Elon University

1.0 Purpose

Účelem těchto zásad je zajistit, aby služby elektronické pošty (e-mail) společnosti Elon zůstaly dostupné a spolehlivé pro univerzitní komunitu a byly používány k účelům odpovídajícím poslání univerzity.

2.0 Oblast působnosti

Tato pravidla se vztahují na všechny členy komunity Elon, kteří používají systém elektronické pošty.

3.0 Pravidla

3.1 Používání e-mailových adres a účtů univerzity Elon

Elektronická pošta Elon je prostředkem oficiální komunikace s osobami, které jsou členy komunity Elon. Oficiální komunikační mechanismy univerzity (mimo jiné včetně oficiální hromadné elektronické pošty a elektronické pošty kurzů) by proto měly být pravidelně čteny, protože mohou ovlivnit každodenní činnosti a povinnosti. Seznamy pro rozesílání hromadných e-mailů všem studentům, všem vyučujícím a/nebo všem zaměstnancům spravuje oddělení Instructional and Campus Technologies (I&CT) na základě seznamů současných vyučujících a zaměstnanců poskytnutých personálním oddělením a současných studentů, které poskytuje kancelář registrátora. Pro tyto seznamy neexistuje žádné ustanovení o odhlášení.

Email je výsadou a s jeho používáním jsou spojeny určité povinnosti. Od všech uživatelů se očekává, že budou při e-mailové komunikaci dodržovat meze slušnosti, zákona, etiky, zdravého rozumu a dobrého vkusu. Uživatel elektronické pošty Elon by měl udržovat svůj účet tím, že nebude uchovávat velké soubory nebo velké množství e-mailů. Aby byla zajištěna trvalá dostupnost diskového prostoru, neměly by být e-mailové zprávy uchovávány v systému déle než 90 dní. Pokud je nutné zprávu uchovávat déle než 90 dní, měl by si ji uživatel stáhnout do svého počítače.

Pro zajištění bezpečnosti a zabezpečení e-mailových účtů je třeba jednou ročně změnit všechna hesla, ale každému se doporučuje měnit heslo každých 120 dní. Heslo by mělo být složité a těžko uhodnutelné – viz zásady používání hesel na univerzitě Elon. Uživatel by měl zálohovat všechny důležité zprávy a soubory, aby zabránil ztrátě informací, a měl by okamžitě nahlásit jakékoli obavy o bezpečnost technologické podpoře kampusu na telefonním čísle 278-5200.

3.2 Ochrana služeb elektronické komunikace

Systémy Elon University kontrolují příchozí a odchozí e-maily, zda neobsahují obsah, který by mohl být charakterizován jako spam. Pokud jsou nalezeny znaky spamu, může být zpráva označena nebo umístěna do karantény. Univerzita Elon také běžně kontroluje všechny e-maily na přítomnost virů. Kontrola na přítomnost virů může také vést k úpravě hlavičky e-mailu nebo k dalším důsledkům, jak je vysvětleno níže.

Vzhledem k potenciálně škodlivé povaze obsahu mnoha zpráv nebo příloh výukový & systém Campus Technologies v současné době:

• nedoručuje zprávy obsahující přílohy, které náš současný antivirový systém identifikoval jako červy.
• Odstraňuje přílohy, které náš současný dodavatel antivirových programů identifikoval jako obsahující viry, a nahrazuje je souborem tzv.txt“
• Blokuje zprávy od externích odesílatelů, kteří neposkytují správnou identifikaci podle DNS (někteří spammeři využívají nevhodně nakonfigurované servery SMTP ve snaze zamaskovat svou skutečnou identitu).

Univerzita Elon si vyhrazuje právo blokovat další příchozí e-maily, které vykazují znaky spamu, virů, trojských koní nebo čehokoli jiného, co by mohlo ohrozit síťovou infrastrukturu nebo služby kampusu.

Elektronické služby také omezují velikost příchozích zpráv na 15 MB (včetně příloh).

Univerzita Elon je vlastníkem e-mailového systému a vyhrazuje si právo zkoumat jakékoli e-maily nebo soubory. Správci systému se zdrží zkoumání e-mailů a souborů a budou s nimi zacházet jako s důvěrnými, pokud k tomu nedá pokyn prezident, prorektor, viceprezident pro obchod, finance a technologie nebo asistent viceprezidenta pro technologie/CIO.

Outbound Email

– Veškerá odchozí pošta musí být směrována prostřednictvím univerzitních e-mailových relay služeb.
– Zprávy o velikosti do 15 MB (včetně příloh) mohou být odesílány prostřednictvím poštovních služeb společnosti Elon.

3.3 Ochrana osobních údajů

Osobní údaje by neměly být elektronicky přenášeny prostřednictvím e-mailového systému univerzity Elon. Osobní údaje jsou definovány jako jméno a příjmení jednotlivce spojené s některým z následujících údajů:

• Číslo sociálního pojištění
• Číslo řidičského průkazu
• Číslo finančního účtu
• Číslo kreditní nebo debetní karty
• Jakýkoli bezpečnostní kód nebo heslo, které by mohlo umožnit přístup k finančnímu účtu jednotlivce

Uživatelé by měli být při používání elektronické pošty ke komunikaci důvěrných nebo citlivých záležitostí velmi opatrní a neměli by předpokládat, že elektronická pošta je soukromá a důvěrná. Je obzvláště důležité, aby uživatelé dbali na to, aby zprávy posílali pouze určenému příjemci (příjemcům). Zvláštní opatrnosti je třeba dbát při používání příkazů „odpovědět“ nebo „odpovědět všem“ během e-mailové korespondence.

3.4 Zneužití e-mailu

Emailové služby Univerzity Elon se nesmí používat k zasílání komerčních nebo nevyžádaných hromadných e-mailů. Nesmějí být používány k odesílání zpráv (například velkých objemů e-mailových zpráv nebo extrémně velkých jednotlivých e-mailových zpráv) se záměrem narušit server nebo účet jednotlivce na serveru.

V zájmu ochrany dostupnosti e-mailových služeb na Elonu by se uživatelé měli zdržet zasílání řetězových dopisů, přání k svátku nebo podobných předmětů více než několika lidem. Neoprávněné zprávy zaslané velkým skupinám mohou nepříznivě ovlivnit e-mailové služby. Pokud má uživatel dotazy ohledně toho, zda má či nemá poslat zprávu velkému okruhu osob, měl by se poradit s nadřízeným nebo se obrátit na asistenta viceprezidenta pro technologie.

Následující seznam příkladů zneužití elektronické pošty není vyčerpávající:

• Nadměrné osobní používání
• Narušování používání e-mailu jinými osobami
• Záměrný neoprávněný přístup k cizímu e-mailu
• Rozesílání „spamů“, řetězových dopisů, dopisových bomb nebo jiného typu rozsáhlého šíření nevyžádané elektronické pošty
• Podvrhování elektronické pošty
• Vytváření dojmu, že zastupujete univerzitu, pokud k tomu nejste oprávněni
• Používání elektronické pošty ke komerčním aktivitám
• Zasílání urážlivých nebo hanlivých zpráv
• Provádění nezákonných činností
• Spoofing, padělání, pozměňování nebo odstraňování hlaviček elektronické pošty je rovněž zakázáno
• Nepoužívejte účet jiného uživatele

Jakékoli problémy s elektronickou poštou neprodleně nahlaste technologické podpoře kampusu na adrese [email protected] nebo volejte na číslo (336) 278-5200. Porušení by mělo být nahlášeno správci systému na adrese [email protected] nebo asistentovi viceprezidenta pro technologie/CIO.

Porušení těchto nebo jakýchkoli jiných zásad Elon University může mít za následek disciplinární opatření, a to až do pozastavení činnosti nebo ukončení pracovního poměru.