10 indsigter til en vellykket implementering af EHS-ledelsesinformationssystemer

Når vi forbereder os på vores kommende årlige forum for tænksomme ledere inden for miljø-, sundheds- og sikkerhedsstyringsinformationssystemer, reflekterer vi over indsigterne fra sidste års program. De bedste hjerner og førende virksomheder, der anvender EHS MIS, mødtes for at udveksle bedste praksis, udforske fælles udfordringer og tage fat på erfaringerne. Det var tydeligt, at disse indsigter primært fokuserede på mennesker og processer, snarere end på software, for at implementere ledelsesinformationssystemer med succes og tage deres organisation til det næste niveau af informationsdrevet ydeevne.

Vi vil gerne dele vores 10 vigtigste erfaringer fra forummet i 2017 for alle, der planlægger eller leder virksomheds-MIS-programmer inden for EHS, bæredygtighed, kvalitet eller risiko.

Top Ten Lessons Learned

1. Tænk på det store billede.

Fspørg dig selv, hvor din organisation vil være om ti år, og lad disse svar være med til at styre dit program. Systemer implementeres udelukkende med det formål at opnå forretningsmål. Klarhed om disse mål vil styre processen. Hold kontakten med forretningsenheder og -afdelinger for at sikre overensstemmelse med disse mål.

2. Udvid dit netværk.

Tal med andre i din branche eller peer group om produkter, løsninger og leverandører, der har fungeret for dem – og dem, der ikke har fungeret. Det er dog vigtigt at huske, at bare fordi et produkt, et system eller en leverandør fungerede godt eller dårligt for en af dine jævnaldrende, betyder det ikke, at det samme vil ske for din implementering. Forstå roden til dine jævnaldrende virksomheders kampe på deres rejse, da alle implementeringer er forskellige.

3. Sigte på forbedring før udskiftning.

Lærte erfaringer og intern scoring kan være nyttige i forbindelse med overvejelser om løsningsmuligheder. Indsnævre feltet af løsninger, før man fortsætter dialogerne ved hjælp af en datadrevet tilgang. Start med en virksomhedens “ønskeliste” over forbedringer og ændringer af det eksisterende system, før man overvejer en fuldstændig udskiftning – dette mindsker ængstelse og forbedrer ændringsstyringen. Denne proces, hvor der udarbejdes en ønskeliste, kaldes ofte en gap-analyse. Overvej flere løsninger frem for én stor, kompleks løsning, som måske efterlader nogle problemer.

4. Dokumenter din rejse.

Den gode dokumentation – ideelt set udarbejdet af procesejere og fageksperter – under hele implementeringsprocessen giver historik og kontekst for senere hen. Disse notater giver mulighed for gennemsigtighed på tværs af alle interessentgrupper, løbende forbedringer i hele processen og derefter samt udvikling af erfaringer og strategier til håndtering af ændringer.

5. Led modigt.

Stærke ledere bør fjerne barrierer og træffe de svære, men nødvendige beslutninger. Ledere spiller en afgørende rolle i udformningen af kulturen gennem talte og uudtalte ord. Fraværet af stærk ledelse er den vigtigste forudsigelse af systemprogrammets fiaskoer.

6. Være agil.

Hvis man anvender en agil lignende metode – holder konfigurationsgennemgange tidligt og ofte for at identificere områder, der kræver konfiguration og kundetilpasning – sparer man tid og kræfter fra start til slut. De fleste virksomheder har lignende behov for deres EHS MIS-software, og de fleste kommercielle standardløsninger opfylder de grundlæggende behov “out of the box”, hvilket giver mulighed for nem kundetilpasning som en udvidelse af standardfunktionaliteten.

7. Gør brug af brugerhistorier.

Som en del af en “agil lignende” proces for etablering af et EHS-system giver indhentning af brugerhistorier – snarere end tekniske systemkrav – projektgruppen mulighed for at identificere behov og baseline. Når brugerhistorier er blevet udviklet, bør teamet rangordne historierne efter prioritet og spørge: “Hvilke historier er mest kritiske? Hvilke historier opfyldes og ikke opfyldes af de nuværende systemer? Hvordan kan de nuværende processer strømlines med det nye system?”

9. Tag et nyt kig på dine processer og data.

Søg efter fleksible data for at tilpasse dit system til dine eksisterende processer. Overvej måder at strømline processer på og reducere input ved at evaluere de nødvendige output – hvis data ikke vises i rapporteringen, hvorfor bliver de så registreret? Der bruges meget tid og penge på at indsamle, administrere og integrere data, som aldrig bliver brugt.

10. Indsæt en stærk programstyring.

En stærk programstyring definerer roller og ansvarsområder, som er afgørende i tværorganisatoriske teams. Formålet med et styringsprogram er at beskrive de specifikke roller og ansvarsområder for programledelsen og dens interessenter, med primært fokus på myndighedsniveau og beslutningsstrukturer. Det omfatter ofte:

• Overvågning af programresultater og sikring af, at accepteret god praksis følges.
• Overvågningsforanstaltninger, der fokuserer på strategisk tilpasning; vurdering af investeringer; overvågning og kontrol af risikomuligheder og trusler, der er acceptable for organisationen; og sikring af, at de forventede fordele er i overensstemmelse med den oprindelige forretningsplan.

Identificering af funktionelle superbrugere hjælper forandringsstyringsprocessen ved at have lokale, interne, betroede “evangelister” for det nye system. Denne bemyndigelse er afgørende for brugernes vedtagelse.