Jak zlepšit své obchodní psaní

Pravděpodobně píšete v práci neustále: návrhy klientům, poznámky vedoucím pracovníkům, neustálý tok e-mailů kolegům. Jak ale zajistit, aby vaše psaní bylo co nejjasnější a nejefektivnější? Jak docílit toho, aby vaše sdělení vynikla?“

Co říkají odborníci
Přepracovaní manažeři, kteří mají málo času, si možná myslí, že zdokonalovat se v psaní je únavné nebo dokonce lehkovážné. Ale umět vytvořit zajímavou a inteligentní větu je nezbytné pro efektivní komunikaci, získání zakázky a odlišení se od ostatních. „Jak nezapomenutelně řekl Marvin Swift, jasné psaní znamená jasné myšlení,“ říká Kara Blackburn, vedoucí lektorka manažerské komunikace na MIT Sloan School of Management. „Můžete mít všechny skvělé nápady na světě, ale pokud je nedokážete sdělit, nikdo je neuslyší.“ Naštěstí má každý schopnost se zlepšit, říká Bryan Garner, autor knihy The HBR Guide to Better Business Writing. Efektivní psaní „není dar, se kterým se člověk narodí,“ říká. „Je to dovednost, kterou si vypěstujete.“ Zde je návod, jak psát jednoduše, jasně a přesně.

Přemýšlejte, než začnete psát
Předtím, než přiložíte pero k papíru nebo ruce ke klávesnici, zvažte, co chcete říci. „Chybou mnoha lidí je, že začnou psát předčasně,“ říká Garner. „Myšlenky rozpracovávají až v průběhu psaní, což způsobuje, že jejich psaní je méně strukturované, meandrující a opakující se.“ Zeptejte se sami sebe: Co by mělo moje publikum vědět nebo si myslet po přečtení tohoto e-mailu, návrhu nebo zprávy? Pokud odpověď není jasná okamžitě, postupujete příliš rychle. „Ustupte a věnujte více času shromažďování myšlenek,“ radí Blackburn.

Buďte přímí
Sdělte svůj názor hned na začátku. Mnoho lidí zjišťuje, že styl a struktura psaní, které si osvojili ve škole, ve světě podnikání nefungují tak dobře. „Jednou z velkých nemocí obchodního psaní je odkládání sdělení do střední části textu,“ říká Garner. Tím, že nejprve stručně představíte hlavní myšlenku, ušetříte čtenáři čas a vybrousíte argumentaci, než se ponoříte do většiny textu. Při psaní delších poznámek a návrhů Garner doporučuje uvést problém a navrhované řešení v „maximálně 150 slovech“ na začátku první strany. „Osvojte si dovednost shrnutí,“ říká. „Pokud nebude dobrý váš otvírák, nebude dobrý ani celý text.“

Odříznout tuk
Nepoužívejte „tři slova, když by stačilo jedno“, říká Blackburn. Čtěte své psaní kritickýma očima a ujistěte se, že každé slovo směřuje k větší pointě. Vyškrtněte každé zbytečné slovo nebo větu. Není například nutné říkat „všeobecný konsenzus názorů“, když stačí „konsenzus“. „Ve chvíli, kdy čtenáři pocítí, že je psaný text mnohomluvný, začnou se od něj odvracet,“ říká Garner. Navrhuje vypustit předložky (z hlediska názoru se stane názor), nahradit slova na -ion slovesy dějovými (z poskytované ochrany se stane chráněná), používat spojky (don’t místo do not a we’re místo we are) a vyměnit is, are, was a were za silnější slovesa (indicates místo is indicative of).

Vyhněte se žargonu a slovům za 10 dolarů
Business psaní je plné oborových buzzwordů a akronymů. A i když jsou tyto výrazy někdy nevyhnutelné a občas mohou být užitečné jako zkratky, často ukazují na lenost nebo nepřehlednost myšlení. Když jich použijete příliš mnoho, čtenář se bude domnívat, že jedete na autopilota – nebo ještě hůře, nebude rozumět tomu, co říkáte. „Žargon nepřináší žádnou přidanou hodnotu,“ říká Blackburn, ale „jasnost a stručnost nikdy nevyjdou z módy“. Garner navrhuje vytvořit si „černou listinu“ slov, kterým je třeba se vyhnout, včetně výrazů jako „akční“, „klíčová kompetence“, „nárazový“ a „stimulovat“. Měli byste se také vyhnout používání velkolepých výrazů. Pisatelé se často mylně domnívají, že použití velkého slova, když stačí jednoduché, je známkou inteligence. Není tomu tak.

Přečtěte si, co píšete
Vžijte se do situace svého čtenáře. Je vaše pointa jasná a dobře strukturovaná? Jsou věty jednoduché a stručné? Blackburn doporučuje číst pasáže nahlas. „Právě tam se tyto nedostatky odhalí: mezery ve vašich argumentech, těžkopádná věta, část, která je o dva odstavce delší,“ říká. A nebojte se požádat kolegu nebo přítele – nebo ještě lépe několik kolegů a přátel – aby vaši práci upravili. Přivítejte jejich zpětnou vazbu, nezlobte se na ně. „Editace je aktem přátelství,“ říká Garner. „Není to akt agrese.“

Praktikujte každý den
„Psaní je dovednost,“ říká Blackburn, „a dovednosti se zlepšují praxí.“ Garner doporučuje číst každý den dobře napsané materiály a dávat pozor na výběr slov, strukturu vět a plynulost. „Začněte si všímat stylu deníku The Wall Street Journal,“ říká. Investujte do příručky stylu a gramatiky, která vám poslouží jako reference – Garner doporučuje Fowlerovu knihu Modern English Usage. A co je nejdůležitější, vyhraďte si v rozvrhu čas na úpravy a revize. „Psaní a přepracovávání vlastních textů je místem, kde dochází ke změně, a ta není rychlá,“ říká Blackburn. „Ten čas je dobře strávený, protože dobří spisovatelé se při práci odlišují.“

Zásady, které je třeba si zapamatovat:

Dělejte:

• Plánujte si, co budete říkat, aby vaše psaní bylo přímočařejší a účinnější.
• Používejte úsporná slova a udržujte věty krátké a výstižné.
• Vyhýbejte se žargonu a „módním“ slovům. Místo toho se snažte o srozumitelnost.

Nezkoušejte:

• Tvrdit, že prostě neumíte psát. Cvičením se každý může stát lepším spisovatelem.
• Předstírejte, že váš první návrh je dokonalý, nebo dokonce ucházející. Každý dokument lze vylepšit.
• Pochovejte své argumenty. Hlavní myšlenku prezentujte co nejdříve.

Případová studie č. 1: Nebojte se sdílet
Když David McCombie začal pracovat jako manažerský konzultant ve společnosti McKinsey &, okamžitě si uvědomil, že styl psaní, který si vypiloval na Harvardově právnické fakultě, není vhodný pro komunikaci na úrovni vedoucích pracovníků. „Byla to struktura mých argumentů,“ říká David. „Dostával jsem zpětnou vazbu, že musím rychleji přejít k věci.“

Při právnickém nebo akademickém psaní „zpravidla začnete s budováním argumentace a hlavní myšlenku umístíte až na konec,“ říká. „Ale v obchodní komunikaci je lepší začít nejdříve závěrem.“

Aby byl jeho písemný projev přímočařejší a efektivnější, požádal David několik svých starších kolegů o všechny jejich minulé prezentace a zprávy, aby mohl napodobit klíčové prvky jejich formátu a stylu. Důležité e-maily také zkopíroval důvěryhodným kolegům, kteří byli obzvláště zkušení komunikátoři, a požádal je o zpětnou vazbu.

David tyto postupy přenesl do soukromé kapitálové společnosti McCombie Group, kterou založil v Miami. „Vše, co je důležité, posílám svému partnerovi a on si to po sobě přečte,“ říká David a dodává, že ví, že si úpravy nemá brát osobně. „Bavíme se o tom, jestli existuje lepší způsob, jak sdělit nějakou myšlenku, jak být stručnější.“

Zlepšení jeho psaní mělo přímý vliv na Davidovu schopnost stát se vlivným hlasem ve svém oboru. V současné době píše knihu o mezeře na trhu své private equity firmy The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

„I když jsem uměl dobře psát o podnikání od začátku, myslím, že neustálé zlepšování psaní a jeho posun na další úroveň je naprosto klíčové pro úspěch,“ říká David. „Čím více to děláte, tím je to jednodušší.“

Případová studie č. 2: Studujte dobré psaní
Tim Glowa si již vybudoval úspěšnou kariéru strategického marketingového konzultanta, když se rozhodl nastavit své ambice o něco výše. „Chtěl jsem být vnímán jako myšlenkový vůdce,“ říká Tim, „a k tomu jsem potřeboval mít svůj názor a potřeboval jsem tento názor veřejně prezentovat.“

Věděl, že klíčem ke zlepšení jeho profesní reputace je tvorba chytrých a stravitelných článků a výzkumných prací. Jeho psaní již bylo dobře přijímáno kolegy a vrstevníky, ale velká část jeho zkušeností byla zakořeněna v akademickém psaní. Začal tedy číst obchodní publikace, jako je McKinsey Quarterly, aby si osvojil styl. „Studoval jsem, jak komunikují,“ říká Tim, „a snažil se, aby mé vlastní psaní bylo přímější a stručnější.“

Do svého psaní také zavedl rituál osnovy. Před psaním zpráv a memorand nyní začíná krátkou osnovou se třemi hlavními cíli. „Nemůžete prostě začít psát a čekat, že se někam dostanete,“ říká. „To je jako jít na procházku a nevědět, kde je cíl.“

Tim, nyní spoluzakladatel marketingové analytické firmy Bug Insights, věří, že díky tomuto úsilí se stal efektivnějším komunikátorem a zlepšil nejen své delší písemnosti, ale i e-maily a dokonce i hlasové zprávy. „Promítá se to prakticky do veškeré mé komunikace,“ říká. A jeho práce si nachází své publikum. Několik jeho článků bylo staženo více než 100 000krát a společnost z žebříčku Fortune 50 nedávno použila jeden z jeho článků v interním programu školení a rozvoje.

Tim je spokojen se svým pokrokem, ale říká, že nepřestane vynakládat další úsilí. „Musíte na tom pracovat,“ říká. „Vždycky, když rozvíjíte nějakou novou dovednost, musíte ji studovat.“