Elektronická výměna dat (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) je přenos dat z jednoho počítačového systému do druhého pomocí standardizovaného formátování zpráv bez nutnosti lidského zásahu. EDI umožňuje více společnostem – případně v různých zemích – elektronickou výměnu dokumentů. Data lze vyměňovat prostřednictvím sériových linek a sítí peer-to-peer, ačkoli většina výměn se v současné době spoléhá na připojení k internetu.

Zpráva EDI obsahuje řetězec datových prvků, z nichž každý představuje jednotlivou skutečnost, například cenu, číslo modelu výrobku a podobně, oddělenou oddělovačem. Celý řetězec se nazývá datový segment. Jeden nebo více datových segmentů orámovaných záhlavím a upoutávkou tvoří sadu transakcí, která je jednotkou přenosu EDI (ekvivalentní zprávě). Sada transakcí se často skládá z toho, co by obvykle obsahoval typický obchodní dokument nebo formulář.

Při odesílání dokumentu EDI musí obě strany nebo obchodní partneři dodržovat stejný soubor pravidel. Tyto standardy definují, kde a jak budou informace z dokumentu nalezeny. Překladový software zpracovává informace odlišně pro odeslané a přijaté zprávy a provádí kompletní audit každého kroku, aby bylo zajištěno, že informace jsou odeslány nebo přijaty ve formátu EDI. Když překladač na přijímacím počítači čte dokument, ví, kde má najít například název společnosti kupujícího, číslo objednávky, nákupní položky a cenu. Tyto informace jsou pak odeslány do systému příjemce pro zadávání objednávek bez nutnosti ručního zadávání objednávek.

EDI se vztahuje na dokumenty, jako jsou objednávky, faktury, oznámení o expedici a zprávy o komisním prodeji, jakož i na další důležité nebo utajované informace. Například pojišťovna může prostřednictvím výměny EDI ověřit, zda má žadatel řidičský průkaz.

EDI využívají především velké společnosti, aby měly jednotný systém zpracování, což umožňuje efektivitu. Hlavními výhodami EDI jsou náklady, rychlost, přesnost a efektivita. Zavedení systému je nákladné a obvykle vyžaduje pomoc konzultanta, který se na tuto oblast specializuje.

EDI konkuruje XML, které se při organizaci dat spoléhá na značky. Může také konkurovat aplikačním programovým rozhraním — kódu, který umožňuje komunikaci dvou softwarových programů. Rozhraní API je sice podobné EDI, ale postrádá standard pro uživatele, takže je pro různé podniky obtížné sdílet informace prostřednictvím rozhraní API.

Používání systémů EDI odstraňuje potřebu — a tedy i náklady — tisknout, zakládat, ukládat, odesílat a vyhledávat papírové dokumenty. Cílem je zbavit se papíru a nechat všechny pracovat se stejnou fakturou, aby se informace snadno zpracovávaly a četly.

Někteří uživatelé, například lékaři přenášející informace o zdravotní péči, mohou považovat EDI za více zatěžující než papír, ale standardizace a elektronická konverze se z dlouhodobého hlediska vyplatí.

Automatizace úkolů založených na papíru zlepšuje kvalitu dat a transakce jsou vyměňovány během sekund nebo minut namísto dnů nebo týdnů. EDI uvolňuje čas zaměstnanců pro práci na důležitějších úkolech. Kritická obchodní data jsou odesílána včas a sledována v reálném čase díky automatizaci přenosu dat mezi aplikacemi napříč dodavatelským řetězcem.

Různé standardy EDI řeší potřeby konkrétních odvětví nebo regionů či jiné specifikace. V USA se běžně používá standard ANSI ASC X12 (X12) a mimo USA se používá standard EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Také řada dalších standardů se vztahuje ke konkrétním průmyslovým odvětvím, například VDA pro německý automobilový průmysl.

Společnost DISA (Data Interchange Standards Association), která vyvíjí a rozšiřuje standardy pro výměnu elektronických obchodů v různých průmyslových odvětvích, podporuje standard ASC X12. X12. Třikrát ročně spolupracují členové X12 napříč různými průmyslovými vertikálami, jako jsou finance a zdravotnictví, na vývoji nových verzí standardu.

Systémy EDI

Různé typy EDI se zavádějí podle potřeb, možností a rozpočtu podniku – pomáhají více konzistentním obchodním partnerům, podporují partnery po celém světě nebo v jiných situacích. Metody zahrnují přímé EDI (point-to-point); EDI prostřednictvím VAN nebo poskytovatele síťových služeb EDI; EDI prostřednictvím E S2; EDI prostřednictvím FTP/VPN, SFTP nebo FTPS; webové a mobilní EDI; a outsourcing EDI.

Přímé EDI: Při přímém EDI je vytvořeno jedno spojení mezi dvěma obchodními partnery. Tuto metodu mohou zvolit větší podniky, pokud mají denně mnoho transakcí se stejným partnerem.

EDI prostřednictvím VAN (sítě s přidanou hodnotou), EDI Network Services Provider: Tento model chrání podniky před komplikacemi vyplývajícími z podpory mnoha komunikačních protokolů, které jsou nutné při jednání s více obchodními partnery. Jedná se o zabezpečenou síť, v níž se přenášejí dokumenty mezi obchodními partnery.

EDI prostřednictvím Prohlášení o použitelnosti verze 2 (AS2): Tento komunikační protokol zajišťuje bezpečnou výměnu dat přes internet. Dva počítače (klient a server) se spojí v režimu bod-bod prostřednictvím internetu. Protokol AS2 je bezpečně odesílán v obálce, která používá digitální certifikáty a šifrování.

EDI prostřednictvím FTP/VPN, SFTPS, FTPS: Protokol FTP (File Transfer Protocol) přes virtuální privátní síť (VPN), protokol SFTP (Secure File Transfer Protocol) nebo FTPS (File Transfer Protocol Secure) si vyměňují dokumenty prostřednictvím internetu a přímo propojují obchodní partnery. Tyto protokoly kódují data při přenosu z jedné firmy do druhé a chrání tak citlivé informace. Data jsou po příchodu dešifrována.

Webové EDI: EDI je řízeno prostřednictvím internetového prohlížeče a duplikuje papírové dokumenty do webových formulářů, které obsahují pole, do nichž uživatelé zadávají informace. Ty jsou pak automaticky převedeny na zprávu EDI a odeslány prostřednictvím zabezpečených internetových protokolů.

Mobilní EDI: Tato metoda umožňuje přenos dokumentů prostřednictvím mobilních zařízení.

Řízené služby:

Potřeby a procesy podniku určují, který systém EDI zavést. Před přechodem na EDI ve vaší organizaci vytvořte řídicí strukturu. Členové týmu by měli mít zkušenosti s EDI a s výkonnou činností. Dále stanovte priority pro zavedení a poté analyzujte, které oblasti podnikání budou mít z EDI největší prospěch. Vyberte poskytovatele sítě EDI, který se zaměřuje na potřeby vašeho podniku. Poté si osvojte EDI a data v podniku.

Chcete-li nastínit, jak data v transakci EDI korelují s daty v interním systému, vytvořte mapu, která určí, kam patří jednotlivá příchozí pole a zda je třeba data přeformátovat. Před zavedením systému do ostrého provozu jej otestujte.