Poplatky a úroky z prodlení vyměřené z faktur po splatnosti

Faktura je doklad používaný k vyúčtování klientům. Po obdržení faktury vzniká osobě nebo podniku povinnost zaplatit za poskytnuté zboží nebo služby. Co se však stane, když někdo odmítne fakturu zaplatit? Poté, co podnik nebo fyzická osoba obdrží písemné oznámení, může organizace, která fakturu vystavila, účtovat poplatky z prodlení nebo úroky z prodlení. Pozoruhodné však je, že místní pravidla a zákony ovlivňují poplatky z prodlení a úroky vyměřené z faktur po splatnosti.

Výpočet poplatků z prodlení a úroků.

Co jsou to poplatky z prodlení?

Podniky si mohou dovolit účtovat dodatečný poplatek nebo úrok z prodlení, pokud je faktura delší dobu nezaplacena. Kromě tohoto poplatku mohou společnosti účtovat další úrokovou sazbu z nezaplacené částky.

Proč účtovat poplatky z prodlení?

Poplatky z prodlení jsou pobídkou pro klienty, aby zaplatili za odebrané služby a aby zaplatili v přiměřené době. V opačném případě dojde u společností, které tyto služby poskytují, k přerušení a případně i ke komplikacím v cash flow. V konečném důsledku to může vést k finančním komplikacím, zejména u malých podniků.

Co vytváří poplatek z prodlení?

Poplatky z prodlení a úroky vyměřené z faktur po splatnosti závisí na délce doby, kterou společnost poskytla klientovi nebo odběrateli na zaplacení faktury. Standardní lhůta splatnosti faktury je 30 dní po obdržení faktury, ale může to být jakékoliv datum, které si společnost určí.

Pokud dojde k nezaplacení faktury po stanovené době, mohou společnosti účtovat částky poplatků z prodlení pro podnikatele i fyzické osoby. Smluvní ustanovení společnosti o lhůtě splatnosti obvykle obsahuje ustanovení o struktuře plateb a případných sankcích za pozdní platby. To může zahrnovat denní sankční úrokovou sazbu nebo některé jiné standardní poplatky z prodlení.

Standardní poplatky z prodlení nejsou regulovány státy ani federální vládou. Existují však státní limity úroků. Úrokové sazby se obvykle uvádějí v ročních procentech, ale mohou se počítat ročně, měsíčně, denně nebo skutečně za jakékoli časové období.

Místní zákony ovlivňují úroky účtované za opožděné faktury

Některé státy mají jedno procento pro smlouvy s již existujícími písemnými dohodami obsahujícími výslovné úrokové sazby a jiné procento pro smlouvy, které o poplatcích z prodlení mlčí. Například Alabama má zákonnou maximální úrokovou sazbu 8 % ročně pro písemné smlouvy a maximální sazbu 6 % ročně pro smlouvy, které neobsahují výslovnou doložku.

Několik příkladů zákonných sazeb států:

• Kalifornie omezuje smluvní sazbu na 12 %.
• Massachusetts na 6 %, pokud neexistuje smlouva.
• Colorado na 8 %, pokud není smlouva, a maximálně 45 %, což je jeden z nejvyšších úrokových limitů v zemi.
• Nevada nemá omezení smluvních úrokových sazeb, jinak platí základní úroková sazba u největší banky v Nevadě plus 2 %.

Je ponecháno na uvážení společnosti, zda klientům účtuje paušální poplatek nebo procento z nezaplacené částky po splatnosti. Poplatky z prodlení a úroky z prodlení jsou vymahatelné pouze v případě, že původní smlouva, resp. dohoda vytvořená mezi stranami obsahuje výslovnou a jasnou doložku o poplatcích z prodlení nebo úrocích z prodlení.

Příkladem jasné doložky může být „Na účty nezaplacené v termínech se vztahuje % měsíční finanční poplatek“. Tato klauzule by měla být na smlouvě uvedena čitelným a tučným písmem v blízkosti podpisového řádku, aby se předešlo případným konfliktům.

Stanovení poplatku z prodlení

Společnost může stanovit poplatek z prodlení a k další faktuře přiložit dopis s výzvou k úhradě a novou dlužnou částkou. Pro stanovení poplatku z prodlení existuje online kalkulačka, která vyžaduje zadání počtu dní (nebo měsíců) zpoždění platby, částky původní faktury a úrokové sazby, kterou určuje vaše smlouva.

Pro výpočet poplatku z prodlení s připočtením úrokové sazby vydělte roční sazbu 12, abyste zohlednili 12 měsíců v roce. Pokud stát povoluje 12 % ročně, odpovídá to 1 % za měsíc. Pokud máte fakturu ve výši 1 000 USD, činí úrok za daný měsíc 10 USD.

Kdy uplatnit poplatek z prodlení

Nejlepší praxí je zaslat klientovi upomínku o pozdní platbě před účtováním poplatku z prodlení nebo poplatků za úrokovou sazbu. To poskytuje klientům odklad, zejména pokud není známo, proč se klient opozdil s platbou, nebo pokud je pro něj opoždění s platbou netypické.

Je důležité zvážit klady a zápory zavedení poplatku z prodlení vůči klientovi. Často existují nepřímé důvody, proč se klienti opožďují s platbami. První povinností podniků by mělo být vést poctivý a korektní obchod a udržovat přátelské obchodní vztahy, v takovém případě uplatnění poplatku z prodlení, jakmile se platba opozdí nebo je opomenuta, způsobí pouze turbulence a mohlo by klienta přijít draho.

Kdy se účtuje poplatek z prodlení?

Poplatek z prodlení lze účtovat kdykoli po splatnosti platby (tj. po uplynutí 30denní lhůty splatnosti faktury). Společnost, která si váží vztahů se svými zákazníky, však nabídne odkladnou lhůtu mezi okamžikem splatnosti platby a okamžikem, kdy vyměřený poplatek z prodlení účtuje.

Úroky z faktur po splatnosti

Účtování úroků z nezaplacených faktur je ve většině odvětví běžnou praxí. Společnosti jsou ze zákona oprávněny účtovat úrokovou sazbu. Tento typ úroku je však vymahatelný pouze v případě, že mezi společností a klientem existuje dohoda o poplatcích z prodlení týkající se platebních podmínek a podmínek úročení nezaplacených faktur. Pokud neexistuje žádná existující dohoda, klient není povinen platit žádné úroky z nezaplacených faktur.

Ačkoli úrokové sazby nejsou přímo regulovány, některé státy omezují částku, kterou si společnost může účtovat v rámci poplatků z prodlení, a omezují procentní sazbu úroků. Obvykle by společnosti neměly účtovat více než 10 % ročně z poplatků z prodlení a faktur. Organizace by si však měly ověřit v příslušných státních předpisech, jaká procentní sazba je v jejich jurisdikci povolena.

Jak se vyhnout poplatkům z prodlení a úrokům z prodlení

Dohledávání klientů kvůli fakturám, a zejména kvůli nezaplaceným fakturám, může být ztrátou času a zdrojů. Aby se společnosti vyhnuly nutnosti vyměřovat poplatky z prodlení a úrokové sazby z faktur, měly by je finančně motivovat k včasnému placení faktur. Organizace mohou zvážit nabídku slevy za úplnou platbu předem nebo ve lhůtě splatnosti faktury. Jedná se o úspěšnou taktiku, jak se vyhnout nutnosti řešit poplatky z prodlení nebo účtování úrokové sazby vůči klientům a riskovat obchodní vztahy.

Aby se podniky ujistily, že nenechají faktury neúmyslně nezaplacené, měly by investovat do kvalitních účetních systémů. Zvažte vytvoření upomínek a elektronických upozornění, které pomohou udržet pořádek a provádět platby včas. Nastavení elektronických plateb nebo převodů může také usnadnit zasílání peněz přímo z vašeho podnikatelského účtu společnosti nebo poskytovateli služeb.

Žádné z těchto informací by samozřejmě neměly být brány jako právní nebo finanční rady a neměly by vás ani odradit od vyhledání pomoci licencovaného právníka, účetního nebo odborníka na finanční služby. Pokud se však chcete ujistit, že zásady vaší společnosti týkající se poplatků z prodlení nebo úroků vyměřených z faktur po splatnosti jsou v souladu s osvědčenými postupy, je to skvělý začátek!

Kalkulátor měsíčních a denních úroků pro výpočet úroků z nezaplacených faktur.