Nejlepší postupy pro vedení záznamů v malých firmách

Myslím, že mistr organizace Marie Kondo zde nemluvil o obchodních záznamech, ale určitě to platí: „

Podnikové záznamy dokládají obchodní transakce a činnosti. Rozvoj úspěšného podnikání vyžaduje organizaci na všech úrovních, včetně obchodních záznamů.

Údržba efektivního systému správy záznamů nezabere mnoho času a zefektivní vedení účetnictví, přípravu daní a finanční audity.

Podle těchto tipů vytvoříte systém vedení záznamů, který vám v období podávání daňových přiznání udrží nízký krevní tlak.

Zavedení systému správy dokumentů

Všechny obchodní transakce by měly být zdokumentovány, ať už na papíře, nebo elektronicky. S tím, jak vaše podnikání roste, roste i hromada papírů a souborů, které musí vaše firma uchovávat.

Nejprve přejděte na bezpapírový systém, aby byly všechny vaše záznamy snadno dostupné. Poté zaveďte digitální systém správy dokumentů, který uspořádá vaše firemní dokumenty. Poté přidejte systém kontroly dokumentů, který stanoví, jak často je třeba dokumenty kontrolovat a aktualizovat.

Zkontrolujte, zda existuje povinnost uchovávání záznamů

Vedení záznamů není jen o tom, abyste vykouzlili úsměv na tváři svého daňového poradce. Jde také o splnění mandátů pro uchovávání dokumentů.

Mandáty IRS a ministerstva práce (DOL) pro uchovávání záznamů se pohybují mezi dvěma a šesti lety v závislosti na dokumentu. Bez ohledu na to uchovávejte všechny obchodní záznamy po dobu nejméně sedmi let.

Některé obchodní záznamy, například osvědčení o osvobození neziskové organizace od daně nebo daňové identifikační číslo podniku, nikdy neztratí na významu, takže je mějte vždy po ruce.

Pravidla IRS pro uchovávání záznamů se vztahují na záznamy, které vám pomohly vypočítat nebo zdůvodnit příjmy z podnikání, daňové odpočty nebo daňové úlevy. DOL vyžaduje, abyste uchovávali veškeré dokumenty, které vám pomohly při zpracování mezd.

Finanční úřad IRS může kontrolovat finanční záznamy vašeho podniku až sedm let zpětně a ještě déle, pokud nepodáváte daňové přiznání nebo jste podezřelí z podvodu. Většina účetních znalců vám radí, abyste všechny obchodní dokumenty uchovávali nejméně sedm let poté, co přestanou být relevantní.

Mezi nejběžnější obchodní záznamy patří např:

• Jména, adresy a kontaktní údaje zaměstnanců
• Pracovní výkazy zaměstnanců
• Výplatní pásky zaměstnanců
• Všechny daňové formuláře předkládané finančnímu úřadu
• Bankovní výpisy
• Dokumenty o pojištění
• Smlouvy, včetně úvěrů a hypoték
• Příjmové doklady o nákupu
• Faktury odběratelů
• Daňová přiznání
• Účetní výkazy
• Odpisové plány
• Dokumenty o registraci podniku
• Zápisy ze zasedání představenstva
• Právní spisy
• Emaily

Státy mohou dále specifikovat pravidla uchovávání dokumentů, proto se podívejte na webové stránky ministerstva financí vašeho státu, kde najdete podrobnější informace.

Vyberte si účetní a mzdový software, který generuje záznamy

Přenechte softwaru vedení při vytváření účetních záznamů pro malé podniky, jako jsou faktury pro zákazníky a daňové formuláře pro mzdy.

Většina účetních softwarů umí generovat faktury pro zákazníky. Software by vám měl také automaticky pomoci se základy účetnictví, například s evidencí pohledávek při vyúčtování zákazníkovi.

Většina účetních softwarů umí generovat zákaznické faktury. Zdrojem je např: Xero.

Váš mzdový software by se měl postarat o vytvoření daňové evidence mezd, jako např:

• Formuláře W-2
• Formuláře W-3
• Formuláře 1099-MISC
• Formuláře 1099-NEC, novinka v roce 2020
• Formuláře 941

Mzdový software tyto formuláře vygeneruje a podá příslušnému úřadu, ať už je to daňový úřad, správa sociálního zabezpečení (SSA), nebo oba. Tyto formuláře můžete snadno vyhledat ve svém mzdovém softwaru, kdykoli je budete potřebovat.

Srovnávání záznamů s transakcemi při odsouhlasování bankovních účtů

Účetnictví 101 nás učí mít dokumentaci ke všem obchodním transakcím. Zvládněte základy účetnictví tím, že se vedení záznamů stane součástí účetnictví vaší malé firmy.

Souhlasení bank pomáhá malým firmám odhalit chyby a pochopit jejich finanční situaci. Je to také ideální čas, abyste se ujistili, že máte záznamy o všech obchodních transakcích.

Při měsíčním odsouhlasování bank porovnejte každou transakci v účetním softwaru se záznamem. Při procházení obchodních transakcí se ujistěte, že máte odpovídající fakturu, účtenku nebo smlouvu.

Pokud to váš software umožňuje, ukládejte své obchodní záznamy do účetního softwaru. Intuit QuickBooks Online umožňuje uživatelům připojit dokumenty ke každé transakci, takže každý, kdo otevře vaše účetnictví, si může prohlédnout související záznam.

Připojte záznamy přímo k obchodním transakcím ve svém účetním softwaru. Zdroj: ČSOB, s. r. o:

Zálohujte a zabezpečte své záznamy

Žijeme v době, kdy se množí úniky dat a přírodní katastrofy. Věnujte čas zálohování a zabezpečení svých záznamů, abyste předešli katastrofě.

Záznamy uložené na papíře nebo na pevném disku by měly být zálohovány alespoň na jednom dalším místě. Digitalizujte všechny dokumenty, abyste uchovali informace, které by mohly být ztraceny, odcizeny nebo zničeny.

Uložení záznamů v cloudovém softwaru snižuje riziko jejich ztráty, ale zvyšuje riziko krádeže. Vaše firemní záznamy obsahují citlivé informace, jako jsou čísla sociálního zabezpečení (SSN) zaměstnanců.

Při ukládání firemních záznamů online zabezpečte svůj účet jedinečným a silným heslem a zapněte dvoufaktorové ověřování.