Project Roadmap:

V tomto článku se dozvíte, jak vytvořit plán projektu, abyste mohli řídit očekávání zainteresovaných stran a udržet svůj tým na cestě k dodržení termínů.

Podíváme se také na:

• Co je to plán projektu?
• Jak se liší od plánu projektu?
• Důvody, proč byste měli vytvořit roadmapu
• Šablony projektových roadmap
• Jak vytvořit časovou osu roadmapy?
• Jak informovat zainteresované strany o roadmapách?

Jako projektový manažer máte za úkol informovat zainteresované strany, aniž byste se soustředili na každodenní detaily. Zároveň chcete, aby se váš tým soustředil na každodenní úkoly.

Na konci tohoto článku se dozvíte, jak tuto rovnováhu udržet pomocí plánu projektu.

Začněme.

Co je to plán projektu?

Plán projektu je vizuální přehled projektu na vysoké úrovni. Obvykle je znázorněn na časové ose a skládá se z:

• Obsahu projektu: Rozsah projektu představuje velkou vizi toho, čeho chcete dosáhnout na konci projektu.
• Dodávky: Dodávky jsou výstupy nebo konečné výsledky činností projektu. Dodávkami může být cokoli – dokument, software nebo dokonce hotový fyzický produkt.
• Harmonogram projektu na vysoké úrovni: Harmonogram popisuje chronologické pořadí, v němž jsou prováděny činnosti projektu a dosahovány milníky.
• Milníky projektu: Milníky jsou události na časové ose projektu, které označují změnu fáze projektu.
• Rizika: Rizika jsou problémy s projektovými činnostmi, členy týmu, zdroji nebo vnějšími faktory, které mohou způsobit, že se projekt odchýlí od svého harmonogramu nebo rozpočtu.

Proč potřebujete plán projektu?

Tady je pět důvodů, proč byste měli zvážit vytvoření plánu:

Nastartování projektu

Počáteční dny projektu jsou často plné nejistoty.

To proto, že není k dispozici dostatek podrobností. Nelze vytvořit konkrétní plány projektu a přiřadit zdroje. V důsledku toho se členové týmu mohou cítit ztraceni nebo zainteresované strany mohou ztratit zájem.

Projektový plán je na dostatečně vysoké úrovni, aby bylo možné nejistotu zvládnout. Zároveň pomáhá určit dostatek úkolů, aby se projekt mohl rozběhnout.

Zachovejte si cíle projektu

Podle průzkumu řízení projektů provedeného společností KPMG pouze 33 % organizací realizuje projekty, které pravděpodobně splní původní cíle nebo obchodní záměry.

Zúčastněné strany často očekávají, že se týmy během realizace projektu přizpůsobí drobným změnám. Často se však takové malé změny sčítají a vykolejí projekt z jeho původních cílů. V důsledku toho projekty nesplňují obchodní cíle.

Projektové plány pomáhají tyto situace zvládnout. Díky tomu se všechny zúčastněné strany projektu soustředí na jeho cíle.

Splnění očekávání zúčastněných stran

Stejný průzkum KPMG také zjistil, že pouze jedna ze tří organizací realizuje projekty, které pravděpodobně dosáhnou spokojenosti zúčastněných stran.

Projektové plány informují zainteresované strany o cílech projektu, jeho průběhu a překážkách. Díky tomu mohou zainteresované strany přijímat rozhodnutí ve správný čas a udržet tak projekt na správné cestě.

Insulate team members from stakeholders

Některé zainteresované strany mají rády praktický přístup k řízení projektů.

Ačkoli je zapojení zainteresovaných stran klíčové, mikromanagement zainteresovaných stran může být pro tým nepříjemný.

Taková situace může také vést ke zmatkům, kdy členové týmu podléhají a přijímají pokyny od více manažerů.

Mapy na vysoké úrovni pomáhají chránit tým před zásahy zainteresovaných stran. Zároveň se zainteresované strany soustředí na roadmapu, aniž by se staraly o každodenní projektové činnosti.

Vytvořte základy pro projektový plán

Projektový plán není nic jiného než granulární plán na úrovni úkolů k dosažení milníku definovaného v roadmapě. Jakmile všechny zúčastněné strany plán schválí, je rozšíření plánu na plán snadné.

Vypracování plánu projektu z plánu udržuje zúčastněné strany i tým na stejné vlně. To znamená, že dodávky projektu jsou více v souladu s očekáváním zainteresovaných stran.

Projektový plán vs. projektová cestovní mapa:

Jaký je mezi nimi rozdíl?

Teď, když už víte, k čemu slouží plán projektu, podívejme se, čím se liší plán projektu od plánu projektu.

Plán projektu je podrobný dokument, který komunikuje:

• Jaké úkoly je třeba provést?
• Kdy?
• A kým?

Většinou interně pomáhá projektovým manažerům sdělovat úkoly členům týmu a sledovat průběh milníků.

Projektové plány lze vytvářet a spravovat pomocí seznamů úkolů, tabulí Kanban nebo časových plánů.

Projektový plán naproti tomu poskytuje přehled o projektu, aniž by zabíhal do detailů. Je užitečná pro projektové manažery, aby mohli informovat zúčastněné strany.

Shrnem lze říci, že plán poskytuje makro pohled na projekt. Zatímco plán projektu poskytuje spíše pohled na mikroúrovni.

Oboje jsou důležité artefakty projektového řízení, přičemž projektový plán se odvíjí od roadmapy.

Šablony projektových roadmap: & Výhody

Šablona plánu projektu je tabulka nebo prezentační dokument připravený k použití. Šablonu můžete upravit a vytvořit si vlastní roadmapu.

Na internetu je k dispozici spousta šablon, které můžete začít ihned používat.

Tyto šablony však nejsou bez nevýhod:

• S přidáváním dalších podrobností projektu je správa šablon stále obtížnější.
• Provádění rychlých změn v šabloně není snadné ani intuitivní.
• Spolupráce na šablonách je téměř nemožná, aniž byste se museli hodně přemisťovat.

Zvažte raději použití nástrojů pro plánování projektů

Místo nepružných šablon můžete použít jednoduchý nástroj pro plánování projektů, například Toggl Plan. Toggl Plan je dokonalým řešením všech vašich potřeb v oblasti plánování projektů.

• Je vybaven časovou osou Ganttova diagramu pro detailní a zároveň jednoduchý proces mapování cesty k projektu.
• Můžete snadno stanovit rámec projektu, sdílet jej a spolupracovat se všemi členy týmu.
• Můžete klikat a přidávat podrobnosti ke konkrétním úkolům, barevně kódovat pro lepší vizuální znázornění a rozdělit dlouhý a komplikovaný projekt pomocí milníků.
• A jakmile nastavíte rozcestník, můžete jej rozšířit na podrobný plán projektu. A realizaci projektu můžete řídit sledováním postupu plnění úkolů pomocí tabulí Kanban.

Zdroje šablon cestovních map

Pokud ještě potřebujete šablonu cestovní mapy projektu pro inspiraci nebo pro jejich použití v kancelářských nástrojích, zde jsou tři zdroje, které vám pomohou začít:

• Šablony časových os pro MS office
• Šablony plánů projektů z otevřených zdrojů
• Šablony Ganttova diagramu pro Google Sheets

Jak vytvořit plán projektu?

Dosud jsme si ukázali, co je to roadmapa a jaký je její účel. Nyní se podíváme na to, jak vytvořit cestovní mapu.

Tady jsou kroky:

1. Svolat zahajovací schůzku projektu.
2. Shromáždit potřebné informace o projektu.
3. Vytvořit časový plán.

Svolat zahajovací schůzku projektu

Zahajovací schůzka je výstřel z pistole na startu závodu. Jinými slovy, účelem schůzky je:

• Představit zúčastněné strany a seznámit se s týmem.
• Pochopit očekávání zúčastněných stran.
• Ujasnit si případné otázky nebo počáteční mezery v projektu.

Shromážděte potřebné informace o projektu

Než se pustíte do tvorby plánu, musíte shromáždit všechny informace, které mohou projekt ovlivnit. Patří sem cíle projektu, výstupy, milníky, zapojené osoby, potřebné zdroje, rizika, závislosti atd.

• Rozsah projektu a výstupy, které vám pomohou stanovit priority při realizaci.
• Dohodnuté milníky, které pomohou týmu dodržet termíny.
• Členové týmu a zdroje pro projekt a jejich dostupnost během plnění harmonogramu projektu.
• Rizika, která mohou způsobit odchýlení projektu od harmonogramu nebo rozpočtu.

Vytvoření plánu projektu

Plán projektu můžete vždy vytvořit pomocí tabulky nebo šablony. Vytvoření plánu se však stává opravdu snadným pomocí vizuálního nástroje pro plánování projektů, jako je Toggl Plan.

Takto vypadá jednoduchá cestovní mapa projektu návrhu webových stránek na časové ose nástroje Toggl Plan.

K vytvoření cestovní mapy:

• Stanovte priority výstupů projektu na základě závislostí a obchodních cílů.
• Odhadněte úsilí a čas potřebný pro každý výstup. Nezapomeňte zohlednit dostupnost zdrojů a týmu a také případná rizika, která mohou projekt zdržet.
• Přidejte milníky pro každý výsledný produkt.
• Rozvrhněte úkoly vysoké úrovně, které povedou k milníku na časové ose.

Tady je krátké video, které ukazuje, jak vytvořit plán pomocí aplikace Toggl Plan.

Splnění očekávání zainteresovaných stran

Teď, když máte připravený plán projektu, pojďme pochopit, jak můžete zajistit, aby byly zainteresované strany spokojené. Zde je návod, jak na to:

• Zapojte zainteresované strany do společné tvorby plánu. Tím zajistíte, že zainteresované strany budou mít přehled o tom, co a kdy se bude dít, a to ještě před zahájením projektu.
• Cestovní mapu často aktualizujte. Harmonogramy projektů se mění s novými průlomy nebo riziky. Jakékoli změny by proto měly být okamžitě aktualizovány v plánu a sdíleny se zúčastněnými stranami.
• Informujte o rizicích projektu včas. Jako projektový manažer neustále bojujete s riziky a zmírňujete je. Udržováním zainteresovaných stran v obraze se vyhnete překvapením a nepříjemnostem na poslední chvíli.

Pomocí aplikace Toggl Plan můžete zainteresované strany informovat dvěma způsoby.

Poprvé můžete přidat zainteresované strany do svého týmu. Tímto způsobem s vámi mohou spolupracovat při vytváření plánu. Mohou také dostávat upozornění e-mailem, když se něco změní.

Časová osa v aplikaci Toggl Plan se snadno používá a je intuitivní. Její používání bude hračkou i pro technicky méně zdatné zúčastněné strany.

Druhou možností je sdílet se zúčastněnými stranami zobrazení časové osy pouze pro čtení. Mohou tak mít přehled o tom, co se v projektu děje, aniž by byli obtěžováni hloubkovými detaily.

Shrnutí

Projektový plán pomáhá nastartovat projekt a řídit očekávání zainteresovaných stran. Pomáhá také udržet motivaci týmu k dodržování termínů.

Vytvoření plánu zahrnuje tři kroky:

• Uspořádání zahajovací schůzky.
• Shromáždění informací o projektu (cíle, rozsah, výstupy, milníky, rizika atd.).
• Vytvoření časového plánu.

Projektový plán můžete vytvořit pomocí libovolného nástroje kancelářského softwaru. Pomocí vizuálního nástroje pro tvorbu časové osy, jako je Toggl Plan, je však vytvoření a aktualizace plánu cesty velmi jednoduché.

Přihlaste se k bezplatnému účtu Toggl Plan

.