Průvodce online pozvánkami pro rok 2020 – recenze, ceny a další informace

Obecná myšlenka online pozvánek se od počátku nezměnila – poskytnout lidem informace, které potřebují k rozhodnutí, a (doufejme) způsob, jak odeslat RSVP, pokud plánují přijít!

Ale ne všechny online RSVP jsou stejné. Některé jsou zdarma, jiné placené a některé jsou vhodnější pro určité typy událostí než jiné. Zde je několik otázek, které je třeba zvážit, než se rozhodnete, který tvůrce online pozvánek použít:

• Jaký typ akce plánujete?
• Jedná se o malou akci pouze pro zvané? Nebo velká akce s otevřenými pozvánkami?
• Jak důležité je, abyste předem obdrželi přesný počet účastníků?
• Vybíráte od hostů poplatky za účast (tj. prodáváte vstupenky)?
• Jaké podrobnosti vaši hosté potřebují? Ale také, co dalšího by mohli chtít?

Tady je seznam všech online webů RSVP, které jsou zmíněny v této zprávě. Kliknutím na kterýkoli z nich přejdete na část Srovnání online pozvánek v dolní části této stránky, která obsahuje snímky obrazovky, informace o cenách a jejich pozoruhodné funkce.

• Evite
• Eventbrite
• Facebook Events
• Guestboard
• Greenvelope
• Hobnob
• Paperless Post
• Punchbowl
• RSVPify

.

Výběr online pozvánky podle typu události

Události typu „stačí přijít“

Většinu událostí, na které byste rozeslali pozvánku, řadíme mezi události typu „stačí přijít“, které od vašich hostů nevyžadují příliš velký vstup. Možná musí přinést jídlo nebo dárek, ale obecně stačí, aby se ukázali a bavili se. Příkladem může být např:

• Narozeninové oslavy
• Dětské oslavy
• Křtiny
• Brunches/Dinner Parties
• Graduation Parties
• Svátky (Nový rok, 4. červenec, Den díkůvzdání atd. atd.)
• Sportovní/superbowl párty

Možnosti pozvánek:

Punchbowl, Evite a Greenvelope jsou zde nejlepší volbou (a všechny jsou si stylem a funkčností dost podobné), pokud hledáte pozvánky online zdarma. Můžete si vybrat ze stovek pěkných, „zábavných“ návrhů, načíst seznam hostů a máte vystaráno.

Paperless Post nabízí elegantnější prostředí a „modernější“ vstupní stránku události, která může obsahovat mapu, vylepšené možnosti RSVP a další. Za krásu se však platí – někdy stojí jedna pozvánka téměř 0,80 USD. Pokud však potřebujete pouze rychlé RSVP, podívejte se na jejich produkt Flyer, které jsou poutavé a zábavné.

Nakonec, pokud vše raději vyřizujete přes telefon, podívejte se na Hobnob, kde můžete posílat pozvánky a sbírat RSVP prostřednictvím SMS. Hobnob má na výběr animovaná, dobře navržená (a pro mobilní zařízení optimalizovaná) pozadí pozvánek a skvěle se hodí pro společenská setkání.

Akce, které vyžadují… trochu více

Některé akce vyžadují trochu více skupinové komunikace – zejména pokud se rozprostírají na více dní nebo zahrnují mnoho pohyblivých částí, jako např:

• Rozlučky se svobodou
• Svatební večírky
• Táborové výlety
• Skupinové výlety
• Retreaty (firemní, wellness, jóga, atd.)
• Srazy
• Semináře &Summity
• Menší konference/festivaly
• Svatby & další

Hned si všimnete, že tyto akce jsou složitější jak pro organizátora, tak pro hosty. A pokud použijete online pozvánku na událost typu „stačí se ukázat“, budete muset se seznamem hostů komunikovat tam a zpět jinými způsoby – například dlouhým hromadným e-mailem nebo na samostatné webové stránce události. Jak rozesíláte itinerář? A co balicí seznamy? Informace o letech/hotelích/cestách? Co když budou mít lidé dotazy?“

Možnosti pozvánek:

Podívejte se na Guestboard (hej, to jsme my!) pro správu pozvánek pro velké skupiny a centralizaci veškeré komunikace. Můžete zapnout libovolný počet praktických nástrojů (widgetů), jako je nástěnka pro organizovaná vlákna konverzace, společný kontrolní seznam, kompletní rozvrh/plán cesty a místo pro zveřejňování sdílených zdrojů nebo důležitých odkazů. Guestboard také nabízí knihovnu pozvánek RSVP založených na fotografiích, které působí o něco moderněji/profesionálněji než šablony pozvánek, které najdete na Evite nebo Punchbowl. Můžete samozřejmě nahrát i vlastní fotografii (nebo gif!).

Události, na které je třeba zakoupit vstupenku:

Platforma pro prodej vstupenek je celý svět sám o sobě a existují doslova desítky možností, jak uspořádat stránku události i vybírat platby před vstupem. Seznam příkladů by mohl pokračovat donekonečna, ale několik zřejmých příkladů může být např:

• Benefiční večeře/finanční akce
• koncerty
• konference &veletrhy
• festivaly

Možnosti pozvánek:

Jest pravděpodobné, že pokud plánujete akci, která vyžaduje vstupné, budete mít s největší pravděpodobností k dispozici více marketingových kanálů pro propagaci odkazu na stránku akce. Pokud však máte již existující seznam hostů, které chcete pozvat, je Eventbrite přední značkou v oblasti prodeje vstupenek na akce. Pozvánky můžete posílat online, během několika minut vytvořit přehlednou a veřejnou stránku události a připojit dlouhý popis toho, co by měl účastník vědět.

Na Eventbrite však není skvělý způsob interakce, takže se nejlépe hodí pro propagaci vaší události, podporu prodeje vstupenek a sledování klíčových metrik.

Zajímavou alternativou k Eventbrite je RSVPify, která nabízí snadné vytváření bezplatných pozvánek RSVP, možnost +1 a také prodej vstupenek, pokud to potřebujete. Pokud jste plánovač akcí nebo pečlivý svatební guru, mohl by se vám líbit jejich nástroj pro tvorbu zasedacího pořádku!

Co hosté potřebují a co chtějí

Je snadné nechat se zahltit všemi povinnostmi, které jako organizátor akce máte (KAŽDÁ velká akce vyžaduje více úsilí, než si lidé myslí). Když však budete na začátku přemýšlet z pohledu hostů, můžete si později ušetřit obrovské bolesti hlavy.

Přemýšlejte o tom, co se vám honí hlavou jako hostovi pozvanému na novou akci. Pokud se jedná o cestování, kde se ubytují? Co by si měli přinést/připravit? V kolik hodin bude vše ukončeno? A konečně, kdybyste byli hostem, věnovali byste reálně čas čtení popisu akce v 8 odstavcích? Pravděpodobně ne. Proto ať jsou pozvánky na událost informativní, ale stručné.

Další podrobnosti, které můžete do pozvánky přidat:

• Odpovědi na potenciálně časté otázky – situace s parkováním, dress code atd.
• Viditelný seznam hostů – aby se hosté mohli koordinovat s dalšími, které možná znají
• Odkazy na užitečné zdroje – informace o místě konání, časový rozvrh, mapy atd.

Přehled pozvánek online (s cenami)

Je důležité si uvědomit, že každý z těchto webů s pozvánkami na událost je nabitý funkcemi – od správy seznamu hostů až po pokročilé možnosti e-mailu. Všímáme si některých určujících funkcí, ale ne všech, které nabízejí!

• Cena
• Nejvhodnější pro:

	Cena	Nejvhodnější pro:
Výzva	Zdarma (s reklamou), 14.99 – 79,99 USD za událost pro Premium	Zdarma online pozvánky. BQ, rodinná setkání, narozeniny pro mladé.
Eventbrite	Začínáme na 2% poplatku za vstupenku + 0 USD.79/ea, ale tento poplatek lze přenést na kupujícího	Prodej vstupenek na akci nebo šíření povědomí o bezplatné akci
Facebook Events	Zdarma s účtem na Facebooku	Propagace veřejné, místní akce živá hudební vystoupení, demonstrace apod.
Guestboard	Zdarma do 30 přijatých hostů, jen 0,30/host u akcí nad 30 účastníků.	Události, které potřebují pozvánku bez zbytečností + další. Skupinová komunikace &organizované plánování Retreaty, konference, skupinové výlety, svatby, vícedenní akce atd.
Greenvelope	$39 pro až 40 hostů, $124 pro 150 hostů	Zasílání digitálních pozvánek, které odpovídají vašemu barevnému schématu &podpora nezávislých grafických designérů
Hobnob	Už od 3 USD.99/měsíc, až 47,99 dolarů/měsíc	Zasílání pozvánek přímo z vašeho telefonu prostřednictvím SMS nebo odkazu Parties s přáteli, happy hours, grilování
Paperless Post	10 dolarů za 25 mincí, 50 dolarů za 400 mincí.	Stylové pozvánky a save-the-date, které vypadají jako skutečné
Punchbowl	Někdy zdarma do 50 hostů, $5,99/měsíc do 100 hostů, $7,99/měsíc do 500.	Dětské oslavy, narozeninové párty, dětské sprchy.
RSVPify	Zdarma až pro 100 hostů (základní plán), $29+ pro více hostů/rozšířené funkce, $189+ pro profesionální akce	Sběr RSVP, +1, zasedací pořádky, správa hostů

.