Jak psát e-maily, které prakticky zaručují odpověď (se šablonami!) – Mindmaven.com

Jak psát e-maily, které prakticky zaručují odpověď (se šablonami!)

Strávili jste někdy přípravou „dokonalého“ e-mailu celou věčnost, abyste se pak dočkali jen ticha? Pokud jste na tom podobně jako většina lidí, pravděpodobně ano.

Nakonec, nedávná studie zjistila, že průměrný člověk obdrží denně asi 141 e-mailů, ale odešle jich pouze 40.

Nemusíte být matematik, abyste si uvědomili, že to znamená, že na 3/4 e-mailů, které někdo obdrží, nikdy neodpoví. Otázkou je, jak to udělat, abyste zvýšili šance, že budete součástí té vytoužené 1/4?

Jistě: velkou roli v tom hraje to, jak napíšete svůj úvodní e-mail, a o tom, jak psát e-maily, které dostanou odpověď, jsme již poměrně obšírně hovořili.

Ale nakonec je váš úvodní e-mail jen polovinou úspěchu. I když uděláte všechno správně, stejně nemusíte dostat odpověď. A když se to stane, štěstí je v následných e-mailech.

Problém je, že mnoho lidí neví, jak a kdy posílat následné e-maily. Tato nejistota je znejistí a v důsledku toho často nakonec nepošlou nic (nebo pošlou něco, co je přinejlepším neúčinné).

Dnes si povíme o třech osvědčených šablonách následných e-mailů, které můžete použít a které vám prakticky zaručí odpověď od příjemce.

Poznámka: Tento příspěvek na blogu je součástí našeho nového online programu The Email Response & Opportunity Generation Course. Klikněte zde a dozvíte se více!

Nejdříve to nejdůležitější: Než se k tomu ale dostaneme, chci upozornit na jednu důležitou věc: Překonejte sami sebe – není to osobní

. Pokud pošlete e-mail, na který nedostanete odpověď, neberte si to osobně.

Nedostatek odpovědi nemusí nutně znamenat, že s vaším e-mailem bylo něco v nepořádku, ani to nemusí znamenat, že vás druhá osoba záměrně ignoruje.

Podle mých zkušeností to tak bývá jen zřídka.

Pravdou je, že příjemce váš e-mail pravděpodobně viděl a měl v úmyslu na něj odpovědět. Jenže později. Až se věci zpomalí. Problém je – navzdory jejich nejlepším úmyslům – že v době, kdy se věci konečně zpomalily o několik hodin (nebo dokonce dní) později, prostě zapomněli.

Vím, že jsem to udělal, a možná jste tím vinni také.

Takže to mějte na paměti:

Pokud váš původní e-mail vychází z toho, že druhé osobě poskytujete skutečnou hodnotu, nemusíte se ničeho obávat.

Neignorují vás a vy je zasláním následného e-mailu neobtěžujete (pokud to děláte správně). Ve skutečnosti, pokud jste si skutečně jisti hodnotou, kterou si myslíte, že můžete této osobě poskytnout, prokazovali byste jí medvědí službu, kdybyste na ni nenavázali.

Překonejte tedy počáteční nepříjemné pocity a myslím, že zjistíte, že mnoho lidí tuto připomínku skutečně ocení.

Čtyřtýdenní herní plán následných e-mailů

A s tím, co bylo řečeno, přejděme k hernímu plánu následných e-mailů.

Níže najdete tři samostatné následné e-maily. Všimněte si, že tyto e-maily nemají být vzájemně zaměnitelné – jde o sekvenci, která by měla proběhnout v průběhu 4 týdnů (nebojte se, dám vám doporučení pro načasování).

Krátká poznámka: Tyto šablony se opakovaně osvědčily jak z mých zkušeností, tak ze zkušeností mnoha mých klientů. Ačkoli tedy určitě chcete obsah personalizovat, abyste měli pocit, že pochází od vás, doporučuji, abyste se příliš neodchylovali od původních sdělení.

Následný e-mail č. 1: Rychlý re-ping

Tato první následná zpráva by měla být odeslána 5 dní po prvním e-mailu a slouží k jedinému účelu: Vrátit vaše jméno na první místo v jejich schránce.

Měla by být krátká, bez nátlaku a bez pocitu viny. Z obsahového hlediska jde pouze o shrnutí obsahu vašeho původního e-mailu v jedné nebo dvou větách.

Na konec tohoto následného e-mailu je také dobré uvést vaši původní zprávu, aby ji příjemce nemusel hledat ve své schránce. Například:

Předmět:

Ahoj Johne,

chtěl jsem jen navázat na e-mail, který jsem ti před chvílí poslal ohledně setkání na rychlý rozhovor. Původní e-mail najdeš pod mým podpisem. Měl bys o to zájem?“

Dobrý den,

Anne

Myslím, že ve většině případů ti bude stačit jediná navazující zpráva, jako je ta výše, abys dostal odpověď, kterou hledáš. Ale pokud se tak nestane …

Následný e-mail č. 2: Přátelská kontrola

Druhý následný e-mail by měl přijít 7 dní po následné zprávě Přátelský re-ping.

Stejně jako v prvním případě není vaším cílem druhou osobu obviňovat nebo jí dávat vinu. Ve skutečnosti by tento e-mail měl působit přesně opačně. Dejte příjemci výhodu pochybností a předpokládejte, že se vaše zprávy prostě někde ztratily. Například:

Předmět:

Ahoj Johne,

chtěl jsem poslat rychlou zprávu v návaznosti na můj e-mail o spojení na krátký rozhovor.

Protože jsem se zatím neozval, zajímalo by mě, jestli jsi ty e-maily vůbec dostal, a chtěl jsem se ujistit, že nepropadly (vím, že jsem určitě přehlédl několik e-mailů, které byly omylem zařazeny do spamu). Bylo by skvělé, kdybyste mi mohli poslat rychlý ping, abych věděl, že jste je dostali. Níže přikládám původní e-mail.

Pozdrav,

Anne

Znovu doporučuji, aby tento e-mail zůstal ve stejném vlákně jako vaše původní kontrolní zpráva, aby měli všechny souvislosti a informace, které potřebují k přímé odpovědi na tento e-mail.

Kontrolní e-mail č. 3: Poslední šance

Závěrečný kontrolní e-mail by měl být odeslán 14 dní po přátelské kontrole. V tuto chvíli uplynulo téměř 30 dní; je tedy čas trochu změnit přístup.

Touto zprávou se snažíte vytvořit pocit naléhavosti tím, že stáhnete nabídku ze stolu. Nejdříve vám uvedu příklad a pak ho rozeberu na základní prvky:

Předmět:

Ahoj Johne,

Protože jsem neměl moc štěstí, abych tě zastihl e-mailem, napadlo mě, že zkusím jiný kanál. Právě jsem ti nechal hlasovou zprávu navazující na e-mail o výzkumném projektu z doby před několika týdny.

Pokud se mi neozvete, budu předpokládat, že teď není nejvhodnější doba a přestanu tuto záležitost sledovat. Pokud jsem situaci špatně pochopil a máte zájem, rychle mi napište. Níže jsem pro vaše pohodlí přiložil původní e-mail.

Pozdrav,

Anne

Jak vidíte, tento e-mail má dvě základní složky:

• Především předpokládá, že jste se pokusili oslovit příjemce jiným médiem. Možná e-mail prostě není jeho preferovaný způsob komunikace, jeho spamové filtry jsou nastaveny příliš vysoko nebo je jeho schránka jednoduše příliš zahlcena. Tento potenciální problém můžete překonat jednoduše tím, že vyzkoušíte novou metodu oslovení, například telefonát, textové zprávy nebo sociální média.
• Zadruhé, vytváří pocit naléhavosti a nedostatku pomocí věty: „Pokud se mi neozvete, budu předpokládat, že teď není ten nejlepší čas a přestanu tuto záležitost sledovat.“
• Za třetí, vytváří pocit naléhavosti a nedostatku pomocí věty: „Pokud se mi neozvete, budu předpokládat, že teď není ten nejlepší čas a přestanu tuto záležitost sledovat.“ Pokud má příjemce zájem o to, co nabízíte nebo o co žádáte, takováto věta mu téměř zaručeně přinese odpověď.

Počkejte: Co když ani po těchto e-mailech nedostanu odpověď?

Faktem je, že – i se správnou úvodní zprávou a výše uvedeným herním plánem pro následné e-maily – stejně nedostanete odpověď na každý odeslaný e-mail (zejména pokud mluvíme o studených e-mailech).

Pokud jste po odeslání těchto tří e-mailů neobdrželi odpověď, lze obvykle předpokládat, že pro ně nyní není vhodná doba. Doporučuji pokusy o oslovení odložit na 3-6 měsíců – v závislosti na vztahu a kontextu – a pak to zkusit znovu.

Přece jen:

The Fortune’s in the Follow Up, But …

Mějte na paměti, že tři výše uvedené e-maily jsou postaveny na předpokladu, že jste napsali první e-mail, na který stojí za to odpovědět.

Jestliže jste na tom podobně jako já a mnoho mých klientů, e-mail je základní součástí podnikání – je tedy důležité se ujistit, že z tohoto média získáváte co největší hodnotu.

Za tímto účelem jsme s mým týmem nedávno spustili náš nejnovější online program The Email Response and Opportunity Generation Course.

V něm se hlouběji věnuji třem výše uvedeným tipům a představím vám množství dalších cenných informací. Dozvíte se …

• Tři faktory, které určují pravděpodobnost získání odpovědi na e-mail, a jak je ovlivnit, abyste dosáhli vyšší míry odezvy.
• Důležitost sladění vašeho „dotazu“ s příjemcem a jak určit váš „ultimátní dotaz“, abyste dosáhli průlomové míry odezvy.
• Jak téměř zaručit odpovědi na e-maily pomocí akčního, šablonovitého plánu následné hry (dobře, to už jsme tu udělali… Ale proto to dostáváte se slevou!)

Kromě toho budete mít přístup k více než 20 reálným příkladům e-mailů, které vám pomohou napsat dokonalý e-mail, abyste získali příležitosti, které potřebujete k úspěchu.

Obvykle stojí přístup k tomuto kurzu 29,99 dolarů – ale protože jste již část obsahu absolvovali prostřednictvím tohoto příspěvku na blogu, nabízíme vám ho s výraznou slevou za pouhých 7 dolarů.

Pokud vám to zní jako něco, co by pro vás bylo cenné, vyzývám vás, abyste buď klikli sem a dozvěděli se více, nebo klikli na obrázek níže a zapsali se nyní.

Ať tak či onak, doufám, že to pro vás bylo cenné. Šťastnou cestu e-mailem!