Jak vyvážit pokladní zásuvku jako šéf

Vyvážení pokladní zásuvky je nezbytnou součástí každodenní rutiny vašeho podnikání. Stejně jako si čistíte zuby, měli byste denně vyvažovat i pokladní zásuvku.

Pokud máte problém s vyvážením pokladní zásuvky, nejste sami. Přečtěte si, jak vyvážit pokladní zásuvku, a také tipy a triky, jak udržet zásuvku v pořádku.

Co je to pokladní zásuvka?

Než se ponoříte do toho, jak vyvážit pokladní zásuvku, musíte se o ní dozvědět několik základních informací.

Vaše pokladní zásuvka, nazývaná také pokladna nebo pokladna, uchovává hotovost, mince, šeky a další cenné předměty (např. peněžní hotovost, mince a šeky), kupóny) v místě prodeje (POS).

Na konci každého dne, směny nebo období musíte pokladní zásuvku vyrovnat, abyste zaúčtovali všechny příchozí transakce. Transakce zahrnují nejen hotovost a šeky, ale také platby kreditní kartou a případné spropitné.

Nejlépe je, pokud k vyvážení pokladní zásuvky pověříte určené zaměstnance nebo vedoucí pracovníky. Tak budete mít k dispozici důvěryhodné zaměstnance, kteří pracují s příchozí hotovostí, a ne více osob.

Mezi podniky, které jsou obvykle zodpovědné za vyvážení pokladní zásuvky, patří:

• Obchody s oblečením
• Supermarkety
• Restaurace
• Pekárny
• Ostatní maloobchodní prodejny

Jak často byste měli vyvážit pokladní zásuvku?

Aby bylo účetnictví co nejpřesnější, měli byste pokladnu vyvážit každý den nebo po každé směně. Tímto způsobem můžete rychle (a snadno) provést opravy, pokud něco nesedí.

Oprava něčeho před několika dny, týdnem nebo dokonce týdny může být časově náročná a složitá, protože se musíte vracet a kontrolovat chyby každý den zvlášť. Vyrovnávání na denní bázi pomáhá snížit bolestivé dohledávání nesrovnalostí v pokladní zásuvce.

Kroky pro vyrovnání pokladní zásuvky

Pokud jde o vyrovnání pokladní zásuvky, vaše kroky se mohou lišit od kroků jiné firmy. Například větší podnik může potřebovat během dne provést více vkladů. Nebo menší podnik může mít pouze jednu pokladní zásuvku, kterou je třeba počítat.

Nezávisle na tom, jak malý nebo velký je váš podnik, zde jsou čtyři kroky, které vám pomohou správně vykročit, pokud jde o vyrovnávání pokladní zásuvky.

Pořiďte si pokladní sestavu

Předtím, než začnete vyrovnávat pokladní zásuvku a účtovat veškeré příchozí peněžní toky, musíte si vytisknout nebo zpřístupnit pokladní sestavu, která podrobně uvádí, kolik byste měli mít v pokladně.

Výkaz POS rozdělí celkové částky podle kategorií, jako jsou hotovost, šeky a transakce kreditními kartami.

Počítejte hotovost

Jakmile máte po ruce výkaz POS, je čas spočítat hotovost.

Na začátku každého dne nebo směny byste měli mít v pokladně stálou částku peněz, například 100 USD. Tím zajistíte, že budete mít dostatek hotovosti, abyste mohli zákazníkům vydat drobné.

Při přepočítávání pokladny na konci každé směny nebo dne spočítejte hotovost a sečtěte šeky, účtenky z kreditních karet a další transakce.

Aby tento proces nebyl tak zdlouhavý, zvažte investici do počítacího stroje. Díky počítacímu stroji se nemusíte zabývat ručním počítáním hotovosti nebo drobných ručně.

Ujistěte se také, že jste od aktuálního zůstatku hotovosti odečetli počáteční zůstatek hotovosti (např. odečtěte 100 USD).

Zaznamenejte, kolik je v pokladně hotovosti, šeků, kupónů, kreditů atd. Zde je příklad, jak můžete evidovat celkové částky:

Po sečtení příjmů z kreditních karet, šeky a hotovost, porovnejte součty s pokladní sestavou. Shodují se? Pokud ano, jste v pořádku! Pokud ne, máte co prohledávat.

Vyžehlete nesrovnalosti

Takže máte nesrovnalost v pokladní zásuvce? Žádný strach! To se majitelům malých podniků stává neustále.

Většina nesrovnalostí je způsobena lidskou chybou, například vydáním nesprávných drobných zákazníkovi nebo špatným uložením účtenky z kreditní karty.

Při vyrovnávání pokladní zásuvky si dávejte pozor na přebytky i nedostatky. Přebytek vzniká, když je v zásuvce více peněz, než kolik byste podle pokladní zprávy měli mít. Nedostatek je, když je v pokladně nedostatek.

Nedostatek může znamenat, že se hotovost ztratila, byla odcizena nebo byla špatně spočítána. Přebytek obvykle znamená, že vaši zákazníci byli o něco ochuzeni.

Při pokusu o vyřešení nesrovnalostí proveďte následující kroky:

1. Přepočítejte hotovost, šeky, kupony, účtenky z kreditních karet atd.
2. Překontrolujte, zda v zásuvce a pokladně a v jejím okolí nechybí informace (např, účtenky)
3. Prohlédněte si informace o pokladních transakcích, např. o transakcích s kreditními kartami (je-li to relevantní)

Ujistěte se, že někdo zaznamenává nesrovnalosti v hotovosti do výkazu zisku a ztráty malého podniku (P&L). Do výkazů P&L přidejte řádek pro zaúčtování pokladních nesrovnalostí.

Zaznamenejte transakce v pokladní zásuvce

Po přepočítání zásuvky a kontrole případných nesrovnalostí zaznamenejte transakce v pokladní zásuvce do svého účetnictví.

Při zaznamenávání součtů pokladny nezapomeňte zaúčtovat počáteční zůstatek (např. 100 USD). Zaznamenejte do účetních knih veškerou hotovost, kredit, kredit obchodu (pokud je k dispozici), šeky, kupony a další tržby.

Pokud se vyskytnou nesrovnalosti, které jste nemohli vyřešit, zaúčtujte přebytky nebo nedostatky do samostatného sloupce.

Níže se podívejte na příklad vyrovnané pokladny:

Takže jak to vypadá, když nesouhlasí výkaz pokladny a počty? Podívejte se na zásuvku s některými nesrovnalostmi.

Jak je vidět, ve výše uvedené zásuvce chybí 17,78 USD v hotovosti a kupony v hodnotě 2,50 USD.

V pokladně je také dalších 12,78 USD v šecích, které nejsou zaúčtovány v tržbách. Pokud jsou tržby z šeků nižší než celkový počet vybraných šeků, může to být způsobeno tím, že zaměstnanec zaúčtoval transakci pod nesprávnou platební metodou.

Tipy pro vyvážení zásuvek

Vyvážení pokladních zásuvek nemusí být složité. Použijte níže uvedené tipy, které vám pomohou udržet zásuvku v perfektní kondici.

Na každou zásuvku připadá jedna osoba

Pokud jde o pokladní zásuvku, čím méně osob do ní má přístup, tím lépe. Zvažte omezení počtu osob, které každou zásuvku používají. Omezení vám umožní vyhnout se nesrovnalostem v pokladní zásuvce a může vám pomoci zabránit krádežím na pracovišti.

Stejná myšlenka by měla platit i pro správce vaší pokladní zásuvky. Omezte počet osob, které ve vaší firmě vyrovnávají pokladny a zpracovávají účetnictví pokladních zásuvek.

Přidělte povinnosti

Z důvodu odpovědnosti pověřte jednoho nebo dva důvěryhodné zaměstnance vyrovnáváním pokladní zásuvky (zásuvek). Jednu osobu můžete pověřit počítáním zásuvky, zatímco druhý zaměstnanec připravuje bankovní vklad. Nechte zaměstnance, kteří spravují pokladní zásuvky, podepsat protokol, že zásuvku vyrovnali.

Na začátku následujícího dne nebo následující směny přepočítejte hotovost v každé zásuvce, abyste ověřili, že počáteční zůstatek je správný. Pokud vaše firma používá více zásuvek, přidělte tento úkol každému pokladníkovi a nechte ho přepočítat jeho jednotlivou zásuvku.

Využívejte přehledy o prodeji

Pokud máte pokladní systém, nebojte se využít přehledy o prodeji ve svůj prospěch. Pomocí sestav můžete zjistit počáteční, aktuální a konečný zůstatek zásuvky. Přehledy prodejů vám mohou pomoci:

• Vyhnout se tomu, abyste měli v zásuvce příliš mnoho hotovosti
• Ověřit, zda zákazník nepřišel zkrátka
• Zjistit krádeže zaměstnanců

Přehledy prodejů vám také mohou poskytnout přehled o toku hotovosti za daný den. Pokud se chcete podívat, jak si vedou tržby, vytáhněte si přehled o tržbách.

Vkládání hotovosti během dne

Chcete-li mít v pokladně pěkný pořádek, zvažte její vyčištění během dne. Jak to tedy můžete udělat? Vklady.

Pokud zjistíte, že vaše pokladní zásuvka během dne přetéká, proveďte několik drobných vkladů do trezoru nebo banky, aby se počet hotovosti v pokladně snížil. V opačném případě byste se mohli potýkat s neuspořádanou zásuvkou a ztracenými nebo odcizenými penězi.

Vklady provádějte v pomalejších obdobích během dne. Tak nebudete muset složitě vybírat a počítat hotovost.

V závislosti na velikosti vaší firmy a příchozí hotovosti může být nutné provádět více vkladů během dne. Pokud je váš podnik menší, můžete tento krok pravděpodobně zcela vynechat.

Pozor na soustavné nesrovnalosti

Pokud si začnete opakovaně všímat nesrovnalostí v pokladní zásuvce, může se něco dít. Pokud se hotovost trvale neshoduje s hlášeními z pokladny, můžete mít co do činění s odcizenými prostředky.

Sledujte vzorce, například běžné nedostatky. Pokud si například všimnete, že v zásuvce některého zaměstnance neustále chybí 20 dolarů, možná budete muset více pátrat a pozorovat.

Potřebujete vyúčtovat tok hotovosti v zásuvce? Žádný problém! Účetní software Patriot vám umožní snadno evidovat příjmy a výdaje vaší firmy. Začněte s vlastní ukázkou ještě dnes!

Líbí se vám, co čtete? Pojďme se spojit, příteli! Dejte nám lajk na Facebooku a pojďme si popovídat.

Toto není zamýšleno jako právní poradenství; další informace naleznete zde.