Pravidlo 2 minut a proč byste měli věnovat více času správnému vyřizování jednoduchých věcí

Pokud se zajímáte o osobní produktivitu, je více než pravděpodobné, že jste alespoň slyšeli o Getting Things Done (GTD) – systému produktivity, jehož cílem je přesunout všechny úkoly, nápady a projekty, které máte právě v hlavě (kde mají tendenci vás stresovat a probublávat, když se snažíte soustředit), do organizovaného vnějšího systému.

Ačkoli celý systém GTD stojí za to, abyste se do něj ponořili, obsahuje jednu často přehlíženou strategii, která může masivně zlepšit vaši produktivitu, soustředění a řízení času:

Co je to pravidlo 2 minut v produktivitě?“

Abychom pochopili sílu pravidla 2 minut, musíme nejprve pochopit, jak zapadá do systému GTD.

Již dříve jsme psali o základech systému GTD, ale ve zkratce se tento systém skládá z 5 kroků:

1. Zachycení. Zapište si vše, co potřebujete udělat, do jednoho centrálního úložiště. Může to být kus papíru, dokument Google nebo nástroj pro řízení projektů.
2. Ujasněte si. Rozdělte každý úkol na realizovatelný další krok. Jinými slovy, co je další věc, kterou musíte udělat, abyste se přiblížili k tomuto cíli.
3. Uspořádejte. Přesuňte každý z těchto realizovatelných úkolů na konkrétní seznam:
   • Akce: Věci, které je třeba udělat příště
   • Čekání na: Úkoly nebo projekty, které jste delegovali nebo na které čekají jiní lidé
   • Projekty: Větší úkoly, které si rozdělíte na více dalších kroků
   • Jednou: Úkoly, které vás zajímají, ale mají nyní nízkou prioritu
4. Odraz. Vyhraďte si čas na přehodnocení svých priorit a aktualizujte své seznamy každý týden nebo denně.
5. Zapojte se. Začněte postupně zpracovávat svůj seznam akcí.

V GTD je toho mnohem víc než jen těchto 5 kroků. My se však nyní chceme zaměřit na krok 2. Během procesu vyjasňování Allen navrhuje: „Pokud to zabere méně než dvě minuty, udělejte to hned.“

Proč? Allen ve skutečnosti navrhuje, že pokud je námaha na to, abyste si úkol stále pamatovali, větší než na to, abyste si ho hned zapamatovali, pak to udělejte.

Ačkoli se to může zdát jako samozřejmé tvrzení, je v něm skrytá síla.

Síla správného vyřizování maličkostí

Kromě toho, že vám pravidlo 2 minut dává povolení k rychlému vyřizování e-mailů nebo dohánění pochůzek, pomáhá také odlehčit vaší mysli.

Již víme, že člověk neumí multitasking. A že nám trvá až 23 minut, než se po přepnutí mezi úkoly soustředíme. Nepřemýšlíme však dostatečně o tom, co vlastně způsobuje, že se snažíme o multitasking.

Přemýšlejte o tom, kdy jste se naposledy nechali rozptýlit při smysluplné práci. Když pomineme vyrušení, byl to s největší pravděpodobností nějaký malý, zdánlivě naléhavý úkol, který vám vytanul na mysli a odvedl vaši pozornost jinam.

Namísto toho, abyste všechny tyto potenciální úkoly, které musíte někdy udělat, drželi v ruce, odstraníte je z cesty, abyste se mohli více soustředit na to, co je důležité.

Vymazáním přetrvávajících položek ze seznamu úkolů získáte více mentálního prostoru, abyste se mohli skutečně soustředit na daný úkol. Naučte se, jak zvýšit svou produktivitu pomocí pravidla 2 minut. Click To Tweet

Ale nejen že vám pomůže soustředit se, dokončení drobných úkolů má i další výhody:

• Opravování věcí posiluje. Existuje důvod, proč cítíme takové uspokojení z plnění jednoduchých úkolů. Podle konzultanta a autora Johna Brubakera se naše sebevědomí zvyšuje nebo snižuje podle toho, jak se nám daří dělat pokroky. Čím více věcí uděláme, tím více si věříme a tím více se vnímáme jako „produktivní lidé.“
• Jakýkoli pokrok zvyšuje dynamiku (a vaši náladu):
• Nezáleží na tom, o jak malý úkol se jedná – ať už jde o odpověď na e-mail nebo zkoumání, jak pojmenovat blog -, studie prokázaly, že jeho odškrtnutí ze seznamu úkolů vám dodá dynamiku a zlepší náladu.
• Malé kroky se mění ve zvyky: Když je úkol snadno proveditelný a rychle splnitelný, je mnohem snazší z něj udělat zvyk. Jak vysvětluje autor knihy Atomové návyky James Clear: „Jakmile jednou začnete dělat správnou věc, je mnohem snazší v tom pokračovat“.

Na malých úkolech je to těžké:

Je to samozřejmě jednodušší, než se zdá. Lidé jsou notoricky známí tím, že nedokážou odhadnout, jak dlouho bude nějaký úkol trvat, i když jsme ho už někdy dělali (psychologové tomu říkají plánovací klam).

Když se snažíte uplatnit pravidlo 2 minut, může se vám stát, že nad tím „jednoduchým“ e-mailem, který jste chtěli napsat, strávíte hodiny. I když je to něco, v čem se můžete časem zlepšit, existuje několik způsobů, které vám pomohou přesněji odhadnout, jak dlouho bude úkol trvat.

Především chcete změnit své myšlení pomocí toho, čemu psychologové říkají „prognózování referenční třídy“. To je v podstatě módní výraz pro změnu vašeho přístupu z otázky „jak dlouho mi to trvalo v minulosti?“ na „jak dlouho trvá tento typ projektu lidem, jako jsem já?“

Dále, abyste byli upřímní, můžete použít nástroj, jako je RescueTime, který vám přesně řekne, kam váš čas každý den mizí.

Ve zprávě Aplikace & Webové stránky v RescueTime můžete dokonce rozdělit svůj digitální čas podle konkrétních aplikací, webových stránek a dokonce i názvů dokumentů a oken, které používáte (takže uvidíte, jak dlouho trávíte nad konkrétními projekty nebo e-maily).

(A nezapomeňte také na menší úkoly. Již dříve jsme psali o tom, že můžete identifikovat a zpracovat své „dlouhé ocasy“ úkolů. Jsou to věci, kterým věnujete jen pár minut denně/týdně, ale v součtu tvoří velkou porci času).

3 malé věci, které můžete udělat hned teď, abyste získali více mentálního prostoru a soustředění

Pravení malých věcí je jedním z nejlepších způsobů, jak si pročistit mysl, získat více prostoru pro soustředění a dokonce si zvýšit sebevědomí, dynamiku a náladu.

Jak nám řekl Jonathan White, vývojář AirBnB:

„Čím více se zabýváte nejproduktivnějšími lidmi, tím více si uvědomujete, že nejen tvrdě pracují, ale že začínají optimalizací drobností, které dělají každý den.“

Tady jsou 3 drobnosti, které můžete udělat hned teď, abyste si vybudovali návyky, díky nimž budete mít každý den více prostoru a času.

Zodpovězte si „proč“ a „co“ pro každou z vašich pravidelně plánovaných schůzek

Schůzky jsou jedním z „nutných zel“ většiny pracovišť. Zatímco úmysly organizátora schůzek jsou obvykle dobré (tj. informovat všechny o aktuálním dění). Výsledky však ne vždy odpovídají úsilí, času a energii, které odčerpávají.

Podle Britské psychologické společnosti představují neproduktivní porady pro americké společnosti ztráty ve výši 37 miliard dolarů ročně. Naštěstí můžete problém neproduktivních schůzek pomoci vyřešit za méně než 2 minuty.

Tady to na svém blogu vysvětluje Michael Lopp, viceprezident pro inženýrství ve společnosti Slack. Nejprve se podívejte do svého kalendáře a zeptejte se: „Jakou hodnotu vytváří každá schůzka?“

Za chvíli byste měli být schopni na tuto otázku odpovědět. Pokud to nedokážete, je velká šance, že schůzku zrušíte nebo ji změníte na něco jiného (například e-mail nebo telefonát).

Poté si ke každé schůzce napište tři otázky, na které byste chtěli dostat odpověď. To by mělo zabrat méně než minutu a dosáhnete tím dvou důležitých výsledků. Jak vysvětluje Lopp:

„Zaprvé to zarámuje mé cíle pro tuto schůzku. Co je pro mě na prvním místě a na co se budu ptát, až k tomu dostanu příležitost?“

„Za druhé, pokud se mi nepodaří vymyslet tři otázky, zeptám se sám sebe: „Proč jdu na tuto schůzku?“. Schůzky jsou jako virus. Infikují a množí se. Čím déle existují, tím je pravděpodobnější, že lidé zapomenou, proč byla schůzka svolána.

„Pokud mi přemýšlení o mých třech otázkách trvá déle než 30 sekund nebo pokud mě nenapadá jediná otázka, kterou bych chtěl položit, schůzku odmítnu s jasným vysvětlením.“

Nastavte si pracovní dobu pro vyrušování, e-maily a rozhovory

Stejně jako můžete použít pravidlo 2 minut, abyste zvládli drobné úkoly a uvolnili si čas a soustředění, rychlá změna rozvrhu může totéž udělat pro schůzky, vyrušování a rozptylování.

Když jsme provedli průzkum mezi stovkami uživatelů RescueTime ohledně vyrušování v práci, zjistili jsme, že 98 % lidí nedokáže přežít den, aniž by byli alespoň několikrát vyrušeni (přičemž 52 % uvedlo, že jsou vyrušováni často!)

Jen 13 % z nich však o tomto problému dokonce mluvilo se svým šéfem nebo spolupracovníkem.

Namísto toho, abyste byli vydáni na milost a nemilost nečekaným přerušením nebo si na ně stěžovali, aniž byste je řešili, proč si na ně každý den nevyhradit několik minut?

Představte si to jako své osobní „úřední hodiny“ – čas během dne nebo týdne, kdy jste k dispozici pro cokoli, co není vaší hlavní prací. Když se na vás během dne někdo obrátí s žádostí nebo si chce „rychle popovídat o nějakém nápadu“, pošlete mu odkaz na své úřední hodiny.

Nejenže si tím ušetříte řešení nečekaných vyrušení během dne, ale budete přesně vědět, jak vyřešit jakoukoli žádost, která přijde, aniž by vás to vykolejilo z vašeho soustředění.

Ukliďte si stůl (a pracovní plochu)

Naše okolí nás neuvěřitelně ovlivňuje. A přestože málokdo uvažuje o modernizaci svého pracovního prostředí jako o životaschopném hacku produktivity, některé jednoduché změny mohou mít zásadní vliv na vaši schopnost soustředit se a dělat věci.

Nejprve zvažte své fyzické umístění. Podle neurovědců z Princetonské univerzity fyzický nepořádek ve vašem okolí soupeří o vaši pozornost a může vést ke snížení výkonu a zvýšení stresu.

To neznamená jen úklid vašeho pracovního stolu. Ale uvědomit si, jaké upomínky si každý den umisťujete do svého přímého zorného pole. Je tam hromada knih, se kterými jste se chtěli vypořádat? Nebo samolepicí lístečky, které vám připomínají úkoly?“

Jak píše Michael Lopp, věnovat pár minut „opravě drobných rozbitých věcí“ vám může z dlouhodobého hlediska pomoci.

„Na mém stole je ještě pět drobných rozbitých věcí, které bych – za méně než 10 minut – mohl opravit. Jsou to drobné rozbité věci, na které zírám a stresuji se jimi už měsíc, a za 10 minut je tento složený pocit viny lepší. Těch 10 minut mi udělalo radost stát u stolu.“

Stejné rady pro odklízení se vztahují i na naše digitální zařízení:

• Kolik záložek máte momentálně otevřených ve svém prohlížeči?
• A co nástroje, mezi kterými každý den přepínáte tam a zpět?
• Jsou vaše pracovní plocha a složka se staženými soubory zaplněné až po okraj?

Věnujte několik minut redukci digitálního nepořádku a soustřeďte své pracovní prostředí. Pokud potřebujete pomoc, RescueTime vám poskytne přesný přehled o nástrojích, které každý den používáte, a o tom, co odvádí vaši pozornost.

Můžete změnit svůj život (a svou produktivitu) za 2 minuty

Snadno se dostanete do pasti myšlenky, že na maličkostech nezáleží. Ale ne každá větší změna vašeho denního rozvrhu nebo cesty musí představovat obrovské úsilí. Ve skutečnosti jsou to někdy drobné změny, které mají dalekosáhlý a hluboký vliv na to, jak pracujeme a žijeme.

Věnujte tedy pár minut a zjistěte, kde můžete pravidlo 2 minut uplatnit ve svém životě. Budete překvapeni, kolik času a duševní energie můžete ušetřit neustálým napravováním drobností.