spare dig for tid og frustration (klik for at springe til det specifikke afsnit).

1. Undgå flygtige funktioner (det skal du).
2. Brug hjælpekolonner.
3. Undgå array-formler (hvis du kan).
4. Brug betinget formatering med forsigtighed.
5. Brug Excel-tabeller og navngivne intervaller.
6. Konverter ubrugte formler til værdier.
7. Hold alle henviste data i ét ark.
8. Undgå at bruge hele rækken/kolonnen i referencer.
9. Brug manuel beregningstilstand.
10. Brug hurtigere formelteknikker.

Undgå flygtige formler

Flygtige formler hedder det af en grund. Funktioner som NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET osv. genberegnes, hver gang der sker en ændring i regnearket.

Hvis du f.eks. bruger NOW-funktionen i en celle, vil formlen blive genberegnet, hver gang der sker en ændring i regnearket, og celleværdien vil blive opdateret.

Dette kræver ekstra behandlingshastighed, og du ender med en langsom excel-arbejdsbog.

Som tommelfingerregel skal du undgå flygtige formler. Og hvis du ikke kan, så prøv at minimere brugen af den.

Brug hjælpekolonner

Hjælpekolonner er en af de mest undervurderede designkonstruktioner i Excel. Jeg har set mange mennesker vige tilbage for at oprette hjælpekolonner.

Det må du ikke gøre.

Den største fordel ved at bruge ‘hjælpekolonner’ er, at det kan hjælpe dig med at undgå array-formler.

Nu skal du ikke misforstå mig. Jeg er ikke imod array-formler. Jeg mener snarere, at disse kan være fantastiske i nogle situationer. Men det, når du forsøger at gøre det hele med én lang formel, påvirker det ydelsen i din Excel-arbejdsbog. Et par array-formler her og der bør ikke skade, men hvis du skal bruge det mange steder, så overvej at bruge hjælpespalte.

Her er nogle eksempler hvor hjælpespalte bruges:

• Automatisk sortering af data i alfabetisk rækkefølge ved hjælp af formel.
• Dynamisk Excel-filter – uddrag data som du skriver.
• Opret flere drop-down-lister i Excel uden gentagelse.

Undgå Array-formler

Array-formler har sine egne fordele – men hastighed er ikke en af dem.

Som forklaret ovenfor kan array-formler optage en masse data (cellereferencer), analysere dem og give dig resultatet. Men det tager tid at gøre det.

Hvis der er en måde at undgå arrayformler på (f.eks. ved at bruge hjælpekolonne), skal du altid vælge den vej.

Brug betinget formatering med forsigtighed

Jeg er helt vild med betinget formatering. Det får intetsigende data til at se så smukt ud. I stedet for selv at foretage sammenligningen, kan du nu blot se på en celles farve eller ikon, og så ved du, hvordan den er sammenlignet med andre.

Men… her er problemet.

Ingen Excel-brugere ved, at Excel Conditional Formatting er flygtig. Mens du måske ikke bemærker forskellen med små datasæt, kan det resultere i et langsomt Excel-regneark, hvis det anvendes på store datasæt eller anvendes flere gange.

Råd – brug det med omtanke.

Brug Excel-tabeller og navngivne intervaller

Excel-tabeller og navngivne intervaller er to fantastiske funktioner, der holder dine data og gør det super nemt at henvise til dem. Det kan tage et stykke tid at vænne sig til det, men når du begynder at bruge det, bliver livet nemt og hurtigt.

Det er næsten altid en god idé at konvertere dine data til en Excel-tabelle, når du opretter datadrevne dashboards.

Det har også den ekstra fordel, at det gør dine formler mere forståelige.

For eksempel, hvad er nemmest at forstå?

=salgspris-omkostningspris ELLER =SUM(A1:A10)-SUM(G1:G10)

Konverter ubrugte formler til statiske værdier

Dette er en no-brainer. Når du ikke har brug for det, skal du ikke beholde det.

Masser af formler ville resultere i en langsom Excel-arbejdsbog. Og hvis du har formler, der slet ikke bliver brugt – så ved du, hvem du skal give skylden. Som tommelfingerregel gælder det, at hvis du ikke har brug for formler, er det bedre at konvertere dem til en statisk værdi (ved at indsætte dem som værdier).

Read More: How to quickly convert formulas to values.

Hold alle refererede data i ét ark

Dette er måske ikke altid muligt, men hvis du kan gøre dette, garanterer jeg, at dit Excel-ark vil blive hurtigere.

Logikken er enkel – formler i dit regneark behøver ikke at gå langt for at hente dataene, når de ligger lige ved siden af i samme ark.

Undgå at bruge hele rækken/kolonnen som reference (A:A)

Den eneste grund til, at jeg har denne på listen, er, at jeg ser mange mennesker, der bruger hele rækken/kolonnen som reference i formler. Dette er en dårlig praksis og bør undgås.

Selv om du måske tror, at rækken/kolonnen kun har et par celler med data, tænker Excel ikke på den måde. Når du refererer til en hel række/kolonne, betragter Excel det som en god tjener og kontrollerer det alligevel. Det tager mere tid til beregninger.

9. Brug manuel beregningstilstand

Jeg gentager bare, hvad millioner af mennesker allerede har sagt i forskellige fora og blogs. Ved at bruge manuel beregning får du fleksibilitet til at fortælle Excel, hvornår det skal beregne, i stedet for at Excel tager sine egne beslutninger. Det er ikke noget, der fremskynder din Excel-arbejdsbog, men hvis du har et langsomt Excel-regneark, sparer det helt sikkert tid ved ikke at få Excel til at genberegne igen og igen.

• For at skifte til manuel tilstand skal du gå til fanen Formel -> Beregningsindstillinger -> Manuel (tryk på F9-tasten for at genberegne)

Brug hurtigere formelteknikker

Excel giver dig en masse formler og formel-kombinationer til at gøre det samme. Det er bedst at identificere og bruge de hurtigste.

Her er et par eksempler:

• Brug IFERROR i stedet for IF og ISERROR-kombinationen (medmindre du bruger Excel 2003 eller tidligere, som ikke har IFERROR).
• Brug MAX(A1,0) i stedet for IF(A1>0,A1,0) – Dette er et smart tip, som jeg lærte af Mr. Excel alias Bill Jelen. Hans forskning viser, at MAX-muligheden er 40 % hurtigere end IF-muligheden (og jeg er klar til at tage denne stat på hans ansigt værdi).
• Brug INDEX/MATCH combo, i stedet for VLOOKUP – Dette kan hæve en masse øjenbryn, men sandheden er, at der er ingen måde VLOOKUP kan være hurtigere, hvis du har 100’s af kolonner af data. Verden bevæger sig i retning af INDEX/MATCH, og du bør også foretage skiftet.
  .
• Brug – (dobbeltnegativ) til at konvertere TRUE’s og FALSE’s til 1’er og 0’er (i stedet for at gange det med 1 eller tilføje 0 til det). Hastighedsforbedringen er mærkbar i store datasæt.

Er dette en udtømmende liste? Absolut ikke. Det er nogle gode, som jeg synes er værd at dele som et udgangspunkt. Hvis du ønsker at beherske Excel-Speed-Up-teknikker, er der en del godt arbejde udført af en masse Excel-eksperter.

Her er nogle kilder, som du måske vil finde nyttige:

• 75 Speed-up tips af Chandoo (smart udført ved crowdsourcing).
• Decision Models Website.
• Mr. Excel Message Board (udforsk dette, og du vil finde tonsvis af tips).

Jeg er sikker på, at du også har mange tips, der kan hjælpe med at tackle langsomme excel-regneark. Del det med os her i kommentarfeltet.

Jeg har også en anmodning. Smerten ved at arbejde med et langsomt excel-regneark er noget, som mange af os oplever på daglig basis. Hvis du finder disse teknikker nyttige. dele det med andre. Lindre deres smerte, og tjen lidt godhed 🙂

Du kan også lide følgende Excel Links:

• 24 Excel Tricks to Make You Sail through Day-to-day work.
• 10 Super Neat Ways to Clean Data in Excel Spreadsheets.
• 10 Excel Data Entry Tips You Can’t Afford to Miss.
• Oprettelse og brug af en drop-down liste i Excel.
• Reducer Excel filstørrelse.
• Sådan gendannes usparede Excel-filer.
• Gratis online Excel-træning (7-delt videokursus)