Jak připravit peněžní rozpočet

Digitální knihovna > Získávání a řízení financí > Rozpočtování „Jak připravit peněžní rozpočet“

Na nejzákladnější úrovni je rozpočet plánem majitelů a manažerů, jak dosáhnout cílů společnosti v určitém časovém období. Naučte se základní pojmy hotovostních rozpočtů a vyhodnocovat svůj rozpočet na měsíční bázi.

CO VÁS ČEKÁ

Tento Business Builder vás seznámí se základními pojmy hotovostních rozpočtů a nastíní vám kroky nezbytné pro přípravu hotovostního rozpočtu vaší firmy. Ukáže vám také, jak vyhodnocovat rozpočet na měsíční bázi. Tento nástroj Business Builder předpokládá, že jste pro svůj podnik připravili výkaz zisků a ztrát a rozvahu. Informace z těchto finančních výkazů jsou nedílnou součástí tvorby rozpočtu. Bez těchto informací nemusí být tento nástroj Business Builder tak užitečný, jak by mohl být.

Co byste měli vědět, než začnete

Na nejzákladnější úrovni je rozpočet plán. Je to plán majitelů a manažerů, jak dosáhnout cílů podniku v určitém časovém období.

Příprava peněžního rozpočtu je důležitým manažerským úkolem. I když některé malé podniky mohou po určitou dobu přežít bez sestavování rozpočtu, chytří majitelé firem si uvědomují jeho důležitost. Hotovostní rozpočet může podnik ochránit před nepřipraveností na sezónní výkyvy v peněžních tocích nebo připravit podnik na využití neočekávaných množstevních slev od dodavatelů.

Přestože existují i jiné typy rozpočtů, které lze sestavit, například plánovaná nebo proforma účetní závěrka, hotovostní rozpočet je plánem řízení nejdůležitějšího faktoru životaschopnosti podniku – jeho hotovostní pozice. Peněžní pozice společnosti určuje, jak budou placeni dodavatelé, jak bude reagovat bankéř na žádost o úvěr, jak rychle může společnost růst, a také přímo ovlivňuje dividendy, zvýšení vlastního kapitálu a ziskovost.

Mnoho malých podniků považuje za užitečné připravovat měsíční peněžní rozpočty a měsíčně analyzovat případné odchylky mezi rozpočtovanými a skutečnými částkami. To umožňuje majitelům a manažerům malých firem udržet si přehled o případném neočekávaném použití peněžních prostředků.

Dejte si pozor na…Tvorba peněžního rozpočtu vyžaduje, abyste provedli odhady (nebo nejlepší odhady) mnoha různých aspektů vaší společnosti a prostředí, ve kterém funguje. Budoucí tržby budou záviset na mnoha věcech, v neposlední řadě na konkurenci, místním ekonomickém klimatu a vašich vlastních interních operacích a kapacitách. Kromě toho je třeba po odhadu tržeb odvodit také potenciální náklady. Důležité je mít na paměti, že při získávání těchto údajů je důležitá minulá zkušenost, ale také intuice. Odhady, které budete muset vypracovat, musí vycházet z reality, a přesto musí obsahovat jistou dávku kreativity a v odůvodněných případech i optimismu.

Pro vaši společnost jsou důležité i jiné rozpočty než rozpočet peněžní. Peněžní rozpočet je však dobrým prvním krokem, pokud s tvorbou rozpočtu začínáte.

Peněžní rozpočet nelze vytvářet ve vakuu. Před sestavením rozpočtu a v jeho průběhu se musí majitelé firem poradit s liniovými manažery, dodavateli a klíčovými pracovníky, aby co nejlépe odhadli vztah mezi cíli pro dané období a jejich vlivem na peněžní příjmy a peněžní výdaje.

Proč sestavovat peněžní rozpočet?

Peněžní rozpočet je důležitý z řady důvodů. Za prvé vám umožňuje přijímat manažerská rozhodnutí týkající se stavu peněžních prostředků (nebo peněžní rezervy). Bez takového sledování, které ukládá proces sestavování rozpočtu, byste si nemuseli být vědomi koloběhu peněžních prostředků ve vaší firmě. Na konci roku nebo obchodního cyklu vám řada měsíčních peněžních rozpočtů ukáže, kolik hotovosti do vaší společnosti přichází a jakým způsobem je využívána. Sezónní výkyvy budou zřejmé.

Peněžní rozpočet vám také umožní vyhodnotit a naplánovat vaše kapitálové potřeby. Peněžní rozpočet vám pomůže posoudit, zda během vašeho provozního cyklu existují období, kdy byste mohli potřebovat krátkodobé půjčky. Pomůže vám také posoudit případné dlouhodobé výpůjční potřeby. V podstatě je peněžní rozpočet nástrojem pro plánování manažerských rozhodnutí.

JAK VYTVOŘIT PENĚŽNÍ ROZPOČET

Pro vytvoření peněžního rozpočtu jsou nezbytné tři hlavní složky. Jsou to:

• Časové období
• Žádoucí stav peněžních prostředků
• Odhadované tržby a výdaje

Časové období

Prvním rozhodnutím, které je třeba učinit při sestavování peněžního rozpočtu, je rozhodnutí o časovém období, pro které bude rozpočet platit. To znamená, zda připravujete rozpočet na následující tři měsíce, šest měsíců, dvanáct měsíců nebo na nějaké jiné období? V tomto Business Builderu budeme připravovat tříměsíční rozpočet. Uvedené pokyny jsou však použitelné pro jakékoli časové období, které si můžete zvolit.

Peněžní pozice

Výše hotovosti, kterou chcete mít po ruce, bude záviset na povaze vašeho podnikání, předvídatelnosti pohledávek a pravděpodobnosti rychle se objevujících příležitostí (nebo nešťastných událostí), které mohou vyžadovat, abyste měli značnou rezervu hotovosti.

Možná budete chtít zvážit svou rezervu hotovosti ve smyslu určitého počtu dnů tržeb. Proces sestavování rozpočtu vám pomůže zjistit, zda na konci období máte dostatečnou peněžní rezervu.

Odhad tržeb a výdajů

Základní koncepcí peněžního rozpočtu je odhad všech budoucích peněžních příjmů a peněžních výdajů, které se uskuteční v daném časovém období. Nejdůležitějším odhadem, který budete provádět, je však odhad tržeb. Jakmile je o něm rozhodnuto, zbytek peněžního rozpočtu může zapadnout na své místo.

Pokud je žádoucí a očekávaný nárůst tržeb například o 10 %, je třeba v rozpočtu upravit různé další účty. Suroviny, zásoby a náklady na prodané zboží musí být upraveny tak, aby odrážely zvýšení tržeb. Kromě toho si musíte položit otázku, zda je třeba doplnit prodejní nebo všeobecné a administrativní náklady, nebo zda lze zvýšený prodej zvládnout stávajícími nadbytečnými kapacitami? Jak se zvýšení prodeje projeví na výdajích na mzdy a přesčasy?“

Místo zvýšení každé nákladové položky o 10 % je třeba vážně zvážit určité úspory z rozsahu, které by mohly vzniknout. Jinými slovy, možná dodavatel nabízí slevu, pokud zvýšíte množství, ve kterém nakupujete určitou položku, nebo možná zvýšení prodeje snadno zvládne současný prodejní personál; všechny tyto typy úvah je třeba vzít v úvahu, než začnete sestavovat rozpočet. U každého typu výdajů (uvedených ve výkazu zisku a ztráty) je třeba posoudit, zda se mohou zvýšit nebo snížit. Vaše odhady by měly vycházet z vašich zkušeností s vedením podniku a z vašich cílů pro podnikání v časovém horizontu, pro který se rozpočet vytváří. Měly by být zváženy minimálně následující kategorie očekávaných peněžních příjmů a očekávaných peněžních plateb:

• Peněžní zůstatek:
• Očekávané peněžní příjmy
• Peněžní tržby
• Inkaso pohledávek
• Ostatní příjmy
• Očekávané peněžní výdaje:
• Suroviny (zásoby)
• Mzdy
• Ostatní přímé výdaje:
• Reklama
• Prodejní náklady
• Administrativní náklady
• Výdaje na zařízení a vybavení
• Ostatní platby

Následuje popis jednotlivých položek:

Zůstatek hotovosti. Zůstatek hotovosti je vaše pokladní hotovost. Zahrnuje to, co je na vašich běžných účtech, spořicích účtech, drobných penězích a jakýchkoli dalších peněžních účtech, které můžete mít.

Tržby v hotovosti. Po dosažení základního údaje o hotovostních tržbách je třeba jej upravit o případné obchodní nebo jiné slevya o případné vratky. Jak již bylo uvedeno, základní úroveň tržeb (a pohledávek) bude určena na základě prognóz, cílů a minulých zkušeností společnosti.

Vybírání pohledávek. Po stanovení základní úrovně pohledávek (na základě projekcí prodeje) je třeba ji upravit tak, aby odrážela částku, která bude v daném období skutečně zaplacena. Typickou úpravou pro malý podnik může být předpoklad, že 90 % pohledávek bude inkasováno ve čtvrtletí, v němž dojde k prodeji, 9 % bude inkasováno v následujícím čtvrtletí a 1 % zůstane nedobytné. Nejspolehlivějším ukazatelem pro provedení těchto úprav budou samozřejmě zkušenosti z minulosti.

Ostatní výnosy. Vaši peněžní pozici mohou pozitivně ovlivnit i jiné příjmy než příjmy z prodeje. Možná existují investice, dividendy nebo očekávaná půjčka, které budou v daném období vnášet do podniku hotovost. Tyto typy peněžních zdrojů se označují jako „ostatní příjmy“.

Očekávané peněžní výdaje:

• Suroviny (zásoby).

Pro malé podnikatele v maloobchodě a výrobce je největším peněžním výdajem obvykle částka vynaložená na zásoby nebo suroviny. Nejlepším ukazatelem budoucích peněžních výdajů budou opět zkušenosti z minulosti. Nezapomeňte však započítat případné nutné navýšení, abyste udrželi krok s předpokládanými tržbami. Možná budete chtít také konzultovat se svými dodavateli, zda se očekávají nějaké změny cen.

• Mzdy.

Mzdy jsou běžně druhou největší nákladovou položkou během účetního období. Nezapomeňte zahrnout odhady všech příslušných místních, státních a federálních daní.

• Ostatní přímé náklady.

Tuto položku použijte pro všechny další výdaje, které se pohodlně nevejdou do ostatních položek. Pokud hradíte splátky úvěru, uveďte je zde.

• Reklama.

Úloha reklamy se liší podle typu podnikání. Pokud předpokládáte zvýšení prodeje, existuje doprovodná marketingová nebo reklamní kampaň? Tyto náklady je třeba zahrnout do rozpočtu. Zahrňte veškeré výdaje na tisk (brožury, poštovní a novinové inzeráty), rozhlas nebo jiné reklamní služby.

• Výdaje na prodej.

Typické výdaje na prodej zahrnují mzdy a provize pro prodejní personál a výdaje na prodejní kancelář. Tato položka však může zahrnovat i veškeré cestovní a jiné výdaje související s prodejem, které nejsou zahrnuty jinde.

• Administrativní výdaje.

Sem patří všeobecné kancelářské výdaje. Patří sem výdaje za komunální služby, telefon, kopírování a běžné kancelářské výdaje. Pokud neprobíhají velké změny, budou pro vás při posuzování budoucích administrativních výdajů vodítkem zkušenosti z minulosti.

• Zařízení a vybavení.

Zde by měly být zahrnuty peněžní platby za půjčky na vybavení, hypotéky, opravy nebo jinou údržbu. Vodítkem vám opět budou zkušenosti z minulosti.

• Ostatní platby.

Pokud očekáváte nějaké hotovostní platby, které nejsou zahrnuty ve výše uvedeném výčtu, uveďte je zde. (Pokud se opakují, můžete zvážit přidání samostatné položky.) Obvykle sem však patří platby úroků a daní.

Tady je příklad peněžního rozpočtu pro malý podnik:

PENĚŽNÍ ROZPOČET MALÉHO PODNIKU
Za tři měsíce končící 31. března 200x

PoložkaLedenÚnorBřezenPočáteční zůstatek peněžních prostředků15 000-13 50020 000 Očekávané peněžní příjmy: Tržby v hotovosti20,00025,00030,000Výběr pohledávek45,00055,00070,000Ostatní příjmy005,000Celkem vybraná hotovost80,00066,500125,000 Očekávané hotovostní platby: Suroviny (nebo zásoby)50,00011,0005,000Mzdy10,40010,40010,400Ostatní přímé výdaje2,0002,0002,000Reklama10,00000Prodejní výdaje6,0008,0006,000Administrativní výdaje4,5004,5004,500Výdaje na zařízení a vybavení10,00010,00010,000Ostatní platby600600600Peněžní výdaje celkem93,50046,50038,500Přebytek (nebo schodek)-13,500*20,000*86,500

* Konečný zůstatek peněžních prostředků se stává počátečním zůstatkem peněžních prostředků pro následující období.

Krok 1: Vytvořte peněžní rozpočet vaší společnosti na tříměsíční období.

Jak analyzovat peněžní rozpočet

Příprava peněžního rozpočtu je pouze prvním krokem ke správnému finančnímu řízení. Dalším krokem je analýza, která ukáže, nakolik se výkon společnosti blíží očekávání. Došlo k nějakému neočekávanému odlivu hotovosti? Pokud ano, je finanční situace podniku vážně ovlivněna?“

Jednoduchou metodou sledování hotovostního rozpočtu je vypracování přehledu o skutečných a rozpočtovaných výdajích v porovnání s rozpočtem každý měsíc. Tento typ výkazu se skládá ze tří sloupců. V prvním sloupci jsou uvedeny rozpočtované částky, ve druhém sloupci je uvedeno skutečné hospodaření společnosti a ve třetím sloupci je uveden rozdíl v procentech.

Níže je uveden vzorový výkaz rozpočtu na konci měsíce pro fiktivní společnost Turtle Company.

Výkaz rozpočet versus skutečnost
za květen 200x

PoložkaBudgetSkutečnostRozdílPeněžní zůstatek 5,0005,0000% Příjmy v hotovosti: Tržby v hotovosti20,00022,000110%Výběr pohledávek15,00013,50090%Ostatní příjmy00 Hotovost celkem40,00040,500101% Platby v hotovosti: Suroviny (nebo zásoby)15,00015,000100%Mzdy7,2009,400130%Ostatní přímé výdaje500500100%Reklama5001,000200%Prodejní výdaje1,5001,40093%Administrativní výdaje500500100%Výdaje na zařízení a vybavení5,0007,500150%Ostatní platby00 Peněžní výdaje celkem30,20035,300116%Přebytek (nebo schodek)9,8005,20053%

Jak je vidět, peněžní výdaje na mzdy, reklamu a zařízení a vybavení překročily rozpočtované částky pro společnost Turtle. Protože však společnost tyto údaje měsíčně analyzuje, je možné provést změny dříve, než se zvýšené výdaje stanou nezvládnutelnými. Použití výkazu rozpočet versus skutečnost umožňuje majitelům přesně určit, jak se skutečné peněžní příjmy a výdaje liší od očekávání, a provést úpravy.

Krok 2: Pokud máte k dispozici údaje, sestavte pro svou firmu výkaz rozpočet versus skutečnost.

KONCEPCE

Tento nástroj Business Builder se zaměřuje na vytvoření rozpočtu peněžních prostředků pro vaši firmu. Přestože existuje několik dalších typů rozpočtů, které lze sestavit, majitelé malých podniků by měli věnovat velkou pozornost stavu hotovosti a vytvořit hotovostní rozpočet pro svůj podnik. Příprava měsíčního přehledu o rozpočtu a skutečnosti poskytne majitelům malých podniků informace, které potřebují k důležitým rozhodnutím o peněžní pozici jejich podniku.

KONTROLNÍ SEZNAM

___ Nezapomněli jste při přípravě rozpočtu peněžních prostředků, aby se konečný zůstatek peněžních prostředků stal počátečním zůstatkem peněžních prostředků pro následující období?

___ Nezapomněli jste při odhadu peněžních výdajů zohlednit případné dodatečné materiálové, mzdové nebo jiné výdaje na předpokládaný prodej?

___ Je váš cíl prodeje pro dané období reálný?

___ Nezapomněli jste upravit pohledávky o případné nedobytné částky?

___ Zahrnují výdaje na mzdy i daně?

VÝDAJE

Knihy

Finanční rozhodování: A CPA/Attorney’s Perspective by David L. Fraley. (PSI Research/Oasis Press, 1998).

Fundamentals of Financial Management, 11th ed. by James C. Van Horne and John Martin Wachowicz. (Prentice Hall, 2001).

Handbook of Budgeting, 4th ed. by Robert Rachlin. (Wiley, 2000).

Handbook of Financial Analysis for Corporate Managers, Revised ed. by Vincent Muro. (AMACOM, 1998).

Spisovatel: Miloš Krejčí: Bond