Postupy a procesy při uzavírání stavebního řízení

Ať už jste právě dokončili dům o rozloze 25 000 SF v Beverly Hills nebo významný komerční objekt, postupy při uzavírání stavebního řízení jsou rozhodující pro efektivní předání stavby. Dokončené a důkladné uzavření projektu dokládá, že projekt byl proveden v souladu se smluvní dokumentací, všechny náklady byly vyúčtovány a uhrazeny, stavba je v souladu se všemi příslušnými zákony a předpisy a majitel může nemovitost legálně užívat bez obav ze zatížení. Zajišťuje také, že klientovi zůstanou znalosti a prostředky potřebné k údržbě a provozu jeho nové nebo rekonstruované budovy.
Mezi osvědčené postupy řízení výstavby patří zavedení povinného procesu ukončení řízení projektu jako standardního operačního postupu pro každý projekt. Zajistěte, aby váš tým zahájil proces uchovávání kopií příslušných dokumentů již na počátku projektu. Klíčové uzavírací dokumenty, jako jsou záruky a příručky pro školení systémů, přicházejí v různých formátech z různých zdrojů v průběhu prací, nikoli až na konci projektu. Například když je dodán spotřebič, může obsahovat záruční informace, které musí být předány majiteli, často mnoho měsíců před dokončením projektu. Průběžné soustředění se na dokumentaci k ukončení projektu ze strany vašeho týmu zabrání tomu, abyste na poslední chvíli sháněli dokumenty ze zdrojů, které již nemusí být snadno dostupné.
Uzavření projektu. Proces uzavírání projektu by měl zahrnovat kombinaci úkolů na místě a administrativních úkolů. Uzavření stavby obvykle koordinuje generální dodavatel (GC).
Kontrolní seznam uzavření projektu na místě by měl obsahovat následující úkoly:

• Vyplňte všechny položky seznamu nedodělků. U většiny projektů je až příliš typické, že GC musí tlačit na subdodavatele, aby dokončili své práce v terénu. Obecně platí, že dokončení punch listu ověřuje architekt projektu.
• Demobilizujte ze staveniště všechny pracovní sklady/přívěsy, dočasná zařízení a vybavení zhotovitelů včetně dočasných sloupů elektrického vedení a toalet.
• Dodávat, organizovat a skladovat půdní zásoby (smluvně požadované přebytečné materiály), jako je střešní krytina, tašky, filtry vzduchotechniky, stropní desky atd.
• Zajistit, aby byly instalovány, vyzkoušeny a funkční trvalé inženýrské sítě a aby byly zrušeny všechny služby a smlouvy související s projektem, tj. telefon, voda, elektřina, plyn a internetové služby.
• Zajistěte, aby staveniště bylo zcela čisté a připravené k užívání.
• Zajistěte, aby byla dokončena všechna školení majitelů systémů.

Uvedení budovy do provozu. Většina velkých projektů stanoví specifické smluvní požadavky na uvedení systémů do provozu. Podle Wiki je uvedení budovy do provozu (Cx) proces ověřování v nové výstavbě subsystémů mechanických (HVAC), vodovodních, elektrických, požárních/životně bezpečnostních, obvodových, řídicích, bezpečnostních a dalších systémů tak, aby bylo dosaženo požadavků projektu vlastníka, jak je navrhl architekt a inženýři budovy. Rozsah uvedení do provozu se liší v závislosti na složitosti systémů a přání vlastníka kontrolovat a ověřovat kvalitu. U velkých projektů se stává standardem jmenování orgánu nebo zástupce pro uvedení do provozu (CxA), což je často inženýr třetí strany, který dohlíží a potvrzuje, že systémy byly řádně kalibrovány, vyváženy a testovány, že jejich výkon odpovídá projektovým kritériím a že vlastník nebo jeho zástupci byli proškoleni ve správném používání. Uvedení do provozu je proto v požadovaném rozsahu významným aspektem ukončení projektu u komerčních nebo velkých rezidenčních projektů.

Ukončení projektu. Po obdržení žádosti o potvrzení podstatného dokončení ze strany ŘO by měl architekt a vlastník provést prohlídku za účelem stanovení seznamu nedodělků pro konečné dokončení. Obvykle je podstatného dokončení dosaženo, když je budova použitelná pro zamýšlený účel, všechny inženýrské sítě jsou funkční, projekt dosáhl kolaudace nebo užívání a práce jsou dokončeny z více než 97,5 %. Podle typických smluv AIA je podstatné dokončení milníkem, který spouští začátek záručních lhůt. Správce stavby nebo architekt obvykle určí tento milník vydáním Osvědčení o podstatném dokončení.
Úplné dokončení znamená, že stavba je dokončena v souladu se smluvní dokumentací. To znamená, že byl dokončen seznam nedodělků, obvykle potvrzený architektem projektu. Kromě toho byly dokončeny všechny úkoly na staveništi a vlastníkovi byly předány a ověřeny z hlediska úplnosti administrativní dokumenty, kalifornské záruky za zproštění zástavního práva na stavbu, dokumentace k uzavření stavby, manuály, as-builty atd. Pokud vás zajímá, co je to vzdání se zástavního práva ve stavebnictví, klikněte na odkaz.
Ve většině jurisdikcí vydává příslušný úřad osvědčení o užívání, které potvrzuje, že stavební povolení bylo podepsáno a všechny kontroly jsou dokončeny, a znamená, že budova je připravena k zamýšlenému použití nebo užívání. Výplata zádržného vlastníkem zhotoviteli je uvedena ve smlouvě a je vázána na konečné dokončení, podstatné dokončení nebo někdy na osvědčení o užívání.
Cílem administrativních uzavíracích postupů a řízení smlouvy o projektu je potvrdit, že byly splněny všechny smluvní podmínky, dodány uzavírací dokumenty a zhotovitel provedl platby všem subdodavatelům a dodavatelům materiálu. Přestože se výstupy liší v závislosti na konkrétních potřebách každého vlastníka, cílem je zajistit transparentní a organizované předání projektu vlastníkovi, včetně všech informací a dokumentů, které může v budoucnu potřebovat k nahlédnutí.
Níže je uveden kontrolní seznam administrativních úkolů a dokumentů, které je třeba vzít v úvahu při uzavírání projektu:

• Přezkoumejte všechny smluvní požadavky a ujistěte se, že byly splněny všechny podmínky.
• Přezkoumejte všechny změnové příkazy, abyste se ujistili, že všechny byly zaúčtovány a buď zrušeny, zamítnuty, nebo doplněny.
• Zajistěte všechny zbývající pojistky a záruky na údržbu v rozsahu požadovaném smlouvou.
• Zajistěte si karty závěrečných povolení, které jsou majetkem vlastníka, spolu s plány stavebních povolení a dalšími dokumenty od příslušných orgánů.
• Přezkoumejte a zajistěte úplnost výkresů as-built.
• Ujistěte se, že zhotovitel poskytl vlastníkovi všechny provozní & příručky údržby, že vlastník byl proškolen a ví, koho & kdy má zavolat.
• Přezkoumejte všechny záruky včetně úplných informací o stavu záruky, podmínkách a kontaktních informacích.
• Získejte bezpodmínečné závěrečné vzdání se zástavního práva od subdodavatelů a dodavatelů – pokud podali zákonné předběžné oznámení. Všechna ostatní zproštění zástavního práva by již měla být součástí měsíčního vyúčtování.
• Sledujte, zda jsou k dispozici všechny nesplacené zálohy, jurisdikční peněžní záruky, záruky za provedení a zaplacení atd,
• Podejte oznámení o dokončení příslušnému jurisdikčnímu orgánu ve lhůtě vyžadované státním zákonem.
• Proveďte závěrečné vyúčtování, abyste měli úplný záznam o všech výdajích projektu pro účely doplnění evidence výdajů a stanovení základu pro výpočet nákladů na majetek.

Úspěšný proces uzavření není dokončen, dokud nejsou provedeny konečné a úplné platby, uvolněny konečné zádržné, uzavřena povolení a uspokojeny všechny strany. Během procesu uzavírání se často vyskytují zpoždění na poslední chvíli, kdy je třeba dohledat důležité informace nebo kdy nevyřízené či neúplné změnové příkazy způsobují zmatek. Dobře propracovaný proces zadávání stavebních změn může tyto zmatky omezit.
Dodání dokumentů. Buď generální dodavatel, nebo správce stavby uspořádá veškerou dokumentaci k uzavření podle požadavků projektu. Většina klientů dává přednost elektronické distribuci většiny dokumentů, i když tištěná projektová příručka se záručními a kontaktními informacemi je obecně velmi užitečná.
Úloha správce stavby při uzavírání. U velkých projektů, zejména těch, které vyžadují uvedení do provozu, by měl na celý proces dohlížet stavbyvedoucí. Je důležité, aby pečlivě zkontroloval celé uzavírací balíčky a ujistil se, že zařízení a systémy použité v jeho projektu jsou kompletní a že vlastník si je vědom záruky a potřeby průběžné údržby pro zachování těchto záruk. Upozorníme je na seznam kontaktů a zajistíme, aby vlastník věděl, komu má kdy zavolat. U velkých projektů je s uzavřením projektu spojeno mnoho práce – ujistěte se, že váš tým má mistra, který bude tento proces řídit, stejně jako celý proces výstavby.
Udržování projektové dokumentace. V Kalifornii platí desetiletá promlčecí lhůta pro podávání žalob, proto je důležité uchovávat veškerou dokumentaci během tohoto období po podstatném dokončení. Architekti obvykle uchovávají projektovou dokumentaci po delší dobu. Mějte na paměti, že v případě, že se po dokončení projektu objeví skrytá vada a vlastník podá žalobu nebo občanskoprávní žalobu, veškerá dokumentace, která prokazuje, že strana plnila své smluvní povinnosti s náležitou pečlivostí, jí dobře poslouží při obhajobě.
Přínosy důkladného uzavření projektu. Důkladná dokumentace chrání před potenciálními riziky z budoucích sporů o rozsah, smlouvy, záruky nebo očekávání. Ověřuje, že byly splněny všechny požadavky projektu, a stanovuje budoucí odpovědnost za údržbu a záruky. Kompletní a dobře uspořádaná dokumentace podtrhuje důvěryhodnost projektového týmu. Zavedení komplexního, postupného přístupu k uzavíracím postupům řízení výstavby zajišťuje důvěryhodné předání dokončeného projektu.