Jaký je nejoblíbenější nástroj pro fakturaci a řízení praxe terapeutů?

Pro mnoho terapeutů je obchodní logistika jedním z nejméně přesvědčivých aspektů provozování prosperující soukromé praxe. Marketing, správa poznámek klientů a účtování odvádějí pozornost od toho nejdůležitějšího – trávení času s klienty.

V Zencare pomáháme na marketingové frontě, takže nás přirozeně zajímalo, jaké jsou nejlepší nástroje pro účtování a správu praxe. Provedli jsme průzkum a analyzovali výsledky od více než 100 terapeutů z celé komunity Zencare, abychom zjistili, které nástroje pro správu praxe preferují terapeuti v soukromé praxi.

Přečtěte si náš upřímný pohled z první ruky na nejoblíbenější nástroje, včetně toho, které funkce terapeuti nejvíce oceňují, jaké jsou jejich vysněné funkce a jaká je skutečná cena, snadnost použití a integrace.

Platforma SimplePractice je nejoblíbenější!

Výsledky jsou tu a SimplePractice vítězí! Více než třetina dotázaných terapeutů společnosti Zencare (34 %) používá SimplePractice, což z ní činí preferovanou platformu pro fakturaci a správu softwaru pro terapeuty v naší síti.

SimplePractice získala 8. místo.7/10 hodnocení spokojenosti mezi terapeuty, kteří ji používají, přičemž 90 % terapeutů uvedlo jako funkci, kterou oceňují nejvíce, „snadné používání“.

Terapeuti používají širokou škálu nástrojů pro fakturaci a správu praxe – žádná platforma nemá většinu.

Překvapilo nás, že existuje tolik různých možností služeb a metod pro fakturaci a správu praxe terapeutů. V našem průzkumu uvedli terapeuti 15 různých způsobů správy vyúčtování a informací o pacientech, včetně online platforem, offline/papírových systémů a spolupráce s odborníkem na vyúčtování. Žádná jednotlivá metodika nezachytila většinu trhu; místo toho se zdá, že většina terapeutů si našla nástroj a systém, který jim nejlépe vyhovuje. Zde je rozdělení platforem, které dotazovaní terapeuti používají:

• SimplePractice (34 %)
• Office Ally (16 %)
• Offline/Paper-based (13%)
• TherapyNotes (11%)
• Therapy Appointment (6%)
• Theranest (5%)
• Billing professional (4%)
• My ClientsPlus (3%)
• Availity (2%)
• ShrinkRapt (2%)
• A+Delphi (1%)
• Carepaths (1%)
• CounSol (1%)
• Optum (1%)
• Therapist Helper (1%)

SimplePractice, Office Ally a TherapyNotes tvoří většinu trhu.

Tři hlavní online nástroje pro fakturaci a správu praxe – SimplePractice, Office Ally a TherapyNotes – tvoří dohromady 61 % všech používaných metod fakturace a správy praxe. Vedoucí pozici zaujal SimplePractice (34 %), následovaný Office Ally (16 %) a TherapyNotes (11 %).

Terapeuti volí SimplePractice a TherapyNotes kvůli snadnému používání a Office Ally a papírové offline systémy kvůli nákladům a cenové dostupnosti.

Proč terapeuti volí jednotlivé platformy? Vypadá to jako kompromis mezi snadností používání a náklady.

Společnosti SimplePractice a TherapyNotes v oblasti snadnosti používání.

90 % terapeutů uvedlo „snadnost používání“ jako hlavní vlastnost pro SimplePractice i TherapyNotes.

Co dělá volbu č. 1, SimplePractice, jedinečně uživatelsky přívětivou? Mluvili jsme s terapeuty společnosti Zencare a zjistili jsme, že se jim líbí mobilní aplikace této platformy, plně elektronický proces příjmu a uživatelsky přívětivá estetika.

SimplePractice má mobilní aplikace pro iOS i Android – v obchodě s aplikacemi pro iOS se může pochlubit 4 289 recenzemi s průměrnou známkou 4.7 z 5 hvězdiček.

Obrázek s laskavým svolením SimplePractice

„Mobilní aplikace SimplePractice se mi líbí a používám ji neustále,“ říká Dr. Ruben Hopwood, licencovaný psycholog z Cambridge ve státě Massachusetts.

Dr. Hopwood uvádí tyto funkce jako výhody aplikace SimplePractice:

• Kontrola všech nevyřízených položek/dokumentů
• Odesílání a přijímání zabezpečených okamžitých zpráv od klientů (např. klienti ho mohou přímo upozornit, když se opozdí)
• Zpracovávat platby
• Kontrolovat a měnit kalendář
• Rozhraní mezi počítačem a mobilní aplikací usnadňuje a zpřístupňuje práci

Kristen Acciari, licencovaná klinická sociální pracovnice ve Warwicku na Rhode Islandu, říká, že rozhodujícím důvodem, proč si vybrala SimplePractice místo jakéhokoli jiného nástroje, je jejich plně elektronický proces příjmu. „Je to nepostradatelná hodnota – jako skupinová praxe se šesti klinickými lékaři bychom v žádném případě nemohli zvládnout současný objem klientů s naším starým papírovým formulářem a procesem přepisu dat.“

Dalším důvodem, proč se poskytovatelé rozhodli pro SimplePractice, může být také estetika – 31 % dotazovaných uživatelů se líbí celkový vzhled SimplePractice.

Obrázek s laskavým svolením společnosti SimplePractice

„Software se snadno používá, je velmi interaktivní a příjemný na pohled,“ říká Dr. Sarah Karytko, psycholožka, která používá SimplePractice ve své praxi v Brookline ve státě Massachusetts.

TherapyNotes na druhou stranu sice nemá aplikaci (zatím!), ale uživatelé se zdají být s celkovým produktem spokojeni. „Therapy Notes používám již více než rok a jsem velmi spokojená s jeho funkčností i uživatelskou přívětivostí,“ říká Jamie Bloomová, licencovaná klinická sociální pracovnice v Brooklynu ve státě New York.

Obrázek s laskavým svolením TherapyNotes

TheraNest, který používá 5 % dotázaných terapeutů, má aplikaci pro iOS – ačkoli v době psaní tohoto článku měl v App Store pouze 9 recenzí, možná je (doslova!) podhodnocen. Stephanie Sakladová, licencovaná terapeutka tvůrčích umění v newyorském Queensu, používá aplikaci TheraNest spokojeně už asi dva roky. Jako umělecká terapeutka oceňuje, že „existuje část, do které mohu skenovat dokumenty, takže mohu skenovat umělecká díla klientů i jejich přijímací papíry“.

Office Ally a další bezplatné nástroje vítězí v otázce nákladů.

Tři čtvrtiny terapeutů uvedly „náklady/finanční dostupnost“ jako hlavní věc, která se jim na Office Ally líbí.

A to dává smysl – protože většina Office Ally je zdarma! (S poplatkem za neparitní pohledávky, který se uplatňuje, pokud 50 % nebo více měsíčního objemu pohledávek připadá na neparitní plátce).

Obrázek s laskavým svolením Office Ally/Vimeo

To je pro srovnání základní poplatek 39-59 USD/měsíc za SimplePractice a 49-59 USD/měsíc za TherapyNotes – a to před dalšími poplatky za zpracování nároků, poplatky za kreditní karty a přidané funkce, jako je teleterapie.

Také terapeuti, kteří používají vlastní systémy nebo papírové systémy, volí tuto cestu kvůli cenovým výhodám.

Claudia Giolitti, licencovaná psychoterapeutka v New Yorku, používá pro svou praxi systém Google Sheets společnosti G-Suite. G-Suite je obchodně orientovaná verze produktů společnosti Google a nabízí možnost podepsat smlouvu o spolupráci s obchodními partnery (BAA), aby byla zajištěna bezpečnost HIPAA; Google Sheets funguje jako Excel a umožňuje uživatelům vytvářet a spravovat tabulky.

Giolittiové se líbí, že může spravovat svou firemní administrativní práci zdarma – ale z hlediska estetiky a snadnosti používání už tak nadšená není. „Bylo by krásné, kdyby měl funkci automatické opravy nebo šablony různých užitečných formulářů,“ říká. „Například šablonu formuláře pro účely daní, výdajů, příjmů, záznamu o službách pacientům atd. Také možnost zabezpečení heslem pro sdílení formulářů mezi terapeuty v jedné ordinaci a lepší vzhled. Je to docela obyčejné a zelené!“

Terapeuti jsou většinou spokojeni se svou volbou!

Zvládli terapeuti umění být šťastní? Většinou jsou to spokojení zákazníci! Téměř polovina uživatelů tří nejvýznamnějších online platforem uvedla, že jsou se svou zvolenou platformou celkově spokojeni.

Přibližně polovina terapeutů používajících SimplePractice (47 %) uvedla, že jsou celkově spokojeni a nemají žádné stížnosti. O něco více než třetina uživatelů (37 %) si přála, aby platforma byla cenově dostupnější, a dále 17 % terapeutů, kteří nepovažovali zákaznický servis za vstřícný nebo dostupný.

Vlastnosti snů: Terapeuti si přejí, aby jejich platformy měly zabezpečené dávkové odesílání e-mailů, možnost pro klienty nahrávat dokumenty a více možností pro vytváření značky praxe.

Fakturační a softwarové nástroje by si mohly vzít příklad: Terapeuti mají spoustu nápadů na zlepšení!“

„Přál bych si, abych mohl používat zabezpečené zasílání zpráv a posílat všem pacientům najednou celý e-mail o aktualizacích v praxi,“ říká doktor Karytko, jinak spokojený zákazník společnosti SimplePractice. „V současné době mohu pacientům bezpečně posílat jednotlivé zprávy, ale přednost by měl e-mailový rozesílač.“

Doktor Hopwood má pro SimplePractice také několik nápadů. „Jednou z položek, kterou opravdu potřebuji a která v současné době není k dispozici, je možnost, aby klienti mohli nahrávat dokumenty, které požaduji, například kopie hodnotících zpráv, lékařské informace, propouštěcí zprávy nebo souhrny vyšetření a formuláře o uvolnění informací.“ Další (samozřejmě drobné) přání? „Možnost mít formuláře naformátované s mým hlavičkovým papírem a/nebo logem.“

Brennan Mallonee, licencovaná poradkyně pro duševní zdraví v Somerville ve státě Massachusetts, používá službu MyClientsPlus – a i když oceňuje neomylně vřelý zákaznický servis, vidí prostor pro zlepšení, pokud jde o funkce. „Plánování, upozornění na schůzky a kreditní karta v souboru jsou prováděny prostřednictvím společnosti Jituzu, která zřejmě bývala samostatnou společností od společnosti MyClientsPlus. Některá integrace mezi těmito dvěma systémy je stále trochu těžkopádná.“

Uživatel Giolitti přidává poslední vysněnou funkci G-Suite: možnost „nastavit klientům připomenutí schůzky a posílat automatické e-maily, když mají narozeniny!“

Papírové, offline systémy jsou stále volbou č. 3!

Je papírové řízení minulostí? Zdá se, že ještě ne – 13 % dotázaných terapeutů uvedlo, že své vyúčtování spravují buď offline, nebo pomocí papírového systému. Díky tomu je papírová správa na 3. místě v preferovaných možnostech, mezi Office Ally (16 %) a TherapyNotes (11 %).

Proč se někteří terapeuti rozhodují zůstat offline? 85 % uvádí náklady a cenovou dostupnost jako věc číslo jedna, která se jim líbí na tom, že zůstávají bez techniky. Zdá se však, že terapeuti si také zvykli na systém, který vyvinuli – 70 % uvádí snadné používání jako důvod, proč se jim líbí zůstat v papírové podobě, včetně komentářů jako:

• „Nedostatek problémů, které jsem zažil u nástrojů založených na technologiích“
• „Jsem na to zvyklý“
• „Žádné digitální bezpečnostní riziko“

Zábavné výkřiky: Jeden terapeut se svěřil, že jeho „manžel mi dělá vyúčtování“ a že tento způsob preferuje, protože „nedělá chyby a sleduje opožděné úhrady“. Líbí se nám ta týmová práce! A jeden respondent si „sám vytvořil“ vlastní platformu – přímo podnikatelský duch!“

Velmi málo terapeutů zadává vyúčtování profesionálům.

Téměř všichni dotazovaní terapeuti si navzdory svému nabitému rozvrhu spravují vyúčtování a řízení praxe sami, pouze 4 % spolupracují s najatým profesionálem. #hustle is real!

Terapeuti v New Yorku, Bostonu a na Rhode Islandu mají podobný výběr, pokud jde o platformy pro správu praxe – ale obyvatelé Rhode Islandu jsou ve svých preferencích o něco rozmanitější.

Liší se preferované platformy podle geografické polohy? Výsledky se ve třech sledovaných regionech příliš nelišily, jen s velmi malými rozdíly v pořadí nejoblíbenějších platforem.

U newyorských terapeutů zvítězila u více než třetiny terapeutů (37 %) platforma SimplePractice, následovaná platformou offline/papírovou (16 %), Office Ally (14 %) a TherapyNotes (9 %).

Téměř polovina bostonských terapeutů projevila věrnost společnosti SimplePractice (45 %), následovala Office Ally (20 %), offline/paper-based (15 %) a TherapyNotes (10 %).

Terapeuti na Rhode Islandu byli ve svých preferovaných metodách více rozděleni, přičemž nejoblíbenější možnost, SimplePractice, zaujala necelou třetinu terapeutů; následovala Office Ally (15 %), remíza mezi TherapyNotes a Therapy Appointment (po 13 %) a offline/paper-based (8 %).

Závěr? SimplePractice vítězí na základě snadného používání a množství funkcí, Office Ally vítězí na základě nákladů a cenové dostupnosti a TherapyNotes může být nedostatečně zastoupeným klenotem – se srovnatelným skóre spokojenosti se SimplePractice.

Zjistěte více o jednotlivých platformách pro fakturaci a správu praxe prostřednictvím naší analýzy funkcí a nákladů TherapyNotes, TheraNest, Office Ally a SimplePractice, včetně recenzí poskytovatelů Zencare. Zde se dozvíte, jak si vybrat mezi SimplePractice vs. TherapyNotes, a také srovnání platforem pro fakturaci a správu praxe terapeutů.

Začínáte nebo chcete rozšířit svou soukromou praxi? Připojte se k síti terapeutů Zencare a staňte se součástí podpůrné komunity prověřených poskytovatelů! Můžete klást otázky prostřednictvím naší aktivní e-mailové konference, budovat profesionální online prezentaci a získávat doporučení na klienty, kteří se skvěle hodí do vaší praxe. Naplánujte si bezplatný hovor s naším týmem pro úspěšné terapeuty ještě dnes a dozvíte se více.

Náš průzkum byl od 18. do 21. ledna 2019 zaslán více než 500 terapeutům v síti Zencare v New Yorku, Rhode Islandu a Massachusetts. Naše analýza byla provedena na základě 102 odpovědí, které jsme od poskytovatelů obdrželi.

.