OneNote 101: Buďte organizovaní a produktivní s Microsoft OneNote

Pokud je vaše kancelář stejná jako ta naše, schůzky, porady u kávy a improvizované aktualizace stavu na chodbě se konají každý týden. U některých je to každý den. A když k nim dojde, je nevyhnutelné odejít se spoustou poznámek, nápadů, otázek, následných opatření a úkolů.

Problém je v tom, že udržet si přehled o poznámkách může být opravdu nepřehledné, opravdu rychle.

Ve skutečnosti je pravděpodobné, že máte několik poznámek ze schůzky označených v doručené poště, možná jsou uloženy ve wordovském dokumentu nebo, ještě lépe, načmárané na stránce ve vašem věrném zápisníku, který se zítra pokusíte rozluštit.

Při nesčetných schůzkách, každodenních úkolech a vaší stále rostoucí hromadě samolepicích poznámek se vám může zdát, že udržet si přehled o svých kuřecích škrábancích – a o svém dni – je těžké, ale nemusí.

Pokud jde o zjednodušení a organizaci vašich poznámek, máte na výběr z nepřeberného množství aplikací. Nebudeme však ztrácet čas zvažováním výhod a nevýhod každé z nich. Doporučujeme vám používat aplikaci Microsoft OneNote.

Je to nejlepší dostupná aplikace pro psaní poznámek

Proč?

No, od snadné navigace a dostupnosti na všech vašich zařízeních, přes okamžité vyhledávání až po možnost sdílení, spolupráce a vytváření v reálném čase, díky níž si budete připadat, že máte přehled o svých poznámkách – a o svém dni – jako procházka růžovým sadem.

A především, protože jsme zlatým partnerem společnosti Microsoft, jsme bezvýhradně zaujatí.

Ale když odstrčíme naše zlaté trofeje stranou, doporučujeme vám používat OneNote, i když si potrpíte na luxusní zápisník s koženou vazbou a brkem.

Zjednodušeně řečeno, Microsoft OneNote je digitální zápisník, který vám umožní dělat si poznámky a organizovat si den – jakýmkoli způsobem chcete.

Potřebujete speciální zápisník pro projekt?

Snadno.

Co takhle zápisník, ke kterému má přístup a který může aktualizovat celý váš tým současně?

Není problém.

Nebo si snad jen někam ukládáte své osobní poznámky a oblíbené recepty?

Jednoduché.

Ať už se rozhodnete používat OneNote jakkoli, díky živé synchronizaci budete mít digitální poznámkový blok na jednom místě, takže své poznámky vždy najdete tam, kde jste je zanechali.

V tomto výukovém kurzu vám OneNote představíme a ukážeme vám, jak začít, abyste mohli zamést s nepořádkem a posunout svou produktivitu a psaní poznámek na vyšší úroveň.

OneNote 101: Začínáme

Začátek práce s OneNote začíná rychlým rozhovorem s vaším oblíbeným týmem IT podpory – nebo návštěvou webu Microsoft OneNote, kde si stáhnete a nastavíte bezplatnou aplikaci – ano, je 100% zdarma.

Když už tam budete, doporučujeme vám stáhnout si a nastavit také verzi pro zařízení se systémy Android, Windows a IOS.

Poznámka: V tomto návodu budeme používat aplikaci OneNote pro systém Windows 10. V případě, že budete chtít používat aplikaci OneNote pro systém Windows 10, můžete si ji stáhnout a nastavit. Různé verze mohou mít mírně odlišné funkce a rozhraní, ale základní funkce zůstávají ve všech verzích aplikace OneNote stejné.

Pokud jste dříve strávili nějaký čas snahou „udělat si pořádek“ nošením fyzického zápisníku, všimnete si, že aplikace OneNote sdílí podobnou hierarchii:

Představení zápisníků, oddílů a stránek

Zápisníky

Zápisníky se nacházejí na vrcholu řetězce a obvykle představují široké téma. Můžete se například rozhodnout, že budete mít samostatné zápisníky pro osobní život a pro práci. Nebo můžete chtít být podrobnější a vytvořit samostatný zápisník pro každého svého klienta nebo projekt. Ať už se rozhodnete jakkoli, neexistuje zde žádný správný nebo špatný přístup, jen určete, co vám nejlépe vyhovuje, a pokračujte dál.

Sekce

V rámci svého zápisníku můžete své poznámky rozčlenit do barevných záložek známých jako sekce. Sekce vám pomohou uspořádat zápisník do dílčích témat a skupin. Máte-li například zápisník pro „klienta Z“, můžete si zvolit samostatné oddíly pro schůzky, projekty a obecné informace.

Stránky

Ve svých oddílech najdete stránky – sem vkládáte své poznámky, obrázky, zvuky, videa, odkazy a téměř vše, co vás napadne. Pokračujeme-li ve výše uvedeném příkladu „Klient Z“, v sekci „Schůzky“ si můžete zvolit stránku pro každou schůzku s klientem.

Největší předností aplikace OneNote je její flexibilita. Způsob, jakým se rozhodnete strukturovat své zápisníky, oddíly a stránky, bude vždy záviset na vašich individuálních požadavcích, ale pro začátek si nedělejte starosti s „nejlepší strukturou“. Oddíly a Stránky můžete vždy přesouvat, a dokonce můžete otevírat a zavírat tolik Zápisků, kolik chcete.

Udržet se na vrcholu své hry s poznámkami bez papíru závisí na schopnosti rychle a snadno zachytit své nápady a obsah. Dobrá zpráva? Díky nástrojům OneNote bohatým na funkce je to hračka, tady je návod, jak na to:

OneNote 101: Jak zachytit poznámky odkudkoli

Vložení volného formuláře

Vkládání nového do OneNote se trochu podobá používání aplikace Microsoft Word, i když na rozdíl od Wordu máte možnost vložit obsah kamkoli na stránku – a flexibilně ho přetáhnout, kam chcete.

A to se neomezuje jen na text. Rychlým kliknutím na kartu Vložení můžete vložit celou řadu různých dat, od obrázků, webových odkazů a tvarů až po podrobnosti o schůzkách, videa a zvuky, a vlastně i matematické rovnice, pokud o to požádáte.

A pokud přesto dáváte přednost čmárání poznámek volnou rukou, můžete to udělat.

Při používání aplikace OneNote na zařízení s dotykovou obrazovkou – například na tabletu nebo smartphonu – můžete poznámky, tvary a nápady zapisovat pomocí stylusu nebo prstu. A co víc, OneNote umí vaše škrábance převést do čitelného – a prohledávatelného – textu, takže se nemusíte snažit přijít na to, co jste napsali.

Udržujte své poznámky – a svou schránku – čisté

„Máte chvilku?“

Jak často vás někdo vyruší u pracovního stolu, abyste improvizovaně dohovořili o klientovi, projektu nebo úkolu?“

A jak často se potácíte kolem stolu v honbě za psacím náčiním, abyste to pak vzdali, otevřeli nový e-mail a poslali si seznam nově nalezených úkolů?“

„Pořád!“ ?“

Pokud ano, věnujte nyní 2 minuty nastavení funkce e-mail-to-OneNote – nebo požádejte svůj chytrý, prozíravý a skromný tým IT, aby to udělal za vás.

Příště, až se budete uprostřed něčeho zdržovat se zapsanými poznámkami, nemusíte si zahlcovat schránku. Místo toho stačí poznámky odeslat na adresu [email protected] a budou okamžitě k dispozici ve vašem poznámkovém bloku OneNote. Je to tak snadné.

Poznámka: Na adresu [email protected] můžete také přeposlat kopii svých cestovních plánů, účtenek nebo důležitých e-mailů, abyste si usnadnili archivaci a vyhledávání důležitých informací.

Web Clipper

Pokud trávíte jakoukoli část dne vyhledáváním online obsahu, například nových produktů pro svého šéfa, nové odrůdy kávy do kanceláře nebo velmi krátkého seznamu nejlepších poskytovatelů IT podpory v Perthu… 😉 Můžete se podívat, jak se vám daří. Nástroj Web Clipper v aplikaci OneNote zachytí obsah webové stránky do vašeho poznámkového bloku, kde můžete informace rychle a snadno upravovat, přidávat k nim poznámky a sdílet je.

A co víc, protože aplikace OneNote automaticky synchronizuje vaše poznámkové bloky napříč všemi vašimi zařízeními, budete mít k vystřiženým webovým stránkám přístup i na jakémkoli počítači, tabletu nebo telefonu – dokonce i když jste offline.

Ať už se jedná o psaní, výstřižky, inkoust nebo e-mail, existuje mnoho způsobů, jak vám OneNote pomůže rychle a efektivně přenést vaše nápady na stránku. Což znamená, že během chvilky budete mít Notebook plný úžasných poznámek. Což je skvělé za předpokladu, že neztrácíte čas procházením stránek, abyste něco našli.

Naštěstí má OneNote několik nástrojů, které usnadňují vyhledávání, sdílení a zabezpečení vašich poznámek. Podívejte se:

OneNote 101: Jak vyhledávat, sdílet a zabezpečit poznámky

Nejlepší na používání OneNote oproti tradičním poznámkovým blokům je možnost okamžitého vyhledání čehokoli, co hledáte, aniž byste museli listovat stránku za stránkou, abyste to našli.

Vyhledávání v OneNote

Jedním kliknutím na ikonu vyhledávání nebo dobře načasovaným stiskem klávesové zkratky CTRL + F pro ty, kteří si potrpí na zvláštní klávesové zkratky, se otevře vyhledávací panel aplikace OneNote. Stačí zadat kritéria vyhledávání a OneNote rychle prozkoumá veškerý váš psaný text, ručně psané poznámky a dokonce i slova, která se objevují v obrázcích, aby našel shodu.

Poznámka: Pokud chcete výsledky vyhledávání zúžit, můžete se rozhodnout omezit vyhledávání v aplikaci OneNotes na aktuální zápisník, aktuální oddíl nebo aktuální stránku pomocí rozbalovací možnosti pod vyhledávacím řádkem.

Tagování

Při uspořádání obsahu do zápisníků, oddílů a stránek si možná myslíte, že to je veškerá organizace, kterou budete potřebovat. Což je skvělé. Je čas rychle odsunout starý zápisník stranou.

Ale těsně předtím, než tak učiníte. Jediný pohled na systém označování v aplikaci OneNote vás možná přiměje odsunout starý zápisník do koše. Což je ještě lepší.

Jak fungují štítky OneNote?

Řekněme, že vedete projekt, říkejme mu Projekt:

A předpokládejme – protože jste výjimeční v psaní poznámek – že jste pro tento Projekt vytvořili zvláštní Zápisník.

A uvnitř tohoto Zápisníku jste vytvořili oddíl „Schůzky“ – který obsahuje několik stránek poznámek, jednu pro každou schůzku, kterou jste během projektu měli.

Brilantní. Mělo by to vypadat nějak takto:

V průběhu projektu je nevyhnutelné, že budete mít několik schůzek. Mohou se objevit otázky, mohou být stanoveny nové úkoly nebo sděleny důležité informace. A vaším úkolem je sdělit informace, delegovat úkoly, odpovědět na otázky a zachránit svět.

A co kdybyste, aniž byste museli procházet každou stránku poznámek, mohli:

• Nejrychleji vyhledat všechny otázky vznesené na každé jednotlivé schůzce?
• vyhledat seznam všech akčních bodů, které je třeba delegovat, nebo dokonce
• vyhledat všechny brainstormingové návrhy a nápady sdílené v průběhu celého projektu?“

No, můžete, a to pomocí štítků.

Zařazení poznámek znamená, že se můžete rychle vrátit k důležitým položkám, připomenout si úkoly nebo filtrovat poznámky libovolným způsobem. Označit můžete cokoli od jednoho řádku textu až po celou stránku. A je to také snadné:

Chcete-li své poznámky označit, stačí umístit kurzor vedle obsahu, kliknout na kartu Domů a z rozevíracího seznamu vybrat značku.

Ve výchozím nastavení je aplikace OneNote dodávána s předinstalovanými značkami, například „Důležité“, „To-Do“ a „Otázka“, které můžete ihned použít. Můžete si však vytvořit i vlastní značky. Pokud máte stejně jako my v organizaci více týmů, možná budete chtít vytvořit značku pro každý tým nebo řadu značek pro různé priority apod.

Pro vytvoření vlastní značky stačí v rozbalovací nabídce Značky kliknout na „Vytvořit novou značku“, dát značce název a vybrat ikonu, kterou chcete pro značku použít. Váš vlastní Tag bude nyní k dispozici k použití v rozbalovací nabídce Tag.

Když chcete rychle filtrovat poznámky podle určitého Tagu, stačí přejít do vyhledávacího řádku a zadat název Tagu. Chcete-li například vyhledat všechny otázky v poznámkovém bloku, můžete stisknutím klávesové zkratky CTRL+F vyvolat vyhledávací panel, zadat „Otázka“ a OneNote zobrazí všechny položky, které jste označili tagem otázka.

Poznámka: Chcete-li zúžit výsledky vyhledávání podle tagů, můžete vyhledávání v OneNotes omezit na aktuální poznámkový blok, aktuální sekci nebo aktuální stránku pomocí rozbalovací možnosti pod vyhledávacím panelem.

Sdílení a spolupráce

Ať už pořizujete zápis z důležité schůzky, poznámky na konferenci nebo brainstorming nápadů pro projekt, přijde chvíle, kdy obdržíte právě takovou zprávu:

A protože jste hrdina, který si dělá poznámky, náležitě vyhovíte a začnete své poznámky kopírovat a vkládat do e-mailu a odešlete ho – čímž zahájíte epickou hru e-mailového poznámkového tenisu… Ale co kdybyste nemuseli?

OneNote vám dává možnost sdílet zápisník se členy týmu, přáteli nebo rodinou, takže můžete spolupracovat, sdílet, získávat zpětnou vazbu a burcovat nápady – v reálném čase. OneNote dokonce sleduje, kdo k čemu přispěl, a to tak, že vedle obsahu automaticky vloží jeho iniciály.

Příště, až budete chtít své poznámky sdílet, stačí přejít na tlačítko Sdílet v pravém horním rohu a zadat e-mailovou adresu osoby, se kterou chcete svůj zápisník sdílet.

„Ale co když nechci, aby moje poznámky upravovali?“

Chápeme. I my můžeme být na své poznámky vzácní. Naštěstí máte plnou kontrolu nad tím, kdo má právo vaše poznámky upravovat nebo jen prohlížet.

Stačí kliknout na rozbalovací nabídku pod e-mailovou adresou příjemce a vybrat si mezi možnostmi „Může upravovat“ a „Může prohlížet“.

„Ale já nechci, aby mohli vidět všechny moje poznámky…“

Taky to chápeme – nechcete, aby se citlivé informace dostaly do nesprávných rukou, že? No, na rozdíl od vašeho starého zápisníku umožňuje OneNote chránit vaše informace snadno pomocí sekcí chráněných heslem.

Jak chránit poznámky heslem

1. Přejděte do sekce zápisníku, kterou chcete zabezpečit, a kliknutím pravým tlačítkem myši na kartu sekce zobrazte nabídku možností.
2. Zvolte „Ochrana heslem“ a klikněte na „Přidat heslo“.
3. Zadejte a potvrďte heslo a pak klikněte na Enter.

Pokud bude vaše sekce pod zámkem, nikdo nebude moci bez hesla prohlížet stránky v této sekci, a to ani v případě, že budete svůj notebook sdílet.

Několik důležitých poznámek k heslům:

• Hesla rozlišují malá a velká písmena a lze je použít pouze na vaše sekce notebooku
• OneNote používá k zabezpečení sekcí chráněných heslem šifrování. To znamená, že pokud zapomenete hesla sekcí, nikdo nebude moci vaše poznámky obnovit a odemknout – ani společnost Microsoft. Dávejte si proto při zadávání poznámek pozor a používejte správce hesel, abyste hru s hesly přepnuli na autopilota.
• Zamčené sekce také nejsou zahrnuty do vyhledávání v poznámkovém bloku. Aby se vaše poznámky daly prohledávat, musíte tedy sekci nejprve odemknout heslem.

Váš den, uspořádaný.

Ať už jste v počítači nebo v mobilním zařízení, díky OneNote najdete své poznámky vždy tam, kde jste je zanechali.

Při organizaci dne vám OneNote nabízí mnoho možností. A v komentářích pod článkem by nás zajímalo, jak OneNote používáte k udržení pořádku vy.

Pokud s OneNote teprve začínáte a máte už dost e-mailů, samolepicích poznámek a nečitelných úkolů, které vám zahlcují svět, vyzkoušejte některé z výše uvedených návrhů – možná vám to práci s poznámkami usnadní jako nic. Dokonce příjemné.